Das Projektvorschlag-Template
Hole dir die Zustimmung der Beteiligten und organisiere deine Ideen vor einem Projekt.
Über das Template für den Projektvorschlag
Was ist ein Projektvorschlag?
In einem Projektvorschlag wird dargelegt, was du erreichen willst, welche Ziele du verfolgst und wie du sie zu erreichen gedenkst. Im Allgemeinen gibt ein Projektvorschlag dem Leser einen Überblick über das Projekt, erklärt, warum es wichtig ist, und listet die Maßnahmen auf, die Sie zur Durchführung des Projekts ergreifen werden. Projektvorschläge haben unzählige Verwendungszwecke. Häufig verwenden Unternehmen Projektvorschläge, um die Zustimmung eines Geldgebers oder externen Interessenvertreters einzuholen. Viele Unternehmen erstellen aber auch Projektvorschläge für die interne Beteiligung.
Was sollte ein Projektvorschlag enthalten?
Ein Projektvorschlag muss ganzheitlich sein, um wirksam zu sein. Es ist nicht nur wichtig, dass du angibst, was du tun, entwerfen oder durchführen wirst, sondern auch, warum ein Projekt wichtig ist. Das bedeutet, dass auch Hintergrundinformationen über das Projekt, die Auswirkungen des Projekts und die bereits durchgeführten Maßnahmen enthalten sein müssen. Ein Projektvorschlag sollte Auskunft darüber geben, worum es sich bei dem Projekt handelt, warum es wichtig ist, wie das Projekt durchgeführt werden soll und wer daran beteiligt sein wird.
Was ist der Zweck eines Projektvorschlags?
Projektvorschläge sind unerlässlich. Sie sind das Gerüst eines jeden professionellen Vorhabens. Bevor Ressourcen in ein Projekt investiert werden, kann ein Projektvorschlag bei der Beurteilung des Wertes eines potenziellen Projekts hilfreich sein. Diese Art von Dokument ist besonders hilfreich bei der Vermittlung von Ideen an Kunden und externe Interessengruppen, die das Konzept und den Umfang eines Projekts besser verstehen müssen.
Wie man einen Projektvorschlag erstellt:
Schritt 1: Schreibe eine Zusammenfassung.
Eine Zusammenfassung ist wie eine Zusammenfassung vor einem Referat. Verwende diese Zusammenfassung, um das Projekt zu erklären, aber auch, um die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten. Betrachte sie als eine Art Elevator Pitch. Erkläre dem Leser, warum du dieses Projekt in Angriff nimmst, was du tust, um erfolgreich zu sein, und wie der Erfolg aussehen wird.
Schritt 2: Stelle das Projekt in einen Zusammenhang.
Gebe deinem Leser eine kurze Geschichte. Erzähle ihm von ähnlichen Projekten, die du durchgeführt hast. Wenn du diese Art von Projekt noch nie durchgeführt hast, erkläre ihm, warum jetzt der richtige Zeitpunkt dafür ist. Zeige dem Leser, wie du aus früheren Projekten gelernt hast, um dieses Projekt zum Erfolg zu führen.
Schritt 3: Skizziere deinen Bedarf.
Denke daran, dass das Ziel eines Projektantrags darin besteht, die Zustimmung des Lesers zu erhalten. Sage deinem Leser, was du brauchst, um erfolgreich zu sein. Dazu können Ressourcen, Geld, Material und Personal gehören.
Schritt 4: Stelle das Problem dar, das du lösen willst.
Beginne damit, dem Leser genau zu sagen, welches Problem du zu lösen gedenkst. Erkläre ihm, warum du es für wichtig hältst, dieses spezielle Problem zu lösen. Betrachte das Problem als eine Chance. Es ist nicht nur eine Hürde - es ist ein potenzieller Markt. Argumentiere dann für dein Unternehmen. Überzeuge den Leser, dass dein Projekt in einzigartiger Weise geeignet ist, dieses Problem zu lösen, um ihn zu überzeugen. Heben Sie alle Projektmanagementtechniken, Fähigkeiten und Ressourcen hervor, die das Unternehmen zur Verfügung stellt. Sei nicht bescheiden!
Schritt 5: Erstelle ein Budget und einen Zeitplan.
Skizziere eine Schätzung, wie lange das Projekt dauern soll. Füge einige Meilensteine ein, an deren Erreichen du erkennen kannst, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Und teile dem Leser mit, wie viel das Projekt kosten wird. Erläutere, wie und warum du dieses Geld auszugeben gedenkst.
Schritt 6: Definiere die Entscheidungsträger.
Kläre die internen Interessengruppen, die das Projekt leiten werden. Auf diese Weise weiß der Leser, an wen er sich wenden muss, wenn er mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten oder mehr erfahren möchte. Du kannst auch die externen Stakeholder festlegen, die das Projekt absegnen müssen.
Schritt 7: Erstelle einen Kommunikationsplan.
Wie willst du der Welt mitteilen, wenn du das Projekt abgeschlossen hast? Erläutere, welche Auswirkungen dein Projekt auf dein Publikum haben wird und wie du diese Auswirkungen vermitteln willst. Wenn du ein Marketingteam hast, arbeite mit ihm an diesem Abschnitt zusammen. Du sollten alle Dokumentationen, Pressemitteilungen, E-Mails, Anzeigen und Kampagnen in den sozialen Medien einbeziehen, die du nach Abschluss des Projekts durchführen willst.
Schritt 8: Füge alle zusätzlichen Informationen hinzu.
Viele fügen einen Anhang bei, in dem die Informationen aus dem Vorschlag vertieft werden. Du kannst den Anhang für technische Dokumentationen oder Statistiken verwenden, die den Vorschlag selbst überfrachten würden, die aber für den Leser interessant sein könnten.
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IT Roadmap Vorlage
Ideal für:
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
Eine IT-Roadmap unterstützt Teams bei der Dokumentation, welche IT-Lösungen das Unternehmen voranbringen können und wann, warum und wie sie eingeführt werden sollten. IT-Roadmaps, die auch als Technologie-Roadmaps bezeichnet werden, zeigen Teams, welche IT-Lösungen ihnen zur Verfügung, und legen den Schwerpunkt auf Verbesserungen, die eingeplant werden sollten. Sie verdeutlichen bestehende Lücken oder Überschneidungen für bereits eingeführte IT-Tools, aber auch für Software und Programme, die demnächst installiert werden. Aus der praktischen Perspektive gesehen sollten diese Roadmaps auch aufzeigen, in welche Art von Tools ein Unternehmen investieren sollte und wie sich neue Systeme und Prozesse am effektivsten einführen lassen.
Gute, Schlechte, Ideen, Aktion, Kudos Retrospektive
Ideal für:
Retrospectives, Meetings, Agile Methodology
Die Vorlage für die Retrospektive „Good, Bad, Ideas, Action, Kudos“ bietet einen strukturierten Ansatz für Retrospektiven, indem sie das Feedback in fünf Schlüsselbereiche unterteilt: Good, Bad, Ideas, Action Items und Kudos (Anerkennungen). Sie bietet den Teammitgliedern Elemente, um ihre Gedanken, Vorschläge und Anerkennungen mitzuteilen. Diese Vorlage ermöglicht es Teams, über vergangene Leistungen nachzudenken, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und Erfolge zu feiern. Die Retrospektive „Good, Bad, Ideas, Action, Kudos“ ermöglicht es Teams, die Zusammenarbeit zu fördern, kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und die Teamdynamik effektiv zu stärken, indem sie Inklusion und konstruktives Feedback fördert.
Wertstromanalyse Vorlage
Ideal für:
Projektmanagement, Strategische Planung, Kartierung
Wertstromanalysen, auch Value Stream Mapping genannt, bieten eine Methode zur Darstellung des Material- und Informationsflusses, der für die Lieferung eines Produkts an einen Kunden notwendig ist. Der Ansatz ist einfach: Du verwendest eine Reihe von Symbolen, um Arbeits- und Informationsströme darzustellen, und ein anderes Symbol, das aufzeigt, ob diese Elemente von Wert oder Nutzen sind. So kannst du herausfinden, welche Elemente vom Standpunkt des Kunden aus gesehen keinen Mehrwert bieten. Wertstromanalysen verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Verwende Wertstromanalysen, um Wissenslücken zwischen Teammitgliedern und teamübergreifend zu erkennen. Eine effektive Wertstromanalyse hilft dir dabei, verschwendete Ressourcen zu erkennen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktion zu optimieren.
HEART Template
Ideal für:
Desk Research, Project Management, User Experience
Happiness (Zufriedenheit), Engagement (Interaktion), Adoption (Akzeptanz), Retention (Bindung) und Task Success (Aufgabenerfolg). Genau das sind die Säulen der User Experience – und deshalb dienen sie als Schlüsselmetriken im HEART-Framework. Dieses vom Forschungsteam bei Google entwickelte Framework bietet größeren Unternehmen eine genaue Möglichkeit zur Messung der User Experience im großen Maßstab, auf die du dich dann während des gesamten Lebenszyklus der Produktentwicklung beziehen kannst. Obwohl das HEART-Framework fünf Metriken verwendet, benötigst du möglicherweise nicht alle fünf für jedes Projekt – wähle diejenigen aus, die für dein Unternehmen und dein Projekt am nützlichsten sind.
Template für SMART-Ziele
Ideal für:
Priorisierung, Projektmanagement, Strategische Planung
Das Festlegen von Zielen kann motivierend, aber auch überfordernd sein. Das Erstellen eines Konzepts aller Schritte, die du für ein bestimmtes Ziel benötigst, kann schwierig sein. Daher kann es allzu leicht vorkommen, dass Ziele zu breit definiert oder zu hoch gegriffen sind. Die SMART-Methode stellt eine Rahmenstruktur bereit, mit der du Ziele in einer Art und Weise festlegen kannst, die dir zum Erfolg verhilft. SMART steht für „Specific“ (spezifisch), „Measurable“ (messbar), „Attainable“ (erreichbar), „Relevant“ (relevant) und „Timely“ (terminiert). Wenn du diese Aspekte beim Festlegen von Zielen immer im Blick behältst, stellst du sicher, dass deine Ziele klar definiert und erreichbar sind. Dein Team kann das SMART-Modell immer dann verwenden, wenn Ziele festgelegt werden sollen. Zudem kannst du die SMART-Methode auch stets dann einsetzen, wenn du deine Ziele neu evaluieren und präzisieren möchtest.
Zeitplan-Workflow (Zeitleiste)
Ideal für:
Betrieb, Kartierung, Projektmanagement
Ein Zeitplan (auch Zeitleiste genannt) ist ein visuelles Tool, das Projekte Schritt für Schritt chronologisch abbildet. Es ist das ideale Tool für dein Team, um Geschichten zu erzählen (z. B. einen Überblick über Ereignisse in deiner Organisation) und um deine Projekte oder Prozesse zu visualisieren. Das Template für Zeitplan-Workflows eignet sich perfekt für jedes Projekt, das auf visuellen Inhalten basiert. Es bietet Vorteile für die Nutzung innerhalb eines Teams oder auch, um Zeitpläne mit anderen Stakeholdern oder Kunden zu teilen, damit diese auf dem Laufenden sind.