Vorlage für Projektstatusberichte

Über die Vorlage für Projektstatusberichte

Ein Projektstatusbericht ist ein zeitnahes Update zum Fortschritt deines Projekts. Es vergleicht den aktuellen Stand deines Projekts mit dem ursprünglichen Projektplan.

Es ist auch wahrscheinlich, dass das Dokument von einem Publikum auf Führungsebene gelesen wird, das Budgets und Governance steuert, was dir helfen kann, den Bericht auf kritische Vorgänge zu fokussieren.

Diese Vorlage ist nur ein Ausgangspunkt. Du und dein Team könnt ändern, welche Abschlusskennzahlen wesentlich oder wichtiger sind. Du kannst den Namen der Vorlage an spezifische Erfolge in einem bestimmten Zeitraum anpassen, wie zum Beispiel "wöchentlicher Aktivitätsbericht" oder "vierteljährlicher Aktivitätsbericht."

Was ist ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht ist ein kurzes Dokument, das den Fortschritt eines Projekts während eines bestimmten Zeitraums beschreibt. Normalerweise werden diese Berichte je nach Zielgruppe täglich, wöchentlich oder monatlich versendet.

Ein Projektstatusbericht informiert und vereinheitlicht wichtige Stakeholder darüber, was passiert und warum. Du kannst mit dem Schreiben dieses Dokuments alleine beginnen und dann auch deine Teammitglieder einbeziehen, um einen zeitnahen und relevanten Bericht zu erstellen.

Projektreports enthalten typischerweise:

• Projektgrundlagen: Name, leitender Projektmanager, Datum.

• Projektfortschritt: Eine einfache Zusammenfassung des Projektfortschritts.

• Gesamtzustand des Projekts: Aktualisierungen zum Projektumfang, Budgetstatus und Zeitplan.

• Projektmeilensteine: Aktueller Fortschritt bei der Erreichung von Meilensteinen.

• Projektzeitpläne: Geschätzte Zeitachse vs. tatsächliche Zeitachse.

• Aktionspunkte oder Projektliefergegenstände: Updates zu laufenden und bevorstehenden Aufgaben.

• Projektrisiken: Unvollständige Aufgaben, Verzögerungen und andere Probleme.

Denke daran, dass deine täglichen oder wöchentlichen Projektstatusberichte im Kontext deines vorherigen Berichts erstellt werden sollten.

Wann sollte man einen Projektstatusbericht verwenden?

Teams und Projektmanager können wöchentliche Statusberichte nutzen, um Projektbeteiligte über Projektdetails zu informieren, wie etwa den Zeitplan, den aktuellen Status, das Budget und die Liefergegenstände.

Ein wöchentlicher Bericht ermöglicht es Teams, ihre Proaktivität zu beweisen und sich auf die Projektziele zu konzentrieren. Sie informieren auch über den aktuellen Stand des Projekts, was bei der Budgetierung und Governance hilft.

Neben der Zusammenfassung des Projektfortschritts beschreibt ein Statusbericht auch den Projektzustand, Risiken und Lösungen sowie Aktionspunkte und hilft dabei, Redundanzen zu beseitigen. All dies hilft, ständige Update-Meetings zu vermeiden.

Erstelle deinen eigenen Projektstatusbericht

Eigene Projektstatusberichte zu erstellen ist einfach. Miro ist das perfekte Tool, um Berichte mit deinem Team zu erstellen und zu teilen. Beginne, indem du die Vorlage für den Projektstatusbericht auswählst, und befolge dann die folgenden Schritte, um eine eigene zu erstellen:

1. Die Vorlage anpassen: Füge Titel zu den Berichtabschnitten hinzu, nutze Farbcodierung und ändere die Anordnung der Spalten, um sie deinen Bedürfnissen anzupassen. Füge relevante Projektdetails unter jeder Spalte hinzu.

2. Leistungskennzahlen (KPIs) festlegen: Wenn dich dein Chef oder deine Teamkollegen fragen, wie Erfolg aussieht, wie würdest du ein positives Ergebnis messen? Füge die Projektziele zu deinem Bericht hinzu.

3. Daten sammeln: Sammle Daten im Zusammenhang mit deinen KPIs. Es muss für Teammitglieder, Stakeholder und Kunden relevant sein. Projektmanagement-Software kann dabei helfen, genaue Daten zu sammeln. Das Hinzufügen von Analysedaten erleichtert die Beurteilung des Fortschritts.

4. Projektaktivitäten und -ergebnisse weiterleiten: Nutze alle in deinem Bericht enthaltenen Daten, um eine überzeugende Geschichte zu erzählen, die auf konkreten Fakten basiert. Informiere die Leser darüber, wie Entscheidungen des Teams und die Leistung den Projektfortschritt beeinflusst haben.

5. Probleme einschließen: Kein Projekt ist perfekt, und es ist wahrscheinlich, dass du während der Berichterstattungsperiode auf einige Rückschläge stößt. Sei stolz und hebe hervor, was du getan hast, um das Unerwartete zu beheben. Beschreibe, wie du die Initiative ergriffen hast und Empfehlungen ausgesprochen hast, was zu tun ist, wenn etwas potenziell schiefgehen könnte.

6. Effektiv zusammenarbeiten: Lade Teammitglieder und Stakeholder ein, den Bericht über einen einfachen Link auf Miro anzusehen. Feedback über die Kommentare sammeln und in Echtzeit umsetzen. Lade Kunden ein, den finalen Entwurf anzusehen und ebenfalls Vorschläge hinzuzufügen.

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