Project Kick-off Template
Bestimmt gemeinsame Ziele und eine Zweck, bevor ihr Team-Projekte beginnt.
Über das Project Kick-Off Template
Bei einem Project Kick-off sind alle beteiligt, die an der Durchführung eines Projekts mitwirken. Er beschreibt, was getan werden muss, um fortzufahren. Am Ende der Sitzung sollten sich alle einig sein, wie der Erfolg aussehen wird.
Folgende Punkte sollten in einem Kick-off Meeting besprochen werden:
Team und Stakeholder
Projekthintergrund und Geschäftsanforderungen
Zweck und Projektziele
Umfang und Timeline
Metriken zur Messung des Erfolgs
Projektrollen
Lies weiter, um mehr über Project Kick-offs zu erfahren.
Was ist ein Project Kick-off?
Ein Project Kick-off legt die Vision und den Umfang von Team-Aufgaben fest. Oft müssen verschiedene Stakeholder beteiligt sein, wie z. B. das Management, Sponsoren, Projektmanager und das Projekt-Team. Bei einem Kick-off wird die Kommunikation unter Stakeholdern festgelegt und der Zeitrahmen konkretisiert. Du kannst dieses Template für interne Team-Projekte oder externe Stakeholder wie Kunden, Berater oder Sponsoren anpassen. Um die Kommunikation zu verbessern, kannst auch die Kommunikationsmatrix Vorlage nutzen.
Eine aktive Beteiligung an einem Project Kick-off Meeting kann dafür sorgen, dass sich alle über die Erwartungen im Klaren sind. Bei Kick-offs sollten alle die nötigen Informationen erhalten, um sich produktiv zu beteiligen, sich auf etwaige Rückschläge vorzubereiten oder davon zu erholen, und um Teams und externe Partnerschaften zuversichtlich aufbauen zu können.
Wann sollten Project Kick-offs stattfinden?
Kick-offs können nach dem Start von kleineren Projekten stattfinden, oder bei größeren Projekten nach Abschluss der Planung und vor der Ausführung. Du kannst ein Meeting abhalten oder sie zu Beginn jeder Phase von größeren Projekten einplanen.
Der Kick-off-Prozess stellt sicher, dass jeder den Zweck des Projekts versteht und Verantwortung für seine Funktion übernehmen kann. Wenn alle von Anfang an wissen, was sie erwartet, bleiben sie motiviert und können an der Fertigstellung des Projekts zusammenarbeiten.
Erstelle deine eigenen Project Kick-offs
Die Erstellung deiner eigenen Project Kick-offs ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle zunächst das Project Kick-off Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um ein eigenes zu erstellen.
Eröffne das Meeting mit einem Eisbrecher. Gute Beziehungen sind die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Eisbrecher, Spiele, Aktivitäten, Fragen oder virtuelle Events sorgen dafür, dass sich alle wohlfühlen, sich beteiligen und potenziell herausfordernde Projektphasen gemeinsam überwinden.
Bestimme jemanden, der Notizen macht. Bestimme ein Teammitglied, das Entwicklungen, Maßnahmen oder Änderungen, die vorgenommen werden müssen, während des Meetings niederschreibt. Notiere Fragen für Q&A am Ende des Meetings. Mit Miro Visual Notes kannst du detailliertere Notizen machen, wenn dein Text nicht auf eine Sticky Note oder in ein Textfeld passt.
Definiere Hintergrund, Umfang, und Ansatz des Projekts. Dein Team braucht einen konkreten Zusammenhang, damit es erfolgreich sein kann. Damit können folgende Fragen beantwortet werden: Warum wird dieses Projekt durchgeführt? Was ist unser Ziel? Was werden wir abliefern und wann? Wer muss beteiligt sein? Wie werden wir Erfolg messen?
Lege die Aufgaben jedes Teammitglieds fest. Lege die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten fest. Das umfasst Abhängigkeiten, Hand-offs und funktionsübergreifende Beziehungen. Etabliere einige Richtlinien für die Zusammenarbeit, insbesondere für das Teilen von Prozessen, Dokument-Versionen, Notizen, Feedback und Updates.
Lege eine Agenda für den Kick-off und die nächsten Schritte fest. Was muss jeder als Nächstes tun? Überprüfe Ziele und Action Items. Vergewissere dich, dass jeder Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Ressourcen hat. Ihr könnt Dateien direkt auf euer Miro Board hochladen.
Nehmt euch am Ende Zeit für Fragen und Antworten, um etwaige Annahmen oder Spekulationen klarzustellen. Was hast du noch nicht allen mitgeteilt? Was muss dein Team wissen? Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein Follow-up-Meeting mit deinem Team oder mit Personen auszumachen, die nicht am Kick-off teilnehmen konnten.
Nutze die Projekt Kickoff Vorlage als Teil deiner Strategieentwicklung. Nutze die Tools und Vorlagen von Miro, um eine Strategie zu entwickeln.
Was sollte ein Projekt Kickoff Meeting beinhalten?
Du solltest alles aufnehmen, was für die Führung der Mitarbeiter*innen durch das Projekt erforderlich ist. Durch die Festlegung der Hauptziele des Projekts und der RACI ist es für alle Beteiligten einfacher, ihre Rolle und ihre Aufgaben zu verstehen. Das Kickoff Meeting dient auch dazu, festzulegen, wie mit der Durchführung des Projekts begonnen werden soll. Als bewährtes Verfahren solltest du am Ende dieses Meetings eine Checkliste für das Kickoff-Meeting erstellen und eine Folgesitzung anberaumen, um den Projektfortschritt zu verfolgen.
Wer sollte an einem Projekt Kickoff Meeting beteiligt sein?
Beim Kickoff-Meeting ist es wichtig, alle Beteiligten und die wichtigsten Stakeholder*innen einzuladen (die später über die Ergebnisse und Erfolge des Projekts informiert werden sollen). Es ist hilfreich, alle beteiligten Teams (Entwicklung, Design, Inhalt, Marketing, Produkt usw.) und Teilnehmer*innen aufzulisten. Im Zweifelsfall solltest du dich vor dem eigentlichen Treffen erkundigen, ob sie die richtige Person für die Teilnahme sind.
Beginne jetzt mit diesem Template
Die Vorlage für Designkritik
Ideal für:
UX-Design
Wenn du ein Designer oder Teil eines Designteams bist, ist eine Designkritiksitzung eine der besten Möglichkeiten, um umsetzbares Feedback zu erhalten und deinen Designprozess zu verbessern. Die Vorlage für Designkritik leitet dich und dein Team durch die Sitzung und stellt sicher, dass deine Designlösungen die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Template für 3x3-Prioritätenmatrix
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Priorisierung
Teams müssen eine Aufgabe oder Idee bewerten und schnell entscheiden, welcher Aufwand und welche möglichen Auswirkungen damit verbunden sind – mit einer Klassifizierung in geringe, mittlere und hohe Priorität. Genau das macht die 3x3-Priorisierungsmethode: Sie unterstützt Teams beim Setzen von Prioritäten und Erkennen von Quick-Win-Lösungen, großen Projekten sowie Aufgaben, mit denen sich Zeit füllen lässt oder auch jenen, die reine Zeitverschwendung sind. Mit ihren neun Feldern bietet diese Methode etwas mehr Details als die 2x2-Priorisierungsmatrix (auch „Lean“ bzw. schlanke Priorisierung genannt). Das Erstellen einer eigenen 3x3-Priorisierungsmatrix ist einfach. Auf Grundlage der Matrix lässt sich anschließend entscheiden, für welche Aktivitäten oder Ideen du deine wertvollen Ressourcen primär einsetzen solltest.
Das Template für dein Business Model Canvas (BMC)
Ideal für:
Geschäftsführung, Agile Methodologie, Strategische Planung
Dein Geschäftsmodell: Nichts hat grundlegendere Bedeutung dafür, wer du bist, was du herstellst oder verkaufst oder letztendlich, ob du erfolgreich bist oder nicht. Mit neun Hauptbausteinen (die neun betriebliche Schlüsselkomponenten repräsentieren) stellt dir das BMC ein äußerst nützliches strategisches Tool zur Verfügung, um dein Geschäftsmodell zu entwickeln und darzustellen. Was macht dieses Template derart nützlich für dein Team? Es lässt sich schnell und einfach verwenden, stellt deine Value Proposition in den Mittelpunkt und schafft einen Raum, der die Ideenfindung fördert.
Vorlage zur Produktpositionierung
Ideal für:
Marketing, Produktmanagement, Desk Research
Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Erfolgschancen Ihres Unternehmens hängen zum Teil von Ihrem Markt ab. Bevor Sie also mit der Entwicklung von Produkten und der Planung von Strategien beginnen, sollten Sie die Produktpositionierung testen. Die Produktpositionierung dient dazu, Ihr Unternehmen und Ihr Angebot in einem Markt zu positionieren. Mit der Produktpositionierungsvorlage werden Sie angeleitet, wichtige Fragen zu berücksichtigen, wie z. B. die Definition Ihres Produkts und Ihrer Marktkategorie, die Festlegung Ihres Zielsegments und Ihrer Wettbewerber, sowie das Verständnis Ihrer wichtigsten Vorteile und der Differenzierung.
Template für SMART-Ziele
Ideal für:
Priorisierung, Projektmanagement, Strategische Planung
Das Festlegen von Zielen kann motivierend, aber auch überfordernd sein. Das Erstellen eines Konzepts aller Schritte, die du für ein bestimmtes Ziel benötigst, kann schwierig sein. Daher kann es allzu leicht vorkommen, dass Ziele zu breit definiert oder zu hoch gegriffen sind. Die SMART-Methode stellt eine Rahmenstruktur bereit, mit der du Ziele in einer Art und Weise festlegen kannst, die dir zum Erfolg verhilft. SMART steht für „Specific“ (spezifisch), „Measurable“ (messbar), „Attainable“ (erreichbar), „Relevant“ (relevant) und „Timely“ (terminiert). Wenn du diese Aspekte beim Festlegen von Zielen immer im Blick behältst, stellst du sicher, dass deine Ziele klar definiert und erreichbar sind. Dein Team kann das SMART-Modell immer dann verwenden, wenn Ziele festgelegt werden sollen. Zudem kannst du die SMART-Methode auch stets dann einsetzen, wenn du deine Ziele neu evaluieren und präzisieren möchtest.
Das Plus-Delta-Template
Ideal für:
Retrospektiven, Besprechungen, Software-Entwicklung
Das Plus-Delta Template ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um konstruktive Kritik von einer Gruppe zu sammeln. Das Format ermutigt dich und dein Team, sich darauf zu konzentrieren, was gut gelaufen ist, was ihr in Zukunft wiederholen solltet und was ihr ändern wollt. Um eine Plus-Delta-Vorlage auszufüllen, genügt es, Dinge zu notieren, die funktionieren, und solche, die du gerne verbessern würdest. Diese Elemente kannst du dann in zwei separaten Spalten ablegen. Verwende das Plus-Delta, um deine Erfolge und Lernerfolge für dein Team, deine Stakeholder, deine Mitarbeiter und deine Vorgesetzten darzustellen.