Prozessablauf-Vorlage

Über die Prozessablauf-Vorlage

Eine Prozessablauf-Vorlage ist wertvoll, um die Geschäftsprozesse deines Teams und die damit verbundenen Ergebnisse zu dokumentieren, zu analysieren und besser zu verstehen. Diese Prozessablauf-Vorlage ist nach Phasen organisiert, um dir dabei zu helfen, die Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse in jedem Schritt eines Prozesses zu dokumentieren. Nutze die Vorlage, um die Organisation, Produktivität und Kommunikation deines Teams zu verbessern und ein gemeinsames Verständnis für jede Art von Prozess zu schaffen. 

Was ist der Zweck der Prozessabbildung?

Man würde niemals daran denken, sich ohne eine Karte ins Unbekannte aufzumachen. Ein Prozessablauf ist da nicht anders. Prozessabbildung ist eine effektive Übung, um jeden Plan oder Ansatz deines Teams zu bewerten, zu dokumentieren oder zu strategisieren. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse in jeder Phase eines Projekts herunterbrichst, kannst du Einblick gewinnen, ob du auf dem richtigen Weg bist oder ein Problem effektiv durcharbeitest.

Wann die Prozessabbildungsvorlage zu verwenden ist

Diese Prozessablauf-Vorlage ist darauf ausgelegt, Teams dabei zu helfen, die Effizienz zu steigern. Indem ein Prozess auf der Seite dargestellt wird, können Teams Bereiche zur Verbesserung identifizieren: wie man den Prozess effizienter gestalten, die Kommunikation verbessern und bessere Dokumentation erstellen kann. Verwende Prozessabbildungstools, wenn du Stakeholder zuweisen, Eigentum und Grenzen festlegen, Verantwortlichkeiten klären und Kennzahlen etablieren musst.

Wie du die Prozessablauf-Vorlage verwendest

Ziel der Prozessabbildung ist es, dein Projekt so weit herunterzubrechen, dass deine Teamkollegen deine Ziele verstehen und wissen, wie du sie erreichen möchtest. Indem du das Projekt in Phasen unterteilst, kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, bevor es weitergeht. Gehe wie folgt vor, um die Prozessabbildungs-Vorlage zu verwenden:

Schritt 1: Definiere dein Ziel

Was ist das Problem, das du lösen möchtest? Was ist der Prozess, den du visualisieren möchtest?

Dies ist die Zeit, um groß zu denken. Während du in deiner Prozessabbildungs-Vorlage voranschreitest, wirst du immer mehr Zeit damit verbringen, dein Projekt in handliche Teile zu zerlegen. Für den Moment kannst du jedoch gerne ein weit gefasstes Ziel setzen.

Schritt 2: Brainstorming

Welche Schritte musst du unternehmen, um dieses Problem zu lösen? Wie wird der Prozess ablaufen?

Lass dich nicht zu sehr von der Reihenfolge einengen, in der du den Prozess durchführen musst. Konzentriere dich darauf, alle Schritte auf dem Board festzuhalten. Überlege, welche Stakeholder du in dieses Projekt einbeziehen musst. Du kannst auch die benötigten Ressourcen brainstormen, um die Aufgabe zu erledigen.

Schritt 3: Erfolg definieren

Woran wirst du erkennen, dass du das Problem gelöst hast? Wann ist der Prozess abgeschlossen?

Viele Teams überspringen diesen Schritt, aber es ist wichtig, ihn nicht zu vernachlässigen. Indem du klare Erfolgskennzahlen definierst ― oder auch nur einen Endpunkt festlegst ― gibst du dir selbst ein Ziel, auf das du hinarbeiten kannst. 

Schritt 4: Dinge in Ordnung bringen

Welche Schritte wirst du unternehmen, um das Problem zu lösen? In welcher Reihenfolge musst du arbeiten, um sicherzustellen, dass der Prozess abgeschlossen wird?

Jetzt ist es an der Zeit, linear zu denken. Nimm das gesamte Rohmaterial aus deinem Brainstorming und beginne, die Dinge in Ordnung zu bringen. Wenn es zu abschreckend ist, linear zu arbeiten, beginne damit, festzulegen, was du zuerst und zuletzt tun musst, und arbeite dann alles dazwischen ab.

Schritt 5: Zeichne es auf

Wie sieht das Problem aus? Wie kannst du den Prozess visualisieren?

Es ist Zeit, deine Prozess-Map-Vorlage einzusetzen. Fang an, indem du einen Schlüssel erstellst. Der Schlüssel sollte Symbole enthalten, die du im gesamten Prozessdiagramm verwenden wirst.

Du benötigst möglicherweise Symbole, die Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungen und Endpunkte darstellen. Verwende ein System, das intuitiv und skalierbar ist. Viele Menschen verwenden beispielsweise gerne Pfeile, um den Ablauf der Entscheidungsfindung anzuzeigen. 

Schritt 6: Die Map überprüfen

Bist du in einer guten Position, um das Problem zu lösen? Wirkt die Prozess-Map umsetzbar und verständlich? 

Lade Stakeholder ein, die Map zu untersuchen. Achte besonders auf mögliche Redundanzen, Engpässe und Probleme mit dem Workflow. Gehe jeden Schritt durch, um sicherzustellen, dass sie logisch aufeinander folgen. Es könnte hilfreich sein, zu den Dokumenten aus deinem Brainstorming zurückzukehren und sicherzustellen, dass nichts in der Übersetzung verloren gegangen ist.