Das Prozessablauf-Template
Analysiere und dokumentiere die Prozesse und Ergebnisse deines Teams in einem Prozessablaufdiagramm.
Über das Prozessablauf-Template
Welchen Zweck hat ein Prozessablaufdiagramm ?
Du würdest nie auf die Idee kommen, ohne Karte ins Unbekannte aufzubrechen. Mit einem Prozessablaufdiagramm ist es nicht anders. Prozess Mapping ist eine effektive Methode, um jeden Plan oder Ansatz deines Teams zu bewerten, zu dokumentieren oder zu strategisieren. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Deliverables in jeder Phase eines Projekts aufschlüsselst, erhältst du Auskunft darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist oder dich effektiv durch ein Problem arbeitest. Erfahre mehr, um eine Prozess Map erstellen zu können.
Die meisten Teams, die Prozessablaufdiagramme verwenden, wollen die Effizienz steigern. Durch die Darstellung eines Prozesses auf der Seite können Teams Bereiche für Verbesserungen identifizieren: wie man den Prozess rationalisieren, die Kommunikation verbessern und eine bessere Prozessdokumentation erstellen kann. Verwende das Prozessablaufdiagramm-Template, um Stakeholder zuzuweisen, Zuständigkeiten und Grenzen zu definieren, Aufgabenbereiche zu klären und Metriken festzulegen.
So erstellst du eine Process Map
Das Ziel des Prozessablaufdiagramms ist es, dein Projekt so aufzuschlüsseln, dass deine Teammitglieder deine Ziele verstehen und wissen, wie du diese erreichen willst. Indem du das Projekt in Phasen unterteilst, kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, bevor du fortfährst.
Schritt 1: Definiere dein Ziel.
Welches Problem möchtest du lösen? Wie sieht der Prozess aus, den du gerne visualisieren möchtest?
Jetzt ist es an der Zeit, im großen Stil zu planen. Je weiter du in deiner Process Map vorankommst, desto mehr Zeit wirst du damit verbringen, dein Projekt in kleine Stücke zu zerlegen. Für den Moment kannst du dir jedoch ein umfassendes Ziel setzen.
Schritt 2: Brainstorming.
Welche Schritte musst du unternehmen, um dieses Problem zu lösen? Wie wird sich der Prozess entfalten?
Mach dir nicht zu viele Gedanken über die Reihenfolge, in der du den Prozess durchführen musst. Konzentrier dich darauf, alle Schritte zu Papier zu bringen. Überlege, welche Stakeholder du in dieses Projekt einbeziehen musst. Du kannst auch ein online Brainstorming über die Ressourcen durchführen, die du für die Ausführung der Aufgabe benötigst.
Schritt 3: Definiere den Erfolg.
Woran erkennst du, dass du das Problem gelöst hast? Wann ist der Prozess beendet?
Viele Teams überspringen diesen Schritt, aber es ist wichtig, ihn nicht zu vernachlässigen. Indem du klare Metriken für den Erfolg definierst – oder auch nur einen Haltepunkt – hast du etwas, auf das du hinarbeiten kannst.
Schritt 4: Bring Ordnung in die Dinge.
Welche Schritte ergreifst du, um das Problem zu lösen? In welcher Reihenfolge musst du arbeiten, um sicherzustellen, dass der Prozess erledigt wird?
Jetzt ist es an der Zeit, linear zu denken. Nimm das gesamte Rohmaterial aus deinem Brainstorming und fang an, die Dinge zu ordnen. Wenn eine lineare Arbeitsweise zu entmutigend ist, beginne mit der Definition der ersten und letzten Aufgabe, und arbeite dann an allem, was dazwischen liegt.
Schritt 5: Stelle es dar.
Wie sieht das Problem aus? Wie kannst du den Prozess visualisieren?
Jetzt ist es Zeit, dein Process Map Template zum Einsatz zu bringen. Erstelle zunächst einen Schlüssel. Der Schlüssel sollte Symbole enthalten, die du in der gesamten Process Map verwenden wirst. Du benötigst möglicherweise Symbole, um Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungen und Endpunkte darzustellen. Verwende ein System, das intuitiv und skalierbar ist. Zum Beispiel verwenden viele Menschen gerne Pfeile, um den Fluss der Entscheidungsfindung anzuzeigen.
Du kannst Prozesse auch rationalisieren und hierfür die der 5S Methode Vorlage oder 7S Modell Vorlage verwenden.
Schritt 6: Überprüfe die Map.
Hast du gute Voraussetzungen, um das Problem zu lösen? Sieht die Process Map umsetzbar und nachvollziehbar aus?
Lade die Stakeholder ein, sich über die Map zu informieren. Achte genau auf mögliche Redundanzen, Engpässe und Probleme im Arbeitsablauf. Überprüfe jeden einzelnen Schritt, um sicherzustellen, dass sie logisch voneinander abhängen. Möglicherweise hilft es, zu den Unterlagen aus deinem Brainstorming zurückzukehren und sich zu vergewissern, dass nichts in der Übertragung verloren gegangen ist.
Lerne mit unserem Guide mehr zu den Unterschieden zwischen Process Mapping und Wertstromanalysen, um dir einen besseren Überblick zu verschaffen. Neben Process Mapping Tools hilft Miro dir auch dabei eine Wertstromanalyse durchzuführen.
Was ist eine Prozessübersicht im Projektmanagement?
Das Planungswerkzeug Prozessübersicht kann dir helfen, die Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Prozesses zu visualisieren. Projektmanager verwenden es in der Regel, um zu wissen, welche Schritte für die Fertigstellung eines Projekts oder Arbeitsablaufs erforderlich sind.
Was sind die drei Vorteile der Erstellung einer Projektübersicht?
Mit einer Vorlage für eine Prozessabbildung kannst du schnell erkennen, welche Schritte im Prozess automatisiert und verbessert werden müssen. Du kannst Klarheit über den aktuellen Prozessstatus und die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen schaffen.
Was sind die verschiedenen Arten von Ablaufdiagrammen?
Es gibt einige Arten von Ablaufdiagrammen, die Sie verwenden können: SIPOC-Map (Lieferant, Input, Prozess, Output und Kunde), Deployment Map, Swimlane Map und Value Stream Map. Jede dieser Karten dient einem anderen Zweck für dein Unternehmen und liefert zusätzliche Erkenntnisse für deine Geschäftsprozessabbildung.
Beginne jetzt mit diesem Template
Meeting-Organisationsvorlage
Ideal für:
Besprechungen, Workshops, Projektplanung
Wenn es um Ideen geht, die während eines Meetings entstehen, möchtest du Quantität UND Qualität. Aber warum solltest du dich entscheiden? Unser Meeting-Organizer-Template wird bei deinen Meetings die Chancen maximieren, dass viele tolle Ideen entstehen. Es bietet dir eine einfache und effiziente Möglichkeit, jede Aktivität (z. B. Meetings und die Tagesplanung) zu skizzieren und sicherzustellen, dass auch Teamkollegen an einem anderen Arbeitsort wissen, was mit dem Meeting erreicht werden soll. Und du kannst deinem Meeting-Organizer-Ansatz noch mehr Potenzial verleihen, in dem du Miro mit deinen bevorzugten Apps und Services verknüpfst: JIRA von Atlassian, Google Drive, Slack, Trello, DropBox und OneDrive.
Start/Stop/Continue Restrospective Template
Ideal für:
Retrospektiven, Besprechungen, Workshops
Feedback zu geben und zu erhalten kann herausfordernd und einschüchternd sein. Es ist nicht einfach, auf ein Quartal oder auch nur eine Woche zurückzublicken und eine Reihe von Entscheidungen als „positiv“ bzw. „negativ“ einzustufen. Das Start Stop Continue Framework wurde geschaffen, um die Reflexion der letzten Erfahrungen deines Teams zu erleichtern. Das Start Stop Continue Template regt Teams dazu an, bestimmte Aktionen aufzugreifen, die sie beginnen, beenden bzw. fortsetzen sollten. Gemeinsam einigen sich die Mitarbeiter auf die wichtigsten Schritte, um produktiver und erfolgreicher zu sein.
Flussdiagramm Vorlage
Ideal für:
Flussdiagramme, Kartierung, Diagramme
Möchtest du deinem Team einen Prozess oder einen Arbeitsablauf erklären – oder dich einfach nur selbst damit vertraut machen? Manchmal ist es am besten, etwas vor Augen zu haben, und zu diesem Zweck erstellt man ein Flussdiagramm. Unter Verwendung gängiger Formen (einfache Ovale, Rechtecke, Rauten und Pfeile) zeigt ein Flussdiagramm die Richtung eines Prozesses oder Arbeitsablaufs und die Reihenfolge der Schritte. Dadurch erhältst du nicht nur ein klares Verständnis, sondern kannst auch potenzielle Fehler und Engpässe erkennen. Auf diese Weise gelingt es dir, deinen Prozess zu verfeinern und zu verbessern und ein besseres Produkt auf effizientere Weise herzustellen.
Das Working-Backwards-Template
Ideal für:
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
Amazon leistete Pionierarbeit mit dem Ansatz der Rückwärtsarbeit, der auf einem ihrer wichtigsten Prinzipien basiert: Besessenheit für ihre Kunden. Rückwärtsarbeit ist ein System, mit dem du über ein Produkt ohne detaillierte Roadmap nachdenken kannst. Dein Produktteam geht dabei von einer Vorstellung des Kunden aus, um dein Produkt so auf den Markt zu bringen, dass es dem Kunden wirklich dient. Diese Methode verlangt von jedem, der eine neue Produkt- oder Funktionsidee hat, deren Ziel so klar wie möglich zu formulieren. Wenn die Ideenpräsentation die Führung beeindruckt, besteht der nächste Schritt darin herauszufinden, was das Team braucht, um zur Produkt- oder Funktionseinführung zu kommen.
Daten Organigramm Vorlage
Ideal für:
Org Charts, Operations, Mapping
Die Daten Organigramm Vorlage bietet eine visuelle Darstellung von datenbezogenen Rollen und Beziehungen innerhalb einer Organisation. Indem die Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten des Datenmanagements abgebildet werden, können Teams die Datenverwaltung verbessern und die Zusammenarbeit optimieren. Mit Funktionen zur Anpassung von Datenrollen und -verbindungen ermöglicht diese Vorlage Teams, Datenprozesse zu optimieren und die Datenintegrität sowie die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Incident Management Prozess Flussdiagramm Vorlage
Die Incident Management Flussdiagramm Vorlage in Miro wurde entwickelt, um den Prozess des Incident Managements innerhalb einer Organisation zu rationalisieren und zu verdeutlichen. Diese Vorlage dient als visueller Leitfaden, der die Schritte des Incident Managements von der ersten Meldung bis zur abschließenden Überprüfung skizziert. Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das auf der Grundlage von Rückmeldungen und Erkenntnissen aus vergangenen Vorfällen ständig weiterentwickelt wird, um sicherzustellen, dass der Prozess stets auf dem neuesten Stand der bewährten Verfahren ist. Durch die Definition von Vorfällen als Störungen, die eine koordinierte Reaktion zur Wiederherstellung des Service-Levels erfordern, unterstreicht die Vorlage die Bedeutung eines strukturierten, organisierten und zeitnahen Vorgehens. Sie deckt verschiedene Phasen ab, wie z. B. die Erklärung des Vorfalls, die Bewertung, die Reaktion, die Kommunikation und die Überprüfung, und bietet den Teams einen klaren Rahmen, den sie befolgen können.