Das Prozessablauf-Template
Analysiere und dokumentiere die Prozesse und Ergebnisse deines Teams in einem Prozessablaufdiagramm.
Über das Prozessablauf-Template
Welchen Zweck hat ein Prozessablaufdiagramm ?
Du würdest nie auf die Idee kommen, ohne Karte ins Unbekannte aufzubrechen. Mit einem Prozessablaufdiagramm ist es nicht anders. Prozess Mapping ist eine effektive Methode, um jeden Plan oder Ansatz deines Teams zu bewerten, zu dokumentieren oder zu strategisieren. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Deliverables in jeder Phase eines Projekts aufschlüsselst, erhältst du Auskunft darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist oder dich effektiv durch ein Problem arbeitest. Erfahre mehr, um eine Prozess Map erstellen zu können.
Die meisten Teams, die Prozessablaufdiagramme verwenden, wollen die Effizienz steigern. Durch die Darstellung eines Prozesses auf der Seite können Teams Bereiche für Verbesserungen identifizieren: wie man den Prozess rationalisieren, die Kommunikation verbessern und eine bessere Prozessdokumentation erstellen kann. Verwende das Prozessablaufdiagramm-Template, um Stakeholder zuzuweisen, Zuständigkeiten und Grenzen zu definieren, Aufgabenbereiche zu klären und Metriken festzulegen.
So erstellst du eine Process Map
Das Ziel des Prozessablaufdiagramms ist es, dein Projekt so aufzuschlüsseln, dass deine Teammitglieder deine Ziele verstehen und wissen, wie du diese erreichen willst. Indem du das Projekt in Phasen unterteilst, kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, bevor du fortfährst.
Schritt 1: Definiere dein Ziel.
Welches Problem möchtest du lösen? Wie sieht der Prozess aus, den du gerne visualisieren möchtest?
Jetzt ist es an der Zeit, im großen Stil zu planen. Je weiter du in deiner Process Map vorankommst, desto mehr Zeit wirst du damit verbringen, dein Projekt in kleine Stücke zu zerlegen. Für den Moment kannst du dir jedoch ein umfassendes Ziel setzen.
Schritt 2: Brainstorming.
Welche Schritte musst du unternehmen, um dieses Problem zu lösen? Wie wird sich der Prozess entfalten?
Mach dir nicht zu viele Gedanken über die Reihenfolge, in der du den Prozess durchführen musst. Konzentrier dich darauf, alle Schritte zu Papier zu bringen. Überlege, welche Stakeholder du in dieses Projekt einbeziehen musst. Du kannst auch ein online Brainstorming über die Ressourcen durchführen, die du für die Ausführung der Aufgabe benötigst.
Schritt 3: Definiere den Erfolg.
Woran erkennst du, dass du das Problem gelöst hast? Wann ist der Prozess beendet?
Viele Teams überspringen diesen Schritt, aber es ist wichtig, ihn nicht zu vernachlässigen. Indem du klare Metriken für den Erfolg definierst – oder auch nur einen Haltepunkt – hast du etwas, auf das du hinarbeiten kannst.
Schritt 4: Bring Ordnung in die Dinge.
Welche Schritte ergreifst du, um das Problem zu lösen? In welcher Reihenfolge musst du arbeiten, um sicherzustellen, dass der Prozess erledigt wird?
Jetzt ist es an der Zeit, linear zu denken. Nimm das gesamte Rohmaterial aus deinem Brainstorming und fang an, die Dinge zu ordnen. Wenn eine lineare Arbeitsweise zu entmutigend ist, beginne mit der Definition der ersten und letzten Aufgabe, und arbeite dann an allem, was dazwischen liegt.
Schritt 5: Stelle es dar.
Wie sieht das Problem aus? Wie kannst du den Prozess visualisieren?
Jetzt ist es Zeit, dein Process Map Template zum Einsatz zu bringen. Erstelle zunächst einen Schlüssel. Der Schlüssel sollte Symbole enthalten, die du in der gesamten Process Map verwenden wirst. Du benötigst möglicherweise Symbole, um Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungen und Endpunkte darzustellen. Verwende ein System, das intuitiv und skalierbar ist. Zum Beispiel verwenden viele Menschen gerne Pfeile, um den Fluss der Entscheidungsfindung anzuzeigen.
Du kannst Prozesse auch rationalisieren und hierfür die der 5S Methode Vorlage oder 7S Modell Vorlage verwenden.
Schritt 6: Überprüfe die Map.
Hast du gute Voraussetzungen, um das Problem zu lösen? Sieht die Process Map umsetzbar und nachvollziehbar aus?
Lade die Stakeholder ein, sich über die Map zu informieren. Achte genau auf mögliche Redundanzen, Engpässe und Probleme im Arbeitsablauf. Überprüfe jeden einzelnen Schritt, um sicherzustellen, dass sie logisch voneinander abhängen. Möglicherweise hilft es, zu den Unterlagen aus deinem Brainstorming zurückzukehren und sich zu vergewissern, dass nichts in der Übertragung verloren gegangen ist.
Lerne mit unserem Guide mehr zu den Unterschieden zwischen Process Mapping und Wertstromanalysen, um dir einen besseren Überblick zu verschaffen. Neben Process Mapping Tools hilft Miro dir auch dabei eine Wertstromanalyse durchzuführen.
Was ist eine Prozessübersicht im Projektmanagement?
Das Planungswerkzeug Prozessübersicht kann dir helfen, die Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Prozesses zu visualisieren. Projektmanager verwenden es in der Regel, um zu wissen, welche Schritte für die Fertigstellung eines Projekts oder Arbeitsablaufs erforderlich sind.
Was sind die drei Vorteile der Erstellung einer Projektübersicht?
Mit einer Vorlage für eine Prozessabbildung kannst du schnell erkennen, welche Schritte im Prozess automatisiert und verbessert werden müssen. Du kannst Klarheit über den aktuellen Prozessstatus und die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen schaffen.
Was sind die verschiedenen Arten von Ablaufdiagrammen?
Es gibt einige Arten von Ablaufdiagrammen, die Sie verwenden können: SIPOC-Map (Lieferant, Input, Prozess, Output und Kunde), Deployment Map, Swimlane Map und Value Stream Map. Jede dieser Karten dient einem anderen Zweck für dein Unternehmen und liefert zusätzliche Erkenntnisse für deine Geschäftsprozessabbildung.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für PI-Planung
Ideal für:
Agile Methodologie, Strategische Planung, Software-Entwicklung
PI-Planung steht für „Program Increment Planning“, also die Planung des nächsten Programminkrements. Sie ist Teil des „Scaled Agile Framework“ (SAFe) und hilft Teams dabei, die Strategie für eine gemeinsame Vision zu entwickeln. In einer typischen PI-Planungssession kommen Teams zusammen, um einen Programmbacklog zu prüfen, funktionsübergreifende Abstimmungen durchzuführen und Entscheidungen über nächste Schritte zu treffen. Viele Teams führen alle 8 bis 12 Wochen eine PI-Planung durch, aber du kannst den Planungsrahmen an deine Bedürfnisse anpassen. Verwende die PI-Planung, um Funktionen aufzuschlüsseln, Risiken zu erkennen, Abhängigkeiten zu finden und zu entscheiden, welche Storys du entwickeln wirst.
Vorlage zum Character Drawing
Ideal für:
Icebreakers
Mit der Vorlage zum Zeichnen von Figuren kannst du die traditionelle Einführungsrunde in Meetings verändern. Bitte die Teilnehmer\*innen, sich selbst zu zeichnen und dabei etwas Spaß zu haben.
Retrospektive Sommer Vorlage
Ideal für:
Retrospectives, Agile Methodology, Meetings
Die Sommer Retrospektive Vorlage bietet einen saisonalen und thematischen Ansatz für Retrospektiven, der sich perfekt eignet, um den Geist des Sommers einzufangen. Sie bietet Elemente für die Reflexion von Leistungen, Erfahrungen und Zielen inmitten der sommerlichen Kulisse. Diese Vorlage ermöglicht es Teams, sich zu entspannen, neue Energie zu tanken und ihre Anstrengungen für die kommende Saison neu zu kalibrieren. Durch die Förderung von Reflexion und Verjüngung gibt die Retrospektive - Sommer Teams die Möglichkeit, Erfolge zu feiern, aus Rückschlägen zu lernen und sich mit neuer Energie und Begeisterung in neue Abenteuer zu stürzen.
Vorlage für schnelle Retrospektiven
Ideal für:
Bildung, Retrospektiven, Meetings
Eine Vorlage für Retrospektiven ermöglicht es dir, erkenntnisreiche Meetings durchzuführen, eine Bestandsaufnahme deiner Arbeit zu machen und effektiv zu Veränderungen umzusetzen. Gegenüber den gebräuchlicheren Begriffen „Nachbesprechung“ (Debriefing) und „Post-Mortem“ hat sich der Begriff „Retrospektive“ durchgesetzt, da er wertneutraler ist als die anderen Begriffe. Einige Teams bezeichnen diese Meetings als „Sprint-Retrospektiven“ oder „Interations-Retrospektiven“ oder „Agile-Retrospektiven“. Unabhängig davon, ob du ein Scrum-Team leitest, agile Methoden verwendest oder eine bestimmte Art der Retrospektive durchführst (z. B. eine Mad-Sad-Glad-Retrospektive), sind die Ziele im Allgemeinen dieselben: herausfinden, was gut gelaufen ist, die Ursache von aufgetretenen Problemen identifizieren und Wege finden, um es bei der nächsten Iteration besser zu machen.
Monatsplaner-Template
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Projektplanung
Um jede Aufgabe und jedes Ziel eines Monats zu erreichen, hilft es, das Gesamtbild im Blick zu behalten, also einen 30-Tage-Überblick zu haben. Deshalb sind Monatsplaner so praktisch, insbesondere für größere Projekte. Verwende unser Template, um eine visuelle Darstellung zu erstellen, mit der du jede Deadline und jede Aufgabe – sowohl für Einzelpersonen als auch für ganze Teams – einfacher verfolgen und zeitlich verteilen kannst. Du kannst deinen Planer sogar in vielfacher Hinsicht anpassen, mit Bildern, Videos und Haftnotizen.
Wochenplaner-Template
Ideal für:
Business Management, Projektplanung
In unserer hektischen Welt kann es schwierig sein, Zeitpläne zu erstellen und einzuhalten. Unabhängig davon, ob du bei deiner Zeitplanung rigoros vorgehst oder Schwierigkeiten damit hast, deinen Kalender stets auf dem neuesten Stand zu halten, wirst von einem Wochenplaner profitieren. Ein Wochenplaner ist ein Zeitplan deiner Vorhaben und Aktivitäten im Laufe einer Woche. Er ermöglicht es dir, deine Zeit zu verwalten, Aufgaben zu verfolgen und dein Team täglich zu organisieren. Im Unterschied zu den meisten papierbasierten Terminplanern, die nicht personalisierbar sind, kannst du diesen Wochenplaner anpassen und eine Agenda erstellen, die deinen Anforderungen entspricht.