Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)
Identifiziere dringende Themen und behalte den Überblick über alle Aufgaben, die nachverfolgt werden müssen.
Über das Priority-Matrix-Template
Was ist eine Priority-Matrix?
Eine Priority-Matrix, auch Eisenhower Matrix genannt, wird verwendet, um Arbeit nach Kategorien zu priorisieren und auf Basis fundierter Informationen Entscheidungen zu treffen und Zeitpläne zu erstellen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, da sich dieses einfache Framework auf alle Arten von Aufgaben anwenden lässt, von Geschäftsprozessen über projektbezogene Arbeiten wie Projektstrukturplänen bis hin zu betrieblichen Entscheidungen. Eine Priority-Matrix beginnt mit einem einfachen Format, kann aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen legen die Prioritäten nach den Auswirkungen (niedrig, mittel, hoch), dem Aufwand und der Dringlichkeit fest.
Wann solltest du eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Management-Tool für all jene, die etwas mehr als eine einfache To-do-Liste benötigen. Sie kann sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektriorisierung nützlich sein. Die 2x2-Matrix ist dafür ausgelegt, dir bei der Ermittlung kritischer Aufgaben zu helfen, damit du dich zuerst auf die dringlichsten Punkte konzentrieren kannst. Diese kann dir auch beim Erstellen eines Projektstrukturplans helfen.
Eine Vielzahl von Faktoren können die Dringlichkeit oder die Bedeutung einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Wenn du zum Beispiel eine Problemstellung lösen musst, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat, ist sie wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und von hoher Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe hast, die die Kundenzufriedenheit in Zukunft verbessern könnte, hat sie wahrscheinlich eine geringe Dringlichkeit, aber eine hohe Priorität.
So erstellst du eine Priority-Matrix
Gehe die Liste deiner Aufgaben durch und platziere jede Aufgabe in einem Quadranten. Dabei solltest du die einzelnen Quadranten folgendermaßen betrachten:
Quadrant I ist für die dringlichsten und wichtigsten Termine vorgesehen.
In Quadrant II befinden sich langfristige Strategien und Entwicklungen sowie weniger dringliche Aufgaben, die dennoch wichtig sind.
Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten in Quadrant III platziert werden. Für diese Aufgaben spielt der Zeitdruck eine wichtige Rolle: Sie müssen unverzüglich umgesetzt werden.
In Quadrant IV befinden sich Aufgaben, die von geringem oder keinem Wert sind.
Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Problemstellungen dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du beurteilst, wo du Änderungen vornehmen musst.
Eine eigene Priority-Matrix ausarbeiten
Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um eine Priority-Matrix zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl dieses Priority-Matrix-Templates.
1. Verwende das Miro-Template.
Öffne als Erstes dieses Miro-Template. Liste im Whiteboard die Aufgaben auf, die dein Team umsetzen soll.
2. Mache dir zu jeder Aufgabe Gedanken.
Stelle dir zu jeder Aufgabe die folgende Frage: Welche Konsequenzen hat es, wenn diese Aufgabe nicht umgesetzt wird?
3. Priorisiere die Aufgaben.
Kategorisiere auf der Grundlage dieser Informationen die Elemente als „hohe Priorität“ oder als „geringe Priorität“´.
4. Weise den Aufgaben eine Dringlichkeit zu.
Unterteile die Aufgaben in jeder Kategorie in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.
5. Weise jedem Element einen Wert zu.
Weise jedem Listenelement einen Wert zwischen 1 und 4 zu. Eine niedrigere Zahl ist gleichbedeutend mit einer höheren Priorität.
6. Platziere die Elemente in der Matrix.
Sortiere die Elemente in deine Matrix ein. Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, solltest du deine Prioritäten mit den nötigen Stakeholdern teilen.
Die Priority Matrix ähnelt damit der Eisenhower Matrix, priorisiert die Aufgaben allerdings nach anderen Kriterien. Wenn eine zusätzliche Perspektive benötigst, um Aufgaben zu delegieren oder unnötige Tasks zu identifizieren, kannst du auch eine Eisenhower Matrix erstellen. Die Vorlagenbibliothek und Kollaborationstools von Miro helfen dir bei weiterer Prioritisierung. Um einen direkten Aktionsplan festzulegen, kannst du beispielsweise einen PDCA Zyklus planen.
Wie kann ich eine Priority-Matrix kreieren?
Um eine Priority-Matrix zu kreieren, musst du zuerst eine Liste der erforderlichen Aufgaben erstellen. Nachdem du diese Liste erstellt hast, musst du die Aufgaben auf der Grundlage ihrer Bedeutung und ihrer Dringlichkeit priorisieren. Sobald du jeder Aufgabe einen Wert zugewiesen hast, kannst du sie in der Matrix platzieren.
Wie kann ich eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Sie wird verwendet, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung in verschiedene Kategorien zu unterteilen. Diese Art der Kategorisierung von Aufgaben ist hilfreich, um deine Prioritäten präziser anzupassen und sicherzustellen, dass du deine Zeit den einzelnen Aufgaben so effizient wie möglich zuweist.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Beginne jetzt mit diesem Template
Retrospektive auf der Insel Golocans Vorlage
Ideal für:
Retrospectives, Meetings, Agile Methodology
Die Retrospektive Vorlage auf der Insel Golocans bietet einen kreativen und fantasievollen Rahmen für Retrospektiven, indem sie die Teilnehmer auf eine fiktive Insel versetzt. Sie bietet Elemente für die Reflexion über vergangene Iterationen, den Austausch von Erkenntnissen und das Brainstorming von Verbesserungen. Diese Vorlage ermöglicht es Teams, aus ihrer gewohnten Umgebung herauszutreten und Retrospektiven mit einer neuen Perspektive anzugehen. Durch die Förderung der Kreativität und des Geschichtenerzählens ermöglicht die Retrospektive auf der Insel Golocans den Teams sinnvolle Diskussionen, die Entwicklung neuer Ideen und die effektive Förderung einer Innovationskultur.
Unternehmens organigramm-Template
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Die Festlegung einer Hierarchie in einem Unternehmen kann den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Rollen und Zuständigkeiten, Teammitglieder und potenzielle funktionsübergreifende Mitarbeiter zu kennen und zu wissen, an wen sie sich mit einem bestimmten Anliegen wenden können. Genau das tut ein Unternehmensorganigramm. Und dieses Template macht es dir einfach, ein BOC für dein Unternehmen zu erstellen. Der erste Schritt besteht darin, die übergeordnete Organisationsstruktur deines Unternehmens zu bestimmen. Dann ist es einfach, eine visuelle Darstellung davon zu schaffen, wie die verschiedenen Mitarbeiter miteinander verbunden sind.
Balanced-Scorecard-Template
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Die Ziele deines Teams klar kommunizieren und den Fortschritt genau messen: Nichts leichter als das, oder? Nun, genau genommen ist dies für viele Unternehmen eine grundlegende Herausforderung. Hier kann eine Balanced Scorecard (BSC) helfen. Sie stellt eine Reihe von Strategieübersichten auf einem Bildschirm – in einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ (SOT, Single Source of Truth) – dar. Diese enthalten die Aufgaben der Teammitglieder und zeigen den Weg zum Erfolg. Wenn du deine Balanced Scorecard aktiv einsetzt (und mit Miro geht dies ganz einfach), wirst du in drei wichtigen Bereichen Verbesserungen erzielen: strategische Planung, strategische Kommunikation und Leistungsberichte.
PESTLE-Analyse-Template
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Du möchtest, dass dein Unternehmen sicher ist und eine gute Performance aufweist? Als Erstes musst du ermitteln, welche externen Elemente und Faktoren dein Unternehmen beeinflussen, insbesondere im politischen, ökonomischen, soziokulturellen, technologischen, rechtlichen und ökologischen Bereich. Eine PESTLE-Analyse hilft dir dabei, diese Aspekte zu identifizieren und nötige Vorbereitungen zu treffen. Mit diesem benutzerfreundlichen Template kannst du eine PESTLE-Analyse durchführen und anschließend die Ergebnisse verwenden, um deine strategische Planung, Budgetzuordnung, Marketinginitiativen, Produktaktualisierungen und organisatorischen Änderungsinitiativen zu gestalten.
Stakeholder Analysis - Template
Ideal für:
Projektmanagement, Strategische Planung, Projektplanung
Stakeholder zu managen ist wesentlich, um ein Projekt rechtzeitig abzuschließen und Erwartungen zu erfüllen. Im Folgenden erklären wir, wie dir eine Stakeholder Analysis dabei helfen kann. Eine Stakeholder Analysis ermöglicht es dir, Erwartungen zu erfüllen und Projekte rechtzeitig abzuschließen, indem du Einzelpersonen, Gruppen und Organisationen mit persönlichem Interesse an einem Programm oder Prozess eruierst. Bei einer typischen Stakeholder Analysis priorisierst du Stakeholder basierend auf ihrem Einfluss auf ein Projekt und möchtest herausfinden, wie du während des Projekts am besten mit ihnen interagierst.
Sechs Denkhüte Template
Ideal für:
Ideenfindung, Brainstorming
Die Sechs Denkhüte von Dr. Edward de Bono wurden als Alternative zu Argumenten entwickelt, um Teams bei der gemeinsamen Erforschung und Entwicklung von Ideen zu unterstützen. Verwende diese Vorlage, um kreatives Denken zu fördern und verschiedene Perspektiven zu erhalten, damit du und dein Team besser informierte Entscheidungen treffen können.