Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)

Über das Priority-Matrix-Template

Was ist eine Priority-Matrix?

Eine Priority-Matrix, auch Eisenhower Matrix genannt, wird verwendet, um Arbeit nach Kategorien zu priorisieren und auf Basis fundierter Informationen Entscheidungen zu treffen und Zeitpläne zu erstellen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, da sich dieses einfache Framework auf alle Arten von Aufgaben anwenden lässt, von Geschäftsprozessen über projektbezogene Arbeiten wie Projektstrukturplänen bis hin zu betrieblichen Entscheidungen. Eine Priority-Matrix beginnt mit einem einfachen Format, kann aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen legen die Prioritäten nach den Auswirkungen (niedrig, mittel, hoch), dem Aufwand und der Dringlichkeit fest.

Wann solltest du eine Priority-Matrix verwenden?

Eine Priority-Matrix ist ein Management-Tool für all jene, die etwas mehr als eine einfache To-do-Liste benötigen. Sie kann sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektriorisierung nützlich sein. Die 2x2-Matrix ist dafür ausgelegt, dir bei der Ermittlung kritischer Aufgaben zu helfen, damit du dich zuerst auf die dringlichsten Punkte konzentrieren kannst. Diese kann dir auch beim Erstellen eines Projektstrukturplans helfen.

Eine Vielzahl von Faktoren können die Dringlichkeit oder die Bedeutung einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Wenn du zum Beispiel eine Problemstellung lösen musst, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat, ist sie wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und von hoher Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe hast, die die Kundenzufriedenheit in Zukunft verbessern könnte, hat sie wahrscheinlich eine geringe Dringlichkeit, aber eine hohe Priorität.

So erstellst du eine Priority-Matrix

Gehe die Liste deiner Aufgaben durch und platziere jede Aufgabe in einem Quadranten. Dabei solltest du die einzelnen Quadranten folgendermaßen betrachten:

• Quadrant I ist für die dringlichsten und wichtigsten Termine vorgesehen.

• In Quadrant II befinden sich langfristige Strategien und Entwicklungen sowie weniger dringliche Aufgaben, die dennoch wichtig sind.

• Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten in Quadrant III platziert werden. Für diese Aufgaben spielt der Zeitdruck eine wichtige Rolle: Sie müssen unverzüglich umgesetzt werden.

• In Quadrant IV befinden sich Aufgaben, die von geringem oder keinem Wert sind.

Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Problemstellungen dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du beurteilst, wo du Änderungen vornehmen musst.

Eine eigene Priority-Matrix ausarbeiten

Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um eine Priority-Matrix zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl dieses Priority-Matrix-Templates.

1. Verwende das Miro-Template.

Öffne als Erstes dieses Miro-Template. Liste im Whiteboard die Aufgaben auf, die dein Team umsetzen soll.

2. Mache dir zu jeder Aufgabe Gedanken.

Stelle dir zu jeder Aufgabe die folgende Frage: Welche Konsequenzen hat es, wenn diese Aufgabe nicht umgesetzt wird?

3. Priorisiere die Aufgaben.

Kategorisiere auf der Grundlage dieser Informationen die Elemente als „hohe Priorität“ oder als „geringe Priorität“´.

4. Weise den Aufgaben eine Dringlichkeit zu.

Unterteile die Aufgaben in jeder Kategorie in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.

5. Weise jedem Element einen Wert zu.

Weise jedem Listenelement einen Wert zwischen 1 und 4 zu. Eine niedrigere Zahl ist gleichbedeutend mit einer höheren Priorität.

6. Platziere die Elemente in der Matrix.

Sortiere die Elemente in deine Matrix ein. Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, solltest du deine Prioritäten mit den nötigen Stakeholdern teilen.

Die Priority Matrix ähnelt damit der Eisenhower Matrix, priorisiert die Aufgaben allerdings nach anderen Kriterien. Wenn eine zusätzliche Perspektive benötigst, um Aufgaben zu delegieren oder unnötige Tasks zu identifizieren, kannst du auch eine Eisenhower Matrix erstellen. Die Vorlagenbibliothek und Kollaborationstools von Miro helfen dir bei weiterer Prioritisierung. Um einen direkten Aktionsplan festzulegen, kannst du beispielsweise einen PDCA Zyklus planen.