Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)
Dringende Probleme erkennen und den Überblick über nachzuverfolgende Angelegenheiten behalten.
Über das Priority-Matrix-Template
Was ist eine Priority-Matrix?
Eine Priority-Matrix, auch Eisenhower Matrix genannt, wird verwendet, um Arbeit nach Kategorien zu priorisieren und auf Basis fundierter Informationen Entscheidungen zu treffen und Zeitpläne zu erstellen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, da sich dieses einfache Framework auf alle Arten von Aufgaben anwenden lässt, von Geschäftsprozessen über projektbezogene Arbeiten wie Projektstrukturplänen bis hin zu betrieblichen Entscheidungen. Eine Priority-Matrix beginnt mit einem einfachen Format, kann aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen legen die Prioritäten nach den Auswirkungen (niedrig, mittel, hoch), dem Aufwand und der Dringlichkeit fest.
Wann solltest du eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Management-Tool für all jene, die etwas mehr als eine einfache To-do-Liste benötigen. Sie kann sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektriorisierung nützlich sein. Die 2x2-Matrix ist dafür ausgelegt, dir bei der Ermittlung kritischer Aufgaben zu helfen, damit du dich zuerst auf die dringlichsten Punkte konzentrieren kannst. Diese kann dir auch beim Erstellen eines Projektstrukturplans helfen.
Eine Vielzahl von Faktoren können die Dringlichkeit oder die Bedeutung einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Wenn du zum Beispiel eine Problemstellung lösen musst, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat, ist sie wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und von hoher Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe hast, die die Kundenzufriedenheit in Zukunft verbessern könnte, hat sie wahrscheinlich eine geringe Dringlichkeit, aber eine hohe Priorität.
So erstellst du eine Priority-Matrix
Gehe die Liste deiner Aufgaben durch und platziere jede Aufgabe in einem Quadranten. Dabei solltest du die einzelnen Quadranten folgendermaßen betrachten:
Quadrant I ist für die dringlichsten und wichtigsten Termine vorgesehen.
In Quadrant II befinden sich langfristige Strategien und Entwicklungen sowie weniger dringliche Aufgaben, die dennoch wichtig sind.
Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten in Quadrant III platziert werden. Für diese Aufgaben spielt der Zeitdruck eine wichtige Rolle: Sie müssen unverzüglich umgesetzt werden.
In Quadrant IV befinden sich Aufgaben, die von geringem oder keinem Wert sind.
Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Problemstellungen dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du beurteilst, wo du Änderungen vornehmen musst.
Eine eigene Priority-Matrix ausarbeiten
Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um eine Priority-Matrix zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl dieses Priority-Matrix-Templates.
1. Verwende das Miro-Template.
Öffne als Erstes dieses Miro-Template. Liste im Whiteboard die Aufgaben auf, die dein Team umsetzen soll.
2. Mache dir zu jeder Aufgabe Gedanken.
Stelle dir zu jeder Aufgabe die folgende Frage: Welche Konsequenzen hat es, wenn diese Aufgabe nicht umgesetzt wird?
3. Priorisiere die Aufgaben.
Kategorisiere auf der Grundlage dieser Informationen die Elemente als „hohe Priorität“ oder als „geringe Priorität“´.
4. Weise den Aufgaben eine Dringlichkeit zu.
Unterteile die Aufgaben in jeder Kategorie in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.
5. Weise jedem Element einen Wert zu.
Weise jedem Listenelement einen Wert zwischen 1 und 4 zu. Eine niedrigere Zahl ist gleichbedeutend mit einer höheren Priorität.
6. Platziere die Elemente in der Matrix.
Sortiere die Elemente in deine Matrix ein. Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, solltest du deine Prioritäten mit den nötigen Stakeholdern teilen.
Die Priority Matrix ähnelt damit der Eisenhower Matrix, priorisiert die Aufgaben allerdings nach anderen Kriterien. Wenn eine zusätzliche Perspektive benötigst, um Aufgaben zu delegieren oder unnötige Tasks zu identifizieren, kannst du auch eine Eisenhower Matrix erstellen. Die Vorlagenbibliothek und Kollaborationstools von Miro helfen dir bei weiterer Prioritisierung. Um einen direkten Aktionsplan festzulegen, kannst du beispielsweise einen PDCA Zyklus planen.
Wie kann ich eine Priority-Matrix kreieren?
Um eine Priority-Matrix zu kreieren, musst du zuerst eine Liste der erforderlichen Aufgaben erstellen. Nachdem du diese Liste erstellt hast, musst du die Aufgaben auf der Grundlage ihrer Bedeutung und ihrer Dringlichkeit priorisieren. Sobald du jeder Aufgabe einen Wert zugewiesen hast, kannst du sie in der Matrix platzieren.
Wie kann ich eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Sie wird verwendet, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung in verschiedene Kategorien zu unterteilen. Diese Art der Kategorisierung von Aufgaben ist hilfreich, um deine Prioritäten präziser anzupassen und sicherzustellen, dass du deine Zeit den einzelnen Aufgaben so effizient wie möglich zuweist.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Beginne jetzt mit diesem Template
Bull’s-Eye-Template (Dartpfeil-Template)
Ideal für:
Projektmanagement, Priorisierung, Diagramme
Wenn du das Wachstum deines Unternehmens fördern willst, kann es sich so anfühlen, als ob jede Entscheidung kritisch ist. Dies kann deine Entscheidungsfindung sowie das Setzen von Prioritäten hemmen, zu ineffizienten Meetings führen und sogar die Moral immens beeinträchtigen. Wenn du diese Problematik kennst, dann solltest du das Bull’s-Eye-Diagramm, auch Dartpfeil-Methode genannt, ausprobieren. Wie der Name schon sagt, wird hier eine Dartscheibe mit einem Modell konzentrischer Kreise verwendet, um Unternehmen dabei zu helfen, Prioritäten zu setzen, kritische Entscheidungen zu treffen oder zu besprechen, wie sich Hindernisse überwinden lassen.
Handlungsprioritäten-Matrix-Vorlage
Ideal für:
Abbildung
Du und deine Teamkollegen habt wahrscheinlich mehr Ideen als Ressourcen, was die Priorisierung von Aufgaben erschweren kann. Nutze eine Handlungsprioritäten-Matrix, um die Reihenfolge deiner Aufgaben festzulegen. So sparst du Zeit und Geld und vermeidest es, dich in unnötiger Arbeit zu verlieren. Eine Handlungsprioritäten-Matrix ist ein einfaches Diagramm, das es dir ermöglicht, Aufgaben basierend auf ihrem Einfluss und dem erforderlichen Aufwand zu bewerten. Du nutzt deine Bewertungen, um jede Aufgabe in einem der vier Quadranten zu platzieren: Quick Wins, große Projekte, Lückenfüller und undankbare Aufgaben.
3x3-Priorisierungsmethode Vorlage
Ideal für:
Betrieb, Priorisierung, Strategische Planung
Es geht darum, eine Aufgabe oder Idee zu bewerten und schnell zu entscheiden, welchen Aufwand sie erfordert und welche potenzielle Wirkung sie haben wird - eingestuft als niedrig, mittel oder hoch. Das ist, was die 3x3-Priorisierungsmethode macht: Hilf Teams, Prioritäten zu setzen und schnelle Erfolge, große Projekte, Lückenfüller oder Zeitfresser zu identifizieren. Mit neun Bucket-Bereichen bietet sie etwas mehr Details als die 2x2-Priorisierungsmatrix (oder die Lean-Priorisierungsmethode). Es ist einfach, eine eigene 3x3-Priorisierungsmatrix zu erstellen – dann nutze sie, um zu bestimmen, auf welche Aktivitäten oder Ideen du deine wertvollen Ressourcen konzentrieren solltest.