Gesprächsnotizen-Vorlage
Halte fest, was während einer Besprechung passiert ist.
Über die Gesprächsnotizen-Vorlage
Wenn jemand dich fragen würde, wie viele Meetings du in einer bestimmten Woche hast, würdest du es wahrscheinlich schwer finden zu antworten – nicht weil du nicht aufpasst, sondern weil es so viele sind! Wenn du den ganzen Tag von einem wichtigen Meeting zum nächsten gehst, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, wer was gesagt hat oder welche Ziele vereinbart wurden.
Gesprächsnotizen sind einfach ein Protokoll deines Meetings. Die meisten Teams bevorzugen es, zu Beginn jedes Meetings eine Protokollführer:in zu bestimmen, damit sich eine Person auf das Festhalten der Inhalte konzentrieren kann, anstatt dass alle versuchen, alles Mögliche festzuhalten. Viele Teams wechseln den Protokollführer, damit jede:r einen gleichwertigen Anteil am Meeting hat.
Wer sollte die Gesprächsnotizen-Vorlage verwenden?
Jedes Team, das ein schriftliches Protokoll darüber führen möchte, was während eines Meetings passiert ist. Dies ist besonders wichtig für Meetings mit Aktionspunkten, Fristen und Entscheidungen. Du kannst eine Person für die Verantwortung bestimmen, oder die Aufgaben rotieren lassen, sodass jedes Mal jemand anderes für die Aktualisierung der Gesprächsnotizen verantwortlich ist.
Wie man Gesprächsnotizen erstellt
Schritt 1: Bestimme vor dem Meeting eine:n Protokollführer:in.
Schritt 2: Entscheide, welche Themen du im Meeting behandeln möchtest. Der Protokollführer kann diese Themen notieren.
Schritt 3: Bitte den Protokollführer während des Meetings, die Notizen aus dem vorherigen Meeting zusammenzufassen, um dir einen Einstiegspunkt zu geben.
4. Schritt: Lass den Protokollführer die Namen der Teilnehmer, Tagesordnungszeiten, Aktionspunkte und Fälligkeitstermine sowie die wichtigsten Punkte des Meetings notieren.
Schritt 5: Während das Meeting fortschreitet, kann der Protokollführer weiterhin die von den Teilnehmern getroffenen Entscheidungen, die wichtigsten besprochenen Punkte und alle zukünftigen Entscheidungen, die getroffen werden müssen, notieren.
6. Schritt: Der Protokollführer kann die Meetingnotizen mit dem Team teilen, sofern dies angemessen ist.
Wie verwendest du die Meetingnotizenvorlage?
Beginne mit unserer vorgefertigten Vorlage und nimm die gewünschten Anpassungen vor, um sie deinen speziellen Bedürfnissen anzupassen. Lade Teammitglieder ein, deinem Board beizutreten und zusammenzuarbeiten. Verwende die @Erwähnung oder den Videochat, wenn du Input von anderen benötigst. Du kannst andere Dateitypen wie Dokumente, Fotos, Videos und PDFs hochladen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu speichern.
Beginne jetzt mit diesem Template
Team-Meeting-Vorlage
Ideal für:
Dokumentation, Teambesprechungen, Workshops
Sich Zeit für dein Team zu nehmen, ist wichtig, um Entscheidungen zu treffen, Prioritäten abzustimmen und in dieselbe Richtung zu gehen. Agenda für Teambesprechungen helfen dabei, deinem Zeitfenster einen Ablaufplan und Struktur zu geben, wenn du Informationen teilen und mit deinem Team zusammenarbeiten musst. Sie ermöglichen es deinem Team auch, sich auf Ziele, Gesprächspunkte, Aktionspunkte und die Verantwortlichen für die nächsten Schritte zu einigen. Ununterbrochene Teambesprechungen mit einer Agenda können deinem Team helfen, den Fortschritt gegenüber OKRs zu überprüfen, Updates zu teilen, Hindernisse zu besprechen und Ideen zu brainstormen.
Vorlage für eine Parkplatz-Matrix
Ideal für:
Projektmanagement, Ideenfindung, Meetings
Wenn die kreative Energie fließt, ergeben sich in einem Workshop oder Meeting viele neue Ideen – aber nicht alle sind relevant oder derzeit umsetzbar. Übertrage sie direkt auf eine Parking-Lot-Matrix, ein einfaches und effektives Tool, um die besten Ideen von denen zu trennen, die vielversprechend, aber noch weiterer Forschung oder Diskussion bedürfen. Mit dieser Vorlage kannst du ganz einfach deine eigene Parking-Lot-Matrix erstellen, die besonders während langer Meetings nützlich ist (und wenn du Teamkollegen hast, die dazu neigen, vom Thema abzuschweifen).
Vorlage für Meeting-Reflexionen
Ideal für:
Meetings, Brainstorming, Teambesprechungen
Wenn es hektisch wird, wird „Learning by Doing“ zur Standardmethode, um zu lernen. Nimm dir also Zeit für dein Team, um auf andere wertvolle Arten zu lernen – durch Reflexion und Zuhören. Geleitet von „Lernenden“ (Teammitglieder, die Informationen mit dem Rest des Teams teilen), ermöglicht eine Meeting-Reflexion den Teamkollegen, neue Informationen über das Geschäft eines Kunden oder eine interne Geschäftsinitiative zu teilen, Problemlösungstechniken anzubieten oder sogar Bücher oder Podcasts zu empfehlen, die es sich anzuschauen lohnt. Meeting-Reflexionen ermutigen Kollegen auf allen Ebenen, sich in die berufliche Entwicklung ihrer Teammitglieder einzubringen.