Meeting-Agenda-Template
Setze Erwartungen für das, was vor, während und nach einem Meeting geschehen soll.
Über das Meeting-Agenda-Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das aus dem Rahmen geraten ist, die gesetzten Ziele nicht erreicht und sich wie reine Zeitverschwendung angefühlt hat. Damit es nicht so weit kommt, ist das Erstellen einer Agenda für das Meeting von entscheidender Bedeutung. Eine Meeting-Agenda definiert die Erwartungen, was vor, während und nach einem Meeting geschehen soll. Mit diesem einfachen, aber effektiven Tool ermöglichst du deinen Teamkollegen, entsprechend vorbereitet zu sein, bei der Sache zu bleiben und jedem Diskussionsthema die entsprechende Zeit einzuräumen.
Lies weiter, um mehr über Meeting-Agenden zu erfahren und wie sie deinem Team helfen können!
Was ist eine Meeting-Agenda?
Meetings sind eine alltägliche Angelegenheit. Für die meisten von uns sind sie integraler Bestandteil der Zusammenarbeit, und es wäre kaum möglich, Dinge ohne sie zu erledigen. Wenn das der Fall ist, warum scheuen sich dann so viele von uns vor Meetings? Warum sind manche Meetings geprägt von Tangenten, themenfremden Diskussionen und unvorbereiteten Teilnehmern?
Die Antwort ist einfach: Die meisten Meetings haben keine klare Agenda.
Indem du den Teilnehmern im Vorfeld eine Meeting-Agenda zusendest, können diese sich auf die Diskussion vorbereiten. Sie können über die vorgeschlagenen Themen nachdenken, Fragen formulieren und alle anderen notwendigen vorbereitenden Maßnahmen ergreifen. Eine Agenda sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Ebenso wichtig ist, dass eine Meeting-Agenda den Zeitpunkt erkennen lässt, an dem die Diskussion abgeschlossen ist. So lassen sich endlose Meetings vermeiden, die ohne ein Gefühl der Zielerreichung ausklingen. Wenn während eines Meetings Fragen oder Hindernisse auftreten, kannst du dich auf die Agenda beziehen, um zu sehen, ob sie in den Umfang der geplanten Diskussion fallen.
Wann solltest du eine Meeting-Agenda verwenden?
Eine bewährte Methode ist es, die Meeting-Agenda lange vor dem Meeting zu erstellen. Versuche, sie mindestens einen Tag vor jedem Meeting an dein Team zu verschicken. Auf diese Weise gibst du deinen Teammitgliedern Zeit, die Agenda vor dem Meeting durchzusehen.
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deiner eigenen Meeting-Agenden ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Meeting Agenda Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
Hol dir Input von deinen Teamkollegen.
Ein Meeting mit deinem Team kostet wertvolle Zeit. Und wenn deine Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie diese Zeit vergeuden, werden sie möglicherweise anfangen, von solchen Meetings fernzubleiben. Es ist wichtig, Themen auszuwählen, die den Input deines gesamten Teams erfordern. Keiner sollte sich fragen, warum er am Meeting teilnimmt.
Um sicherzustellen, dass sich alle während des Meetings engagieren, frag deine Teammitglieder, was sie gerne in die Agenda aufnehmen würden.
Wenn du dich entscheidest, einen Vorschlag nicht aufzunehmen, sei transparent. Begründe, warum du ihn nicht aufgenommen hast, und schlage eine Alternative vor, um das Thema zu besprechen.
Verwende das Template, um deine Agendapunkte aufzulisten.
Viele Menschen finden es hilfreich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Redaktionskalender“ die Frage stellen: „Sollten wir den Redaktionskalender aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können.
Lege für jedes Thema eine bestimmte Zeit fest.
Dies ist aus drei Gründen von entscheidender Bedeutung. Erstens ist es dadurch wahrscheinlicher, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Zweitens ermöglicht es deinen Teammitgliedern, ihre Fragen oder Kommentare auf die ihnen zugewiesene Zeit zuzuschneiden. Drittens: Wenn jeder während des Meetings weiß, wie viel Zeit er hat, ist es wahrscheinlicher, dass er aufmerksam bleibt und sich an die Vorgaben hält.
Bestimme einen Moderator für das Meeting.
Idealerweise solltest du zwischen den Teammitgliedern rotieren, um die Verantwortung für die Leitung des Meetings gerecht zu verteilen. Der Moderator behält die Zeit im Auge, erinnert alle daran, bei der Sache zu bleiben, und macht bei Bedarf Notizen. Am Ende des Meetings kann der Moderator alle Aktionspunkte aufzeichnen, die im nächsten Meeting behandelt werden sollen.
Versende deine Agenda im Voraus.
Versuche, wenn möglich, die Agenda mindestens 24 Stunden im Voraus zu verschicken, damit deine Teammitglieder ausreichend Zeit haben, sie durchzugehen.
Was sollte in einer Tagesordnung für eine Teambesprechung enthalten sein?
Eine Vorlage für eine Teambesprechungsagenda kann sehr flexibel sein, aber einige Dinge sind grundlegend für die Durchführung einer erfolgreichen Besprechung: Ziele, Themen, Zeitfenster und Ergebnisse. Wenn du diese Dinge mit einbeziehst, können du und dein Team sich leicht auf Projekte mit der Agenda-Vorlage abstimmen, klare Erwartungen festlegen und die Besprechung effizienter gestalten.
So speichert man die fertige Besprechungsagenda als PDF
Mit Miro kannst du deine Vorlage für die Besprechungsagenda als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken. Erstelle einfach deine Vorlage und lade sie herunter, und schon ist sie druckfertig. Es lohnt sich jedoch, über die Vorteile nachzudenken, die sich ergeben, wenn die Vorlagen für Besprechungen online bleiben. Mit einer Papiervorlage ist es schwierig, Änderungen vorzunehmen. Mit unserer Online-Vorlage kannst du sofort Änderungen vornehmen, Kommentare und Vorschläge hinzufügen und die Meinung deiner Kollegen einholen. Wenn die Teams an verschiedenen Orten arbeiten, ist eine Online-Agenda auch einfacher zu verteilen. Bevor du deine Besprechungsagenda ausdruckst, solltest du über die zusätzlichen Vorteile nachdenken, die du bekommst, wenn du sie stattdessen online verwendest.
Projekt Review Vorlage
Ideal für:
Project Management, Project Review
Die intelligente Projekt Review Vorlage in Miro ist ein Meilenstein für das Projektmanagement. Sie kombiniert KI-gesteuerte Erkenntnisse mit interaktiven Funktionen, um den Überprüfungsprozess zu rationalisieren und ihn effizienter und kooperativer zu gestalten. Ein Hauptvorteil dieser Vorlage ist ihre Fähigkeit, die Abstimmung im Team zu verbessern. Durch die Bereitstellung eines strukturierten Formats für die Dokumentation von Zeitplänen, Hypothesen, Zielgruppen, Erfolgsmetriken und potenziellen Hindernissen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, was ein gemeinsames Verständnis und Vertrauen in die Richtung des Projekts fördert.
Grundriss-Template
Ideal für:
Betrieb, Workshops
Vielleicht planst du eine große Veranstaltung. Oder vielleicht planst du eine Sitzordnung oder Traffic Flows, die dauerhafter sind. Ein Floor Plan – eine maßstabsgetreue Darstellung des Raums von oben – ist immer praktisch und macht Spaß. Mit diesem Template kannst du visualisieren, wie sich die Menschen im Raum bewegen werden. So kannst du feststellen, ob der Raum seinen Zweck erfüllt, bevor du Zeit, Geld oder Ressourcen darin investierst. Und du kannst so sehr ins Detail gehen wie du möchtest. Finde die richtigen Maße und Größen, füge Geräte und Möbel hinzu oder entferne sie.
Eventplanungs-Template
Ideal für:
Workshops, Projektplanung
Ob du eine Produkteinführung, eine komplett virtuelle Konferenz oder ein Meilenstein-Event planst, das Event Planning Template fungiert als visuelle Checkliste und Orientierung für alle Details, an die du vor dem großen Tag denken musst. Das Event Planning Template ist anpassbar und stellt sicher, dass die kreative und strategische Vision deiner Veranstaltung nicht unter den Details verloren geht. Indem du verschiedene Aufgabenbereiche ausarbeitest – vom Marketing-Plan über die Agenda bis hin zu Snacks und Goodies für die Gäste – kann dein Team sich auf die wichtigsten Details für die Veranstaltung konzentrieren und bei Bedarf zusammenarbeiten.
Mindmap Vorlage
Ideal für:
Planung, Mindmapping, Bildung
Wenn du einen visuellen Lernstil hast, bist du hier genau richtig. Konzepte und Daten sind besser nachvollziehbar, wenn sie in übersichtlichen, einprägsamen Grafiken dargestellt werden. Mindmapping ist genau das Richtige für dich. Dieses leistungsstarke Brainstorming-Tool präsentiert Konzepte oder Ideen in einer Baumstruktur, mit dem zentralen Thema als Stamm und vielen Ideen und Unterthemen als Zweige. Mit unserer Vorlage kannst du schnell und effektiv mit dem Mindmapping loslegen und dir und deinem Team helfen, kreativer zu werden, Wissen besser zu behalten und Probleme effektiver zu lösen.
Vorlage für schnelle Retrospektiven
Ideal für:
Bildung, Retrospektiven, Meetings
Eine Vorlage für Retrospektiven ermöglicht es dir, erkenntnisreiche Meetings durchzuführen, eine Bestandsaufnahme deiner Arbeit zu machen und effektiv zu Veränderungen umzusetzen. Gegenüber den gebräuchlicheren Begriffen „Nachbesprechung“ (Debriefing) und „Post-Mortem“ hat sich der Begriff „Retrospektive“ durchgesetzt, da er wertneutraler ist als die anderen Begriffe. Einige Teams bezeichnen diese Meetings als „Sprint-Retrospektiven“ oder „Interations-Retrospektiven“ oder „Agile-Retrospektiven“. Unabhängig davon, ob du ein Scrum-Team leitest, agile Methoden verwendest oder eine bestimmte Art der Retrospektive durchführst (z. B. eine Mad-Sad-Glad-Retrospektive), sind die Ziele im Allgemeinen dieselben: herausfinden, was gut gelaufen ist, die Ursache von aufgetretenen Problemen identifizieren und Wege finden, um es bei der nächsten Iteration besser zu machen.
Liebesbombe Icebreaker Vorlage
Ideal für:
Icebreakers
Ermutige die Teammitglieder, ihre Wertschätzung füreinander zu zeigen, indem du die kostenlose Liebesbombe Vorlage von Miro verwendest. Die Teilnehmer können Wörter oder Phrasen hinzufügen, die zeigen, was sie an ihren Kollegen schätzen.