Das Meeting-Template
Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Über das Meeting Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das nicht wie geplant verlaufen ist. Vielleicht ist es aus dem Ruder gelaufen, oder die Zeit reichte nicht mehr aus, um alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hatten – oder vielleicht fühlte es sich einfach nur wie Zeitverschwendung an. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Durchführung eines Team-Meetings im Voraus zu planen. Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Ebne deinen Teammitgliedern den Weg zum Erfolg, gib jedem die Zeit und den Raum, sich einzubringen, und halte deine Projekte auf Kurs.
Was ist ein Team-Meeting?
Team-Meetings sind integraler Bestandteil unserer Karriere. Je nach Größe und Struktur deines Unternehmens kann es sein, dass du es mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Team-Meetings zutun hast. Das hält viele von uns aber leider nicht davon ab, sie zu fürchten. Obwohl Meetings für die Zusammenarbeit unerlässlich sind, wird oft vom Thema abgewichen und sie fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Warum passiert das so oft?
Die Antwort ist einfach. Viele von uns bereiten sich nicht auf Meetings vor, weil wir nicht wissen, wie, oder weil wir keine Zeit haben. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Wann du das Meeting Template verwenden solltest
Verwende das Run a Team Meeting Template immer dann, wenn du ein Remote-, Hybrid- oder persönliches Meeting durchführst.
Erstelle dein eigenes Meeting
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deines eigenen Team-Meetings ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um es zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Run a Team Meeting Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
1. Frag deine Teammitglieder, was sie wertvoll finden. Eine der häufigsten Beschwerden über Team-Meetings besteht darin, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung in ein Meeting kommen, dass sie nichts davon haben werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie zuhören und etwas beitragen – und sie könnten sogar anfangen, Meetings zu schwänzen. Bevor du ein Meeting beginnst, frag deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen würden. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hören würden? Gibt es eine Herausforderung, über die sie gerne sprechen würden?
2. Erstelle eine Agenda anhand ihres Inputs. Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting geht, bevor er/sie einen Fuß in den Raum (oder virtuellen Raum) setzt. Erkläre, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt hast und andere nicht.
3. Teile die Punkte der Agenda. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer vor dem Meeting eine Kopie der Agenda erhalten, damit sie sich vorbereiten können. Viele Leute finden es nützlich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Editorial Calendar“ die Frage stellen: „Sollten wir den Editorial Calendar aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeig während des Meetings die Agenda auf dem Board an, sodass sich jeder während der Diskussion darauf beziehen kann.
4. Verwende das Whiteboard, um für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Außerdem können deine Teammitglieder ihre Fragen und Kommentare so gestalten, dass sie in die verfügbare Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle mit der Besprechung eines bestimmten Agendapunktes beginnen, und vereinbaren, nach Ablauf einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.
5. Stelle verschiedene Kanäle zur Verfügung, über die das Team kommunizieren kann. Wenn es darum geht, in Meetings das Wort zu ergreifen, hat jeder eine andere Komfortzone. Manche Menschen sind wirklich am besten darin, verbal auszudrücken, was ihnen auf der Seele liegt. Andere ziehen es vor, ihre Gedanken abzutippen. Wieder andere ziehen es vielleicht sogar vor, eine schnelle Skizze zu erstellen. Wenn du deinen Teamkollegen nur eine einzige Möglichkeit zur Kommunikation bietest, schließt du möglicherweise viele Stimmen im Raum aus. Nutze die Vorteile von Miro, um deinen Teammitgliedern unzählige Möglichkeiten zum Austausch während des Meetings zu bieten, einschließlich der Chatbox oder dem Hochladen von Skizzen.
6. Sende Artefakte. Verschicke nach dem Meeting eine Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt – zusätzlich zum Board selbst. Auf diese Weise kann jeder auf seine Notizen zurückgreifen und sofort loslegen.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das 2x2-Priorisierungs-matrix-Template
Ideal für:
Betrieb, Priorisierung, Strategische Planung
Sind Sie bereit, Grenzen zu setzen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und zu bestimmen, welche Funktionen, Korrekturen und Upgrades Sie als Nächstes in Angriff nehmen wollen? Die 2x2-Priorisierungsmatrix ist ein guter Ausgangspunkt dafür. Basierend auf dem Lean-Priorisierungsansatz bietet diese Vorlage Ihren Teams eine schnelle und effiziente Möglichkeit zu erfahren, was realistisch zu erreichen und für den Erfolg entscheidend ist (im Gegensatz zu dem, was einfach nur wünschenswert ist). Raten Sie mal, wie einfach es ist, eine eigene 2x2-Priorisierungsmatrix zu erstellen.
Vorlage für schnelle Retrospektiven
Ideal für:
Bildung, Retrospektiven, Meetings
Eine Vorlage für Retrospektiven ermöglicht es dir, erkenntnisreiche Meetings durchzuführen, eine Bestandsaufnahme deiner Arbeit zu machen und effektiv zu Veränderungen umzusetzen. Gegenüber den gebräuchlicheren Begriffen „Nachbesprechung“ (Debriefing) und „Post-Mortem“ hat sich der Begriff „Retrospektive“ durchgesetzt, da er wertneutraler ist als die anderen Begriffe. Einige Teams bezeichnen diese Meetings als „Sprint-Retrospektiven“ oder „Interations-Retrospektiven“ oder „Agile-Retrospektiven“. Unabhängig davon, ob du ein Scrum-Team leitest, agile Methoden verwendest oder eine bestimmte Art der Retrospektive durchführst (z. B. eine Mad-Sad-Glad-Retrospektive), sind die Ziele im Allgemeinen dieselben: herausfinden, was gut gelaufen ist, die Ursache von aufgetretenen Problemen identifizieren und Wege finden, um es bei der nächsten Iteration besser zu machen.
Kano Model Template (Vorlage)
Ideal für:
Desk Research, Produktmanagement, Priorisierung
Im Endeffekt wird der Erfolg eines Produkts durch die Eigenschaften bestimmt, die es bietet, und dadurch, wie zufrieden die Kunden damit sind. Welche Funktionen sind also am Wichtigsten? Das Kano-Modell hilft dir bei der Entscheidung. Es handelt sich dabei um eine einfache, leistungsstarke Methode, die dir dabei hilft, all deine Funktionen zu priorisieren – indem du vergleichst, wie viel Zufriedenheit eine Funktion liefern wird, und was es kosten wird, sie zu implementieren. Mit diesem Template kannst du ganz einfach ein Standard-Kano-Modell erstellen, wobei zwei Achsen (Zufriedenheit und Funktionalität) einen Quadranten mit vier Werten bilden: attractive (attraktiv), performance (Leistung), indifferent (gleichgültig), und must-be (ein Muss).
Eventplanungs-Template
Ideal für:
Workshops, Projektplanung
Ob du eine Produkteinführung, eine komplett virtuelle Konferenz oder ein Meilenstein-Event planst, das Event Planning Template fungiert als visuelle Checkliste und Orientierung für alle Details, an die du vor dem großen Tag denken musst. Das Event Planning Template ist anpassbar und stellt sicher, dass die kreative und strategische Vision deiner Veranstaltung nicht unter den Details verloren geht. Indem du verschiedene Aufgabenbereiche ausarbeitest – vom Marketing-Plan über die Agenda bis hin zu Snacks und Goodies für die Gäste – kann dein Team sich auf die wichtigsten Details für die Veranstaltung konzentrieren und bei Bedarf zusammenarbeiten.
Produkt-Markt-Fit-Template
Ideal für:
Marktforschung, Strategische Planung, Produktmanagement
Das Produkt/Markt-Fit-Template hilft Produktteams bei der Befriedigung der Bedürfnisse von Kunden und Markt mit ihrem Produktdesign. Dieses Template betrachtet ein Produkt in zwei Dimensionen: Erstens, wie gut das Produkt zu den Bedürfnissen der Benutzer passt. Zweitens, wie gut das fertig entwickelte Produkt in die Marktlandschaft passt. Diese kombinierte Metrik versteht ein Produkt ganzheitlich, von der Art und Weise, wie Kunden ein Produkt nutzen und begehren bis hin zur Nachfrage am Markt. Durch die Gegenüberstellung von Kunden- und Produkteigenschaften können Anwender ihren Produktraum und die wichtigsten Metriken besser verstehen.
Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)
Ideal für:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Wenn du etwas mehr als eine einfache To-do-Liste brauchst, wirst du wahrscheinlich von einer Priority-Matrix, die auch als Eisenhower-Matrix bezeichnet wird, profitieren. Das Priority-Matrix-Konzept soll dir dabei helfen, kritische Aufgaben zu erkennen, sodass du dich auf die dringendsten Themen konzentrieren kannst. Gib deine Prioritäten auf der Grundlage ihrer zeitlichen Dringlichkeit und ihrer generellen Wichtigkeit in eine 2x2-Matrix ein. Eine Priority-Matrix lässt sich sowohl für Projektmanagement- als auch für persönliche Verwaltungsaufgaben nutzen. Verwende die Vorlage, um Geschäftsprozesse zu verbessern, Effizienz zu erzielen, Hindernisse zu beseitigen und betriebliche Abläufe zu optimieren.