Das Meeting-Template
Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Über das Meeting Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das nicht wie geplant verlaufen ist. Vielleicht ist es aus dem Ruder gelaufen, oder die Zeit reichte nicht mehr aus, um alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hatten – oder vielleicht fühlte es sich einfach nur wie Zeitverschwendung an. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Durchführung eines Team-Meetings im Voraus zu planen. Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Ebne deinen Teammitgliedern den Weg zum Erfolg, gib jedem die Zeit und den Raum, sich einzubringen, und halte deine Projekte auf Kurs.
Was ist ein Team-Meeting?
Team-Meetings sind integraler Bestandteil unserer Karriere. Je nach Größe und Struktur deines Unternehmens kann es sein, dass du es mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Team-Meetings zutun hast. Das hält viele von uns aber leider nicht davon ab, sie zu fürchten. Obwohl Meetings für die Zusammenarbeit unerlässlich sind, wird oft vom Thema abgewichen und sie fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Warum passiert das so oft?
Die Antwort ist einfach. Viele von uns bereiten sich nicht auf Meetings vor, weil wir nicht wissen, wie, oder weil wir keine Zeit haben. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Wann du das Meeting Template verwenden solltest
Verwende das Run a Team Meeting Template immer dann, wenn du ein Remote-, Hybrid- oder persönliches Meeting durchführst.
Erstelle dein eigenes Meeting
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deines eigenen Team-Meetings ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um es zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Run a Team Meeting Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
1. Frag deine Teammitglieder, was sie wertvoll finden. Eine der häufigsten Beschwerden über Team-Meetings besteht darin, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung in ein Meeting kommen, dass sie nichts davon haben werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie zuhören und etwas beitragen – und sie könnten sogar anfangen, Meetings zu schwänzen. Bevor du ein Meeting beginnst, frag deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen würden. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hören würden? Gibt es eine Herausforderung, über die sie gerne sprechen würden?
2. Erstelle eine Agenda anhand ihres Inputs. Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting geht, bevor er/sie einen Fuß in den Raum (oder virtuellen Raum) setzt. Erkläre, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt hast und andere nicht.
3. Teile die Punkte der Agenda. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer vor dem Meeting eine Kopie der Agenda erhalten, damit sie sich vorbereiten können. Viele Leute finden es nützlich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Editorial Calendar“ die Frage stellen: „Sollten wir den Editorial Calendar aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeig während des Meetings die Agenda auf dem Board an, sodass sich jeder während der Diskussion darauf beziehen kann.
4. Verwende das Whiteboard, um für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Außerdem können deine Teammitglieder ihre Fragen und Kommentare so gestalten, dass sie in die verfügbare Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle mit der Besprechung eines bestimmten Agendapunktes beginnen, und vereinbaren, nach Ablauf einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.
5. Stelle verschiedene Kanäle zur Verfügung, über die das Team kommunizieren kann. Wenn es darum geht, in Meetings das Wort zu ergreifen, hat jeder eine andere Komfortzone. Manche Menschen sind wirklich am besten darin, verbal auszudrücken, was ihnen auf der Seele liegt. Andere ziehen es vor, ihre Gedanken abzutippen. Wieder andere ziehen es vielleicht sogar vor, eine schnelle Skizze zu erstellen. Wenn du deinen Teamkollegen nur eine einzige Möglichkeit zur Kommunikation bietest, schließt du möglicherweise viele Stimmen im Raum aus. Nutze die Vorteile von Miro, um deinen Teammitgliedern unzählige Möglichkeiten zum Austausch während des Meetings zu bieten, einschließlich der Chatbox oder dem Hochladen von Skizzen.
6. Sende Artefakte. Verschicke nach dem Meeting eine Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt – zusätzlich zum Board selbst. Auf diese Weise kann jeder auf seine Notizen zurückgreifen und sofort loslegen.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das UX-Research-Plan-Template
Ideal für:
Marktforschung, Desk Research, User Experience
Ein Forschungsplan vermittelt die grundlegenden Informationen, die die Beteiligten über ein User Experience-Forschungsprojekt verstehen müssen: wer, was, warum und wann. Der Plan stellt sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und wissen, was sie tun müssen, damit das UX Research-Projekt ein Erfolg wird. Verwende einen Forschungsplan, um Hintergrundinformationen über dein Projekt, die Ziele, die Forschungsmethoden, den Umfang des Projekts und die Profile der Teilnehmer zu vermitteln. Durch die Verwendung eines UX-Forschungsplans lässt sich die Zustimmung der Beteiligten erreichen, der Zeitplan einhalten und der Erfolg sicherstellen.
Die Disney Creative Strategy Template
Ideal für:
Business Management, Ideation, Brainstorming
Weißt du, wer sich besonders gut darauf verstand, Ideen zu entwickeln, die die Fantasie beflügeln? Walt Disney. Von ihm stammt die Disney Creative Strategy, ein Ansatz, aus dem drei Arten von Denkern hervorgehen – Träumer, Realisten und Kritiker – und der jedem der drei den Freiraum für eine klare Denkweise gibt. Bei der mitreißenden Übung übernimmt dein Team die drei Denkweisen, wobei der Fokus auf einen bestimmten Aspekt der Idee gelegt wird. Mit der Disney Creative Strategy entstehen immer wieder brillante Ideen und großartige Produkte. Deshalb wird sie von Organisationen aller Arten und Größen erfolgreich eingesetzt.
Template für STEP-Analyse
Ideal für:
Ideenfindung, Strategische Planung, Business Management
Ein wichtiger Schritt, um dein Unternehmen auf einem sicheren Pfad zu behalten, besteht darin, dass du die verschiedenen Elemente und Faktoren kennst, die sich in nächster Zeit oder in Zukunft auf dich auswirken können. Hierzu gehören soziokulturelle („social“), technologische („technological“), ökonomische („economic“) und politische Faktoren („political“) – und eine STEP-Analyse (im Englischen „PEST Analysis“ genannt) hilft dir, diese zu erkennen und dich darauf vorzubereiten. Mit diesem benutzerfreundlichen Template kannst du eine STEP-Analyse durchführen und anschließend die Ergebnisse verwenden, um deine strategische Planung, Budgetzuordnung, Marketinginitiativen, Produktaktualisierungen und organisatorischen Änderungsinitiativen zu gestalten.
UML Sequenzdiagramm Vorlage
Ideal für:
Software-Entwicklung, Kartierung, Diagramme
Analyse und Darstellen der Interaktion zwischen externen Einheiten und deinem System mithilfe eines Sequenzdiagramms. Mit diesem Diagramm erhaltest du einen Überblick über deine Arbeitsprozesse, Geschäftsfunktionen und Kundeninteraktionen aus der Vogelperspektive. Außerdem kannst du potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und sie vor der Implementierung lösen.
Eventplanungs-Template
Ideal für:
Workshops, Projektplanung
Ob du eine Produkteinführung, eine komplett virtuelle Konferenz oder ein Meilenstein-Event planst, das Event Planning Template fungiert als visuelle Checkliste und Orientierung für alle Details, an die du vor dem großen Tag denken musst. Das Event Planning Template ist anpassbar und stellt sicher, dass die kreative und strategische Vision deiner Veranstaltung nicht unter den Details verloren geht. Indem du verschiedene Aufgabenbereiche ausarbeitest – vom Marketing-Plan über die Agenda bis hin zu Snacks und Goodies für die Gäste – kann dein Team sich auf die wichtigsten Details für die Veranstaltung konzentrieren und bei Bedarf zusammenarbeiten.
Template für eine Zusammenfassung/ Kurzfassung (Executive Summary Template)
Ideal für:
Leadership, Project Management, Documentation
Wecke ihre Neugierde. Begeistere dein Team und deine Kunden. Motiviere alle Beteiligten zum Weiterlesen und zum weiteren Eintauchen in die Details deines Vorschlags oder Angebots. Überzeuge alle mit deiner visuellen Zusammenfassung deiner Vision. Genau das ist es, was eine gute Zusammenfassung zu leisten vermag – und warum sie eine entscheidende Einleitung für Geschäftspläne, Projektpläne, Investitionsvorschläge und mehr ist. Verwende dieses Template, um eine Zusammenfassung zu schreiben, die Vertrauen schafft, weil sie die wichtigsten Fragen beantwortet: Worum geht es bei deinem Projekt? Was sind die Ziele? Wie bringst du deine Fähigkeiten und Ressourcen in das Projekt ein? Und wer kann voraussichtlich davon profitieren?