Lean Coffee-Vorlage
Themen für eine fokussierte Teamdiskussion finden, priorisieren und zeitlich strukturieren.
Über die Lean Coffee-Vorlage
Lean Coffee ist ein innovatives Format, das es Teilnehmern ermöglicht, Meetings ohne Moderator oder Tagesordnung abzuhalten. Die Struktur entwickelt sich auf natürliche Weise aus den Bedürfnissen der anwesenden Personen und führt zu einem lohnenden Meeting, bei dem jeder mitreden kann.
Was ist Lean Coffee?
Der Lean Coffee-Ansatz ist eine neue Methode zur Strukturierung von Meetings. Der Fokus liegt darauf, die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen und mit einer gemeinsam vereinbarten Agenda sicherzustellen, dass alle voll engagiert sind.
Und du brauchst nicht einmal Kaffee! (Obwohl das helfen kann).
Auch wenn es unmöglich erscheinen mag, ein Meeting ohne Leiter und vorherige Planung abzuhalten, macht das Lean Coffee-Format es einfach. Jeder kann so viele Themen vorschlagen, wie ihm einfallen, und die Teilnehmer stimmen dann über die Themen ab, die sie besprechen möchten.
Jedes Thema bekommt eine Fünf-Minuten-Zeitbegrenzung zu Beginn. Am Ende der fünf Minuten entscheidet eine Mehrheitsabstimmung, ob weiter geredet wird oder zum nächsten Thema übergegangen wird.
Da alle über die Themen abstimmen, wird verhindert, dass eine einzelne Person oder Stimme dominiert, was die Teilnehmer ermutigt, ihre unterschiedlichen Perspektiven zu teilen.
Wann man Lean Coffee verwendet
Lean Coffee ist im Kern einfach ein Regelwerk, das den natürlichen Gesprächsfluss widerspiegelt und spielerisch gestaltet. Daher kann es in praktisch jeder formellen sozialen Gruppe verwendet werden. Es funktioniert auch in jeder Umgebung, von Besprechungsräumen in Unternehmen bis hin zu Cafés und Bars. Es ist sogar möglich, sie virtuell abzuhalten, indem du alle zu einem Miro-Board mit der Lean Coffee-Vorlage einlädst.
Ein Lean Coffee-Meeting kann sich auch mit jedem beliebigen Thema befassen, ist aber besonders nützlich für Team-Brainstormings oder Retrospektiven. In einem Lean Coffee-Brainstorming sollte jedes vorgeschlagene Thema eine Idee sein, die sich auf das allgemeine Thema bezieht. In einer Retrospektive ist jedes Thema eine Lehre, die der Teilnehmer für wichtig hält, damit das Team sie in die Zukunft mitnimmt.
Diese Sitzungen funktionieren am besten in kleinen Gruppen (idealerweise mit 10 Personen oder weniger), entweder als einmaliges Experiment oder in regelmäßigen Abständen (z.B. zweimal wöchentlich).
Du kannst Lean Coffee auch als Bildungswerkzeug nutzen. Wenn zum Beispiel deine Teammitglieder neu in einer Methodik wie Agile oder Scrum sind, kannst du ein Lean Coffee als eine Art „Blitzrunde" abhalten, um alle mit den wesentlichen Konzepten vertraut zu machen.
Wie man ein Lean Coffee veranstaltet
Ein eigenes Lean Coffee-Meeting zu organisieren, ist einfach. Miro ist das perfekte Tool, um sie zu erstellen und zu teilen. Beginne, indem du die Lean Coffee-Vorlage auswählst, und folge dann diesen Schritten.
Lege ein Thema fest. Dies ist ein optionaler Schritt, der helfen kann, wenn Teilnehmer Schwierigkeiten haben, Themen zu finden. Wenn du ein Brainstorming oder eine Retrospektive im Lean Coffee-Format abhältst, ist das Thema bereits zu Beginn vorhanden.
Sammle deine Diskussionsthemen in der ersten Spalte. Bitte alle, Notizen mit ihren Lieblingsthemen hinzuzufügen. Halte die Themen kurz und prägnant, um die Lesbarkeit zu gewährleisten. Einige Teilnehmer haben vielleicht nur allgemeine „Themen“, während andere Teilnehmer spezifische Ideen haben, die sie genauer betrachten möchten. Beides ist willkommen.
Priorisiere Themen durch Abstimmung. Nutze Emojis zum „Dot-Voting“ (zwei bis drei Stimmen pro Person) für deine Lieblingsthemen zur Diskussion. Personen können ihre Stimmen entweder auf verschiedene Themen verteilen oder all ihre Stimmen auf ein Thema verwenden. Nutze den Countdown-Timer von Miro, um die Abstimmung auf unter drei Minuten zu halten. Wenn du deine Agenda erstellt hast, verschiebe das erste Thema in die nächste Spalte.
Starte deinen Timer und beginne mit der Diskussion. Die Gruppe kann beginnen, die Themen in der Reihenfolge ihrer Beliebtheit zu diskutieren. Die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, hat die Möglichkeit, es ausführlich zu diskutieren.
Verwende die Mehrheitsabstimmung, um weiterzumachen, zu stoppen oder gemischte Gefühle über die Diskussion des Themas zu zeigen. Nach 5 Minuten kann die Gruppe abstimmen, ob weiter diskutiert oder zum nächsten Thema übergegangen werden soll. Wiederhole dies bei Bedarf, um die Diskussion zu erweitern oder weiter voranzuschreiten. Es ist wichtig, Diskussionen zeitlich zu begrenzen, damit jeder beitragen und teilnehmen kann.
Wenn du von Thema zu Thema wechselst, aktualisiere die Spalten entsprechend. Um allen zu helfen, den Überblick über die verschiedenen Themen zu behalten, verschiebe die Notiz-Themen zu „Wird besprochen“ oder „Wurde besprochen“.
Beende das Meeting und bitte alle, einen Beitrag zu leisten. Spare die letzten fünf Minuten des Lean Coffee, um jede Person zu bitten, ihr Lernen oder eine wichtige Erkenntnis zu teilen. Wenn die Mehrheit der Gruppe äußert, dass sie gerne wieder ein Lean Coffee-Meeting abhalten möchten, plane es für einen Termin in naher Zukunft neu ein.
Warum heißt es Lean Coffee?
Der Begriff „Lean Coffee“ klingt nach Effizienz in einer entspannten Atmosphäre. „Lean“ heißt, dass das Meeting niemanden Zeit kostet, und „Coffee“ deutet darauf hin, dass es locker und angenehm sein wird. Natürlich müssen die Teilnehmer selbst dafür sorgen, dass der Name stimmt!
Was ist der Zweck eines Lean Coffee?
Ein Lean Coffee schafft einen Raum für eine strukturierte Diskussion, ohne die Teilnehmer in eine von jemand anderem aufgestellte Agenda zu pressen. Unabhängig vom Thema ist ein Lean Coffee so konzipiert, dass jeder seine Anliegen und Interessen zur Sprache bringen kann.
Wie führt man eine virtuelle Lean Coffee-Sitzung durch?
Nutze den kollaborativen Arbeitsbereich von Miro, damit alle Teilnehmer dasselbe Whiteboard sehen können. Stelle vor der Sitzung sicher, dass jeder weiß, wie man Haftnotizen erstellt und mit Emojis abstimmt. Das spart Zeit beim Lean Coffee selbst.
Wie führt man einen rückblickenden Lean Coffee durch?
Ein retrospektiver Lean Coffee ist genau wie jeder andere, nur dass das übergeordnete Thema ein gerade abgeschlossenes Projekt oder eine andere Maßnahme ist. Die Themen sollten sich auf eine Lehre beziehen, die aus dem abgeschlossenen Projekt gezogen wurde.
Beginne jetzt mit diesem Template
Breakout-Gruppe-Vorlage
Ideal für:
Aus- und Weiterbildung, Teambesprechungen, Workshops
Breakout-Gruppen bieten Teammitgliedern eine hervorragende Möglichkeit, offene Gespräche zu führen und auf einer intimeren Ebene als in einem größeren Meeting in Kontakt zu treten. In einer großen Gruppe kann es für Menschen schwierig sein, sich sicher oder wohl zu fühlen, wenn sie das Wort ergreifen möchten. In einer kleineren Gruppe können sich Teilnehmer sicherer fühlen, ihre Ideen zu teilen. Da die Gruppe intimer ist, werden Teams ermutigt, aktiv teilzunehmen, anstatt nur zuzusehen.
Eisbrecher-Vorlage
Ideal für:
Eisbrecher
Es gibt keinen besseren Weg, ein Meeting oder einen Workshop zu beginnen, als den Teilnehmern Komfort und Vertrautheit zu vermitteln – damit sie sich wohlfühlen und bereit sind, aktiv teilzunehmen und zusammenzuarbeiten. Genau diese Art von menschlicher Verbindung schaffen Eisbrecher, was sie ideal für virtuelle Treffen oder die Einführung neuer Teammitglieder macht. Es gibt viele Eisbrecher zur Auswahl, darunter: Beschreibe dich in einem Wort. Teile ein Foto von dir als Baby. Und wenn du ein Tier wärst, welches wäre das?