Lean Coffee Vorlage

Über die Lean Coffee Vorlage

Lean Coffee ist ein innovatives Format, das es Teilnehmern ermöglicht, Meetings ohne Moderator oder Agenda durchzuführen. Die Struktur entwickelt sich natürlich aus den Bedürfnissen der anwesenden Personen, was zu einem lohnenden Meeting führt, bei dem jeder zu Wort kommt.

Was ist Lean Coffee?

Der Lean Coffee-Ansatz ist eine neue Art, Meetings zu strukturieren. Der Fokus liegt darauf, die Zeit aller bestmöglich zu nutzen und eine gemeinsam vereinbarte Agenda zu verwenden, damit alle vollständig eingebunden sind.

Und du brauchst nicht einmal Kaffee! (Obwohl das natürlich helfen kann).

Auch wenn es unmöglich scheint, ein Meeting ohne Leitung und ohne vorherige Planung abzuhalten, macht das Lean Coffee-Format es einfach. Jeder kann so viele Themen vorschlagen, wie ihm einfallen, und die Teilnehmer stimmen über die Themen ab, die sie diskutieren möchten.

Jedes Thema erhält zunächst ein Zeitfenster von fünf Minuten. Am Ende der fünf Minuten entscheidet eine Mehrheitsabstimmung, ob weiter über das Thema gesprochen oder zum nächsten Thema übergegangen wird.

Da alle über die Themen abstimmen, besteht keine Gefahr, dass eine Einzelperson oder eine Stimme dominiert, was die Teilnehmer dazu ermutigt, ihre unterschiedlichen Perspektiven zu teilen.

Wann man Lean Coffee verwenden sollte

Lean Coffee ist im Grunde nur ein Satz von Regeln, der das natürliche Auf und Ab von Gesprächen nachahmt und spielerisch gestaltet. Daher kann es in praktisch jeder formellen sozialen Gruppe verwendet werden. Es funktioniert in jedem Umfeld, von Firmenkonferenzräumen bis hin zu Cafés und Bars. Es ist sogar möglich, solche Treffen virtuell abzuhalten, indem man alle zu einem Miro-Board mit der Lean Coffee Vorlage einlädt.

Ein Lean Coffee Meeting kann sich um jedes Thema drehen, ist aber besonders nützlich für Team-Braunstormings oder Retrospektiven. In einem Lean Coffee Brainstorming sollte jedes vorgeschlagene Thema eine Idee sein, die sich auf das allgemeine Thema bezieht. In einer Retrospektive ist jedes Thema eine Erkenntnis, die der Teilnehmer als wertvoll für das Team erachtet.

Diese Sitzungen funktionieren am besten in kleinen Gruppen (idealerweise mit 10 Personen oder weniger), entweder als einmaliges Experiment oder in einem regelmäßigen Rhythmus (zum Beispiel zweimal wöchentlich). 

Du kannst Lean Coffee auch als Lerninstrument nutzen. Wenn deine Teammitglieder zum Beispiel neu in einer Methode wie Agile oder Scrum sind, kannst du ein Lean Coffee als eine Art ‚Blitzrunde‘ veranstalten, um alle mit den wesentlichen Konzepten vertraut zu machen.

Wie man ein Lean Coffee veranstaltet

Ein eigenes Lean Coffee Meeting zu gestalten ist einfach. Miro ist das perfekte Werkzeug, um sie zu erstellen und zu teilen. Starte, indem du die Lean Coffee Vorlage auswählst, und befolge dann die folgenden Schritte.

Lege ein Thema fest. Dies ist ein optionaler Schritt, kann jedoch hilfreich sein, wenn Teilnehmer Schwierigkeiten haben, mit Themen zu kommen. Wenn du ein Brainstorming- oder Retrospektive-Lean Coffee abhältst, ist das Thema bereits bei Beginn vorhanden.

Sammele deine Diskussionsthemen in der ersten Spalte. Bitte alle Teilnehmer, Notizen mit ihren bevorzugten Themen hinzuzufügen. Halte die Themen aus Gründen der Lesbarkeit kurz und prägnant. Einige Teilnehmer haben vielleicht nur allgemeine „Themen“, während andere spezifische Ideen haben, die sie genauer ausführen möchten. Beides ist willkommen. 

Priorisiere Themen durch Abstimmung. Nutze Emojis zum „dot vote“ (zwei bis drei Stimmen pro Person) für deine Lieblingsthemen zur Diskussion. Die Teilnehmer können ihre Stimmen auf verschiedene Themen verteilen oder alle Stimmen auf ein Thema setzen. Verwende Miross Countdown-Timer, um die Abstimmung auf unter drei Minuten zu begrenzen. Wenn du deine Agenda erstellt hast, verschiebe das erste Thema in die nächste Spalte.

Starte deinen Timer und beginne die Diskussion. Die Gruppe kann die Diskussion über die Themen in der Reihenfolge ihrer Beliebtheit beginnen. Derjenige, der das Thema vorgeschlagen hat, hat die Möglichkeit, es ausführlich zu besprechen. 

Verwende Mehrheitsabstimmungen, um fortzufahren, zu stoppen oder gemischte Gefühle über die Diskussion anzuzeigen. Nach 5 Minuten kann die Gruppe abstimmen, ob sie weiter über das Thema sprechen oder zum nächsten übergehen möchte. Wiederhole dies nach Bedarf, um die Diskussion zu vertiefen oder weiterzugehen. Es ist wichtig, die Zeitbegrenzung der Diskussionen einzuhalten, damit jeder beitragen und teilnehmen kann. 

Aktualisiere die Spalten, während du von Thema zu Thema wechselst. Um allen zu helfen, den Überblick über die verschiedenen Themen zu behalten, verschiebe die Notizzettel-Themen in die Spalten „In Diskussion“ oder „Diskutiert.“ 

Beende das Meeting und lass alle eine Erkenntnis beitragen. Nutze die letzten fünf Minuten des Lean Coffee, um jede Person zu bitten, ihr Lernen oder eine wichtige Erkenntnis zu teilen. Wenn die Mehrheit der Gruppe äußert, dass sie gerne erneut ein Lean Coffee Meeting abhalten möchten, plane einen neuen Termin für die nahe Zukunft.

Lean Coffee Vorlage FAQs

Warum wird es Lean Coffee genannt?

Der Begriff „Lean Coffee“ vermittelt den Eindruck von Effizienz in entspannter Atmosphäre. „Lean“ bedeutet, dass das Meeting niemandes Zeit verschwendet, und „Coffee“ deutet darauf hin, dass es lässig und angenehm sein wird. Natürlich liegt es an den Teilnehmern, sicherzustellen, dass der Name zutrifft!

Welchen Zweck hat ein Lean Coffee?

Ein Lean Coffee schafft Raum für strukturierte Diskussionen, ohne die Teilnehmer in ein von jemand anderem erstelltes Agenda-Schema zu zwängen. Unabhängig vom Thema soll ein Lean Coffee sicherstellen, dass alle ihre Anliegen und Interessen besprechen können.

Wie führt man eine virtuelle Lean Coffee-Sitzung durch?

Nutze Miros kollaborativen Arbeitsbereich, damit jeder Teilnehmer dasselbe Whiteboard sehen kann. Stelle vor dem Meeting sicher, dass alle wissen, wie man Notizen erstellt und Emojis zum Abstimmen verwendet. Das spart während des Lean Coffee Meetings Zeit.

Wie führt man eine retrospektive Lean Coffee durch?

Eine retrospektive Lean Coffee ist im Grunde genauso wie jede andere, außer dass sich das übergeordnete Thema auf ein Projekt oder eine andere abgeschlossene Anstrengung bezieht. Die Themen sollten sich auf einige Lektionen beziehen, die aus der abgeschlossenen Anstrengung mitgenommen werden.