Kommunikationsplan-Vorlage

Über die Kommunikationsplan-Vorlage

Ein Kommunikationsplan ist eine umfassende Strategie, um eine Botschaft an Ihr Publikum zu übermitteln. In jeder Phase deines Geschäfts musst du die Botschaft beherrschen, die Geschichte steuern und dein Publikum überzeugen. Egal, ob du eine Finanzierung gesichert, einen CEO eingestellt, ein Umsatzziel erreicht oder eine Datenpanne erlitten hast, ein klarer Kommunikationsplan ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Unabhängig von der Größe, Branche oder Wachstumsphase deines Unternehmens, benötigst du einen Kommunikationsplan.

Wie man die Kommunikationsplan-Vorlage verwendet

Du kennst das Sprichwort: Wenn ein Baum im Wald umfällt und niemand in der Nähe ist, um es zu hören, macht er dann ein Geräusch? Ganz einfach, wenn dein Unternehmen einen Meilenstein erreicht und du keinen Kommunikationsplan hast, wird es keine Wirkung zeigen.

Aber es ist mühselig und nicht skalierbar, jedes Mal einen Kommunikationsplan zu entwerfen, wenn du dein Publikum erreichen möchtest. Verwende die Kommunikationsplan-Vorlage, um den Prozess zu vereinfachen, deine Botschaften zu optimieren und mit deinem Unternehmen zu wachsen.

Wer sollte einen Kommunikationsplan nutzen?

1. Marketing-Teams. Von Startups bis hin zu großen Unternehmen sollte jedes Marketing-Team einen Kommunikationsplan haben.

2. Non-Profit-Organisationen. In der schnelllebigen Welt der gemeinnützigen Organisationen gibt es Dinge, die sich nie ändern: vor allem das Bedürfnis zu kommunizieren. Da gemeinnützige Organisationen auf die Öffentlichkeit angewiesen sind, um über Wasser zu bleiben, ist es wichtig, effektive Botschaften zu formulieren.

3. Agenturen. Sowohl Agenturen als auch ihre Kunden sollten Kommunikationspläne entwerfen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

4. Führung. CEOs, VPs, Sprecher und öffentliche Persönlichkeiten sollten jeweils einen Kommunikationsplan haben, unabhängig davon, ob sie eine wöchentliche E-Mail des Unternehmens versenden oder vor einem Investorenboard präsentieren.

Wie verwende ich die Vorlage, um einen Kommunikationsplan zu erstellen?

Schritt 1: Entwickle ein Markenstatement. Bevor du mit der Arbeit an deinem Kommunikationsplan beginnen kannst, musst du herausfinden, wer du als Marke bist. Dein Markenstatement wird den Ton, die Stimme und die Struktur deines Plans prägen. 

Betrachte das Markenstatement als deine Charta oder dein Versprechen. Denke an das Publikum, das du erreichen möchtest, und den Zweck, den deine Organisation erfüllen will. Hier ist eine beliebte Richtlinie: 

Unsere Organisation existiert, um [Nutzen] [Nutzen] und [Nutzen] für [Zielgruppe] durch [Produkt oder Dienstleistung] bereitzustellen.

Schritt 2: Finde dein Alleinstellungsmerkmal (USP) heraus. Deine Marke existiert, um eine Nische zu füllen, die keine andere Marke füllen kann. Also, was ist das? Welche Probleme löst du? Welche Bedürfnisse sprichst du an? Was kannst du tun, was deine Wettbewerber nicht können? Was machst du besser? Diese Kernfragen werden deinen Kommunikationsplan beeinflussen, daher ist es wichtig, sie korrekt zu formulieren.

Schritt 3: Definiere Erfolg. Überlege, welche Ziele dein Unternehmen erreichen muss, um erfolgreich zu sein. Jedes Team in der Organisation arbeitet auf diese Ziele hin. 

Schritt 4: Kartiere deine Zielgruppenpersonas. Stell dir vor, du hältst eine Rede über die Bedeutung von Kunst. Deine Personas sind die Personen, die du im Publikum erwarten würdest. Überlege, wen dein Unternehmen erreichen möchte, damit du Nachrichten erstellen kannst, die bei ihnen Anklang finden.

Die Kommunikationsplan-Vorlage hilft dir dabei, Personas Schritt für Schritt zu erstellen. Beginne damit, deine Kunden zu kontaktieren, um mehr über sie zu erfahren. Verwende ein Umfragetool, um ihre Demografie, ihre Wahrnehmung deiner Marke, ihre Wünsche und Bedürfnisse abzufragen. Wenn du Inhalte auf deiner Website hast, nutze Analysetools, um zu sehen, wer sie konsumiert. Wenn du Social-Media-Konten hast, sieh dir deine Follower an und schaue, ob du Trends erkennen kannst.

Sobald du diese Daten gesammelt hast, kannst du anfangen, die Personas selbst zu gestalten. Gib genau an, wer die Personas sind. Um auf unsere Rede über Kunstschaffen zurückzukommen: Eine wichtige Persona könnte ein 25-jähriger MFA-Absolvent sein. Wenn du ein Unternehmen bist, das umweltfreundliche T-Shirts verkauft, könnte eine Persona ein 30-jähriger Mann mit College-Ausbildung und verfügbarem Einkommen sein. 

Schritt 5: Gestalte deine Erzählung. Das ist die Geschichte, die du erzählen möchtest. Was macht deine Marke einzigartig? Wie hast du angefangen? Was erhoffst du zu tun? Und in diesem Zusammenhang, welche Missverständnisse möchtest du in Bezug auf deine Organisationsart ausräumen? Denk daran, du begibst dich in ein dichtes Wettbewerbsumfeld. Es ist wichtig, sich abzuheben, indem du deine Marke von früheren unterscheidest.

Schritt 6: Wähle deine Kommunikationskanäle. Wie wirst du die Botschaft verbreiten? Deine Kanäle können je nach Größe deines Unternehmens, den verfügbaren Ressourcen und dem Publikum, das du erreichen möchtest, variieren. Viele Unternehmen nutzen einen Blog, herunterladbare Inhalte und Social-Media-Kanäle, um ihre Geschichte zu erzählen. Aber du könntest auch in Online-Anzeigen, Werbespots oder Mailings investieren oder Interviews geben oder Konferenzvorträge halten.

Schritt 7: Ziele setzen. Diese Ziele sollten an die zuvor festgelegten Ziele anknüpfen. Zum Beispiel, wenn dein Ziel darin besteht, Gelder zu sammeln, könntest du dir vornehmen, in diesem Quartal Marketing-E-Mails an 30 Investoren zu senden. Stelle sicher, dass deine Ziele realistisch und messbar sind. 

Schritt 8: Plane deine Kommunikationsmaßnahmen ein. Wenn du einen Blog hast, erstelle einen Redaktionskalender. Wenn du Social-Media-Beiträge versendest, erstelle einen Social-Media-Plan, der mit deinen Produkteinführungen oder anderen wichtigen Initiativen übereinstimmt. Fazit: Bleibe organisiert, fokussiert und bei der Sache – und achte auf dein Tempo.

Schritt 9: Bilanz des Erfolgs ziehen. Tauche in die Daten ein, um zu sehen, was gut gelaufen ist und was du verbessern kannst.

Warum einen Kommunikationsplan erstellen?

Das Erstellen eines Kommunikationsplans verschafft dir einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Es sorgt dafür, dass deine Marke immer von der besten Seite gezeigt wird. Ein solider Kommunikationsplan ermöglicht es dir, deine Geschichte deinem Publikum auf eine fesselnde, zielgerichtete und klare Weise zu erzählen. Es verkauft dein Produkt, gewinnt Kunden und überzeugt Investoren. 

Wann die Kommunikationsplanvorlage verwendet werden sollte

Verwende die Kommunikationsvorlage immer dann, wenn du eine Strategie benötigst, um mit deinem Publikum zu kommunizieren. Du wirst dies besonders nützlich finden, wenn du weißt, dass ein großes Ereignis wie die Einführung eines neuen Produkts bevorsteht.