Impact-Effort-Matrix-Vorlage

Über die Impact-Effort-Matrix-Vorlage

Hast du Schwierigkeiten, Aufgaben zu priorisieren? Oder möchtest du Aktivitäten identifizieren, die deinen Kunden die beste Erfahrung bieten? Eine Impact-Effort-Matrix könnte genau das sein, was du brauchst.

Verwende die Vorlage der Impact-Effort-Matrix, um deine Arbeit zu priorisieren, basierend auf dem Aufwand, den sie erfordert, und der Wirkung, die sie auf deine Kunden hat. Richte deine Prioritäten aus und bringe Projekte auf Kurs, während du Zeit und Energie sparst.

Was ist eine Vorlage für eine Impact-Effort-Matrix?

Eine Impact-Effort-Matrix (auch bekannt als Prioritätenmatrix) ist ein Entscheidungsfindungswerkzeug. Das Ausfüllen dieser Vorlage hilft Teamleitern bei der Priorisierung folgender Punkte:

• Aufgaben und Projekte, die in kürzester Zeit die besten Ergebnisse liefern

• Projekte, die länger dauern, sich aber trotzdem lohnen

• Aufgaben und Projekte, die wenig Einfluss auf deine Kunden haben

Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt:

Minimaler Aufwand und geringe Wirkung: Auch bekannt als Füller, diese Aktivitäten erfordern wenig Arbeit und haben wenig Auswirkungen auf deine Kunden.

Maximaler Aufwand und geringer Nutzen: Aufgaben, die viel Zeit und Energie kosten, aber wenig Wirkung bei deinen Kunden erzielen. Sie werden auch als Zeitverschwendung oder undankbare Aufgaben bezeichnet.

Hoher Nutzen und minimaler Aufwand: Diese Aufgaben sind deine Schnellgewinne. Aktionen, die deine Kunden deutlich beeinflussen, aber wenig Arbeit von dir erfordern.

Hoher Nutzen und maximaler Aufwand: Große Projekte, die viel Aufmerksamkeit erfordern, aber einen großen Einfluss auf deine Kunden haben.

Mit diesen Quadranten kannst du leicht visualisieren, welche Aufgaben die größten Vorteile für deine Kunden bringen.

Wie erstellt man eine Aufwand-Nutzen-Matrix?

Die Erstellung einer Aufwand-Nutzen-Matrix ist einfach und unkompliziert mit Miros Vorlage:

Schritt 1: Holt das ganze Team zusammen. Es ist entscheidend, dass die Matrix von den tatsächlichen Stakeholdern ausgefüllt wird, die direkt betroffen sind. Warum? Weil sie aus erster Hand wissen, wie die Aufgaben erledigt werden und wie viel Aufwand dafür erforderlich ist. 

Schritt 2: Ziele und Teamziele festlegen. Führt eine Brainstorming-Sitzung durch, um die Hauptziele und Teamziele zu identifizieren. Dies bringt das Team auf eine gemeinsame Mission.

Schritt 3: Erstellt ein Vier-Quadranten-Diagramm. Die Impact-Effort-Matrix wird auf zwei Achsen dargestellt: das Maß an Aufwand, das eine Aufgabe erfordert, und das Maß an potenziellem Einfluss, den die Erledigung der Aufgabe haben kann. Die Quadranten sind bereits in unserer Vorlage kartiert, sodass ihr euch keine Gedanken darüber machen müsst, sie von Grund auf neu zu erstellen. 

Schritt 4: Füge einzelne Aufgaben in einen der vier Quadranten ein. Trage deine Aufgaben in die Matrix ein, abhängig davon, wie viel Aufwand und Auswirkung jede Aktion haben kann. Überprüfe jede Platzierung genau mit dem gesamten Team, um sicherzustellen, dass alle einverstanden sind. 

Schritt 5: Erstelle einen Aktionsplan basierend auf deinen Ergebnissen. Mit einem Verständnis für den Einfluss und Aufwand aller Aufgaben kannst du bestimmen, welche Aufgaben in Zukunft die meiste Zeit und die meisten Ressourcen verdienen.

Wann man eine Impact-Effort-Matrix verwenden sollte

Es gibt einige Situationen, in denen die Verwendung einer Impact-Effort-Matrix hilfreich ist: 

• Ressourcenzuweisung: Wenn deine Zeit und Ressourcen begrenzt sind, ist die Matrix unglaublich hilfreich. Wenn du beispielsweise mehrere Handlungsoptionen in Betracht ziehen musst, kann dir die Matrix helfen, die beste Option zu finden und deine Ressourcen entsprechend zuzuweisen. 

• Priorisierung von Aufgaben: Eine Impact-Effort-Matrix hilft dir dabei, Aufgaben zu priorisieren und den effizientesten Weg zur Erreichung deiner Ziele zu finden. Du kannst dich auf schnelle Erfolge konzentrieren und so schnell wie möglich Ergebnisse sehen. 

• Kundenbedürfnisse verstehen: Die Nutzung der Matrix ermöglicht dir ein besseres Verständnis dafür, was deine Kunden suchen. Du versetzt dich in ihre Lage, um zu sehen, was ihnen wichtig ist und integrierst dies in deinen Aktionsplan.

Vorteile der Erstellung einer Impact-Effort-Matrix

Die Impact-Über-Matrix ist ein wertvolles Entscheidungswerkzeug. Sie hilft Teams dabei, begrenzte Zeit und Ressourcen zu optimieren und bietet eine visuelle Orientierungshilfe für alles, von täglichen Aufgabenlisten bis hin zu komplexeren strategischen Plänen. Lassen Sie uns einige dieser Vorteile näher betrachten. 

Aufgaben priorisieren

Eine Impact-Über-Matrix zwingt dazu, Aufgaben basierend darauf zu priorisieren, was das Beste für den Kunden ist und ihm hilft, seine Ziele zu erreichen. Dadurch identifizierst du die gewinnbringendsten Möglichkeiten, deine Zeit zu nutzen. 

Effizienz und Wirkung maximieren

Eine erfolgreiche Impact-Über-Matrix analysiert, wie du deine Zeit verbringst. Mit diesen Informationen kannst du Wege finden, Verschwendung zu reduzieren. Zum Beispiel kategorisierst du Aufgaben basierend auf ihrem Einfluss, was dir hilft, unwichtige Tätigkeiten zu streichen.

Ziele ausrichten

Eine Impact-Effort-Matrix sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind. Sie vereinheitlicht die Ziele und Prioritäten unterschiedlicher Interessengruppen, indem sie genau misst, welchen Einfluss welcher Aufwand haben wird. So wissen alle, was die Prioritäten sind, welche Auswirkungen sie auf die Kunden haben werden und wie sie mit den Unternehmens- und Projektzielen übereinstimmen. 

Vorlage für die Impact-Effort-Matrix FAQs

Was sind die 4 Quadranten einer Impact-Effort-Matrix?

Die 4 Quadranten sind: geringerer Aufwand und geringere Wirkung, hoher Aufwand und geringe Wirkung, geringer Aufwand und hohe Wirkung sowie hohe Wirkung und hoher Aufwand.

Wie funktioniert eine Impact-Effort-Matrix?

Eine Impact-Effort-Matrix funktioniert, indem alle verschiedenen Aufgaben eines Projekts auf einer Matrix mit zwei Achsen: Aufwand und Wirkung, abgebildet werden. Diese Art der Sortierung hilft Teams bei der Priorisierung und Reduzierung von Verschwendung.