Event-Brief Template
Plane Events wie ein Profi: Mit dem Event-Brief Template übersiehst du nie wieder Details. Veranstalte jederzeit und überall erfolgreiche Events.
Info zum Event-Brief Template
Das Event-Brief Template hilft dir, einen umfassenden Überblick über die geplante Veranstaltung zu erhalten. Was muss vor der Veranstaltung erledigt werden? Welche Stakeholder sind beteiligt? Wie hoch ist das Budget? Woran kannst du ablesen, ob du bei der Erreichung deiner Vorgaben Fortschritte machst? Beim Verfassen eines Event-Briefings kannst du diese Fragen beantworten.
Was ist ein Event-Brief?
In einem Event-Brief sammelst du eine detaillierte Beschreibung der Veranstaltung. Vor der Durchführung einer Veranstaltung stellen Unternehmen und Organisationen einen Event-Brief auf, der ihnen als Gerüst dient.
Normalerweise enthält ein Event-Briefing den Zweck der Veranstaltung, einen Zeitrahmen und wichtige Termine, ein Budget, Informationen zu den Teilnehmern, Richtlinien zur Gestaltung und Aufmachung und Präferenzen für den Veranstaltungsort.
Wann solltest du das Event-Brief Template verwenden?
Verwende das Event-Brief Template immer dann, wenn du eine Veranstaltung planst und durchführst. Dies kann besonders nützlich sein, wenn du bei der Event-Planung in einem funktionsübergreifenden Team tätig bist.
Warum ist ein Event-Brief wichtig?
Die Durchführung einer Veranstaltung ist ein Projekt, bei dem viel auf dem Spiel steht. Für kleine Unternehmen, Start-ups, Einzelunternehmer und gemeinnützige Organisationen kann eine Veranstaltung einen beträchtlichen Prozentsatz der Gesamtressourcen ausmachen. Eine gut organisierte Veranstaltung kann Einnahmen, Kunden, Klienten und gute Medienaufmerksamkeit einbringen. Eine schlecht organisierte Veranstaltung bedeutet hingegen eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Für größere Unternehmen und Konzerne sind Veranstaltungen die Gelegenheit, die Leistungen des Unternehmens zu präsentieren. Aber die Nachricht von einer missglückten Veranstaltung verbreitet sich wahrscheinlich besonders schnell.
So verwendest du das Event-Brief Template
Für Unternehmen und Organisationen ist die Planung einer Veranstaltung ein Spiel mit hohem Einsatz. Veranstaltungen sind teuer. Wenn eine Veranstaltung gut geplant und durchgeführt wird, kannst du mehr Kunden, Klienten und Einnahmen gewinnen und positive Öffentlichkeitsarbeit leisten. Wenn eine Veranstaltung nicht wie geplant abläuft, riskierst du den Verlust von Ressourcen, verärgerte Kunden und einen peinlichen Medienrummel. Das Event-Briefing dient als Grundlage für deine Veranstaltung. Hier erfährst du, wie du das Template für die Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung nutzen kannst.
Schritt 1: Beschreibe die Veranstaltung.
Damit sich dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur ein klares Bild machen kann, ist es wichtig, mit einem detaillierten Überblick über die Veranstaltung zu beginnen. Wie soll die Veranstaltung gestalterisch wirken? Wer sind die Teilnehmer? Was ist das Thema?
Schritt 2: Stecke deine Ziele klar ab.
Die Organisation einer Veranstaltung kostet Zeit und Ressourcen, daher solltest du deine Veranstaltung mit einem erreichbaren Ziel verbinden. Veranstaltest du ein Event, um die Aufmerksamkeit für das Produkt deines Unternehmens zu erhöhen? Organisierst du eine Benefizveranstaltung mit einem bestimmten finanziellen Ziel vor Augen? Je nach Zielsetzung trifft die Designagentur oder das Team unterschiedliche Entscheidungen über das Layout, das Thema, die Gestaltung und Aufmachung und andere wichtige Elemente.
Schritt 3: Lege ein Budget und einen Zeitrahmen fest.
Wenn du über das Budget nachdenkst, empfiehlt sich die Frage, wie viel du pro Teilnehmer ausgeben willst. Hast du vor, Speisen und Getränke anzubieten? Welche Art von Veranstaltungsort wird angemietet? Wo befindet sich der Veranstaltungsort? Benötigst du Mitarbeiter vor Ort? Plane dein Budget entsprechend den erwarteten Einnahmen aus der Veranstaltung. Wenn du z. B. Eintrittskarten verkaufst, stelle dir die Frage, wie viele Tickets du verkaufen musst, um einen Gewinn zu erzielen, und zu welchem Preis.
Sobald du eine Vorstellung von deinem Budget hast, erstelle einen Zeitrahmen. Ein Datum für die Veranstaltung muss natürlich feststehen, aber auch andere wichtige Meilensteine auf dem Weg dorthin sollten definiert werden. So muss beispielsweise der Veranstaltungsort mindestens drei Monate vor der Veranstaltung feststehen. Ebenso sollte die Auswahl des Catering-Unternehmens einen Monat vor der Veranstaltung erfolgen.
Schritt 4: Stelle ein Teilnehmerprofil auf.
Die Gestaltung und Aufmachung eines Networking-Dinners für Führungskräfte aus dem Vertrieb unterscheidet sich deutlich von der Jahresendfeier deines Unternehmens. Deshalb erweist es sich als äußerst wichtig, ein detailliertes Profil deiner Teilnehmer zu erstellen. Plane auch frühzeitig deine Marketingkampagnen und erstelle mit der Media Plan Vorlage einen genauen Plan für alle digitalen Kanäle.
Schritt 5: Füge einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung bei.
Dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur kümmert sich um einen Großteil der Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung. Um jedoch sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, empfiehlt es sich, einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung beizufügen. Gibt es in deinem Unternehmen oder deiner Organisation Farben oder Logos, die du gerne verwenden würdest? Bevorzugst du etwas Elegantes und Klassisches oder etwas Lustiges und Verspieltes? Verfasse eine kurze Beschreibung, auf die sich dein Veranstaltungskoordinator während des gesamten Planungsprozesses beziehen kann.
Why write an Event Brief?
Whether you are planning a fundraiser, holiday party, client appreciation dinner, or a charity ball, you will need to write an event brief. The event brief serves as a map for your events team, coordinator, or agency. It provides guidance on the event’s look and feel, your budget and timeline, the attendees, and other crucial information. Use an event brief to stay on track, define your goals, and assign stakeholders.
What are the contents of the event brief?
An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.
How do you write a brief description of an event?
There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.
Beginne jetzt mit diesem Template
Strategieplanungs-Template
Ideal für:
Projektplanung, Geschäftsführung, Strategische Planung
Immer wenn du deine Ziele definierst und überlegst, was du tun musst, um diese zu erreichen, kannst du von einem Strategic-Planning-Template profitieren. Das Strategic-Planning-Template führt dich und dein Team durch Übungen zur Einschätzung eurer aktuellen Situation, zur Definition zukünftiger Ziele und zur Entwicklung eines Plans, mit dem ihr sie erreicht. Im Allgemeinen bezieht sich Strategie auf die Ziele oder Gründe einer Unternehmung, während Planung sich auf die spezifischen Maßnahmen bezieht, die du ergreifst, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Bei strategischer Planung beziehst du jedoch beide Punkte gleichzeitig mit ein.
Vorlage zur Produktpositionierung
Ideal für:
Marketing, Produktmanagement, Desk Research
Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Erfolgschancen Ihres Unternehmens hängen zum Teil von Ihrem Markt ab. Bevor Sie also mit der Entwicklung von Produkten und der Planung von Strategien beginnen, sollten Sie die Produktpositionierung testen. Die Produktpositionierung dient dazu, Ihr Unternehmen und Ihr Angebot in einem Markt zu positionieren. Mit der Produktpositionierungsvorlage werden Sie angeleitet, wichtige Fragen zu berücksichtigen, wie z. B. die Definition Ihres Produkts und Ihrer Marktkategorie, die Festlegung Ihres Zielsegments und Ihrer Wettbewerber, sowie das Verständnis Ihrer wichtigsten Vorteile und der Differenzierung.
5S Methode Template
Ideal für:
Strategy and Planning, Productivity
Das 5S Template bietet einen systematischen Rahmen, der auf der bekannten 5S Methodik basiert: Sortieren, Ordnen, Polieren, Standardisieren und Erhalten. Ursprünglich aus der japanischen Fertigungspraxis abgeleitet, bietet diese Vorlage klare Anweisungen, um Teams bei der Optimierung von Arbeitsbereichen zu unterstützen. Ein herausragender Vorteil dieser Vorlage ist ihre Fähigkeit, die Effizienz drastisch zu verbessern. Jede Ressource und jedes Werkzeug wird für maximale Produktivität positioniert, indem die Benutzer durch Entrümpeln und Organisieren angeleitet werden, um Zeitverschwendung zu reduzieren und den gesamten Arbeitsablauf zu verbessern.
Template für Präsentationen
Ideal für:
Präsentationen, Ausbildung
Irgendwann in deiner Karriere wirst du wahrscheinlich eine Präsentation halten müssen. Bei Präsentationen wird in der Regel ein Vortrag mit zugehörigen Folien kombiniert, die zur Veranschaulichung deines Themas Bildmaterial, Texte und Grafiken enthalten. Mit dieser Präsentationsvorlage kannst du ganz einfach wirkungsvolle und optisch ansprechende Folien gestalten und dadurch den Druck beim Erstellen von Präsentationen immens verringern. Dieses Template unterstützt dich dabei, eine Präsentation zu erstellen, die deinem Publikum hilft, fokussiert und eingebunden zu bleiben. Mithilfe einfacher Tools kannst du deine Folien anpassen, mit deinem Team teilen, Feedback einholen und zusammenarbeiten.
Template für Marktsegmentierungsmatrizen
Ideal für:
Marketing, Strategische Planung, Produktmanagement
Erfolgreiches, überzeugendes Marketing beginnt und endet mit Kenntnissen über deine Zielgruppe: Wer sind deine (potenziellen) Kunden, wo sind sie und was wollen und erwarten sie? Eine Marktsegmentierung hilft dir dabei, die Zielgruppe auf einer tieferen Ebene zu verstehen. Dieses Business-Tool unterteilt deinen Zielmarkt in Untergruppen – auf der Grundlage von demografischen Faktoren, geografischen Aspekten, Bedürfnissen, Interessen, Psychografie oder Verhaltensmerkmalen. Diese Erkenntnisse und Daten kannst du dann nutzen, um bessere Produkt-, Vertriebs- und Marketingstrategien zu entwickeln und mit deinem Ansatz ins Schwarze zu treffen. Mit unserem Template kannst du eine Marktsegmentierungsmatrix einfach erstellen und ausfüllen.
Agile Team Events mit Jira Vorlage
Ideal für:
Agile , Agile workflows
Die Agile Team Events mit Jira Vorlage wurde entwickelt, um agile Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Diese Vorlage lässt sich nahtlos in Jira integrieren und ermöglicht es Teams, ihre Agile Events wie Sprint Planung, tägliche Stand-Ups, Sprint-Reviews und Retrospektiven direkt in Miro zu verwalten. Ein wesentlicher Vorteil dieser Vorlage ist ihre Fähigkeit, Aktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Alle in Miro vorgenommenen Änderungen können wieder mit Jira synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und das Projektmanagement Tool den neuesten Stand widerspiegelt. Diese Funktion trägt dazu bei, Konsistenz und Genauigkeit in allen agilen Prozessen aufrechtzuerhalten, das Risiko von Missverständnissen zu verringern und die Gesamtproduktivität zu steigern.