Event-Brief Template
Plane Events wie ein Profi: Mit dem Event-Brief Template übersiehst du nie wieder Details. Veranstalte jederzeit und überall erfolgreiche Events.
Info zum Event-Brief Template
Das Event-Brief Template hilft dir, einen umfassenden Überblick über die geplante Veranstaltung zu erhalten. Was muss vor der Veranstaltung erledigt werden? Welche Stakeholder sind beteiligt? Wie hoch ist das Budget? Woran kannst du ablesen, ob du bei der Erreichung deiner Vorgaben Fortschritte machst? Beim Verfassen eines Event-Briefings kannst du diese Fragen beantworten.
Was ist ein Event-Brief?
In einem Event-Brief sammelst du eine detaillierte Beschreibung der Veranstaltung. Vor der Durchführung einer Veranstaltung stellen Unternehmen und Organisationen einen Event-Brief auf, der ihnen als Gerüst dient.
Normalerweise enthält ein Event-Briefing den Zweck der Veranstaltung, einen Zeitrahmen und wichtige Termine, ein Budget, Informationen zu den Teilnehmern, Richtlinien zur Gestaltung und Aufmachung und Präferenzen für den Veranstaltungsort.
Wann solltest du das Event-Brief Template verwenden?
Verwende das Event-Brief Template immer dann, wenn du eine Veranstaltung planst und durchführst. Dies kann besonders nützlich sein, wenn du bei der Event-Planung in einem funktionsübergreifenden Team tätig bist.
Warum ist ein Event-Brief wichtig?
Die Durchführung einer Veranstaltung ist ein Projekt, bei dem viel auf dem Spiel steht. Für kleine Unternehmen, Start-ups, Einzelunternehmer und gemeinnützige Organisationen kann eine Veranstaltung einen beträchtlichen Prozentsatz der Gesamtressourcen ausmachen. Eine gut organisierte Veranstaltung kann Einnahmen, Kunden, Klienten und gute Medienaufmerksamkeit einbringen. Eine schlecht organisierte Veranstaltung bedeutet hingegen eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Für größere Unternehmen und Konzerne sind Veranstaltungen die Gelegenheit, die Leistungen des Unternehmens zu präsentieren. Aber die Nachricht von einer missglückten Veranstaltung verbreitet sich wahrscheinlich besonders schnell.
So verwendest du das Event-Brief Template
Für Unternehmen und Organisationen ist die Planung einer Veranstaltung ein Spiel mit hohem Einsatz. Veranstaltungen sind teuer. Wenn eine Veranstaltung gut geplant und durchgeführt wird, kannst du mehr Kunden, Klienten und Einnahmen gewinnen und positive Öffentlichkeitsarbeit leisten. Wenn eine Veranstaltung nicht wie geplant abläuft, riskierst du den Verlust von Ressourcen, verärgerte Kunden und einen peinlichen Medienrummel. Das Event-Briefing dient als Grundlage für deine Veranstaltung. Hier erfährst du, wie du das Template für die Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung nutzen kannst.
Schritt 1: Beschreibe die Veranstaltung.
Damit sich dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur ein klares Bild machen kann, ist es wichtig, mit einem detaillierten Überblick über die Veranstaltung zu beginnen. Wie soll die Veranstaltung gestalterisch wirken? Wer sind die Teilnehmer? Was ist das Thema?
Schritt 2: Stecke deine Ziele klar ab.
Die Organisation einer Veranstaltung kostet Zeit und Ressourcen, daher solltest du deine Veranstaltung mit einem erreichbaren Ziel verbinden. Veranstaltest du ein Event, um die Aufmerksamkeit für das Produkt deines Unternehmens zu erhöhen? Organisierst du eine Benefizveranstaltung mit einem bestimmten finanziellen Ziel vor Augen? Je nach Zielsetzung trifft die Designagentur oder das Team unterschiedliche Entscheidungen über das Layout, das Thema, die Gestaltung und Aufmachung und andere wichtige Elemente.
Schritt 3: Lege ein Budget und einen Zeitrahmen fest.
Wenn du über das Budget nachdenkst, empfiehlt sich die Frage, wie viel du pro Teilnehmer ausgeben willst. Hast du vor, Speisen und Getränke anzubieten? Welche Art von Veranstaltungsort wird angemietet? Wo befindet sich der Veranstaltungsort? Benötigst du Mitarbeiter vor Ort? Plane dein Budget entsprechend den erwarteten Einnahmen aus der Veranstaltung. Wenn du z. B. Eintrittskarten verkaufst, stelle dir die Frage, wie viele Tickets du verkaufen musst, um einen Gewinn zu erzielen, und zu welchem Preis.
Sobald du eine Vorstellung von deinem Budget hast, erstelle einen Zeitrahmen. Ein Datum für die Veranstaltung muss natürlich feststehen, aber auch andere wichtige Meilensteine auf dem Weg dorthin sollten definiert werden. So muss beispielsweise der Veranstaltungsort mindestens drei Monate vor der Veranstaltung feststehen. Ebenso sollte die Auswahl des Catering-Unternehmens einen Monat vor der Veranstaltung erfolgen.
Schritt 4: Stelle ein Teilnehmerprofil auf.
Die Gestaltung und Aufmachung eines Networking-Dinners für Führungskräfte aus dem Vertrieb unterscheidet sich deutlich von der Jahresendfeier deines Unternehmens. Deshalb erweist es sich als äußerst wichtig, ein detailliertes Profil deiner Teilnehmer zu erstellen. Plane auch frühzeitig deine Marketingkampagnen und erstelle mit der Media Plan Vorlage einen genauen Plan für alle digitalen Kanäle.
Schritt 5: Füge einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung bei.
Dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur kümmert sich um einen Großteil der Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung. Um jedoch sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, empfiehlt es sich, einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung beizufügen. Gibt es in deinem Unternehmen oder deiner Organisation Farben oder Logos, die du gerne verwenden würdest? Bevorzugst du etwas Elegantes und Klassisches oder etwas Lustiges und Verspieltes? Verfasse eine kurze Beschreibung, auf die sich dein Veranstaltungskoordinator während des gesamten Planungsprozesses beziehen kann.
Why write an Event Brief?
Whether you are planning a fundraiser, holiday party, client appreciation dinner, or a charity ball, you will need to write an event brief. The event brief serves as a map for your events team, coordinator, or agency. It provides guidance on the event’s look and feel, your budget and timeline, the attendees, and other crucial information. Use an event brief to stay on track, define your goals, and assign stakeholders.
What are the contents of the event brief?
An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.
How do you write a brief description of an event?
There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.
Beginne jetzt mit diesem Template
Meeting-Organisationsvorlage
Ideal für:
Besprechungen, Workshops, Projektplanung
Wenn es um Ideen geht, die während eines Meetings entstehen, möchtest du Quantität UND Qualität. Aber warum solltest du dich entscheiden? Unser Meeting-Organizer-Template wird bei deinen Meetings die Chancen maximieren, dass viele tolle Ideen entstehen. Es bietet dir eine einfache und effiziente Möglichkeit, jede Aktivität (z. B. Meetings und die Tagesplanung) zu skizzieren und sicherzustellen, dass auch Teamkollegen an einem anderen Arbeitsort wissen, was mit dem Meeting erreicht werden soll. Und du kannst deinem Meeting-Organizer-Ansatz noch mehr Potenzial verleihen, in dem du Miro mit deinen bevorzugten Apps und Services verknüpfst: JIRA von Atlassian, Google Drive, Slack, Trello, DropBox und OneDrive.
Projektstrukturplan Vorlage
Ideal für:
Arbeitsprozesse, Kartierung, Projektmanagement
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Projektmanagement-Tool, das alle Elemente aufzeigt, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Es ordnet diese Aufgaben in mehreren Ebenen an und stellt jedes Element grafisch dar. Das Erstellen eines Projektstrukturplans ist ein Ansatz, der auf den zu erbringenden Leistungen basiert. Das bedeutet, dass du am Ende einen detaillierten Projektplan der Zielvorgaben hast, die du erfüllen musst, um das Projekt abzuschließen. Erstelle einen Projektstrukturplan, wenn du die Arbeit deines Teams in kleinere, gut definierte Elemente aufteilen musst, damit das Projekt besser überschaubar und zu bewältigen ist.
Roadmap Mountain Vorlage
Ideal für:
Roadmap, Planning, Mapping
Die Roadmap Mountain Vorlage bietet einen metaphorischen Rahmen für die Planung und Visualisierung von Projektzielen und Meilensteinen. Indem sie die Reise zur Erreichung der Ziele als Bergbesteigung darstellt, können Teams Motivation und Fokus inspirieren. Diese Vorlage fördert die gemeinsame Zielsetzung und vermittelt ein Gefühl der Erfüllung, wenn Teams sich ihrem Gipfel nähern. Mit klaren Meilensteinen in Sicht können Teams motiviert bleiben und ihren Fortschritt effektiv verfolgen.
Roadmap Produktentwicklung Vorlage
Ideal für:
Roadmaps, Software-Entwicklung, Produktmanagement
Produktentwicklungsroadmaps decken alles ab, was dein Team bei der Entwicklung eines Produkts vom Konzept bis zur Markteinführung erreichen muss. Die Produktentwicklungsroadmap ist zudem ein Tool, das eine koordinierte Ausrichtung aller Beteiligten ermöglicht. Sie dient als Orientierungshilfe und Leitrichtlinie und hilft deinem Team, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktinnovation und Kundenanforderungen in den Mittelpunkt zu rücken. Die Investition von Zeit in die Erstellung einer Roadmap, die sich auf die Produktentwicklungsphasen konzentriert, unterstützt dein Team beim Vermitteln einer Vision für Führungskräfte, Designer, Entwickler, Projektmanager, Marketingfachleute und alle anderen, die Einfluss darauf haben, ob sich Teamziele erreichen lassen.
Template für One-on-One-Meetings (Einzelgespräche)
Ideal für:
Besprechungen
Wenn es darum geht, zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern Beziehungen aufzubauen, wirken One-on-One-Meetings wahre Wunder. Sie stellen das Forum und den Raum bereit, um sich zu treffen und aktuelle Themen anzusprechen, um Feedback zu geben oder um Probleme zu lösen. Aber damit ein Einzelgespräch produktiv wird, muss es gut vorbereitet werden. Mit diesem Template kannst du einfach eine Agenda erstellen, in der du die Zielsetzungen, Maßnahmen, Diskussionspunkte oder Fragen im Überblick anführst. Diese Fragen werden von kurzfristigen Themen – „Welche Ziele hast du in dieser Woche erreicht?“ – bis zu langfristigen Themen – „Hast du das Gefühl, dass du in deinem Arbeitsumfeld dazulernst und dich weiterentwickelst?“ – reichen.
Roadmap Planning Vorlage
Ideal für:
Roadmap, Agile
The Roadmap Planning Template in Miro is a dynamic tool designed to streamline the process of planning and tracking project milestones. This template is part of Miro's Intelligent Templates offering, which integrates AI, interactive widgets, and automation to enhance productivity. One key feature of this template is its real-time collaboration capability, allowing team members to work together seamlessly, regardless of their location. This feature ensures that everyone is on the same page, making it easier to assign tasks, set deadlines, and track progress effectively.