Einstellungsprozess-Vorlage
Visualisiere dir, wie sich Kandidaten durch die verschiedenen Phasen der Rekrutierung bewegen.
Über die Einstellungsprozess-Vorlage
Diese Vorlage ist ein interaktives und anpassbares Tool, das dir hilft, den gesamten Einstellungsprozess zu verfolgen. Von der Bewerbungseinreichung bis hin zu Stellenangeboten kannst du den Fortschritt jedes Kandidaten überwachen, während sie den Einstellungsprozess durchlaufen. Die Vorlage stellt die verschiedenen Phasen der Rekrutierung visuell dar und hält den Einstellungszyklus strukturiert und transparent.
Was ist ein Einstellungsprozess?
Einen neuen Mitarbeiter einzustellen, ist keine kleine Aufgabe. Es ist ein funktionsübergreifender, ressourcenintensiver Prozess. Für die meisten Organisationen ist das Einstellen eines neuen Mitarbeiters ein mehrstufiges Verfahren, um die Bedürfnisse des Unternehmens und des Teams zu identifizieren und potenzielle Kandidaten zu bewerten.
Warum die Einstellungsprozess-Vorlage verwenden?
Die Einstellung der richtigen neuen Mitarbeiter ist für die meisten Organisationen ein komplexer Prozess — ein mehrstufiger, funktionsübergreifender und ressourcenintensiver Prozess, der Zeit und Geduld erfordert. Es gibt viele Bewerbermanagementsysteme, die einen detaillierten Überblick darüber geben, wo sich jeder Kandidat im Einstellungsprozess befindet. Manchmal ist es jedoch hilfreich, eine einfache, übergeordnete Ansicht darüber zu geben, wo sich Mitarbeiter befinden, während sie vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter wechseln. Du kannst Miro's Einstellungsprozess-Vorlage verwenden, wenn du kein anderes Nachverfolgsystem hast oder den Status einfach mit Stakeholdern teilen möchtest.
Was sind die Phasen des Einstellungsprozesses?
1. Den Bedarf ermitteln. Musst du eine Position besetzen, die gerade freigeworden ist? Die Arbeitslast eines Teams reduzieren? Etwas aus organisatorischer Sicht ändern?
2. Einen Einstellungsplan entwickeln. Das Rekrutierungsteam muss herausfinden, wie die Rolle mit den Zielen und dem Geschäftsplan des Unternehmens in Einklang steht. Sie müssen auch Kriterien für die Bewerberauswahl entwickeln und entscheiden, wer die Interviews führen wird.
3. Schreibe eine Stellenbeschreibung, die die erforderlichen Schlüsselkompetenzen und Erfahrungen enthält, und schalte dann die Stelle aus.
4. Bewerbungen prüfen.
5. Sobald Bewerbungen eingehen, führen viele Organisationen ein erstes Telefonscreening durch. Telefoninterviews bewerten die grundsätzlichen Qualifikationen der Bewerber und deren kulturelle Passung.
6. Ein Vorstellungsgespräch planen. Frühe Gespräche sind oft Einzelgespräche, aber später können die Kandidaten auch an Gruppengesprächen teilnehmen.
7. Führe Hintergrundüberprüfungen durch. Überprüfe das Strafregister des Kandidaten, verifiziere seine Beschäftigungshistorie und sprich mit seinen Referenzen.
8. Ein Stellenangebot machen.
9. Sobald du ein Angebot gemacht hast, hört der Prozess dort nicht auf. Der Mitarbeiter muss dann seine Einstellungsunterlagen ausfüllen. Dazu könnten ihr W-4, I-9 sowie bundesstaatliche Abzugsformulare und Registrierungen gehören. Anschließend solltest du das Mitarbeiterhandbuch teilen und den Onboarding-Prozess starten.
Wie du deinen eigenen Einstellungsprozess erstellst
So erstellst du einen maßgeschneiderten Einstellungsprozess mit der Vorlage von Miro:
1. Öffne die Vorlage für den Einstellungsprozess. Die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage spart Zeit und Mühe bei der Planung des Einstellungsprozesses. Die Vorlage von Miro ist vollständig an die Bedürfnisse deines Teams anpassbar.
2. Über die Phasen des Einstellungsprozesses entscheiden. Die Vorlage wird mit sechs Spalten geliefert — Bewerber, Auswahlliste, Screening-Interviews, Fähigkeitenbewertung, Hintergrundprüfung und Stellenangebote. Füge die Namen der einzelnen Spalten hinzu, entferne oder bearbeite sie, bis das Board so erscheint, wie du es möchtest.
3. Den Einstellungsprozess teilen. Um die Transparenz zu wahren, gib dein Einstellungsprozess-Board in deinem Unternehmen frei. Du kannst einen freigabefähigen Einladungslink für dein Board erstellen oder andere über Slack oder E-Mail einladen. Dieser Schritt bietet die Gelegenheit für die Personalabteilung, den Einstellungsleiter und das Interviewgremium zusammenzuarbeiten und den besten Einstellungsprozess zu bestimmen.
4. Bewerber und deren Details hinzufügen. Wenn sich Kandidaten für die Stelle bewerben, füge sie deinem Einstellungsprozess-Board hinzu. Klicke auf jedes Textfeld, um wichtige Informationen zu jedem Kandidaten hinzuzufügen, wie beispielsweise Name, Bewerbungsdatum und die Position, für die er sich beworben hat. Du kannst auch deren Lebenslauf, Links zu ihrem Portfolio und alle anderen relevanten Dokumente anhängen.
5. Bewerber auf dem Board verschieben. Während die Kandidaten den Auswahlprozess durchlaufen, verschiebe jede Karte in die nächste Spalte. Du kannst auch einen Abschnitt erstellen, um den Überblick über Kandidaten zu behalten, die abgelehnt wurden oder das Jobangebot abgelehnt haben.
Best Practices im Einstellungsprozess
1. Einen standardisierten Einstellungsprozess erstellen
Die Standardisierung des Einstellungsprozesses ist entscheidend, um den besten Kandidaten für eine Rolle zu finden. Du benötigst eine einheitliche Methode, um alle Kandidaten zu bewerten und die Eignung jeder Person festzustellen. Ein standardisierter Einstellungsprozess stellt sicher, dass Ihr Einstellungsteam und die wichtigsten Stakeholder bei Einstellungsentscheidungen auf dieselben Referenzpunkte zurückgreifen.
2. Kenne deine Unternehmenskultur
Der Einstellungsprozess dreht sich ebenso sehr darum, dass die Kandidaten dich kennenlernen, wie darum, dass du sie kennenlernst. Stelle sicher, dass die Unternehmenskultur gut verstanden wird, und vermittle diese Kultur potenziellen Mitarbeitern. Indem du die Unternehmenskultur schon zu Beginn des Bewerbungsprozesses vorstellst, kannst du Kandidaten rekrutieren, die gut zu deiner bestehenden Arbeitskultur passen.
3. Sei gründlich
Jede Phase des Einstellungsprozesses sollte klar definiert sein, mit detaillierten Schritten auf dem Weg. Zum Beispiel sollten Bewerber ein Screening-Interview durchlaufen, bevor sie in die zweite Runde der Interviews gelangen. Wenn du während des gesamten Einstellungsprozesses gründlich vorgehst, stellst du sicher, dass die geeignetsten Kandidaten in die nächste Phase gelangen.
4. Suche nach Kandidaten innerhalb deines Unternehmens.
Bevor du die Stelle extern ausschreibst, gib die Eröffnung innerhalb deiner Organisation bekannt. Du hast möglicherweise derzeitige Mitarbeiter in deinem Talentpool, die für die Rolle geeignet sind. Interne Rekrutierung hat mehrere Vorteile, darunter geringere Einstellungskosten und eine kürzere Einarbeitungszeit. Jemanden intern zu befördern, sendet auch eine starke Botschaft an dein Team, dass du sie wertschätzt und ihren beruflichen Fortschritt förderst.
Anwendungsbeispiel einer erfolgreichen Einstellungsprozessvorlage
Sehen wir uns ein Beispiel an, wie eine Full-Service-Digitalmarketingagentur Miro's Vorlage für den Einstellungsprozess nutzen könnte, um ihre Rekrutierung zu unterstützen.
Der Einstellungsleiter ist für die Erstellung eines unternehmensweiten Einstellungsprozess-Boards verantwortlich. Da das Unternehmen in mehr als einer Abteilung einstellt, fügt sie Swimlanes hinzu, um die Kandidaten für jede Abteilung zu trennen. Die Abteilungen, die derzeit einstellen, sind:
Sie passt die Vorlage an, sodass das Board die folgenden Spalten hat:
Kandidaten. Wenn der Einstellungsleiter Bewerbungen erhält, werden sie dem Board hinzugefügt.
Sichtung. Die Lebensläufe und Anschreiben jedes Bewerbers werden überprüft.
Telefoninterview. Ein kurzes, vorläufiges Gespräch wird telefonisch geführt, um den Bewerber etwas besser kennenzulernen.
Interviews. Eingeladene Kandidaten sind zu einem ausführlichen Bewerbungsgespräch eingeladen. Hier können die Kandidaten Fragen zu den Details der Position und der Unternehmenskultur stellen.
Praktische Übung. Den Kandidaten wird eine praktische Übung geschickt, um ihre Fähigkeiten einzuschätzen. Zum Beispiel erhalten Bewerber für die Position eines Softwareentwicklers einen Full-Stack-Entwickler-Codetest, den sie online abschließen sollen.
HOD-Chat. Eine ausgewählte Gruppe der besten Kandidaten trifft sich mit dem Abteilungsleiter ihrer jeweiligen Abteilung.
Jobangebot. Das Entscheidungsteam kommt zu einem Entschluss, und dem geeignetsten Kandidaten wird ein Jobangebot unterbreitet.
Wann sollte eine Vorlage für die Zeitachse eines Einstellungsprozesses verwendet werden?
Die Vorlage „Zeitachse für den Einstellungsprozess“ gibt dir einen genauen Überblick über die einzelnen Schritte, die dein Unternehmen bei der Einstellung neuer Leute machen sollte, damit die Aktivitäten und der Preisplan im Plan bleiben.
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Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan
Ideal für:
Verwaltung, Personalmanagement
Die Vorlage für den Leistungsverbesserungsplan (PIP) ist ein strukturiertes Tool für Manager und HR-Fachleute, um die Leistung der Mitarbeiter klar anzugehen und zu steuern. Einer der herausragenden Vorteile ist die Förderung einer besseren Kommunikation, die sicherstellt, dass Feedback nicht nur spezifisch, sondern auch umsetzbar ist, Ambiguitäten beseitigt und das Verständnis zwischen Managern und Teammitgliedern überbrückt.
Vorlage für die Leistungsüberprüfung
Ideal für:
Verwaltung, Wachstum
Die Vorlage für die Leistungsüberprüfung bietet einen strukturierten und intuitiven Rahmen für Manager und HR-Profis, um die Leistung eines Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum zu bewerten. Ein wichtiger Vorteil der Verwendung dieser Vorlage ist die Fähigkeit, eine klare Kommunikation zu fördern, und sicherzustellen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte ein gemeinsames Verständnis für die Ergebnisse, Erwartungen und Entwicklungsbereiche haben, wodurch ein kohärenteres Arbeitsumfeld gefördert wird.