Agenda-Vorlage

Über die Agenda-Vorlage

Es gibt nichts Schlimmeres als ein Meeting ohne Zweck. Aber du musst kein Planungsgenie sein, um zielgerichtete Agenden vor dem Meeting zu erstellen. Beeindrucke deine Kollegen und stimm dich schneller ab mit dieser einfach zu bedienenden Agenda-Vorlage.

Was ist eine Agenda?

Eine Agenda ist wie eine Roadmap für ein Meeting. Sie listet die Aktivitäten auf, die während eines Meetings stattfinden werden, wann sie stattfinden und in welcher Reihenfolge. Der Hauptzweck einer Agenda besteht darin, den Teilnehmern einen klaren Überblick über die Struktur des Meetings zu geben. Ohne Agenden fühlen sich Meetings oft unorganisiert an, und du riskierst, ohne Ergebnisse zu gehen, die du erreichen wolltest.

Aber eine Agenda muss nicht langweilig sein. Deshalb haben wir diese Vorlage erstellt, um sie visuell, unterhaltsam und interaktiv zu gestalten. Wir machen es dir einfach, deine Agenda mit deiner Auswahl an Grafiken, Farben, Schriftarten und Bildern zu versehen, um ihr Persönlichkeit und kreativen Stil zu verleihen.

Wie man eine Agenda erstellt

Es ist einfach, deine eigene Agenda zu erstellen. Miros unendlicher Canvas ist der perfekte Ort, um die Agenda mit deinem Team zu erstellen und zu teilen. Fang damit an, die Agenda-Vorlage auszuwählen, und befolge dann die folgenden Schritte, um sie zu deiner eigenen zu machen.

1. Grundlegende Details hinzufügen

Trage oben in deiner Agenda grundlegende Meeting-Details wie Datum und Ziele ein.

2. Prioritäten und Aufgaben definieren

Stelle sicher, dass du eine klare Vorstellung davon hast, welche Themen des Meetings am wichtigsten sind. Sobald du weißt, welche Prioritäten das Meeting hat, notiere sie dir.

3. Zusammenarbeit in Echtzeit

Während deines Meetings kannst du Teilnehmer zum Board einladen und sie Prioritäten, Aufgaben oder Notizen hinzufügen lassen, an die du nicht gedacht hast. Besprich alle neuen Themen während des Meetings.

4. Passe deine Agenda an.

Mit der Vorlage kannst du deine Agenda mit Grafiken, Farben, Schriftarten und Bildern gestalten. Sei ruhig kreativ! Das Ausfüllen einer Agenda muss keine lästige Pflicht sein. Indem du etwas Spaßiges und Persönliches gestaltest, kannst du die Planung zum Kinderspiel machen.

Vorteile einer Agendaerstellung

Hier sind einige der Vorteile, die eine effektive Agenda bietet:

Hält Meetings organisiert

Eine Agenda fördert die Struktur und hilft, die wichtigsten Aktivitäten eines Meetings zu priorisieren. Das hält das Team auf wichtige Themen fokussiert, was die Produktivität verbessert. Bereits die bloße Anwesenheit einer formellen Agenda schafft eine offizielle Atmosphäre und verhindert, dass die Teilnehmer Zeit verschwenden.

Eine formelle Agenda legt auch die Ziele des Meetings fest und schafft ein klares Ziel. Dies organisiert die Richtung, die das Meeting einschlagen wird, sowie die Maßnahmen, die nach dem Meeting zu ergreifen sind.

Ermöglicht effektive Entscheidungsfindung

Agendas geben einen Überblick über die Themen, die im Meeting zur Diskussion stehen. Dieser Überblick verhindert, dass der Gastgeber des Meetings wichtige Themen vergisst, die er einführen muss.

Wenn alle Vorgänge gründlich besprochen werden, können als Gruppe in einer Sitzung sinnvolle Entscheidungen getroffen werden. Dies ist weit produktiver und transparenter als hastig außerhalb des Meetings Pläne zu schmieden. Eingaben und Vorschläge aus verschiedenen Perspektiven verbessern die Qualität der Leistung und schaffen ein Gefühl von Teamarbeit.

Hilft, wichtige Neuigkeiten zu kommunizieren

Agenden bieten die Möglichkeit, Ankündigungen zu wichtigen Geschäftsereignissen und Besprechungszielen zu machen. Ohne eine formale Agenda werden Ankündigungen möglicherweise nicht an alle Anwesenden der Besprechung kommuniziert. Agenden bieten auch einen Bereich, um frühere Meetings zusammenzufassen. Dies hilft bei der Meeting-Nachbetrachtung und der Überprüfung der erzielten Fortschritte.

Bietet eine gleiche Chance, sich einzubringen.

Agenden nennen gewöhnlich Aktionspunkte, die während eines Meetings besprochen werden. Dies gibt allen Teammitgliedern die Chance, im Vorfeld über die Diskussionsthemen nachzudenken.

Bei vielen Meetings sind extrovertierte Teilnehmer eifriger, sich zu engagieren, während zurückhaltende Personen zögerlicher sind. Wenn jedoch bekannt ist, worüber gesprochen wird, kann das gesamte Team die zu diskutierenden Themen im Vorfeld recherchieren. Sie können darüber nachdenken, wie die Themen auf sie zutreffen, und durchdachte, wertvolle Beiträge im Meeting leisten.

Best Practices für die Erstellung einer Agenda

Beachte diese Best Practices, wenn du deine Agenda erstellst:

Hol dir Input vom gesamten Team.

Wenn du möchtest, dass dein gesamtes Team an Meetings teilnimmt, stelle sicher, dass die Agenda eine Liste von Themen enthält, die ihre Bedürfnisse widerspiegeln. Bitte deine Teammitglieder, Agendapunkte vorzuschlagen und begründe, warum jeder Aktionspunkt im Teamkontext behandelt werden sollte.

Priorisiere Themen, die das gesamte Team betreffen

Die Zeit für Teambesprechungen ist kostspielig und schwierig zu planen. Das bedeutet, dass sie hauptsächlich dazu genutzt werden sollte, um Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, die das gesamte Team betreffen und von ihm gelöst werden müssen. Wenn sich die Teilnehmenden nicht die meiste Zeit des Meetings mit voneinander abhängigen Themen befassen, könnten sie das Interesse verlieren.

Liste die Themen der Tagesordnung als Fragen auf, die das Team beantworten muss.

Die meisten Ziele von Meetings bestehen nur aus mehreren Wörtern, die zu einem Satz zusammengefügt sind. Zum Beispiel: „Neuzuweisung von Büroräumen.“ Das lässt die Teilnehmer fragen: „Was ist mit der Neuzuweisung von Büroräumen?“

Wenn du ein Meetingthema als Frage (oder Fragen), die beantwortet werden müssen, auflistest, regt das strategisches Denken an und fördert Beiträge. Zum Beispiel: „Unter welchen Bedingungen sollten wir, wenn überhaupt, Büroräume neu verteilen?“

Was solltest du in eine Meeting-Agenda aufnehmen?

Hier sind einige der Schlüsselelemente, die deine Meeting-Agenda enthalten sollte:

1. Agenda-Kopfzeile

Die Agenda-Kopfzeile dient zur Identifizierung der folgenden Punkte:

• Die Einheit, Organisation oder das Komitee, das das Meeting einberuft.

• Die Kopfzeile der Agenda trägt den Namen des Gremiums, z. B. eines Boards, einer Beratungsgruppe, eines Ausschusses oder der Treffensteilnehmer.

• Die Art des Meetings.

2. Meetingteilnehmer

Deine formelle Agenda sollte die Teilnehmer des Meetings auflisten. Es sollte jedoch auch auflisten, für welche Tagesordnungspunkte jedes Teammitglied verantwortlich ist.

3. Hauptziele

Deine Agenda muss alle Teilnehmer darüber informieren, was die Ziele des Meetings sind, worüber gesprochen wird und welche Entscheidungen getroffen werden müssen.

Das primäre Ziel des Meetings ist häufig ein Satz oder zwei, die zwei Hauptfragen beantworten:

• Warum treffen wir uns?

• Was wollen wir erreichen?

4. Input von deinem Team

Denke daran, dein Team oder die anderen Meetingteilnehmer an der Erstellung der Agenda zu beteiligen. Das Team weiß möglicherweise mehr über die Diskussionsthemen als der Organisator.

Auf diese Weise stellst du sicher, dass alle Hauptthemen und etwaige Probleme angesprochen werden. Es wird auch dafür sorgen, dass die Teilnehmer engagiert bleiben, da sie an der Erstellung des Meetings beteiligt sind.

5. Der Arbeitsplan für das Meeting

Der Arbeitsplan für das Meeting definiert, was mit dem Meeting erreicht werden soll.

Stelle sicher, dass du realistische Zeitziele für jedes Thema festlegst. Es ist immer eine gute Idee, ein paar Minuten mehr pro Punkt auf deiner Agenda einzuplanen, als du denkst, dass du benötigen wirst. Sehr oft taucht eine Frage oder ein Diskussionspunkt auf, der gelöst werden muss, was Zeit in Anspruch nimmt.

6. Dauer und die zugewiesene Zeit für jeden Agendapunkt

Einer der wichtigsten Zwecke einer Meeting-Agenda ist es sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich verläuft. Schließlich möchtest du die Zeit der Anwesenden respektieren. Die Festlegung der Zeitspanne, die für jeden Agendapunkt aufgewendet wird, hilft dabei, dein Meeting auf Kurs zu halten.

Stelle sicher, dass du realistische Zeitziele für jedes Thema festlegst. Es ist immer eine gute Idee, ein paar Minuten mehr pro Punkt auf deiner Agenda einzuplanen, als du denkst, dass du benötigen wirst. Sehr oft taucht eine Frage oder ein Diskussionspunkt auf, der gelöst werden muss, und das nimmt Zeit in Anspruch.