Vorlage für die Tagesordnung

Über die Vorlage für die Tagesordnung

Es gibt nichts Schlimmeres als ein Meeting ohne Zweck. Aber du musst kein Planungsgenie sein, um zweckmäßige Tagesordnungen zu erstellen, bevor das Meeting beginnt. Beeindrucke deine Kollegen und stimme dich schneller ab mit dieser einfach zu benutzenden Vorlage für die Tagesordnung.

Was ist eine Tagesordnung?

Eine Agenda ist wie ein Roadmap für ein Meeting. Sie listet die Aktivitäten auf, die während eines Meetings stattfinden werden, wann sie stattfinden und in welcher Reihenfolge. Der Hauptzweck einer Agenda ist es, den Teilnehmern einen klaren Überblick über die Struktur des Meetings zu geben. Ohne Agendas wirken Meetings oft unorganisiert und es besteht das Risiko, dass man das, was man erreichen möchte, nicht erreicht.

Aber eine Agenda muss nicht langweilig sein. Deshalb haben wir diese Vorlage erstellt, um sie visuell ansprechend, unterhaltsam und interaktiv zu gestalten. Es ist einfach, Grafiken, Farben, Schriftarten und Bilder hinzuzufügen, um Ihrer Agenda eine persönliche und kreative Note zu verleihen.

Wie erstellt man eine Agenda

Eine eigene Agenda zu erstellen ist einfach. Miros unendlicher Canvas ist der ideale Ort, um Ihre Agenda zu erstellen und mit Ihrem Team zu teilen. Beginnen Sie mit der Auswahl der Agendavorlage und folgen Sie dann diesen Schritten, um sie anzupassen.

1. Fügen Sie die Basisdetails hinzu

Fügen Sie am Anfang Ihrer Agenda grundlegende Sitzungsdetails wie Datum und Ziele hinzu.

2. Prioritäten und Aufgaben definieren

Stelle sicher, dass du eine klare Vorstellung von den wichtigsten Themen des Meetings hast. Sobald dir die Prioritäten bekannt sind, notiere sie.

3. In Echtzeit zusammenarbeiten

Während deines Meetings kannst du Teilnehmer zum Board einladen und sie Prioritäten, Aufgaben oder Merkzettel hinzufügen lassen, an die du nicht gedacht hast. Besprecht neue Punkte während des Meetings.

4. Deine Agenda anpassen

Mit der Vorlage kannst du deine Agenda mit Grafiken, Farben, Schriftarten und Bildern gestalten. Sei ruhig kreativ! Das Ausfüllen einer Agenda muss keine lästige Pflicht sein. Indem du etwas Spaßiges und Persönliches kreierst, wird die Planung zum Kinderspiel.

Vorteile einer Agendaerstellung

Hier sind einige Vorteile einer effektiven Agenda:

Hält Meetings organisiert

Eine Agenda fördert die Struktur und hilft, die wichtigsten Aktivitäten eines Meetings zu priorisieren. Dies hält das Team auf wichtige Themen fokussiert, was die Produktivität verbessert. Allein die Anwesenheit einer formellen Agenda schafft eine offizielle Atmosphäre und entmutigt die Teilnehmer, Zeit zu verschwenden.

Eine formelle Agenda setzt außerdem die Ziele des Meetings fest und schafft ein klares Ziel. Dies strukturiert die Richtung, die das Meeting nehmen wird, und die Maßnahmen, die nach dem Meeting zu ergreifen sind.

Ermöglicht effektive Entscheidungsfindung

Agenden geben einen Überblick über die Themen, die im Meeting zur Diskussion stehen. Dieser Überblick verhindert, dass der Meeting-Gastgeber wichtige Themen vergisst, die er einführen muss.

Wenn alle Themen gründlich besprochen werden, können in einer Sitzung als Gruppe lohnende Entscheidungen getroffen werden. Das ist weitaus produktiver und transparenter, als außerhalb des Meetings hastig Pläne zu schmieden. Beiträge und Vorschläge aus unterschiedlichen Perspektiven erhöhen die Qualität der Leistung und schaffen ein Gefühl von Teamwork.

Hilft dabei, wichtige Neuigkeiten zu kommunizieren

Agendas bieten eine Gelegenheit, Ankündigungen über wichtige Geschäftsvorfälle und Meetingziele zu machen. Ohne eine formelle Agenda könnten Ankündigungen möglicherweise nicht an alle Anwesenden kommuniziert werden. Außerdem bieten Agendas einen Bereich, um frühere Meetings zusammenzufassen. Dies hilft bei der Reflexion von Meetings und der Überprüfung des erzielten Fortschritts.

Bietet eine gleiche Chance zur Mitwirkung

Agendas erwähnen in der Regel Aktionspunkte, die während eines Meetings diskutiert werden. Dies gibt allen Teammitgliedern die Möglichkeit, sich im Vorfeld mit den Diskussionsthemen auseinanderzusetzen.

In vielen Besprechungen sind extrovertierte Teilnehmer eher bereit, sich zu beteiligen, während zurückhaltende Personen zögerlicher sind. Wenn man jedoch weiß, worum es gehen wird, kann das gesamte Team die Themen recherchieren, die besprochen werden. Sie können darüber nachdenken, wie die Themen auf sie zutreffen und wertvolle, durchdachte Beiträge zur Besprechung leisten.

Best Practices zur Erstellung einer Agenda

Behalte diese Best Practices im Hinterkopf, wenn du deine Agenda erstellst:

Hole dir Input vom gesamten Team

Wenn du möchtest, dass sich dein ganzes Team an den Besprechungen beteiligt, achte darauf, dass die Agenda eine Liste von Themen enthält, die ihre Bedürfnisse widerspiegeln. Bitte deine Teammitglieder, Agendapunkte vorzuschlagen und zusammen mit einem Grund anzugeben, warum jeder Punkt im Team besprochen werden sollte.

Priorisiere Themen, die das gesamte Team betreffen

Die Zeit für Teammeetings ist teuer und schwer zu planen. Das bedeutet, sie sollte hauptsächlich genutzt werden, um Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, die das gesamte Team betreffen und die gelöst werden müssen. Wenn die Teilnehmer nicht den Großteil des Meetings über interdependente Themen sprechen, könnten sie das Interesse verlieren.

Listet Agendapunkte als Fragen auf, die das Team beantworten muss

Die meisten Zielsetzungen von Meetings bestehen nur aus mehreren aneinandergereihten Wörtern, um eine Phrase zu bilden. Zum Beispiel: „Umbesetzung von Büroräumen.“ Dies lässt die Teilnehmer des Meetings fragen: „Was genau mit der Umbesetzung von Büroräumen?“

Wenn du ein Meetingthema als Frage (oder Fragen) listest, die beantwortet werden müssen, regt das strategisches Denken an und fördert Beiträge. Zum Beispiel: „Unter welchen Bedingungen, falls überhaupt, sollten wir Büroräume umverteilen?“

Was sollte eine Meeting-Agenda beinhalten?

Hier sind einige der Schlüsselelemente, die eure Meeting-Agenda beinhalten sollte:

1. Kopfzeile der Agenda

Die Kopfzeile der Agenda dient zur Identifizierung der folgenden Punkte:

• Die Einheit, Organisation oder das Gremium, das das Meeting einberuft.

• Die Kopfzeile der Agenda enthält den Namen des versammelten Gremiums, wie z.B. eines Boards, einer Beratungsgruppe, eines Komitees oder der Teilnehmer des Meetings.

• Die Art des Meetings.

2. Teilnehmer des Meetings

Ihre formelle Agenda sollte die Teilnehmer des Meetings auflisten. Zudem sollte sie aufzeigen, für welche Agendapunkte jedes Teammitglied verantwortlich ist.

3. Hauptziele

Ihre Agenda muss allen Teilnehmern mitteilen, welche Ziele das Meeting verfolgt, worüber gesprochen wird und welche Entscheidungen getroffen werden müssen.

Das primäre Meeting-Ziel ist häufig ein oder zwei Sätze, die zwei Hauptfragen beantworten:

• Warum treffen wir uns?

• Was möchten wir erreichen?

4. Input von Ihrem Team

Denk daran, dein Team oder die anderen Teilnehmer der Sitzung in die Erstellung der Agenda einzubeziehen. Das Team kennt die zu besprechenden Themen möglicherweise besser als der Organisator.

Auf diese Weise stellst du sicher, dass alle Hauptthemen und etwaige Probleme angesprochen werden. Es hält die Teilnehmer auch engagiert, da sie an der Erstellung der Sitzung beteiligt sind.

5. Der Arbeitsplan der Sitzung

Der Arbeitsplan der Sitzung ist das, was du mit der Sitzung erreichen möchtest.

Stelle sicher, dass du für jedes Thema realistische Zeitziele festlegst. Es ist immer eine gute Idee, ein paar Minuten mehr einzuplanen, als du denkst, dass du pro Punkt auf deiner Agenda benötigst. Sehr oft ergibt sich eine Frage oder ein Diskussionsthema, das gelöst werden muss, was Zeit in Anspruch nimmt.

6. Dauer und die zugeteilte Zeit für jeden Agendapunkt

Einer der wichtigsten Zwecke einer Agenda ist sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich endet. Schließlich möchten Sie die Zeit der Teilnehmer respektieren. Die Festlegung der Zeit, die für jeden Programmpunkt aufgewendet wird, hilft dabei, das Meeting im Rahmen zu halten.

Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Zeitziele für jeden Punkt festlegen. Es ist immer eine gute Idee, ein paar Minuten mehr pro Punkt einzuplanen, als man denkt. Oft ergibt sich eine Frage oder ein Diskussionsthema, das gelöst werden muss und Zeit in Anspruch nimmt.