Action-priority-matrix-general

Handlungsprioritäten-Matrix-Vorlage

Priorisiere die Aufgaben nach ihrer Wirkung und ihrem Aufwand.

Über die Handlungsprioritäten-Matrix-Vorlage

Eine Handlungsprioritäten-Matrix ist ein Raster, das dir ermöglicht, Aufgaben zu priorisieren, um deine Zeit, Fähigkeiten, Anstrengungen und Talente optimal zu nutzen. 

Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben selten Zeit, jede gestellte Anfrage zu bearbeiten oder jedes begonnene Projekt abzuschließen. Indem du bewusst auswählst, worin Zeit und Mühe investiert werden, kannst du bei Aufgaben mit hohem Wert vorankommen und solche hinter dir lassen, die keinen spürbaren Einfluss oder Beitrag leisten. 

Was ist eine Handlungsprioritäten-Matrix?

Eine Handlungsprioritäten-Matrix hilft dir, Aufgaben nach ihrem Einfluss und dem erforderlichen Aufwand zu priorisieren. 

Diese Matrix hat normalerweise vier Quadranten:

  • Schnelle Erfolge (hohe Wirkung, geringer Aufwand): Konzentriere dich auf diese – die Projekte, die mit geringem Zeit- oder Arbeitsaufwand eine große Rendite bringen.

  • Großprojekte (hohe Wirkung, hoher Aufwand): Größere Aufgaben, die potenziell hohe Renditen bringen, aber zeitaufwendiger sind (und alle schnellen Erfolge überschattet können).

  • Lückenfüller (geringe Wirkung, geringer Aufwand): Delegiere diese Aufgaben oder fokussiere dich darauf, nur wenn du Zeit übrig hast.

  • Undankbare Aufgaben (geringe Wirkung, hoher Aufwand): Am besten vermeiden – zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die ignoriert werden sollten, um stattdessen schnelle Erfolge zu erzielen.

Du kannst jede Aufgabe im Raster von 0 (geringe Wirkung, hoher Aufwand) bis 10 (maximale Wirkung, maximaler Aufwand) bewerten. Dieses System kann dir helfen, das Raster präziser zu erstellen und es einfacher machen, deine Prioritäten festzulegen. 

Wann man eine Handlungsprioritäten-Matrix verwendet

Produktteams (und alle, die mit Produktmanagern zusammenarbeiten) können die Handlungsprioritäten-Matrix verwenden, um:

  • Wirkung (wie Vertrieb, Rentabilität, Moral, Kundenwahrnehmung) gegen Aufwand (wie Zeit, Kosten, rechtliche Hürden, organisatorische Komplexität) messen.

  • Hilf Teams oder individuellen Beitragenden, voranzukommen, indem eine große Anzahl von Aufgaben oder Ideen priorisiert wird.

  • Ermutige Teams oder individuelle Beitragende, Entscheidungen basierend auf ihrem Fachwissen und ihrer Erfahrung statt externer Faktoren zu treffen.

  • Finde ein angemessenes Verhältnis von Wirkung zu Aufwand für potenzielle Ideen und Lösungen heraus.

Als Tool zur Zeitverwaltung ermöglichen es dir Handlungsprioritäten-Matrizen zu visualisieren, wie du deine Energie auf das konzentrieren kannst, was deinem Team und deinen individuellen Beiträgen zugutekommt. 

Erstelle deine eigene Handlungsprioritäten-Matrix

Deine eigene Handlungsprioritäten-Matrix zu erstellen, ist einfach. Miro ist das perfekte Tool, um es zu erstellen und zu teilen. Beginne, indem du die Vorlage für eine Handlungsprioritäten-Matrix auswählst, und befolge dann die folgenden Schritte, um eine eigene zu erstellen.

1. Bitte dein Team, neue Ideen oder Aufgaben auf Notizen zu erstellen. Teammitglieder können farbcodierte Notizen verwenden, um ihre Ideen für Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzuhalten. 

2. Wähle einen Moderator aus, um die Ideen zu sortieren. Der Moderator (zum Beispiel ein Teamleiter oder Manager) kann jede Aufgabe überprüfen und sie dem entsprechenden Quadranten zuweisen. Wenn mehrere Ideen ähnlich klingen, kombiniere sie zu einer prägnanten Notiz.

3. Frag deine Kollegen, was ihnen bei der Erledigung jeder Aufgabe helfen würde. Benötigen sie zusätzliche Zeit, Unterstützung oder andere Ressourcen, um eine Idee zum Leben zu erwecken? Erhalte zusätzliches Feedback von Teammitgliedern, um festzustellen, ob ein großes Projekt oder eine Lückenfüllaufgabe einen Schub benötigt, um die Fertigstellung zu erleichtern. 

4. Trage die Ideen als Gruppe in das Diagramm ein. Ordne als Gruppe eure Notizen anhand der Machbarkeit und Wichtigkeit neu an. Behalte im Blick, welche Aufgaben oder Ideen eine hohe oder niedrige Priorität erhalten. Du kannst auch jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, von geringem Aufwand oder geringer Wichtigkeit bis zu maximalem Aufwand und maximaler Wichtigkeit. 

5. Weise die Aufgaben den Gruppenmitgliedern entsprechend zu und verfolge den Fortschritt, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Du kannst Tags verwenden, um relevante Aufgaben durch das Taggen einzelner Teammitglieder zuzuweisen. Du kannst auch verwenden, um Projektmitglieder oder andere Personen zu taggen, mit denen ein bestimmtes Board oder Projekt geteilt wurde. Rufe das Board erneut auf, wann immer sich Prioritäten ändern, um dein Team neu auszurichten.

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