Matrixvorlage für Handlungsprioritäten - Action-Priority-Matrix-Template
Priorisiere die Aufgaben, auf die du dich konzentrieren möchtest – je nach Auswirkung und Aufwand.
Über die Matrixvorlage für Handlungsprioritäten
Eine Aktionsprioritätenmatrix ist ein Raster, das es dir ermöglicht, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um deine Zeit, deine Fähigkeiten, deine Bemühungen und dein Talent optimal zu nutzen. Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben selten Zeit, jede Anfrage zu bearbeiten oder jedes Projekt zu starten. Indem du bewusst auswählst, in welche Aufgaben du Zeit und Mühe investierst, kannst du hochwertige Aufgaben vorantreiben und solche, die keinen spürbaren Einfluss oder Beitrag leisten, hinter dir lassen.
Bitte lies weiter, um mehr über Prioritätenmatrizen zu erfahren.
Was ist eine Aktionsprioritätenmatrix?
Eine Prioritätenmatrix hilft dir dabei, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und des zu ihrer Erledigung erforderlichen Aufwands nach Priorität zu ordnen.
Diese Matrix besteht in der Regel aus vier Quadranten: Schnelle Erfolge (hohe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Konzentriere dich auf diese Projekte, die mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand eine hohe Rendite erzielen.
Großprojekte (hohe Auswirkungen, hoher Aufwand):
Größere Aufgaben, die eine potenziell hohe Investitionsrendite bieten, aber zeitaufwändiger sind (und die Quick Wins überschatten können).
Fill-ins (geringe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Delegieren diese Aufgaben oder widme dich ihnen nur, wenn du Zeit dafür hast.
Undankbare Aufgaben (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand): Am besten zu vermeiden - zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die am besten ignoriert werden, um sich stattdessen auf Quick Wins zu konzentrieren.
Du kannst jede Aufgabe auf dem Raster von 0 (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand) bis 10 (maximale Auswirkungen, maximaler Aufwand) bewerten. Dieses System kann dir helfen, das Raster präziser zu gestalten und deine Prioritäten leichter zu bestimmen.
Wann wird eine Aktionsprioritätenmatrix verwendet?
Produktteams (und alle, die mit Produktmanagern zusammenarbeiten) können die Aktionsprioritätenmatrix verwenden, um:
Messung der Auswirkungen (z. B. Umsatz, Rentabilität, Moral, Kundenwahrnehmung) gegenüber dem Aufwand (z. B. Zeit, Kosten, rechtliche Hindernisse, organisatorische Komplexität)
Teams oder einzelnen Mitarbeitern zu helfen, durch die Priorisierung einer großen Gruppe von Aufgaben oder Ideen voranzukommen
Ermutigen das Team oder einzelne Mitarbeiter, Entscheidungen auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung und nicht auf der Grundlage externer Faktoren zu treffen
Ermittlung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Wirkung und Aufwand für potenzielle Ideen und Lösungen
Mit Hilfe von Prioritätenmatrizen für Maßnahmen kannst du dir ein Bild davon machen, wie du deine Energie auf das konzentrieren kannst, was deinem Team und den einzelnen Mitarbeitern zugute kommt.
Erstelle deine eigene Aktionsprioritätenmatrix
Die Erstellung deiner persönlichen Aktionsprioritätenmatrix ist ganz einfach. Das Kollaborationstool von Miro ist das perfekte Werkzeug, um sie zu erstellen und weiterzugeben. Beginne, indem du die Vorlage für die Aktionsprioritätenmatrix auswählst, und führe dann die folgenden Schritte aus, um deine eigene Matrix zu erstellen.
Bitte dein Team, neue Ideen oder Aufgaben auf Klebezettel zu schreiben. Die Teammitglieder können farblich gekennzeichnete Online-Notizzettel verwenden, um ihre Ideen für Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzuhalten.
Wähle einen Gruppenmoderator, der die Ideen sortiert. Der Moderator (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) kann jede Aufgabe überprüfen und sie einem entsprechenden Quadranten zuordnen. Wenn mehrere Ideen ähnlich klingen, fasse sie stattdessen auf einem prägnanten Zettel zusammen.
Frage deine Mitarbeiter, was ihnen helfen würde, die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Brauchen sie zusätzliche Zeit, Unterstützung oder andere Ressourcen, um eine Idee zum Leben zu erwecken? Hole dir zusätzlichen Input von den Teammitgliedern, um herauszufinden, ob ein größeres Projekt oder eine Zusatzaufgabe einen Schub gebrauchen könnte, damit es leichter zu erledigen ist.
Zeichne die Ideen auf dem Diagramm als Gruppe auf. Ordne als Gruppe die Ideen auf den Klebezetteln nach Machbarkeit und Wichtigkeit neu an. Achte darauf, welche Aufgaben oder Ideen am Ende eine hohe oder niedrige Priorität haben. Du kannst auch jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, die von geringem Aufwand oder Wichtigkeit bis zu maximalem Aufwand und Wichtigkeit reicht.
Weise den Gruppenmitgliedern die entsprechenden Aufgaben zu - und sorgen du dafür, dass der Schwung erhalten bleibt. Du kannst relevante Aufgaben zuweisen, indem du einzelne Teammitglieder markierst. Außerdem kannst du Projektmitglieder oder andere Personen markieren, mit denen du ein bestimmtes Board oder Projekt geteilt hast. Besuche das Board immer dann, wenn sich die Prioritäten ändern, um dein Team neu auszurichten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das Impact/Effort-Matrix-Template
Ideal für:
Projektmanagement, Priorisierung, Strategische Planung
Im Wachstum steckende Organisationen haben unzählige Aufgaben und nur eine bestimmte Anzahl von Stunden am Tag (oder Wochen vor einer großen Markteinführung), um diese zu erledigen. Hier kommt die Impact-Effort-Matrix ins Spiel. Sie gibt dir einen schnellen visuellen Leitfaden in die Hand, mit dem du deine Aufgaben priorisieren kannst und genau weißt, welche Aufgaben sich lohnen. Mithilfe unseres Templates kannst du eine Matrix erstellen, die deine Aktivitäten in vier Hauptkategorien einteilt: Quick Wins mit geringem Aufwand, aufwändige Projekte mit langfristigem Nutzen, Lückenfüller mit geringem Aufwand, aber geringem Wert und Zeitfresser.
Das PERT-Diagramm-Template
Ideal für:
Kartierung, Diagramme, Projektplanung
Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) wird zur effizienten Planung von Projekten verwendet. Es hilft dir, einen klaren Zeitplan festzulegen, Aufgaben und Abhängigkeiten zu planen und einen kritischen Pfad zu bestimmen.
Zeitplan-Workflow (Zeitleiste)
Ideal für:
Betrieb, Kartierung, Projektmanagement
Ein Zeitplan (auch Zeitleiste genannt) ist ein visuelles Tool, das Projekte Schritt für Schritt chronologisch abbildet. Es ist das ideale Tool für dein Team, um Geschichten zu erzählen (z. B. einen Überblick über Ereignisse in deiner Organisation) und um deine Projekte oder Prozesse zu visualisieren. Das Template für Zeitplan-Workflows eignet sich perfekt für jedes Projekt, das auf visuellen Inhalten basiert. Es bietet Vorteile für die Nutzung innerhalb eines Teams oder auch, um Zeitpläne mit anderen Stakeholdern oder Kunden zu teilen, damit diese auf dem Laufenden sind.
Das SAFe-Programm-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Diagramme, Agile Abläufe
Viele Organisationen verwenden das agile Modell, aber auch Unternehmen, die sich nicht strikt an alle agilen Standards halten, haben Agile-Tools und -Methoden wie die Program Increment (PI)-Planung übernommen. Auch wenn du nicht an einer formellen PI-Sitzung teilnimmst, kann ein Program Board eine großartige Möglichkeit sein, die Kommunikation zwischen Teams und Stakeholdern herzustellen, die Entwicklungsziele mit den Geschäftszielen abzustimmen, Abhängigkeiten zu klären und die funktionsübergreifende Teamarbeit zu fördern. Das Board gibt den Planungssitzungen die dringend benötigte Struktur und ist dennoch anpassungsfähig genug, um Brainstorming- und Anpassungsmeetings zu ermöglichen.
Wettbewerbs-analyse-Template (Konkurrenz-analyse)
Ideal für:
Marketing, Entscheidungsfindung, Strategische Planung
Die Entwicklung eines großartigen Produkts beginnt damit, dass man die Gegebenheiten des Landes kennt (d. h. weiß, mit wem man es zu tun hat) und einige Fragen beantwortet: Wer sind deine Mitbewerber? Wie schneidet dein Produkt oder deine Dienstleistung im Vergleich ab? Wodurch hebst du sich von anderen ab? Eine Wettbewerbsanalyse hilft dabei, die Antworten zu finden, die letztlich deine Produkt-, Wertversprechen-, Marketing- und Vertriebsstrategien prägen können. Es ist eine großartige Maßnahme, wenn ein großes Geschäftsereignis bevorsteht – wie eine neue Produktveröffentlichung oder eine strategische Planungssitzung.
Template für das Estimation-Game von Mitch Lacey
Ideal für:
Leadership, Agile Methodology, Prioritization
Estimation-Game von Mitch Lacey: Der Name dieses Tools klingt zwar kompliziert, aber seine Verwendung ist einfach. Es bietet dir eine effektive Möglichkeit, um Projektaufgaben nach Größe und Priorität zu ordnen, damit du entscheiden kannst, was du als Erstes angehen solltest. Für die Darstellung deiner Projektaufgaben werden im Spiel Karteikarten verwendet, auf denen die Rentabilität, der betriebliche Nutzen oder andere wichtige Kennzahlen angegeben sind. Um die Aufgaben für einen künftigen Zeitplan zu ordnen, platzierst du jede Karteikarte in einem Quadranten (sortiert nach Größe und Priorität). Das Spiel gibt Entwicklern und Produktmanagementteams alles an die Hand, um ein Projekt gemeinsam abzuwickeln und effektiv zusammenzuarbeiten.