Matrixvorlage für Handlungsprioritäten - Action-Priority-Matrix-Template
Priorisiere die Aufgaben, auf die du dich konzentrieren möchtest – je nach Auswirkung und Aufwand.
Über die Matrixvorlage für Handlungsprioritäten
Eine Aktionsprioritätenmatrix ist ein Raster, das es dir ermöglicht, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um deine Zeit, deine Fähigkeiten, deine Bemühungen und dein Talent optimal zu nutzen. Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben selten Zeit, jede Anfrage zu bearbeiten oder jedes Projekt zu starten. Indem du bewusst auswählst, in welche Aufgaben du Zeit und Mühe investierst, kannst du hochwertige Aufgaben vorantreiben und solche, die keinen spürbaren Einfluss oder Beitrag leisten, hinter dir lassen.
Bitte lies weiter, um mehr über Prioritätenmatrizen zu erfahren.
Was ist eine Aktionsprioritätenmatrix?
Eine Prioritätenmatrix hilft dir dabei, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und des zu ihrer Erledigung erforderlichen Aufwands nach Priorität zu ordnen.
Diese Matrix besteht in der Regel aus vier Quadranten: Schnelle Erfolge (hohe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Konzentriere dich auf diese Projekte, die mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand eine hohe Rendite erzielen.
Großprojekte (hohe Auswirkungen, hoher Aufwand):
Größere Aufgaben, die eine potenziell hohe Investitionsrendite bieten, aber zeitaufwändiger sind (und die Quick Wins überschatten können).
Fill-ins (geringe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Delegieren diese Aufgaben oder widme dich ihnen nur, wenn du Zeit dafür hast.
Undankbare Aufgaben (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand): Am besten zu vermeiden - zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die am besten ignoriert werden, um sich stattdessen auf Quick Wins zu konzentrieren.
Du kannst jede Aufgabe auf dem Raster von 0 (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand) bis 10 (maximale Auswirkungen, maximaler Aufwand) bewerten. Dieses System kann dir helfen, das Raster präziser zu gestalten und deine Prioritäten leichter zu bestimmen.
Wann wird eine Aktionsprioritätenmatrix verwendet?
Produktteams (und alle, die mit Produktmanagern zusammenarbeiten) können die Aktionsprioritätenmatrix verwenden, um:
Messung der Auswirkungen (z. B. Umsatz, Rentabilität, Moral, Kundenwahrnehmung) gegenüber dem Aufwand (z. B. Zeit, Kosten, rechtliche Hindernisse, organisatorische Komplexität)
Teams oder einzelnen Mitarbeitern zu helfen, durch die Priorisierung einer großen Gruppe von Aufgaben oder Ideen voranzukommen
Ermutigen das Team oder einzelne Mitarbeiter, Entscheidungen auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung und nicht auf der Grundlage externer Faktoren zu treffen
Ermittlung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Wirkung und Aufwand für potenzielle Ideen und Lösungen
Mit Hilfe von Prioritätenmatrizen für Maßnahmen kannst du dir ein Bild davon machen, wie du deine Energie auf das konzentrieren kannst, was deinem Team und den einzelnen Mitarbeitern zugute kommt.
Erstelle deine eigene Aktionsprioritätenmatrix
Die Erstellung deiner persönlichen Aktionsprioritätenmatrix ist ganz einfach. Das Kollaborationstool von Miro ist das perfekte Werkzeug, um sie zu erstellen und weiterzugeben. Beginne, indem du die Vorlage für die Aktionsprioritätenmatrix auswählst, und führe dann die folgenden Schritte aus, um deine eigene Matrix zu erstellen.
Bitte dein Team, neue Ideen oder Aufgaben auf Klebezettel zu schreiben. Die Teammitglieder können farblich gekennzeichnete Online-Notizzettel verwenden, um ihre Ideen für Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzuhalten.
Wähle einen Gruppenmoderator, der die Ideen sortiert. Der Moderator (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) kann jede Aufgabe überprüfen und sie einem entsprechenden Quadranten zuordnen. Wenn mehrere Ideen ähnlich klingen, fasse sie stattdessen auf einem prägnanten Zettel zusammen.
Frage deine Mitarbeiter, was ihnen helfen würde, die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Brauchen sie zusätzliche Zeit, Unterstützung oder andere Ressourcen, um eine Idee zum Leben zu erwecken? Hole dir zusätzlichen Input von den Teammitgliedern, um herauszufinden, ob ein größeres Projekt oder eine Zusatzaufgabe einen Schub gebrauchen könnte, damit es leichter zu erledigen ist.
Zeichne die Ideen auf dem Diagramm als Gruppe auf. Ordne als Gruppe die Ideen auf den Klebezetteln nach Machbarkeit und Wichtigkeit neu an. Achte darauf, welche Aufgaben oder Ideen am Ende eine hohe oder niedrige Priorität haben. Du kannst auch jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, die von geringem Aufwand oder Wichtigkeit bis zu maximalem Aufwand und Wichtigkeit reicht.
Weise den Gruppenmitgliedern die entsprechenden Aufgaben zu - und sorgen du dafür, dass der Schwung erhalten bleibt. Du kannst relevante Aufgaben zuweisen, indem du einzelne Teammitglieder markierst. Außerdem kannst du Projektmitglieder oder andere Personen markieren, mit denen du ein bestimmtes Board oder Projekt geteilt hast. Besuche das Board immer dann, wenn sich die Prioritäten ändern, um dein Team neu auszurichten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für „Objectives and Key Results“ (OKRs)
Ideal für:
Geschäftsführung, Strategische Planung, Projektplanung
Klarheit, Konzentration und Struktur: Das sind die wichtigsten Komponenten, um Vertrauen in die Richtung und Entscheidungen eines Unternehmens zu haben – und ein OKR-Rahmenwerk ist dafür ausgelegt, dich dabei zu unterstützen. OKRs (die Abkürzung für „Objectives and Key Results“, also Ziele und Schlüsselergebnisse) agieren in zwei Hauptebenen: strategischen und operativen. Sie helfen den Führungskräften eines Unternehmens, die strategischen Ziele festzulegen und vierteljährlich Schlüsselergebnisse zu definieren, die dann mit Initiativen verknüpft werden. Mit diesem Ansatz bieten OKRs Teams die Voraussetzungen, sich auf die Lösung der drängendsten Organisationsprobleme zu konzentrieren, mit denen sie konfrontiert sind.
Korrekturmassnahmenplan-Template
Ideal für:
Strategische Planung, Betrieb, Projektmanagement
Für einen Manager oder Personalleiter ist es der Teil des Jobs, der am wenigsten Spaß macht: Die Leistungsprobleme eines Mitarbeiters zu dokumentieren und direkt mit ihm darüber zu sprechen. Ein Korrekturmaßnahmenplan macht diese schwierige Aufgabe ein wenig einfacher, indem er die Probleme in einen professionellen, schriftlichen Rahmen stellt. Auf diese Weise werden der Prozess, die nächsten Schritte und die Details der Gespräche klar dokumentiert. Dieses Template ermöglicht es dir, undurchsichtige Kommunikation zu beseitigen, die Erwartungen abzustimmen und deinem Mitarbeiter Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben.
Das RAID-Log-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Projektmanagement, Agile Abläufe
Ein RAID Log ist ein Tool für die Projektplanung, das sich auf vier Hauptbereiche konzentriert: Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten. Risiken sind Ereignisse, die negative Auswirkungen haben könnten, wenn sie eintreten. Annahmen sind Dinge, von denen du ausgehst, dass sie passieren und zum Erfolg des Projekts beitragen werden (und es negative Folgen haben wird, wenn sie nicht passieren). Probleme sind Risiken, die bereits eingetreten sind und einen negativen Einfluss auf das Projekt hatten. Abhängigkeiten sind Dinge, die begonnen oder abgeschlossen werden müssen, damit dein Projekt fortschreiten kann. RAID Logs werden oft am Anfang eines neuen Projekts eingesetzt, aber sie sind auch nützlich für die Abstimmung und das Teilen des Status quo bei Projekten, die bereits im Gange sind.
Johari-Fenster Template
Ideal für:
Geschäftsführung, Besprechungen, Retrospektiven
Verständnis – das ist der Schlüssel, um anderen und auch sich selbst mehr Vertrauen zu schenken. Das Johari-Fenster baut auf dieser Idee auf und ist ein Rahmen, der das Verständnis im Team verbessert: Die Teilnehmer werden aufgefordert, vier Quadranten auszufüllen, die jeweils etwas offenbaren, was sie vielleicht nicht über sich selbst oder über andere wissen. Verwende dieses Template, um eine Johari-Fenster-Übung durchzuführen, wenn dein Unternehmen wächst. So kannst du funktionsübergreifende oder teaminterne Verbindungen vertiefen, Mitarbeitern zu einer besseren Kommunikation verhelfen und Empathie fördern.
ERD Vorlage Management Gesundheitssysteme
Ideal für:
ERD
Die ERD Vorlage für das Management des Gesundheitswesens rationalisiert den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Entity Relationship Diagrammen für Management Systeme im Gesundheitswesen. Diese Vorlage hilft Anwendern, die komplexen Beziehungen zwischen verschiedenen Entitäten wie Patienten, Gesundheitsdienstleistern, Krankenakten und Abrechnungsinformationen zu visualisieren. Sie bietet einen flexiblen und anpassungsfähigen Rahmen, der an die spezifischen Anforderungen jedes Managementsystems im Gesundheitswesen angepasst werden kann, um Klarheit und Effizienz beim Systemdesign und der Datenbankstruktur zu gewährleisten.
Fibonacci-Scale Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Priorisierung, Agile Abläufe
Im Teammanagement musst du oft abschätzen, wie viel Zeit und Aufwand bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen werden. Probiere aus, was in agilen Teams weltweit häufig gut funktioniert: Orientiere dich an der Fibonacci-Folge. Dieses Template basiert auf der Fibonacci-Folge, bei der jede Zahl die Summe der beiden vorhergehenden Zahlen ist (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 usw.). Damit kannst du Zeitpläne wie ein Profi erstellen: Die Arbeit wird gleichmäßig verteilt und jeder schätzt die Arbeit und den Zeitaufwand für ein Projekt genau ein.