Matrixvorlage für Handlungsprioritäten - Action-Priority-Matrix-Template
Priorisiere die Aufgaben, auf die du dich konzentrieren möchtest – je nach Auswirkung und Aufwand.
Über die Matrixvorlage für Handlungsprioritäten
Eine Aktionsprioritätenmatrix ist ein Raster, das es dir ermöglicht, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um deine Zeit, deine Fähigkeiten, deine Bemühungen und dein Talent optimal zu nutzen. Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben selten Zeit, jede Anfrage zu bearbeiten oder jedes Projekt zu starten. Indem du bewusst auswählst, in welche Aufgaben du Zeit und Mühe investierst, kannst du hochwertige Aufgaben vorantreiben und solche, die keinen spürbaren Einfluss oder Beitrag leisten, hinter dir lassen.
Bitte lies weiter, um mehr über Prioritätenmatrizen zu erfahren.
Was ist eine Aktionsprioritätenmatrix?
Eine Prioritätenmatrix hilft dir dabei, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und des zu ihrer Erledigung erforderlichen Aufwands nach Priorität zu ordnen.
Diese Matrix besteht in der Regel aus vier Quadranten: Schnelle Erfolge (hohe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Konzentriere dich auf diese Projekte, die mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand eine hohe Rendite erzielen.
Großprojekte (hohe Auswirkungen, hoher Aufwand):
Größere Aufgaben, die eine potenziell hohe Investitionsrendite bieten, aber zeitaufwändiger sind (und die Quick Wins überschatten können).
Fill-ins (geringe Auswirkungen, geringer Aufwand):
Delegieren diese Aufgaben oder widme dich ihnen nur, wenn du Zeit dafür hast.
Undankbare Aufgaben (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand): Am besten zu vermeiden - zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die am besten ignoriert werden, um sich stattdessen auf Quick Wins zu konzentrieren.
Du kannst jede Aufgabe auf dem Raster von 0 (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand) bis 10 (maximale Auswirkungen, maximaler Aufwand) bewerten. Dieses System kann dir helfen, das Raster präziser zu gestalten und deine Prioritäten leichter zu bestimmen.
Wann wird eine Aktionsprioritätenmatrix verwendet?
Produktteams (und alle, die mit Produktmanagern zusammenarbeiten) können die Aktionsprioritätenmatrix verwenden, um:
Messung der Auswirkungen (z. B. Umsatz, Rentabilität, Moral, Kundenwahrnehmung) gegenüber dem Aufwand (z. B. Zeit, Kosten, rechtliche Hindernisse, organisatorische Komplexität)
Teams oder einzelnen Mitarbeitern zu helfen, durch die Priorisierung einer großen Gruppe von Aufgaben oder Ideen voranzukommen
Ermutigen das Team oder einzelne Mitarbeiter, Entscheidungen auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung und nicht auf der Grundlage externer Faktoren zu treffen
Ermittlung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Wirkung und Aufwand für potenzielle Ideen und Lösungen
Mit Hilfe von Prioritätenmatrizen für Maßnahmen kannst du dir ein Bild davon machen, wie du deine Energie auf das konzentrieren kannst, was deinem Team und den einzelnen Mitarbeitern zugute kommt.
Erstelle deine eigene Aktionsprioritätenmatrix
Die Erstellung deiner persönlichen Aktionsprioritätenmatrix ist ganz einfach. Das Kollaborationstool von Miro ist das perfekte Werkzeug, um sie zu erstellen und weiterzugeben. Beginne, indem du die Vorlage für die Aktionsprioritätenmatrix auswählst, und führe dann die folgenden Schritte aus, um deine eigene Matrix zu erstellen.
Bitte dein Team, neue Ideen oder Aufgaben auf Klebezettel zu schreiben. Die Teammitglieder können farblich gekennzeichnete Online-Notizzettel verwenden, um ihre Ideen für Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzuhalten.
Wähle einen Gruppenmoderator, der die Ideen sortiert. Der Moderator (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) kann jede Aufgabe überprüfen und sie einem entsprechenden Quadranten zuordnen. Wenn mehrere Ideen ähnlich klingen, fasse sie stattdessen auf einem prägnanten Zettel zusammen.
Frage deine Mitarbeiter, was ihnen helfen würde, die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Brauchen sie zusätzliche Zeit, Unterstützung oder andere Ressourcen, um eine Idee zum Leben zu erwecken? Hole dir zusätzlichen Input von den Teammitgliedern, um herauszufinden, ob ein größeres Projekt oder eine Zusatzaufgabe einen Schub gebrauchen könnte, damit es leichter zu erledigen ist.
Zeichne die Ideen auf dem Diagramm als Gruppe auf. Ordne als Gruppe die Ideen auf den Klebezetteln nach Machbarkeit und Wichtigkeit neu an. Achte darauf, welche Aufgaben oder Ideen am Ende eine hohe oder niedrige Priorität haben. Du kannst auch jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, die von geringem Aufwand oder Wichtigkeit bis zu maximalem Aufwand und Wichtigkeit reicht.
Weise den Gruppenmitgliedern die entsprechenden Aufgaben zu - und sorgen du dafür, dass der Schwung erhalten bleibt. Du kannst relevante Aufgaben zuweisen, indem du einzelne Teammitglieder markierst. Außerdem kannst du Projektmitglieder oder andere Personen markieren, mit denen du ein bestimmtes Board oder Projekt geteilt hast. Besuche das Board immer dann, wenn sich die Prioritäten ändern, um dein Team neu auszurichten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für MoSCoW-Matrix
Ideal für:
Ideation, Operations, Prioritization
Eine immense Herausforderung bei großen Projekten besteht darin, alle Prioritäten im Blick zu behalten, insbesondere wenn es viele Zielvorgaben gibt. Die MoSCoW-Methode ist dafür ausgelegt, dir hierbei zu helfen. Diese leistungsstarke Technik basiert auf einem Matrixmodell, das in vier Segmente unterteilt ist: Must Have (muss vorhanden sein), Should Have (sollte vorhanden sein), Could Have (kann optional vorhanden sein) und Won’t Have (wird nicht vorhanden sein). Aus den jeweiligen Anfangsbuchstaben leitet sich die Abkürzung MoSCoW ab. Dieser Ansatz hilft nicht nur bei der Bewertung und Nachverfolgung von Prioritäten, sondern ist auch für die Präsentation geschäftlicher Anforderungen nützlich oder um gemeinsam mit einer Gruppe von Stakeholdern an den zu erbringenden Leistungen zu arbeiten.
Projektstatusbericht-Template
Ideal für:
Projektplanung, Dokumentation, Projektmanagement
Ein Projektstatusbericht ist ein kurzes, zeitnahes Dokument, das deine Projektbeteiligten darüber informiert, was gerade passiert und warum. Du kannst mit dem Verfassen dieses Dokuments alleine beginnen und später auch deine Teamkollegen einbeziehen, um einen zeitnahen und relevanten Bericht zu erstellen. Ein Projektstatusbericht sollte idealerweise den aktuellen Zustand deines Projekts mit dem projektierten Plan vergleichen. Der Bericht verfolgt auf hohem Niveau, wie du deine Ziele erreichst, auch wenn du Rückschläge erlebst. Zudem wird der Bericht wahrscheinlich von einer Zielgruppe auf Führungsebene gelesen, die Budgets und Governance kontrolliert. Das hilft dir, den Bericht auf kritische Themen zu konzentrieren.
Template für UML-Diagramme
Ideal für:
Diagrams, Software Development
Während UML ursprünglich als Modelliersprache in der Software-Entwicklung eingesetzt wurde, hat sie sich inzwischen zu einem beliebten Ansatz für Anwendungsstrukturen und die Dokumentation von Software entwickelt. UML steht für „Unified Modeling Language“ (vereinheitlichte Modelliersprache). Der UML-Standard lässt sich zum Beispiel für die Modellierung von Geschäftsprozessen und Workflows verwenden. Wie Flussdiagramme können auch UML-Diagramme deinem Unternehmen eine standardisierte Methode für die visuelle Darstellung schrittweiser Prozesse bereitstellen. Dein Team kann damit einfach die Beziehungen zwischen Systemen und Aufgaben aufzeigen. UML-Diagramme sind ein effizientes Tool, das dich dabei unterstützen kann, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten, Dokumentationen zu erstellen, deinen Arbeitsplatz und dein Team zu organisieren und deine Projekte zu optimieren.
UML Sequenz Deployment Pipeline Vorlage
Ideal für:
UML
Die UML Sequence Deployment Pipeline Template in Miro bildet die Abfolge der Schritte in einer automatisierten Deployment Pipeline visuell ab und unterstützt Teams bei der Softwareentwicklung und Bereitstellung. Sie hilft bei der Identifizierung von Engpässen, standardisiert den Bereitstellungsprozess und erleichtert das Onboarding neuer Mitglieder zur kontinuierlichen Verbesserung.
Wettbewerbs-analyse-Template (Konkurrenz-analyse)
Ideal für:
Marketing, Entscheidungsfindung, Strategische Planung
Die Entwicklung eines großartigen Produkts beginnt damit, dass man die Gegebenheiten des Landes kennt (d. h. weiß, mit wem man es zu tun hat) und einige Fragen beantwortet: Wer sind deine Mitbewerber? Wie schneidet dein Produkt oder deine Dienstleistung im Vergleich ab? Wodurch hebst du sich von anderen ab? Eine Wettbewerbsanalyse hilft dabei, die Antworten zu finden, die letztlich deine Produkt-, Wertversprechen-, Marketing- und Vertriebsstrategien prägen können. Es ist eine großartige Maßnahme, wenn ein großes Geschäftsereignis bevorsteht – wie eine neue Produktveröffentlichung oder eine strategische Planungssitzung.
Balanced-Scorecard-Template
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Projektplanung
Die Ziele deines Teams klar kommunizieren und den Fortschritt genau messen: Nichts leichter als das, oder? Nun, genau genommen ist dies für viele Unternehmen eine grundlegende Herausforderung. Hier kann eine Balanced Scorecard (BSC) helfen. Sie stellt eine Reihe von Strategieübersichten auf einem Bildschirm – in einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ (SOT, Single Source of Truth) – dar. Diese enthalten die Aufgaben der Teammitglieder und zeigen den Weg zum Erfolg. Wenn du deine Balanced Scorecard aktiv einsetzt (und mit Miro geht dies ganz einfach), wirst du in drei wichtigen Bereichen Verbesserungen erzielen: strategische Planung, strategische Kommunikation und Leistungsberichte.