Matrixvorlage für Handlungsprioritäten - Action-Priority-Matrix-Template

Über die Matrixvorlage für Handlungsprioritäten

Eine Aktionsprioritätenmatrix ist ein Raster, das es dir ermöglicht, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um deine Zeit, deine Fähigkeiten, deine Bemühungen und dein Talent optimal zu nutzen.  Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben selten Zeit, jede Anfrage zu bearbeiten oder jedes Projekt zu starten. Indem du bewusst auswählst, in welche Aufgaben du Zeit und Mühe investierst, kannst du hochwertige Aufgaben vorantreiben und solche, die keinen spürbaren Einfluss oder Beitrag leisten, hinter dir lassen. 

Bitte lies weiter, um mehr über Prioritätenmatrizen zu erfahren.

Was ist eine Aktionsprioritätenmatrix?

Eine Prioritätenmatrix hilft dir dabei, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und des zu ihrer Erledigung erforderlichen Aufwands nach Priorität zu ordnen. 

Diese Matrix besteht in der Regel aus vier Quadranten: Schnelle Erfolge (hohe Auswirkungen, geringer Aufwand): 

• Konzentriere dich auf diese Projekte, die mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand eine hohe Rendite erzielen.

• Großprojekte (hohe Auswirkungen, hoher Aufwand): 

• Größere Aufgaben, die eine potenziell hohe Investitionsrendite bieten, aber zeitaufwändiger sind (und die Quick Wins überschatten können).

• Fill-ins (geringe Auswirkungen, geringer Aufwand): 

• Delegieren diese Aufgaben oder widme dich ihnen nur, wenn du Zeit dafür hast.

• Undankbare Aufgaben (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand):  Am besten zu vermeiden - zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die am besten ignoriert werden, um sich stattdessen auf Quick Wins zu konzentrieren.

Du kannst jede Aufgabe auf dem Raster von 0 (geringe Auswirkungen, hoher Aufwand) bis 10 (maximale Auswirkungen, maximaler Aufwand) bewerten. Dieses System kann dir helfen, das Raster präziser zu gestalten und deine Prioritäten leichter zu bestimmen. 

Wann wird eine Aktionsprioritätenmatrix verwendet?

Produktteams (und alle, die mit Produktmanagern zusammenarbeiten) können die Aktionsprioritätenmatrix verwenden, um:

• Messung der Auswirkungen (z. B. Umsatz, Rentabilität, Moral, Kundenwahrnehmung) gegenüber dem Aufwand (z. B. Zeit, Kosten, rechtliche Hindernisse, organisatorische Komplexität)

• Teams oder einzelnen Mitarbeitern zu helfen, durch die Priorisierung einer großen Gruppe von Aufgaben oder Ideen voranzukommen

• Ermutigen das Team oder einzelne Mitarbeiter, Entscheidungen auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung und nicht auf der Grundlage externer Faktoren zu treffen

• Ermittlung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Wirkung und Aufwand für potenzielle Ideen und Lösungen

Mit Hilfe von Prioritätenmatrizen für Maßnahmen kannst du dir ein Bild davon machen, wie du deine Energie auf das konzentrieren kannst, was deinem Team und den einzelnen Mitarbeitern zugute kommt.

Erstelle deine eigene Aktionsprioritätenmatrix

Die Erstellung deiner persönlichen Aktionsprioritätenmatrix ist ganz einfach. Das Kollaborationstool von Miro ist das perfekte Werkzeug, um sie zu erstellen und weiterzugeben. Beginne, indem du die Vorlage für die Aktionsprioritätenmatrix auswählst, und führe dann die folgenden Schritte aus, um deine eigene Matrix zu erstellen.

1. Bitte dein Team, neue Ideen oder Aufgaben auf Klebezettel zu schreiben. Die Teammitglieder können farblich gekennzeichnete Online-Notizzettel verwenden, um ihre Ideen für Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzuhalten. 

2. Wähle einen Gruppenmoderator, der die Ideen sortiert. Der Moderator (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) kann jede Aufgabe überprüfen und sie einem entsprechenden Quadranten zuordnen. Wenn mehrere Ideen ähnlich klingen, fasse sie stattdessen auf einem prägnanten Zettel zusammen.

3. Frage deine Mitarbeiter, was ihnen helfen würde, die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Brauchen sie zusätzliche Zeit, Unterstützung oder andere Ressourcen, um eine Idee zum Leben zu erwecken? Hole dir zusätzlichen Input von den Teammitgliedern, um herauszufinden, ob ein größeres Projekt oder eine Zusatzaufgabe einen Schub gebrauchen könnte, damit es leichter zu erledigen ist. 

4. Zeichne die Ideen auf dem Diagramm als Gruppe auf. Ordne als Gruppe die Ideen auf den Klebezetteln nach Machbarkeit und Wichtigkeit neu an. Achte darauf, welche Aufgaben oder Ideen am Ende eine hohe oder niedrige Priorität haben. Du kannst auch jede Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, die von geringem Aufwand oder Wichtigkeit bis zu maximalem Aufwand und Wichtigkeit reicht. 

5. Weise den Gruppenmitgliedern die entsprechenden Aufgaben zu - und sorgen du dafür, dass der Schwung erhalten bleibt. Du kannst relevante Aufgaben zuweisen, indem du einzelne Teammitglieder markierst. Außerdem kannst du Projektmitglieder oder andere Personen markieren, mit denen du ein bestimmtes Board oder Projekt geteilt hast. Besuche das Board immer dann, wenn sich die Prioritäten ändern, um dein Team neu auszurichten.