5-Whys-Vorlage

Über die 5-Whys-Vorlage

Das 5-Whys-Framework ist ein einfaches, aber effektives Tool zur Problemlösung. Die Technik basiert auf der Idee, dass man durch fünfmaliges Nachfragen „Warum” die Ursache eines Problems ermitteln kann. Diese konsequente Fragetechnik kann helfen, das Wesentliche eines Problems zu erkennen, was zu praktischen Lösungen führen kann.

Die 5-Whys-Vorlage ist eine strukturierte visuelle Darstellung dieser Technik, die entwickelt wurde, um eine systematische Erforschung von Problemen zu begleiten. Die Vorlage umfasst oben einen zentralen Problembereich, gefolgt von fünf weiteren Abschnitten mit den Bezeichnungen „Why 1“ bis „Why 5“. Jeder Abschnitt widmet sich der Erforschung der aufeinanderfolgenden Schichten von Ursachen, die mit dem zentralen Problem verbunden sind. Um die Vorlage zu verwenden, beginne, indem du das anfängliche Problem benennst und dann schrittweise jedes "Warum" angehst, bis die Grundursache identifiziert ist.

Wie man die 5-Whys-Vorlage effektiv nutzt

Befolge diese einfachen Schritte:

1. Das Problem identifizieren: Beginne damit, das Hauptproblem oder Anliegen, das du untersuchst, im dafür vorgesehenen Bereich aufzuschreiben.

2. Verwende Notizen für die Warum-Fragen: Für jedes weitere „Warum“ verwende Notizen, um die zugrunde liegende Ursache festzuhalten, die mit der vorherigen Ebene oder Aussage verbunden ist.

3. Iterieren bis zum Ende: Fahre mit diesem Prozess an den Verzweigungen fort, bis du das fünfte „Warum“ erreichst oder die Grundursache identifiziert hast.

4. Kontextuelle Artefakte hinzufügen: Um ein tieferes Verständnis zu vermitteln, kannst du alle relevanten Artefakte (Dokumente, Bilder, Links) per Drag-and-Drop neben deine „Warum“s auf das Board ziehen.

5. Mit nur wenigen Klicks kann die Vorlage leicht bearbeitet werden, um den spezifischen Bedürfnissen deiner Untersuchung gerecht zu werden, was sie zu einem vielseitigen Werkzeug für verschiedene Szenarien macht.

Warum solltest du eine 5-Whys-Vorlage verwenden?

Eine 5-Whys-Vorlage ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das verwendet werden kann, um die Ursachen eines Problems zu identifizieren. Es ist ein strukturierter Ansatz, der eine systematische Methode zur Lösung von Problemen bietet und sicherstellt, dass kein Aspekt übersehen wird. Die Vorlage bietet eine visuelle Darstellung, die kollaboratives Brainstorming und teamorientierte Problemlösung fördert.

Hier sind einige wichtige Gründe, warum du eine 5-Whys-Vorlage verwenden solltest:

1. Ursachenanalyse: Die 5-Whys-Vorlage deckt effektiv die Grundursache von Problemen auf, anstatt nur oberflächliche Symptome zu behandeln. Indem du mindestens fünfmal nach dem „Warum“ fragst, kannst du die zugrunde liegende Ursache eines Problems identifizieren und eine Lösung entwickeln, die es direkt angeht.

2. Kollaborative Problemlösung: Die visuelle Natur der Vorlage erleichtert es, an kollaborativen Diskussionen und teamorientierter Problemlösung teilzunehmen. Es ermutigt alle, ihre Ideen und Perspektiven zu teilen, was zu einer umfassenderen und effektiveren Lösung führen kann.

3. Strukturierter Ansatz: Die Vorlage bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung, der sicherstellt, dass du einem logischen Prozess folgst und alle relevanten Faktoren berücksichtigst. Dies kann dabei helfen, wichtige Details nicht zu übersehen oder voreilige Entscheidungen zu vermeiden.

4. Vielseitigkeit: Die 5-Whys-Vorlage kann in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, von Geschäftsprozessen bis hin zur persönlichen Selbstreflexion. Es ist ein vielseitiges Tool, das an deine spezifischen Bedürfnisse und Ziele angepasst werden kann.

5. Dokumentation und Referenz: Durch die Verwendung der Vorlage erstellst du einen Eintrag deiner Analyse, auf den du in Zukunft zurückgreifen oder den du mit Stakeholdern teilen kannst. Dies kann dir helfen, deinen Fortschritt zu verfolgen und die Effektivität deiner Problemlösungsbemühungen zu demonstrieren.

Beispiel der 5-Whys-Vorlage

Angenommen, du versuchst, eine App zu veröffentlichen, an der dein Team gearbeitet hat. Du warst darauf vorbereitet, pünktlich zu veröffentlichen, hast die App jedoch mit zwei Tagen Verspätung ausgeliefert.

Hier erfährst du, wie du die 5-Whys-Vorlage nutzen kannst, um den Grund für das Geschehene herauszufinden und in Zukunft Verzögerungen zu vermeiden.

Schritt 1:

Beginne mit der allgemeinsten Frage und versuche, sie zu beantworten.

Beispiel: Warum war die App verspätet? Es war verspätet, weil es eine Produktionsverzögerung gab.

Schritt 2:

Basierend auf dieser Antwort kannst du die Frage leicht eingrenzen.

Beispiel: Warum gab es eine Produktionsverzögerung? Es gab eine Produktionsverzögerung, weil das Engineering-Team einen kurzfristigen Patch einsetzen musste, von dem das Produktteam bis zum Starttag nichts wusste.

Schritt 3:

Präzisiere die Frage weiter und beantworte sie dann.

Beispiel: Warum wusste das Produktteam nichts von dem Patch? Das Produktteam wusste nichts von dem Patch, weil das Engineering-Team es ihnen nicht mitgeteilt hat.

Schritt 4:

Verfeinere die Frage weiter und beantworte sie.

Beispiel: Warum hat das Engineering-Team nicht mit dem Produktteam kommuniziert? Das Engineering-Team hat nicht mit dem Produktteam kommuniziert, weil sie nicht wussten, wie sie diese Informationen übermitteln sollten.

Schritt 5:

Stelle die Frage ein letztes Mal, um dich auf deine Lösung zu konzentrieren.

Beispiel: Warum wusste das Engineering-Team nicht, wie es mit dem Produktteam kommunizieren soll? Das Engineering-Team wusste nicht, wie es mit dem Produktteam kommunizieren sollte, weil das Produktteam keinen klaren Ansprechpartner oder Prozesse zur Kommunikation hatte.