5 Whys-Vorlage

Über die 5-Whys-Vorlage

Das 5-Whys-Framework ist ein einfaches, aber effektives Tool zur Problemlösung. Sie basiert auf der Idee, dass man durch fünfmaliges Fragen nach dem „Warum“ die Grundursache eines Problems aufdecken kann. Dieser konsistente Fragestellungsansatz kann helfen, das Wesentliche eines Problems herauszuarbeiten, was zu praktischen Lösungen führen kann.

Die 5-Whys-Vorlage ist eine strukturierte visuelle Darstellung dieser Technik, die darauf abzielt, eine systematische Erforschung von Problemen zu leiten. Die Vorlage enthält oben einen zentralen Problembereich, gefolgt von fünf weiteren Abschnitten, die von „Why 1“ bis „Why 5“ gekennzeichnet sind. Jeder Abschnitt ist darauf ausgerichtet, die aufeinanderfolgenden Schichten von Ursachen im Zusammenhang mit dem zentralen Problem zu erkunden. Um die Vorlage zu verwenden, beginne damit, das anfängliche Problem zu benennen und arbeite dann jedes "Warum" durch, bis die eigentliche Ursache identifiziert ist.

So verwendest du die 5-Whys-Vorlage effektiv

Folge diesen einfachen Schritten:

1. Identifiziere das Problem: Beginne damit, das Hauptproblem oder die Hauptsorge, die du untersuchst, im dafür vorgesehenen Bereich aufzuschreiben.

2. Verwende Notizen für die Warums: Verwende für jedes nachfolgende "Warum" Notizen, um die zugrunde liegende Ursache festzuhalten, die mit der vorherigen Schicht oder Aussage verbunden ist.

3. Iteriere bis zum Ende: Führe diesen Prozess entlang der Zweige fort, bis du das fünfte „Warum“ erreicht hast oder die eigentliche Ursache gefunden ist.

4. Kontextbezogene Artefakte hinzufügen: Um ein tieferes Verständnis zu vermitteln, kannst du alle relevanten Artefakte (Dokumente, Bilder, Links) per Drag-and-Drop auf das Board neben deinen „Whys“ ziehen und ablegen.

5. Mit nur wenigen Klicks kann die Vorlage einfach bearbeitet werden, um den spezifischen Anforderungen deiner Untersuchung gerecht zu werden, was sie zu einem vielseitigen Werkzeug für verschiedene Szenarien macht.

Warum solltest du eine 5-Whys-Vorlage verwenden?

Eine 5-Whys-Vorlage ist ein leistungsstarkes Tool, das verwendet werden kann, um die Ursache eines Vorgangs zu identifizieren. Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz, der eine systematische Methode zur Lösung von Problemen bietet und dafür sorgt, dass kein Aspekt übersehen wird. Die Vorlage bietet eine visuelle Darstellung, die kollaboratives Brainstorming und teamorientierte Problemlösung fördert.

Hier sind einige wichtige Gründe, warum du die Verwendung einer 5-Whys-Vorlage in Betracht ziehen solltest:

1. Ursachenanalyse: Die 5-Whys-Vorlage deckt effektiv die Grundursache von Problemen auf, anstatt nur oberflächliche Symptome zu behandeln. Indem man mindestens fünfmal nach dem „Warum“ fragt, kann man die zugrunde liegende Ursache eines Problems identifizieren und eine Lösung entwickeln, die es direkt angeht.

2. Zusammenarbeit bei der Problemlösung: Die visuelle Natur der Vorlage erleichtert es, sich an kollaborativen Diskussionen zu beteiligen und Probleme im Team zu lösen. Dies ermutigt alle, ihre Ideen und Perspektiven zu teilen, was zu einer umfassenderen und effektiveren Lösung führen kann.

3. Strukturierter Ansatz: Die Vorlage bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung, der sicherstellt, dass du einem logischen Prozess folgst und alle relevanten Faktoren berücksichtigst. So kannst du vermeiden, wichtige Details zu übersehen oder vorschnelle Entscheidungen zu treffen.

4. Vielseitigkeit: Die 5-Whys-Vorlage kann in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, von Geschäftsprozessen bis hin zur persönlichen Selbstbetrachtung. Es ist ein vielseitiges Tool, das an deine spezifischen Bedürfnisse und Ziele angepasst werden kann.

5. Dokumentation und Referenz: Mit der Verwendung der Vorlage erstellst du eine Aufzeichnung deiner Analyse, auf die in Zukunft verwiesen oder die mit Stakeholdern geteilt werden kann. Dies kann dir helfen, deinen Fortschritt zu verfolgen und die Wirksamkeit deiner Problemlösungsbemühungen zu demonstrieren.

5-Whys-Beispielvorlage

Angenommen, du versuchst eine App zu veröffentlichen, an der dein Team gearbeitet hat. Du warst bereit, pünktlich zu liefern, aber am Ende hast du die App mit zwei Tagen Verspätung ausgeliefert.

So kannst du die 5-Whys-Vorlage nutzen, um den Grund für das Ereignis zu ermitteln und zukünftige Verzögerungen zu vermeiden.

Schritt 1:

Beginne mit der größtmöglichen Frage, dann versuche, sie zu beantworten.

Beispiel: Warum war die App verspätet? Es kam zu einer Verzögerung, weil es zu einer Produktionsverzögerung kam.

Schritt 2:

Basierend auf dieser Antwort kannst du die Frage etwas eingrenzen.

Beispiel: Warum gab es eine Produktionsverzögerung? Es gab eine Produktionsverzögerung, weil das Engineering-Team einen Last-Minute-Patch einspielen musste, von dem das Produktteam bis zum Tag der Einführung nichts wusste.

Schritt 3:

Begrenze die Frage noch weiter und beantworte sie dann.

Beispiel: Warum wusste das Produktteam nichts über den Patch? Das Produktteam wusste nichts von dem Patch, weil die Ingenieursabteilung es ihnen nicht mitgeteilt hat.

Schritt 4:

Frage weiter einzugrenzen und zu beantworten.

{}{}Beispiel{}{} Warum hat das Engineering-Team nicht mit dem Produktteam kommuniziert? Das Engineering-Team hat nicht mit dem Produktteam kommuniziert, weil sie nicht wussten, wie sie diese Informationen übermitteln sollten.

Schritt 5:

Stelle die Frage ein letztes Mal, um deine Lösung zu verfeinern.

Beispiel: Warum wusste das Engineering-Team nicht, wie man mit dem Produkt-Team kommuniziert? Das Engineering-Team wusste nicht, wie es mit dem Produktteam kommunizieren sollte, da das Produktteam keinen klaren Ansprechpartner oder Kommunikationsprozess hatte.