Guide: So erstellst du eine Gantt Chart

Das Erstellen eines Gantt Diagramms kann eine komplexe Aufgabe sein, aber nicht, wenn du die Grundlagen und ein Tool hast, das dir bei der Ausarbeitung helfen kann. Das Gantt Diagramm kann bei dir der Planung von Projekten und Aufgaben helfen, um Abhängigkeiten, Fristen und viele andere Dinge zu sehen, die für alle interessierten Parteien nützlich sein werden.

Werfen wir einen Blick auf die Schritte, die beim Erstellen eines Gantt Diagramms zu beachten sind.

So erstellst du ein Gantt Diagramm

1. Überprüfe den Umfang des Projekts

Bevor du ein Gantt Diagramm erstellst, musst du dir eine klare Vorstellung vom Umfang des Projekts verschaffen. Der Projektumfang beschreibt die wichtigsten Aspekte des Projekts. Dieser umfasst die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen, die Anforderungen, die Aufgaben, die Kosten und den Zeitplan. Er wird in der Regel in Form eines Dokuments erstellt, kann aber auch in einem anderen Format vorliegen. Wirf einen Blick auf unsere Projektumfang Vorlage, um den Projektumfang auf einem online Kanban Board zu sehen.

Wenn du den Umfang deines Projekts verstehst, bist du in einer guten Position, um ein erfolgreiches Gantt Diagramm zu erstellen. Du hast eine klare Vorstellung davon, was das Projekt beinhaltet, was die Ziele sind und warum es durchgeführt wird. So kannst du alle relevanten Aufgaben, Fristen und Meilensteine in das Diagramm einfügen.

2. Füge Projektaufgaben hinzu

Sobald du den Umfang des Projekts überprüft hast, kannst du damit beginnen, dem Gantt Diagramm Aufgaben hinzuzufügen. An dieser Stelle kommen die Balken ins Spiel.

Jeder Balken in einem Gantt Diagramm steht für eine andere Aufgabe und deren Dauer. Je nach Struktur des Diagramms können diese Balken auch anzeigen, woraus die Aufgabe besteht und wem sie zugewiesen ist. Du kannst die Aufgaben auch nach der Art der Arbeit kategorisieren. Beispielsweise kannst du die Aufgaben in die folgenden Abteilungen unterteilen:

• Vertrieb

• Marketing

• Finanzen

• Betrieb

• Produktentwicklung

• IT

Die Einteilung der Aufgaben in verschiedene Kategorien ermöglicht einen besseren Überblick über ein Projekt als Ganzes. Außerdem ist es für die verschiedenen Teams einfacher zu sehen, für welche Aufgaben sie zuständig sind, was besonders bei komplexen Projekten nützlich ist. Durch die Kategorisierung der Aufgaben können die Teams leicht erkennen, welche Aufgaben für sie relevant sind, anstatt jede einzelne Aufgabe im Projekt zu sehen.

3. Lege einen Zeitrahmen fest

Da nun alle Aufgaben im Diagramm enthalten sind, kannst du die Dauer jeder Aufgabe hinzufügen. Wenn du ein online Workspace wie Miro verwendest, kannst du in der Gantt Diagramm Vorlage ein Start- und Enddatum auswählen. Der Balken springt dann automatisch an die richtige Stelle im Diagramm.

Wenn du nicht weißt, wie viel Zeit du für jede Aufgabe veranschlagen solltest, brauchst du dir keine Sorgen zu machen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Dauer einer Aufgabe zu schätzen, darunter die folgenden:

4. Verstehe, was die Aufgaben beinhalten

Zunächst musst du wissen, welche Tätigkeiten zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Was ist das gewünschte Ergebnis? Handelt es sich um eine komplexe Aufgabe? Sind mehrere Personen erforderlich? Anhand dieser Informationen kannst du beurteilen, wie lange die Aufgabe dauern sollte.

Prüfe historische Daten

Schaue dir frühere Projekte an, um zu sehen, wie lange Aufgaben in der Vergangenheit gedauert haben. Anhand dieser Informationen kannst du die Aufgabendauer für dein aktuelles Projekt abschätzen.

Sprich mit den zugewiesenen Personen

Wenn du in einigen Bereichen des Projekts nur wenig oder gar keine Erfahrung hast, solltest du mit den Personen sprechen, die in diesem Bereich tätig sind. Sie verfügen über die Informationen, die du benötigst, um die Dauer der einzelnen Aufgaben zu bestimmen.

5. Hole dir die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten ein

Sobald alle Aufgaben in das Diagramm eingetragen sind, hast du eine genauere Vorstellung davon, wie lange es dauern wird, das gesamte Projekt abzuschließen. Du kannst diese Informationen an die wichtigsten Beteiligten weitergeben, um sie auf dem Laufenden zu halten und um ihre Zustimmung zu bitten, bevor du fortfährst. Sobald der Zeitplan für das Projekt feststeht, kannst du die Informationen in den Projektplan aufnehmen. Die Dokumentation dieser Informationen trägt dazu bei, eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, die zu Verzögerungen führen und die Fertigstellung des Projekts verhindern kann.

6. Identifiziere Abhängigkeiten

Jetzt, wo dein Gantt Diagramm grünes Licht hat, kannst du Abhängigkeiten ermitteln. Das bedeutet, dass du Aufgaben ausfindig machen musst, die nicht vorankommen, solange andere nicht begonnen oder abgeschlossen wurden. In den meisten Fällen werden die Abhängigkeiten offensichtlich sein, wenn du alle Aufgaben des Projekts aufzeichnest. Ist dies nicht der Fall, musst du nach Aufgaben suchen, die erst dann ausgeführt werden können, wenn bestimmte Ereignisse in einer früheren Aufgabe eintreten. Sobald du diese zugeordnet hast, kannst du Pfeile zwischen den abhängigen Aufgaben einfügen, um zu zeigen, welche Aufgaben für die Fertigstellung des Projekts entscheidend sind.

7. Teile es mit deinem Projektteam

Sobald du das Gantt Diagramm erstellt hast, teile es mit deinem Projektteam zur Überprüfung. Auf diese Weise kann dein Team Fragen stellen und Feedback zu dem Projekt geben.

Wenn du Miro zur Verwaltung deines Gantt Diagramms verwendest, kannst du das Diagramm einfach an dein Projektteam weitergeben, das dann direkt Kommentare zum Diagramm hinzufügen kann. Auf diese Weise kannst du die Kommentare leichter überprüfen.

8. Starte das Projekt

Wenn alle an Bord sind, kannst du das Projekt endlich starten. Aber die Arbeit ist noch nicht zu Ende.

Im Laufe der Arbeit musst du das Diagramm heranziehen, um den Projektfortschritt zu verfolgen. So kannst du eventuell aufgetretene Probleme angehen und sicherstellen, dass du das Projekt planmäßig abschließt.

Bei der Überprüfung des Projektfortschritts kann es nützlich sein, ein online Diagramm Tool zu verwenden. Es ermöglicht dir, den Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit zu überprüfen und schnell zu korrigieren, wenn sie nicht nach Plan verlaufen.

Das bedeutet auch, dass das Projektteam immer auf die aktuellste Version des Diagramms zugreifen kann. Du kannst sofort sehen, wie das Projekt läuft, welche Aufgaben sie noch zu erledigen haben und an welchen Aufgaben andere Teammitglieder arbeiten.

Tipps zur Perfektionierung deines Gantt Diagramms

Das Erstellen eines effektiven Gantt Diagramms endet nicht mit der Zuweisung von Aufgaben und Terminen. Um das Beste aus diesem Tool herauszuholen, bedarf es einer Reihe von strategischen Vorgehensweisen und Ansätzen. Im Folgenden findest du einige fortgeschrittene Tipps, mit denen du dein Diagramm auf die nächste Stufe heben kannst:

• Setze Farben und Beschriftungen effizient ein: Ein gut durchdachtes Farbschema kann die Übersichtlichkeit deines Gantt Diagramms erheblich steigern. Weise den verschiedenen Aufgabentypen, Fortschrittsstatus oder verantwortlichen Teams bestimmte Farben zu. Halte die Farbpalette jedoch begrenzt, um Verwirrung zu vermeiden. Die Beschriftungen sollten klar und prägnant sein und die wichtigsten Informationen auf einen Blick vermitteln.

• Integriere flexible Zeitrahmen: Auch wenn definierte Fristen wichtig sind, profitieren einige Projekte von flexiblen Zeitphasen, insbesondere in der Planungs- und Überprüfungsphase. So können Änderungen berücksichtigt werden, ohne die Gesamtstruktur des Projekts zu beeinträchtigen.

• Fortschrittsindikatoren: Zusätzlich zu den Start- und Fertigstellungsterminen sollte dein Diagramm den aktuellen Fortschritt der einzelnen Aufgaben zeigen. Dabei kann es sich um einen einfachen Prozentsatz der Fertigstellung oder um einen Teilfortschrittsbalken handeln. Anhand dieser Indikatoren lässt sich auf einen Blick erkennen, wie das Projekt vorankommt.

• Nutze die Vorteile von Software Tools: Gantt Diagramme können zwar manuell erstellt werden, doch moderne Software bietet zeitsparende und effizienzsteigernde Funktionen wie die automatische Aktualisierung von Abhängigkeiten und die Integration mit anderen Projektmanagement Tools. Nutze diese Funktionen, um dein Diagramm aktuell und relevant zu halten.

• Plane regelmäßige Überprüfungen: Lege bestimmte Zeiten fest, um das Gantt Diagramm mit dem gesamten Team zu überprüfen und zu aktualisieren. Diese Überprüfungen können dazu beitragen, Probleme zu erkennen, Zeitpläne anzupassen und Ressourcen neu zuzuweisen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

• Informiere dein Team: Stelle sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wie das Gantt Diagramm zu lesen und zu interpretieren ist. Eine kurze Schulung kann die Kommunikation und Effizienz des Teams erheblich verbessern.

Wenn du diese Tipps beachtest, kannst du die Nützlichkeit und Effektivität deines Gantt Diagramms erheblich verbessern und es in ein dynamisches Projektmanagement Tool verwandeln.

Erstelle eine Gantt Chart in Miro

Miro ist ein Tool, das dir das Erstellen von Gantt Diagrammen dank seiner intuitiven Oberfläche und Vorlagen erleichtert. In nur wenigen Schritten kannst du ein vollständig anpassbares Gantt Diagramm erstellen, auf das du online oder offline zugreifen kannst, da du es im PDF- oder hochauflösenden Bildformat exportieren kannst.