Key Performance Indicators

Was ist ein KPI?

KPI steht für Key Performance Indicators. Dabei handelt es sich um eine quantifizierbare Messung der Leistung im Laufe der Zeit für eine bestimmte Tätigkeit, die an ein Unternehmensziel gebunden ist.

Ein Leistungsindikator kann dir helfen, die finanziellen und betrieblichen Leistungen deines Unternehmens besser zu verstehen, so dass du sehen kannst, wo du stehst und deine Strategie verbessern kannst. Lege Key Performance Indikatoren mit dem KPI Tool von Miro fest, und verfolge deine Performance und Ziele.

Stell dir Robin Hood vor, der auf sein Ziel beim Bogenschießen zielt. Ohne die Zielscheibe wüsste Robin Hood nicht, wohin er mit seinem Bogen zielen soll. Aber mit der Zielscheibe kann er genau messen, wie weit er von seinem Ziel entfernt ist, so dass er sein Ziel, seine Stärke oder seinen Bogen anpassen kann.

Das Gleiche gilt für die KPIs in deinem Unternehmen. Diese geben dir einen klaren Anhaltspunkt für deine Leistung, so dass du erkennen kannst, ob du auf dem richtigen Weg bist oder ob du strategische Anpassungen vornehmen musst.

Ein KPI bietet deinem Unternehmen ein Ziel, auf das du hinarbeiten kannst, Meilensteine, um deine Leistung im Laufe der Zeit zu verfolgen, und Erkenntnisse, die den Führungskräften deines Unternehmens helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Vom Marketing über den Vertrieb bis hin zu den Finanzen und sogar der Personalabteilung können Leistungskennzahlen dazu beitragen, die Produktivität, den Fortschritt und die Leistung in allen Bereichen deines Unternehmens zu verbessern.

Was ist KPI Reporting?

KPI Reporting ist die betriebswirtschaftliche Praxis des Messens, Organisierens und Analysierens der wichtigsten Leistungsindikatoren eines Unternehmens.

KPI Reports helfen Führungskräften, Stärken und Schwächen zu erkennen, die Unternehmensleistung zu optimieren, das Engagement zu verbessern und strategische Ziele zu erreichen. Manager*innen nutzen KPI Reportings auch zur Analyse von Trends in bestimmten Abteilungen oder im gesamten Unternehmen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.

KPI Reports werden in der Regel visuell in Form eines interaktiven Dashboards dargestellt. KPI Dashboards geben Manager*innen einen schnellen Überblick über die wesentlichen Datenpunkte im Zusammenhang mit deinen spezifischen Leistungskennzahlen.

Diese Dashboards präsentieren deine Key Performance Indikatoren in einem leicht verdaulichen Format, so dass Manager*innen die wichtigsten Informationen schnell analysieren und extrahieren können, um ihre Gesamtstrategie zu optimieren.

So kannst du KPI messen

Wenn du bei der Verfolgung von KPIs erfolgreich sein willst, musst du einen geeigneten Rahmen für diese Messung schaffen. Im Folgenden findest du sechs Schritte zur Festlegung eines Rahmens für das Messen deiner KPIs. Hierfür kannst du auch die KPI Baum Vorlage verwenden.

1. Bestimme deine Hauptziele 

Der erste Schritt zur Messung deiner KPIs besteht darin, zu bestimmen, welche Key Performance Indikatoren du verfolgen willst. Um deine KPIs zu bestimmen, musst du zunächst das Ziel festlegen, auf das du und dein Team hinarbeiten. Das Ziel einer bestimmten Marketingkampagne könnte zum Beispiel darin bestehen, 50.000 US-Dollar Umsatz zu erzielen oder 50 neue Kund*innen zu gewinnen. Wie auch immer dein Ziel aussieht, wir werden es nutzen, um KPIs festzulegen.

2. Lege die primären KPIs fest

Jetzt, da du dein Gesamtziel kennst, ist es an der Zeit, deine primären KPIs festzulegen. Dabei handelt es sich um wichtige KPIs, mit denen du die Gesamtergebnisse deiner Kampagne messen und feststellen kannst, ob diese erfolgreich war oder nicht. Einige Beispiele für primäre KPIs sind die Höhe der Einnahmen, die durch bestimmte Kanäle wie E-Mail-Marketing oder Facebook-Anzeigen erzielt wurden. Oder, wenn dein Ziel die Markenbekanntheit ist, könnte es die Gesamtreichweite oder die Anzahl der Impressionen auf verschiedenen sozialen Plattformen sein.

3. Lege sekundäre KPIs fest

Als Nächstes ist es an der Zeit, sekundäre Leistungsindikatoren festzulegen, um den Erfolg deiner Kampagne besser zu verstehen. Dabei kann es sich um drei bis fünf zusätzliche Metriken handeln, die für deine Kampagne wichtig sind, aber nicht unbedingt den primären KPI. Wenn dein primärer KPI z. B. der generierte E-Mail-Umsatz ist, könnten sekundäre KPIs den durchschnittlichen Bestellwert oder die Kundenrücklaufquote umfassen.

4. Wähle Gesundheitsmetriken aus

Als Nächstes legen wir Kennzahlen fest, die dir helfen, den Gesamtzustand deiner Kampagne zu verstehen, und nicht nur, ob du dein primäres Ziel erreicht hast oder nicht. In Anlehnung an unsere KPIs für das E-Mail-Marketing könnten diese Kennzahlen beispielsweise die Öffnungsrate, die Klickrate und die Gesamtzahl der geöffneten E-Mails umfassen.

5. Lege spezifische KPI Ziele fest

Nachdem du nun die KPIs ausgewählt hast, die du verfolgen wirst, ist es an der Zeit, das genaue numerische Ziel für jeden KPI zu bestimmen. Die Zahlen, die du festlegst, sollten realistisch und messbar sein, damit du auf dem richtigen Weg bleibst. Es reicht nicht aus, einfach nur zu sagen, dass du mehr Umsatz mit E-Mail-Marketing machen willst. Werde konkret. Gib an, dass du mit der Kampagne 50.000 Dollar erwirtschaften willst, wobei 20.000 Dollar davon aus dem E-Mail-Marketing stammen sollen. Wenn dein durchschnittlicher Bestellwert (AOV) bei 50 $ liegt, setze dir ein Ziel von 60 $ für deinen AOV. Strebe eine Öffnungsrate für E-Mails von 40 % an, wenn du normalerweise 35 % erreichst.

Wenn du spezifische, messbare KPIs festlegst, ist es viel wahrscheinlicher, dass du diese erreichst oder zumindest nahe daran herankommst.

6. Setze Benchmarks

Schließlich musst du Benchmarks aufstellen. Denke daran, die Leistung früherer Kampagnen zu betrachten, um besser zu verstehen, was ein typischer Benchmark für KPIs ist. Aber bleibe nicht dabei stehen. Schaue dir die Ki an. Sieh dir an andere Unternehmen in deiner Branche oder ähnliche Unternehmen in anderen Branchen an. Wenn du weißt, wo du im Vergleich zu deinen Konkurrenz oder deiner eigenen früheren Leistung stehen, kannst du feststellen, ob du auf dem richtigen Weg bist oder nicht.

Vorteile von KPI Reporting

KPIs sind ein wichtiger Bestandteil jeder Unternehmensstrategie, um sicherzustellen, dass du auf Kurs bleibst und deine Leistung verbesserst. Hier sind einige Gründe, warum du KPIs verfolgen solltest.

Leistung messen

Zunächst einmal helfen dir KPIs, deine Leistung zu messen. Wenn du bei der Arbeit an einem Projekt oder einer Kampagne nur "improvisierst", woher willst du dann wissen, ob du erfolgreich bist oder nicht?

Ohne KPIs weißt du nicht, was dein Unternehmen verbessert oder - schlimmer noch - was ihm schadet.

Die Verfolgung von KPIs kann dir dabei helfen, deinen Fortschritt - oder das Fehlen desselben - im Hinblick auf wichtige Geschäftsziele zu messen.

Verbessere die Moral und das Engagement 

Ein Unternehmen ist nichts ohne Mitarbeiter*innen, und ein Unternehmen ist fast so gut wie nichts, wenn die Mitarbeiter*innen nicht engagiert sind. Ein wichtiger Weg zur Verbesserung des Engagements am Arbeitsplatz ist die Festlegung von KPIs.

Du denkst vielleicht, dass der Druck auf dein Team, bestimmte Ziele zu erreichen, dazu führt, dass es seinen Job nicht mehr mag. Doch das Gegenteil ist der Fall. Menschen sehnen sich nach Wachstum. Die Festlegung von KPIs für Einzelpersonen und verschiedene Abteilungen ist eine gute Möglichkeit, dein Team zu motivieren.

Denke daran, deine KPIs mit den Unternehmenszielen und den Zielen deiner Abteilung abzustimmen. Je besser du deine KPIs mit einem tieferen, zielgerichteten Ziel verknüpfen kannst, desto engagierter werden deine Mitarbeiter*innen sein und desto besser wird die Unternehmensmoral insgesamt sein.

Bessere Entscheidungsfindung

KPIs bieten Führungskräften wichtige Einblicke in ihr Unternehmen und ihre Abteilung. Sie bieten mehr als nur Zahlen auf einer Seite oder einem Bildschirm. Sie bieten wertvolle Informationen, die dir helfen zu verstehen, welche spezifischen Maßnahmen dein Unternehmen verbessern und welche ihm schaden.

Anstatt Entscheidungen nur aus dem Bauch heraus zu treffen, kannst du mithilfe von KPIs datengestützte Entscheidungen treffen, die deine Erfolgschancen verbessern.

Beispiele für KPIs

Möchtest du wissen, welche KPIs am häufigsten verfolgt werden?

Im Folgenden findest du einige Beispiele für KPIs, die nach verschiedenen Abteilungen aufgeschlüsselt sind und die du als Grundlage für die Festlegung deiner eigenen Leistungsindikatoren verwenden können:

Marketing

• Umsatz

• Umsatz nach Kanal

• Kundenzufriedenheit

• Konversionsraten

• Marketing-qualifizierte Leads (MQLs)

• Rentabilität der Investition (ROI)

• Rendite der Werbeausgaben (ROAS)

• Kundengewinnungskosten (CAC)

Um die verschiedenen Schritte des Marketing Funnels zu erfassen, kannst du auch die Marketing Funnel Vorlage verwenden.

Sales

• Erzielter Gesamtumsatz

• Umsatzvolumen nach Standort

• Vertriebsqualifizierte Leads (SQLs)

• Marketing-qualifizierte Leads (MQLs)

• Neue eingehende Leads

• Neue qualifizierte Opportunities

• Gesamtwert der Pipeline

• Durchschnittlicher Auftragswert

Finanzen

• Operative Gewinnspanne

• Bruttogewinnspanne

• Nettogewinnspanne

• Betriebskostenquote

• Betriebskapitalquote

• Verbrennungsrate

• Rentabilität der Investition

Customer Service

• Durchschnittliche Reaktionszeit

• Lösungsquote beim ersten Kontakt

• Kosten pro Gespräch

• Bewertung des Kundenaufwands

• Aktivste Support-Agenten

• Was macht einen effektiven KPI aus?

Nachdem du nun einige verschiedene Arten von KPIs kennst, die du nach Abteilungen aufgeschlüsselt verfolgen kannst, ist es an der Zeit, herauszufinden, was einen effektiven KPI ausmacht, damit du weißt, wie du deinen richtig gestalten kannst.

Relevant

In erster Linie sollten die KPIs, die du verfolgst, für deine Rolle, Team, Abteilung und Unternehmen relevant sein. Du solltest mit den allgemeinen Geschäftszielen und dem Auftrag deines Teams und deiner Organisation in Verbindung stehen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dein Unternehmen möchte den jährlich wiederkehrenden Umsatz (ARR) bis zum Ende des Jahres um 30 % steigern. Wenn du zum Marketingteam gehörst, solltest du die Konversionsrate verfolgen, da diese direkt mit dem Umsatz zusammenhängt.

Messbar

KPIs müssen messbar sein. Wenn du nicht weißt, wie du sie messen kannst, musst du sie ändern oder verwerfen. Wenn du KPIs einrichtest, solltest du dich fragen: "Was will ich erreichen? Was ist mein gewünschtes Endergebnis?

Du musst sicherstellen, dass du nicht nur eine Zahl, sondern auch ein Datum festlegst. Wenn du eine Frist festlegst, kannst du eindeutig feststellen, ob du deine KPI Ziele erreicht hast oder nicht.

Durchführbar

Deine KPIs dürfen weder vage noch passiv sein. Du musst KPIs festlegen, die durch spezifische Maßnahmen erreicht werden können. Sobald du deine KPI festgelegt hast, sollte es relativ einfach sein, einen Aktionsplan zu erstellen, der in kleinere Ziele unterteilt ist, um Erfolg zu erreichen.

Einfach

Schließlich müssen deine KPIs einfach sein. Mache es nicht zu kompliziert, und verfolge nicht zu viele. Du musst nicht jeden einzelnen möglichen KPI verfolgen. Je nach deinen Gesamtzielen solltest du dich auf einige wenige primäre und möglicherweise einige sekundäre KPIs beschränken.

KPI vs OKR 

Wie unterscheiden sich also KPIs von OKRs? Sind sie dasselbe? Entscheides du dich für das eine oder das andere?

Einfach ausgedrückt: OKRs und KPIs arbeiten zusammen. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken.

Während KPIs die Leistung anhand bestimmter Ziele messen, kannst du OKRs oder Ziele und Schlüsselergebnisse erstellen, um Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen, die mit der Vision einer Organisation übereinstimmen.

Objectives und Key Results (OKRs)

Objectives und Key Results sind in zwei Teile untergliedert.

Stelle dir die Ziele als das vor, was du erreichen willst. Ein Unternehmen kann beispielsweise beschließen, sein Markenimage von billig zu hochwertig zu entwickeln. Dies ist ein Ziel.

Die wichtigsten Ergebnisse zeigen, wie du deine strategischen Ziele erreichen wirst. Es handelt sich dabei um messbare Kennzahlen, anhand derer du deinen Fortschritt verfolgen kannst. Wenn du beispielsweise versuchst, eine Premiummarke zu werden, könnte ein Schlüsselergebnis darin bestehen, den durchschnittlichen Produktpreis von 60 auf 100 US-Dollar zu erhöhen. Ein anderes Ergebnis könnte die Verbesserung der für die Herstellung deiner Produkte verwendeten Materialien sein, von 10 Dollar Herstellungskosten pro Produkt auf eine qualitativ hochwertige Herstellung für 20 Dollar pro Produkt.

Nutze das OKR Tool, um Ziele für dein Unternehmen zu definieren.

Key Performance Indicators (KPIs)

Die Art und Weise, wie KPIs in eine OKR Strategie passen, ist eine Stufe tiefer. Stell dir die Ziele wie die Vogelperspektive vor. Key Results sind Wolkenkratzer. Leistungskennzahlen sind das Fundament, auf dem diese Key Results aufbauen.

Ein Leistungsindikator, der auf das Ziel ausgerichtet ist, eine Premium-Marke zu werden und den durchschnittlichen Produktpreis zu erhöhen, könnte zum Beispiel darin bestehen, den durchschnittlichen Bestellwert (AOV) zu messen. Wenn du in diesem Beispiel deinen Preis anhebst, solltest du verfolgen, ob und um wie viel sich der AOV dem anpasst. Vielleicht steigt der durchschnittliche Bestellwert nicht, obwohl du deine Preise erhöht hast.

Ein weiterer KPI, den du verfolgen kannst, ist deine Konversionsrate. Sind deine Konversionsraten gesunken, seit du deine Preise erhöht hast? Du wirst wahrscheinlich bis zu einem gewissen Grad sinken. Wenn es zu viel ist, hast du den Preis vielleicht zu schnell erhöht.

Verfolge deine KPIs mit Miro

Mit Miro können Teams gemeinsam KPIs definieren, visualisieren und in Echtzeit überwachen. Ganz gleich, ob du Verkaufsziele, Projektmeilensteine oder Kundenzufriedenheit verfolgen musst, Miro macht es dir leicht, deine KPIs in einem gemeinsamen Bereich zu dokumentieren und so Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern. Registriere dich kostenlos und lege los!