Was ist eine Project Charter?

Was ist eine Project Charter?

Projekte, die keinen Kompass und keinen klaren Norden haben, scheitern eher an einer schlechten Planung als Projekte mit einer Vision und einer klaren Ausrichtung. Um Projekte effektiv zu initiieren und zu managen, müssen klare Grundlagen, Definitionen, Ziele und Vorgaben festgelegt werden.

Eine Projektcharta ist ein Dokument, das die Existenz eines Projekts formell bestätigt und Projektmanager*innen die Befugnis gibt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen. Die Projektcharta ist eine Referenzquelle für den Projektmanager*innen und die Hauptakteur*innen.

Im Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) des PMI, einer beliebten Quelle für alle Projektmanagementprozesse, ist die Projektcharta Teil der Initiierungsphase. Auf der Grundlage der Informationen in der Projektcharta beginnen Projektmanager*innen dann mit der Planung und dem Scoping.

Eine Projektcharta ist eine Vereinbarung zwischen dem Sponsor, dem Projektmanager und bestimmten Interessengruppen über den Beginn eines Projekts. Diese ist kein rechtsverbindlicher Vertrag. Manche Projektmanager*innen bitten die Beteiligten, die Charta zu unterschreiben, um sicherzustellen, dass alle sie gesehen und anerkannt haben.

Wann wird eine Project Charter verwendet?

Die Projektcharta ist das erste Dokument, das du im Laufe des Projektlebenszyklus erstellst. Bevor du mit der Initiierungsphase beginnst, muss die Projektcharta das OK zum Start geben. Die Unterzeichnung einer Projektcharta ist der Startschuss für Projektmanager*innen, damit er die Ressourcen für die Projektinitiierung, -planung und -ausführung einsetzen kann.

Wer ist für eine Projektcharta zuständig?

Der Projektmanager erstellt die Projektcharta zusammen mit dem Projektsponsor oder Projekteigner. Dazu gehört auch die Aufgabe, die Projektcharta auf einer Plattform bereitzuhalten, auf die jeder zugreifen und die er einsehen kann.

Was ist der Unterschied zwischen Project Charter und Projektplan?

Der Unterschied zwischen einer Projektcharta und einem Projektplan liegt in ihrem Zweck. Eine Charta ist ein übergeordnetes Dokument, in dem das Projektziel und andere Schlüsselfaktoren, die zur Projektinitiierung führen, beschrieben werden.

Ein Projektplan ist ein detailliertes Dokument darüber, wie das Projekt seine Ziele erreichen wird. Um einen Projektplan zu erstellen, muss dein Team zunächst ein Projekt starten. Und um ein Projekt zu starten, musst du den Projektplan abzeichnen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Projektcharta und einer Arbeitsbeschreibung?

Eine Projektcharta und eine Arbeitsbeschreibung (Statement of Work, SOW) unterscheiden sich so, wie sich eine Vereinbarung von einem Vertrag unterscheidet. Ein SOW ist in der Regel ein externes, rechtsverbindliches, vertragliches Dokument zwischen Geschäftseinheiten. Eine Projektcharta ist eine interne, formale und nicht rechtsverbindliche Vereinbarung, mit der die Projektmanager*innen das OK zum Start eines Projekts erhalten.

Diese Dokumente werden oft miteinander verwechselt, weil sie einige gemeinsame Elemente wie den Projektzweck, übergeordnete Ziele, Anforderungen, Zeitplan und Budget enthalten. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass in der Projektcharta der Projektmanager als Verantwortlicher genannt wird, zusammen mit einem Vermerk darüber, wer während des Projekts Genehmigungsbefugnisse hat. Der SOW legt fest, welche Arbeiten wann, wo und von wem durchgeführt werden sollen.

Was gehört zu einer Projektcharta?

Eine Projektcharta fasst die wichtigsten Projektdetails auf hoher Ebene zusammen und sollte umfassend und detailliert sein. Dies sind die wichtigsten Abschnitte, die deine Projektcharta enthalten muss:

Projektziel

Das Projektziel oder der Projektzweck ist die wichtigste Einzelinformation über das Projekt. Dieser Abschnitt enthält den Business Case und die Problemstellung, also das große Warum des Projekts.

Definiere das Ziel des Projekts, den Grund, warum du es überhaupt in Angriff nimmst. Ein Projektziel ist eine Aussage in ein oder zwei Sätzen, die immer am Anfang der Projektcharta steht.

Ein Beispiel für ein Projektziel könnte sein: "Verbesserung des Kundendienstes durch die Einführung eines Selbstbedienungsportals, wodurch die Anzahl der Anrufe beim Kundendienst um 30 % reduziert und eine Kundenzufriedenheit von 90 % erreicht wird."

Projektumfang

In diesem Abschnitt wird erläutert, was zum Projektumfang gehört und was nicht, und es werden die wichtigsten Elemente genannt, die zum Verfassen einer Projektumfangserklärung verwendet werden.

Der Abschnitt zum Projektumfang in der Projektcharta ist eine Zusammenfassung und ein Überblick über den gesamten Projektumfang. Zu den Elementen, die in einer Projektcharta enthalten sein müssen, gehören die wichtigsten Projektanforderungen, ein genauer Zeitplan und die wichtigsten Ergebnisse.

Erfolgskriterien

Der nächste Abschnitt sind die Erfolgskriterien für das Projekt. Stell dir diese Frage: Was sind die Kriterien für den Projektabschluss - woran werden wir erkennen, dass das Projekt abgeschlossen ist? Du kannst SMART Ziele formulieren (spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und zeitgebunden), um die Kriterien für den Projekterfolg festzulegen.

Dieser Abschnitt kann eine Aufzählung oder eine Checkliste sein, die Projektmanager*innen leitet und das Projektteam auf den richtigen Weg bringt.

Team, Stakeholder und Nutzer

Im nächsten Abschnitt stellst du das Team vor, das an dem Projekt arbeitet, die wichtigsten beteiligten Interessengruppen und die idealen Nutzer*innen des Endprodukts. Verwende die Stakeholder Mapping Vorlage von Miro, um dich durch diesen Prozess zu führen.

Das Projektteam listet die Personen auf, die direkt an dem Projekt arbeiten werden.

• Stakeholder*innen sind Personen, die nicht zum Projektteam gehören, aber einen bestimmten Grund haben, sich für den Ausgang des Projekts zu interessieren. Sie können intern oder extern sein.

• Nutzer*innen sind die Menschen, denen das Projekt zugute kommen soll (in einer Weise, die sich für dein Unternehmen auszahlt). Im Gegensatz zum "Team" und den "Stakeholdern" handelt es sich bei den Nutzern um Bevölkerungsgruppen und nicht um bestimmte Personen.

Ressourcen und Budget

Ein weiteres Schlüsselelement einer Projektcharta ist eine Übersicht über das Projektbudget und die Ressourcen. Dabei handelt es sich um die organisatorischen Mittel, die für das Projekt eingesetzt werden, z. B. Zeit, Personal, Ausrüstung und mehr.

In der Projektcharta sollte nur ein Überblick auf oberster Ebene gegeben werden. In weiteren Unterlagen wird das Projekt detaillierter beschrieben. Die vollständige Liste der Ressourcen und die Aufschlüsselung des Budgets sind z. B. Teil der zukünftigen Projektplanunterlagen.

Einschränkungen und Risiken

Eine Project Charter sollte die bekannten Beschränkungen eines Projekts und die angenommenen Risiken aufzeigen.

Zu den Beschränkungen gehören Angaben zu Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, Risiken und Ressourcen. Eine zeitliche Einschränkung könnte ein verbindlicher Fertigstellungstermin sein, zum Beispiel wenn das Projekt eine bestimmte Veranstaltung unterstützen soll, die für ein bestimmtes Datum geplant ist. Wenn das Projekt nicht rechtzeitig fertig wird, hat es seine Daseinsberechtigung verloren.  

Eine Kostenbeschränkung könnte darin bestehen, dass bestimmte Komponenten zu oder unter dem veranschlagten Betrag benötigt werden. Wie beim Budget und den Ressourcen solltest du nicht zu sehr ins Detail gehen, sondern nur auflisten, was bereits bekannt ist.

Zu den bekannten Risiken gehören auch Erfahrungen aus anderen Projekten. Zum Beispiel zu erwartende Probleme in der Lieferkette oder die mangelnde Verfügbarkeit hochqualifizierter Ressourcen. Einige, aber nicht alle, potenziellen Risiken werden zu diesem Zeitpunkt offensichtlich sein. Im weiteren Verlauf des Projekts wird es einen kontinuierlichen Risikomanagementprozess geben, um die Details zu klären.

Start- und Endtermine und Meilensteine

Die Projektcharta enthält auch einen groben Zeitplan, wann das Projekt stattfinden wird, z. B. in welchem Quartal, in welchen Monaten usw. Füge Meilensteine für erwartete Liefertermine und einen vorläufigen Endpunkt hinzu.

Diese Meilensteindiagramm Vorlage hilft dir dabei, die wichtigsten Schritte im Projektlebenszyklus zu skizzieren, wer für was zuständig ist und wann die Dinge fertig sein müssen.

Unterstützendes Material

Nach den wichtigsten Punkten kann die Projektcharta auch unterstützendes Material enthalten, z. B. eine Liste der wichtigsten Stakeholder*innen, Rollen und Zuständigkeiten, falls sie bereits zugewiesen wurden, und einen optionalen Link zu den Projektgenehmigungsanforderungen.

Am Ende des Dokuments kannst du das Datum eintragen und die wichtigsten Stakeholder*innen können die Projektcharta unterschreiben und das Projekt für startbereit erklären.

So erstellst und präsentierst du eine Project Charter

Die beste Art, eine Projektcharta zu erstellen, ist die Zusammenarbeit mit dem Projektsponsor. Wenn du fertig bist, kannst du sie von allen als Vereinbarung unterschreiben lassen. Diese Gruppenaktion ist später hilfreich, wenn es Widerstände oder schwierige Entscheidungsfindungsprozesse gibt.

Die Projektcharta kann ein Blatt Papier, ein digitales Dokument oder eine Präsentation sein. Am besten ist ein digitales Dokument, an dem du mit dem Team zusammenarbeiten kannst und das als Quelle der Wahrheit für das Projekt dient.

Um deine mit Miro erstellte Projektcharta zu präsentieren, gibst du einen Link zum Board frei und erteilst allen Beteiligten die Berechtigungen, die sie benötigen, um das Projekt zu genehmigen oder zu überprüfen.

Fülle eine Projektcharta Vorlage aus

Es gibt nichts Besseres, als eine Projektmanagement Aktivität mit einer Vorlage zu beginnen. Öffne eine neue Projektcharta Vorlage und nutze die Abschnitte, um dich zu orientieren.

Sobald die Vorlage ausgefüllt ist, gib sie an die beteiligten Teammitglieder weiter, damit alle wissen, wo sie die Informationen finden können. Wenn du alle Beteiligten in die Planung einbeziehst, verbessert sich die Akzeptanz im Team und bei den Interessengruppen.

Sammeln von Informationen

Sammle alle Informationen für die Projektcharta. Orientiere dich dabei an der Liste im obigen Abschnitt. Die Vorlage enthält die gleichen Abschnitte, um es noch einfacher zu machen.

Einige Dinge wirst du bereits wissen, andere musst du vom Projektsponsor oder anderen Spezialist*innen einholen.

Richte einen Arbeitsbereich ein, in dem du Elemente, Notizen und andere Informationen ablegen kannst, während du die Charta erstellst. Wenn du einen visuellen Bereich für die Datenerfassung einrichtest, kannst du später leicht auf diese Informationen zugreifen.

Erstelle das Layout

Erstelle ein visuelles Layout für deine Projektcharta. Verwende eine Hierarchie von Abschnitten mit dem Projektziel an der Spitze. Wenn du dich an die obige Liste hältst, bist du in Sachen Hierarchie auf der sicheren Seite.

Platziere die Informationen

Füge alle gesammelten Informationen in die entsprechenden Abschnitte ein und passe die Größe der Felder an die Menge des Inhalts und die Schriftgröße an. Füge Notizzettel hinzu oder entferne sie, erstelle Aufzählungslisten. Füge visuelle Symbole hinzu, um die Lesbarkeit und das Verständnis zu verbessern.

Erstelle eine Zeitleiste mit Formen und Symbolen, um Meilensteine in der Roadmap zu kennzeichnen. Füge eine Übersicht über den Zeitplan von Anfang bis Ende und die voraussichtlichen Termine für jeden Meilenstein hinzu.

Überfrachte die Projektcharta nicht mit zu vielen Informationen. Sie soll kurz und bündig sein. Alle weiteren Daten sind in der Projektdokumentation enthalten, die als nächstes erstellt wird.

Teile und präsentiere

Teile den Teammitgliedern, den Stakeholder*innen und vor allem den Sponsor*innen mit, wie weit deine Projektcharta fortgeschritten ist. Bitte sie um Kommentare und Feedback, um die Punkte im Dokument zu vervollständigen. Füge leere Notizzettel hinzu, die deine Mitarbeiter*innen verwenden und kommentieren können.

Wenn alle Informationen fertig sind, präsentiere die Charta dem Team und den Interessengruppen. Vergewissere dich, dass alle Zugang haben und bitte alle, die unterschreiben müssen, dies zu tun, um ihr Einverständnis zu geben. Jetzt kannst du mit der Arbeit an dem Projekt beginnen.