Projektstrukturplan
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Tool im Projektmanagement, mit dem alle mit einem Projekt verbundenen Aufgaben in einer hierarchischen Struktur visuell dargestellt werden können. Im Englischen wird dieser auch work breakdown structure genannt. Der Hauptzweck eines Projektstrukturplans besteht darin, die zu erbringenden Projektleistungen aufzuschlüsseln. Dieser bietet den Projektmanager*nnen eine solide Grundlage für die Erstellung des Projektplans und die Ermittlung des besten Weges zur Erreichung der Projektziele.
Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist besonders hilfreich für Teams, die große Projekte leiten, da dieser das Projekt in kleinere und besser überschaubare Komponenten unterteilt. So lassen sich alle Projektelemente leichter visualisieren.
So können die Projektmanager*innen den effizientesten Weg zur Fertigstellung des Projekts finden. Du kannst die kritischen Aufgaben identifizieren, Ressourcen effektiv zuweisen und sogar einen Phasenplan für Aktivitäten erstellen, um den Projektabschluss zu rationalisieren.
Warum ist ein Projektstrukturplan wichtig?
Schauen wir uns einige Gründe an, warum ein Projektstrukturplan im Projektmanagement hilfreich ist.
Hilft bei der Verwaltung komplexer Aufgaben
Es kann schwierig sein, alle Aufgaben und Aktivitäten in einem komplexen Projekt zu verfolgen. Oft gibt es Terminkonflikte, funktionsübergreifende Teams, die zusammenarbeiten, und verschiedene Aufgaben, die gleichzeitig anfallen.
An dieser Stelle kann ein Projektstrukturplan helfen.
Ein Projektstrukturplan ermöglicht es dir, ein komplexes Projekt auf einfache Weise zu untergliedern. Du kannst alle am Projekt beteiligten Aufgaben und ihren Beitrag zu den Projektergebnissen leicht erkennen. Auf diese Weise kannst du große Projekte dank online Aufgabenmanagement effektiver verwalten und Aufgaben effizienter ausführen.
Verbessert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit
In einem Projektstrukturplan werden alle Projektaufgaben an einem einzigen Ort zusammengefasst. Jede*r, die oder der an dem Projekt arbeitet, kann sehen, was das Projekt beinhaltet, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und wann die Aufgaben fällig sind.
Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams zu fördern, da das gesamte Projektteam alle Aufgaben sehen kann, unabhängig davon, aus welcher Abteilung sie stammen. Wenn zum Beispiel jemand Fragen oder Bedenken zu einem Teil des Projekts hat, kann die Person einfach einen Blick auf den Projektstrukturplan werfen, um zu sehen, an wen er sich wenden muss.
Verbessert die Aufteilung von Ressourcen
Die Ressourcenzuweisung ist ein Schlüsselelement für den Projekterfolg. Ohne sie hast du möglicherweise nicht die Zeit, das Budget oder die Kapazität, um das Projekt wie geplant abzuschließen.
Mit einem Projektstrukturplan kannst du deine Ressourcen effizient zuweisen, da du einen vollständigen Überblick über die gesamte Projektarbeit hast. Du kannst Kosten schätzen, Zeitstrahlen erstellen und Kapazitäten überprüfen - alles an einem Ort. Dies bedeutet, dass du dein Projekt effektiv planen und strukturieren kannst, was die Chancen auf einen Projekterfolg erhöht.
Was sind die 3 Ebenen eines Projektstrukturplans?
In einem Projektstrukturplan werden die Aufgaben entsprechend ihrer Hierarchie im Projekt in verschiedene Ebenen unterteilt. Diese Ebenen ermöglichen es den Projektleiter*innen, die Arbeit zu kategorisieren und alle Projektaufgaben zu visualisieren.
Die oberen Ebenen spiegeln in der Regel die wichtigsten lieferbaren Arbeitsbereiche des Projekts wider, während die unteren Ebenen Details und Schwerpunkte für das Projekt liefern. Obwohl die meisten Projektstrukturpläne drei Ebenen haben, kannst du so viele oder so wenige Ebenen verwenden, wie du benötigst.
Anhand der Softwareentwicklung soll gezeigt werden, wie die Ebenen in einem Projektstrukturplan funktionieren. In diesem Beispielszenario entwickelt das Software Team einen neuen Chatbot für seine Website.
Erste Ebene
Die oberste Ebene des Projektstrukturplans gibt den Titel des Projekts an. In diesem Beispiel lautet die oberste Ebene "Entwicklung einer neuen Software für Kunden Chatbots". Alle anderen Projektelemente befinden sich unterhalb dieses Titels.
Du kannst auch Informationen über den Projektumfang hinzufügen, um den Titel zu unterstützen. Dies ist zwar nicht unbedingt erforderlich, kann aber helfen, den Kontext zu verdeutlichen. Du kannst zum Beispiel das Projektziel, das Endergebnis, die Kundenerwartungen usw. beschreiben.
Zweite Ebene
Die zweite Ebene eines Projektstrukturplans befindet sich unterhalb des Titels. Sie umreißt die Hauptphasen des Projekts, indem sie die verschiedenen Arbeitskategorien aufschlüsselt.
Bei der Entwicklung eines neuen Chatbots für Kunden könnten die folgenden Kategorien vorkommen:
Benutzerfluss
Abrufen einer Antwort
API-Integrationen
CRM-Integrationen
Front-End-System
Ebene zwei stellt sicher, dass das Projektteam alle erforderlichen Arbeitsbereiche abdeckt, um die endgültige Leistung zu erbringen.
Dritte Ebene
Auf der untersten Ebene werden die wichtigsten Arbeitsbereiche in kleinere und besser überschaubare Aufgaben aufgeteilt. Unter der Kategorie "Benutzerfluss" könnte der Projektstrukturplan die folgenden Einzelaufgaben enthalten:
Verstehen der Kundenbedürfnisse
Erstellen eines Gesprächsdiagramms
Schreiben von Gesprächsszenarien
Erstellen einer Chatbot Stimme, die Ihre Marke widerspiegelt
Testen des Gesprächsablaufs
Projektteams können auch unsere User Flow Vorlage verwenden, um besser zu verstehen, wie man den Benutzerfluss in eine neue Chatbot-Software implementiert.
Dies ist ein sehr vereinfachtes Beispiel dafür, wie die verschiedenen Ebenen innerhalb eines Projektstrukturplans funktionieren. Die genaue Struktur variiert von Projekt zu Projekt, abhängig von der Projektgröße, dem Projektziel und den zu erbringenden Leistungen.
Wenn du beispielsweise ein komplexeres Projekt mit mehreren Ergebnissen haben, kann dein Projekt zusätzliche Ebenen haben. Es liegt an dir, die beste Struktur für deinen Projektstrukturplan auf der Grundlage des von dir geplanten Projekts zu ermitteln.
So erstellst du einen Projektstrukturplan
Nachdem wir nun wissen, was ein Projektstrukturplan ist und warum dieser wichtig ist, wollen wir nun einige wichtige Schritte zur Erstellung eines eigenen Projektstrukturplans erläutern.
1. Beginne mit dem Projekttitel
Zunächst musst du dem Projektstrukturplan deinen Projekttitel hinzufügen. Dies ist keine schwierige oder zeitraubende Aufgabe, aber ein wichtiges Element des Projektstrukturplans. Dieser zeigt deinem Projektteam, worum es bei dem Projekt geht und was du zu erreichen hoffst.
Du kannst auch einige unterstützende Informationen hinzufügen, um dem Diagramm einen Kontext zu geben. Wenn dein Projekttitel beispielsweise "Einführung eines neuen Produkts" lautet, kannst du auch Informationen darüber hinzufügen, für wen das Produkt bestimmt ist und warum du es entwickelst.
2. Füge die zu erbringenden Leistungen hinzu
Ein Projektstrukturplan geht immer von den zu erbringenden Leistungen aus. Du legst fest, was du erreichen willst, und verwende dann den Projektstrukturplan, um die Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen zu ermitteln, die du benötigst, um dieses Ziel zu erreichen.
Das bedeutet, dass du klar definierte Projektleistungen erstellen musst. Stell dir dazu die folgenden Fragen:
Was willst du mit deinem Projekt erreichen?
Wie wirst du den Projekterfolg definieren?
Lieferst du interne oder externe Leistungen?
Wie lässt sich das Projekt mit den KPIs des Unternehmens in Einklang bringen?
Nach der Beantwortung dieser Fragen solltest du eine klare Vorstellung davon haben, was deine Projektleistungen sein sollten. Du kannst diese Leistungen dann in den Projektstrukturplan aufnehmen, wo sie unterhalb des Titels als nächster Schritt in der Hierarchie stehen.
3. Teile deine Leistungen in einzelne Komponenten auf
Nun, da du deine wichtigsten Leistungen festgelegt hast, ist es an der Zeit, diese in separate Arbeitsbereiche zu kategorisieren. Diese Bereiche helfen bei der Organisation des Projekts und erleichtern die Identifizierung der spezifischen Aufgaben, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Lass uns anhand eines Beispiels zeigen, wie diese Kategorisierung funktioniert.
Stell dir vor, deine Projektaufgabe besteht darin, ein neues Produkt zu entwickeln, das den Anforderungen des Kunden entspricht. Um dieses Ziel zu erreichen, würdest du es in die folgenden Arbeitsbereiche unterteilen:
Marktforschung
Analyse der Konkurrenzsituation
Entwicklung eines Konzepts
Produktplanung
Prototyping des Produkts
Diese Top-Level-Komponenten umreißen die Arbeitsbereiche, die zur Erreichung dieses Ziels abgeschlossen werden müssen. Von dort aus kannst du spezifische Aufgaben innerhalb jedes dieser Schlüsselbereiche hinzufügen - was uns zum nächsten Schritt führt.
4. Identifiziere die Aufgaben jeder Schlüsselkomponente
Jeder Weg eines Projektstrukturplans enthält eine Reihe von Aufgaben, die dir helfen, die Projektziele zu erreichen. Diese Aufgaben gehören zu jedem Arbeitsbereich und ermöglichen es dir, deine Arbeit kontinuierlich zu kategorisieren und dein Projekt besser zu organisieren.
Nehmen wir an, einer deiner Arbeitsbereiche ist "Marktforschung". Unter diesem Unterpunkt würde dein Projektstrukturplan die folgenden Aufgaben enthalten:
Erstellen eines Marktforschungsplans
Durchführen der Marktforschung
Sammeln der relevanten Daten
Analysieren der Daten
Identifizieren, wie die Daten in die Produktentwicklung einfließen können
5. Zeige Abhängigkeiten auf
Abhängigkeiten beschreiben die Beziehungen zwischen Aufgaben. Diese werden in der Regel offensichtlich, sobald man anfängt, nach ihnen zu suchen. Bei einem großen oder komplexen Projekt kann es jedoch mehr Arbeit erfordern, sie zu finden.
In diesem Fall ist ein Projektstrukturplan hilfreich. Die Struktur eines Projektstrukturplans ermöglicht es dir, alles auf einmal zu betrachten, wodurch es einfacher wird, die voneinander abhängigen Aufgaben zu erkennen.
Um Abhängigkeiten in deinem Projektstrukturplan zu finden, musst du die vier verschiedenen Arten von Abhängigkeiten kennen. Diese Typen sind wie folgt:
Ende-zu-Anfang. Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnt.
Ende-zu-Ende. Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beendet werden kann.
Start-zu-Start. Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Start-zu-Ende. Aufgabe A muss gestartet werden, bevor Aufgabe B beendet werden kann.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass Aufgabe A die Durchführung von Marktforschung über Kundenpräferenzen für die Produktentwicklung beinhaltet. Aufgabe B, bei der es um den Entwurf des neuen Produkts geht, kann erst beginnen, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist.
Das bedeutet, dass Aufgabe B von Aufgabe A abhängt - ein Beispiel für eine Abhängigkeit zwischen Abschluss und Beginn.
Wenn du deine Abhängigkeiten identifiziert hast, solltest du all diese Aufgaben in ein separates Diagramm aufnehmen, um den Überblick zu behalten. Die PERT Diagramm Vorlage von Miro kann dich durch diesen Prozess leiten.
Ein PERT Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) ermöglicht es dir, alle Abhängigkeiten in deinem Projekt zu visualisieren. Es hilft dir auch, potenzielle Engpässe im Voraus zu erkennen, so dass du vorbeugende Maßnahmen ergreifen kannst.
Du kannst ein PERT Diagramm auch verwenden, um den kritischen Pfad zu ermitteln, der die längste Abfolge von Aufgaben beschreibt, die zum Abschluss des Projekts durchgeführt werden müssen.
6. Weise Aufgaben zu
Nun kannst du den Projektteilnehmer*innen Aufgaben zuweisen. Dies zeigt deinen Teammitgliedern, was sie tun müssen und wann sie es tun müssen (wenn das Projekt in Betrieb geht).
Bei der Zuweisung von Aufgaben ist es wichtig, die Kapazität zu berücksichtigen. Wenn die Teams nicht über die nötige Kapazität verfügen, um die Arbeit zu erledigen, musst du möglicherweise die Aufgaben neu verteilen oder zusätzliche Ressourcen zuweisen.
Nehmen wir an, der Projektstrukturplan sieht vor, dass das Marketingteam eine Werbekampagne erstellt. Derzeit sind drei Teammitglieder mit dieser Aufgabe betraut, aber es ist ein großes Unternehmen. Um das Projekt rechtzeitig fertig zu stellen, musst du möglicherweise eine*n weitere Mitarbeiter*in für das Marketingteam einstellen.
Wenn du Miro zur Verwaltung deines Projektstrukturplans verwendest, kannst du den Teammitgliedern mithilfe von Karten Aufgaben zuweisen.
7. Teile den Projektstrukturplan
Wenn alle Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse im Projektstrukturplan enthalten sind, kannst du den Projektstrukturplan mit allen relevanten Beteiligten teilen. Bei diesen Personen kann es sich um hochrangige Führungskräfte oder externe Beteiligte handeln, die den Projektstrukturplan genehmigen müssen, bevor du fortfahren kannst.
Du kannst den Projektstrukturplan auch an das Projektteam weitergeben, damit diese sehen können, was das Projekt beinhaltet und welche Rolle sie dabei spielen. Wenn alle Beteiligten mit dem Projektstrukturplan zufrieden sind, kannst du diesen als Grundlage für andere wichtige Projektelemente verwenden, z. B. für die Erstellung des Projektplans, die Durchführung einer Risikobewertung, die Festlegung des Projektbudgets und die Zuweisung von Ressourcen.
Erstelle einen Projektstrukturplan mit Miro
Ein Projektstrukturplan ist eine effiziente Methode zur Visualisierung deines gesamten Projekts. Dieser definiert deine Projektergebnisse, zeigt die hierarchische Gliederung der Projektaufgaben und versetzt dich in eine gute Position, um einen erfolgreichen Projektplan zu erstellen.
Mit der kostenlosen Projektstrukturplan Vorlage von Miro kannst du deinen eigenen Projektstrukturplan erstellen und aktualisieren.