Was ist ein Projektstatusbericht?

Zusammenfassung

In diesem Leitfaden erfährst du:

• Was ist ein Projektstatusbericht? Ein kurzes Dokument, das einen Snapshot des aktuellen Standes und des Fortschritts eines Projekts gibt.

• Wichtige Teile eines Projektstatusberichts: Überblick, Meilensteine, Aufgaben, Ressourcen, Risiken, Vorgänge, Entscheidungen und Empfehlungen

• Wie man den Projektfortschritt und das Budget mit Diagrammen und Dashboards anschaulich darstellt

• Wie wichtig es ist, Zeitplan, Budget, Umfang, Qualität und Kommunikationsstatus in die Berichterstattung einzubeziehen

• Typische Formate und Häufigkeit von Berichten, von schriftlichen Dokumenten bis hin zu Präsentationen oder Dashboards, mit täglichen bis monatlichen Intervallen

• Tipps für die Gestaltung von Berichten mit Zusammenfassungen, klaren nächsten Schritten und wichtigen Kennzahlen

Projektstatusberichte: Wichtige Komponenten, die enthalten sein sollten

Projektstatusberichte sind echt wichtige Kommunikationsmittel im Projektmanagement. Sie spielen eine entscheidende Rolle, indem sie den Stakeholdern und Teammitgliedern wertvolle Einblicke in den Fortschritt, die Leistung, die Risiken und die Vorgänge im Zusammenhang mit dem Projekt geben.

Es gibt viele gute Gründe, während eines Projekts regelmäßig Berichte zu machen, zum Beispiel:

Fortschritt und Leistung

Das Wichtigste an einem Projektstatusbericht ist, dass er einen klaren und knappen Überblick über den Fortschritt und die Leistung des Projekts gibt. Es soll den aktuellen Stand des Projekts zeigen und dabei die erreichten Meilensteine, erledigten Aufgaben und laufenden Aktivitäten hervorheben. Der Bericht wird auch einen Vergleich zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Fortschritt enthalten, um mögliche Abweichungen zu erkennen.

Risiken und Vorgänge erkennen

Projektstatusberichte helfen auch dabei, mögliche Risiken und Vorgänge zu erkennen und zu bewerten, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen könnten. Außerdem sollte der Bericht die Strategien und Notfallpläne beschreiben, die eingeführt wurden, um diese Risiken zu verringern und aufgetretene Vorgänge zu lösen.

Stakeholder und Teammitglieder auf eine Linie bringen

Statusberichte sind eine einfache Möglichkeit, um alle Stakeholder und das Team auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle mit den Zielen und der Richtung des Projekts im Einklang sind. Neben dem aktuellen Stand des Projekts sollte der Bericht auch wichtige Datenpunkte, zentrale Erkenntnisse und Leistungstrends enthalten, um Projektmanager und andere Stakeholder zu aktivieren, den Stand des Projekts einzuschätzen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um es auf Kurs zu halten.

Wichtige Teile eines Projektstatusberichts

Ein gut strukturierter Projektstatusbericht hat ein paar wichtige Teile, die einen guten Überblick über den Stand des Projekts geben. Die Hauptabschnitte sind wie folgt:

Projektübersicht

Der Abschnitt „Projektübersicht“ legt die Grundlage für den ganzen Bericht. Es enthält wichtige Infos zum Projekt, wie den Namen, die eindeutige ID oder Referenznummer, den Namen des Projektmanagers und die beteiligten Teammitglieder. Außerdem werden die Projektdauer und die voraussichtliche Zeitachse für die Fertigstellung beschrieben.

Fortschrittsbericht

Der Abschnitt „Fortschrittsübersicht“ gibt dir einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Es gibt einen Überblick über den Gesamtfortschritt und zeigt die wichtigsten Erfolge, abgeschlossene Meilensteine und laufende Aufgaben. Dieser Abschnitt soll den Lesern einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts geben.

Leistungskennzahlen (KPIs)

In diesem Abschnitt geht der Bericht auf bestimmte Leistungskennzahlen ein, die den Erfolg des Projekts messen. Es umfasst wichtige KPIs wie Produktivität, Effizienz, Qualität und die Einhaltung von Zeitplan und Budget. Durch das Verfolgen und Analysieren von KPIs können Projektmanager die Projektleistung objektiv einschätzen.

Risiken und Vorgänge

Hier geht's um mögliche Risiken und Vorgänge, die den Projektfortschritt beeinträchtigen könnten. Es gibt eine detaillierte Analyse jedes Risikos, einschließlich der möglichen Auswirkungen auf das Projekt und der Wahrscheinlichkeit, dass es eintritt. Außerdem werden die Pläne zur Risikominderung und Notfallpläne beschrieben, die es gibt, um mit diesen Risiken umzugehen.

Budget und Zuweisung von Ressourcen

Dieser Abschnitt geht auf die finanziellen Aspekte des Projekts ein. Es gibt einen Überblick über das Projektbudget, einschließlich der geplanten und tatsächlichen Ausgaben. Es geht auch um die Verteilung und Nutzung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.

Änderungen und Scope Creep

Der Abschnitt „Änderungen und Scope Creep“ geht auf alle Änderungen am Projektumfang und den Anforderungen ein. Es zeigt, warum sich der Umfang ändert, verfolgt den Status von Änderungsanfragen und schaut, wie sich das auf die Zeitachse und das Budget des Projekts auswirkt.

Kommunikation mit den Stakeholdern

Dieser Abschnitt zeigt, wie wichtig es ist, gut mit den Stakeholdern zu reden und sie einzubeziehen. Es gibt einen Stakeholder Engagement Plan, Infos darüber, wie die Stakeholder auf dem Laufenden gehalten werden, und alles Feedback oder Bedenken, die sie geäußert haben. Außerdem checkt es, wie zufrieden die Stakeholder mit dem Projektfortschritt sind.

Arten von Projektstatusberichten

Projektstatusberichte können je nach Größe und Komplexität des Projekts sowie den Vorlieben der Stakeholder unterschiedlich oft und detailliert sein. Verschiedene Arten von Projektstatusberichten sind:

Wöchentliche Status-Berichte

Wöchentliche Berichte liefern regelmäßig Updates zum Projektfortschritt, zu Vorgängen und anstehenden Aufgaben. Sie sind kurz und knackig und konzentrieren sich auf die neuesten Entwicklungen. Diese Berichte helfen dabei, die Teammitglieder und Stakeholder regelmäßig auf dem Laufenden zu halten und die schnelle Entscheidungsfindung zu moderieren.

Monatliche oder zweimonatliche Berichte

Monatliche oder zweimonatliche Berichte geben einen besseren Überblick über den Projektfortschritt über einen längeren Zeitraum. Dazu gehören detaillierte Analysen von wichtigen Leistungsindikatoren, Risiken und der Budgetverwendung. Diese Berichte sind meistens für Leute auf höherer Ebene und das Management gedacht.

Quartals-Berichte

Quartalsberichte sind allgemeiner und strategischer. Sie schauen sich die Leistung, Erfolge und Herausforderungen des Projekts im letzten Quartal an. Diese Berichte haben oft eine genauere Analyse der Projektergebnisse, Trends und der langfristigen Planung.

Ad-hoc-Berichte

Ad-hoc-Berichte werden nach Bedarf angefragt und sind nicht Teil des normalen Berichtsplans. Diese Berichte gehen auf bestimmte Probleme oder Vorfälle ein, die sofortige Aufmerksamkeit brauchen. Sie bieten Flexibilität bei der Bearbeitung dringender Vorgänge außerhalb der normalen Zeitachse.

Welche Art von Berichten man nimmt, hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts und den Bedürfnissen der Stakeholder ab. Regelmäßige Kommunikation durch Statusberichte ist super wichtig, um Transparenz, Verantwortlichkeit und eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen.

Verfasser: Miro-Team

Letzte Aktualisierung: 16. Oktober 2025