Prozess Dokumentation

Prozessdokumentation: Arten, Best Practices und Beispiele

Unabhängig von der Branche sind Unternehmen auf viele Prozesse angewiesen, um zu funktionieren. Von der Produktentwicklung über die Rechnungsstellung bis hin zur Personalbeschaffung hat jede Abteilung ihr eigenes System für die Erledigung von Aufgaben und die Dokumentation von Prozessen. Ein Process Mapping Tool und etablierte Prozesse können dabei eine große Hilfe sein.

Doch wie stellst du sicher, dass die Teammitglieder die Details dieser Prozesse kennen? Und wie kommunizierst du, welche Rolle sie in den einzelnen Abteilungen haben.

Die Prozessdokumentation stellt sicher, dass alle Arbeitsabläufe klar definiert und kommuniziert werden. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben effizient und genau erledigen.

Hier findest du einen Leitfaden für die Dokumentation deiner Prozesse und erfährst, warum diese Praxis so wichtig ist.

Was ist eine Prozessdokumentation?

Bei der Prozessdokumentation wird ein detaillierter Leitfaden für die Durchführung eines Prozesses von Anfang bis Ende erstellt. Diese internen Dokumente sind ein Bezugspunkt für Teammitglieder, um zu verstehen, wie ein Prozess ablaufen sollte. Anhand der Prozessdokumentation kann jede*r die richtigen Schritte unternehmen, um eine Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen. Dadurch wird die Konsistenz der Prozesse gewährleistet und ein Standard für die Arbeit festgelegt.

Prozessdokumentation kann viele Formen annehmen, von textlastigen Dokumenten bis hin zu visuellen Anleitungen. Beispiele für Prozessdokumentation sind:

• Checklisten

• Dokumente für die Einarbeitung

• Leitfäden für die Kundenbetreuung

• Flussdiagramme

• Schulungshandbücher

• Markenrichtlinien

• Infografiken für Anleitungen

• Video-Tutorials

• Process Maps

Warum ist die Prozessdokumentation wichtig?

Die Prozessdokumentation hat Vorteile für alle Beteiligten, von Teamleiter*innen bis zum einzelnen Mitarbeiter*innen. Hier erfährst du, warum es so wichtig ist, alle deine Prozesse zu dokumentieren.

Weniger Zeitverluste und Fehler

Eine Prozessdokumentation schafft Klarheit und verhindert, dass die Arbeit entgleist oder ineffizient ausgeführt wird.

Wenn die für die Durchführung eines Prozesses verantwortlichen Personen sich ihrer Rolle und ihrer Verantwortlichkeiten sicher sind, werden sie wahrscheinlich eine bessere Leistung erbringen. Die Beschreibung der einzelnen Prozessschritte verhindert, dass Schritte übersehen oder falsch ausgeführt werden.

Die Dokumentation von Prozessen verhindert auch Doppelarbeit und steigert so die Effizienz. Eine detaillierte visuelle Darstellung hilft den Teammitgliedern, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen.

Einen Wissensspeicher schaffen

Die Prozessdokumentation ist eine Möglichkeit, alle wichtigen Informationen über Geschäftsprozesse an einem Ort zu sammeln. Dieses Repository mit gespeichertem Wissen eignet sich für den Wissensaustausch. So können beispielsweise unerfahrene Softwareingenieur*innen ihre Fähigkeiten und Verständnis verbessern, indem sie auf bestehende technische Dokumentationen zurückgreifen.

Die Dokumentation von Prozessen an einem konsolidierten Ort verhindert auch den Verlust von Wissen. Selbst wenn ein*e Mitarbeiter*in ausscheidet, können die verbleibenden Teammitglieder weiterhin auf die von ihm erstellten nützlichen Prozessdokumente zugreifen.

Mehr Autonomie

Geschäftsprozesse sind oft so komplex, dass es Zeit braucht, um ihre Funktionsweise wirklich zu verstehen. Aber immer wieder nachzufragen, wie ein Prozess funktioniert, ist mühsam und ineffizient.

Mit der richtigen Prozessdokumentation müssen sich die Mitarbeiter*innen nicht auf ihre Teamkolleg*innen oder Vorgesetzte verlassen, um einen Prozess zu erklären. Dies fördert die Selbstständigkeit, was wiederum zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Austausch zwischen Teams

Projekte sind oft komplex und erfordern, dass verschiedene Teams viele unterschiedliche Prozesse abwickeln. Eine Produkteinführung beispielsweise umfasst voneinander abhängige Aufgaben und erfordert, dass verschiedene Teams koordinierte Schritte unternehmen. Jede*r, vom UX-Designer bis zum Software-Ingenieur, muss die Prozesse eines anderen Teams verstehen und wissen, wie sie funktionieren.

Die Prozessdokumentation hilft funktionsübergreifenden Teams bei der Zusammenarbeit, um ein Produkt effizient und pünktlich auf den Markt zu bringen. Indem sie die Teams aufeinander abstimmen, fördern diese Dokumente eine größere Transparenz im gesamten Unternehmen.

Hilfe beim Onboarding

Wenn neue Mitarbeiter*innen in ein Team aufgenommen werden, kann die Anzahl der neuen Prozesse, die sie erfassen müssen, sie überfordern. Von der Organisationsstruktur bis hin zu den Anmeldedaten für die Software gibt es viele Informationen, die aufgenommen werden müssen.

Die korrekte Dokumentation von Prozessen macht den Übergang zu einem neuen Unternehmen und Team so reibungslos wie möglich. Anstatt Kolleg*innen und Vorgesetzte zu fragen, wie alles funktioniert, können sie bei Bedarf einfach auf Einführungsunterlagen und Schulungshandbücher zurückgreifen. Eine online Dokumentation ist auch weniger einschüchternd und effizienter als die Übergabe eines dicken, physischen Schulungshandbuchs, insbesondere in den heutigen zunehmend dezentralen und hybriden Arbeitsumgebungen.

Mehr Klarheit und Konsistenz

Die Erstellung eines Leitfadens stellt sicher, dass jede*r versteht, was von ihm erwartet wird. Dies verhindert Unklarheiten darüber, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Die Darstellung des Prozesses von Anfang bis Ende hilft den Teams, die erwarteten Ergebnisse zu visualisieren. Sie haben eine klare Roadmap, wohin sie gehen und warum. Diese Klarheit ist für den reibungslosen und effizienten Ablauf eines Prozesses unerlässlich.

Die Prozessdokumentation ist auch ein Mittel, um Konsistenz zu gewährleisten.  Wenn einzelne Mitarbeiter*innen einen Prozess unterschiedlich durchzuführen, kann dies zu uneinheitlichen Produkten mit unterschiedlicher Qualität führen.

Engpässe erkennen und Prozesse verbessern

Mit Process Maps lassen sich Redundanzen und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln. Durch Erfahrung und Beobachtung erkennen die Teams, wo ein Prozess blockiert ist oder wo sich die Abläufe verlangsamen. Die Manager*innen erkennen auch Möglichkeiten, einen Prozess effizienter zu gestalten.

Auf der Grundlage dieser Analyse erstellen die Teamleiter einen Aktionsplan, um starke Aspekte zu nutzen und schwache Bereiche zu verbessern.

So könnte Manager*innen beispielsweise feststellen, dass die Kommunikation per E-Mail ineffizient ist. Bei diesem Verfahren verpassen die Teammitglieder wichtige E-Mails und brauchen zu lange, um zu antworten. Die Führungskraft führt eine Prozessverbesserung ein, indem sie stattdessen eine Messaging Plattform einführt.

Arten der Prozessdokumentation

Jedes Dokument, das beschreibt, wie ein Prozess ausgeführt wird, ist eine Form der Prozessdokumentation. Es ist jedoch wichtig, das richtige Format zu wählen, damit deine Anleitungen leicht verständlich und effektiv sind.

Flussdiagramme

Flussdiagramme sind wegen ihrer Vielseitigkeit und einfachen Handhabung ein beliebtes Mittel der Prozessdokumentation. Du kannst ein Flussdiagramm für nahezu jeden Prozess verwenden, vom Produktdesign bis hin zu Verwaltungsprozessen. Sie bestehen aus Formen, die durch Linien oder Pfeile verbunden sind, um den Ablauf des Prozesses darzustellen. Dies hilft den Mitarbeiter*innen, die richtige Reihenfolge für die Durchführung der einzelnen Aufgaben zu verstehen.

Anhand eines Flussdiagramms sollte jede*r in der Lage sein, sich einen Überblick über die Funktionsweise des Prozesses zu verschaffen. Die Verwendung von Formen zur Darstellung der einzelnen Schritte hilft, komplexe Prozesse in einen leicht verständlichen visuellen Leitfaden zu gliedern. Durch die Verwendung der standardisierten Symbole in der Flussdiagramm Vorlage bleiben deine Flussdiagramme konsistent und leicht zu interpretieren.

Spaghetti Diagramm

Das Spaghetti Diagramm wird auch als Spaghetti Modell bezeichnet und besteht aus verschiedenen "Nudeln", die eine Reihe von Schritten miteinander verbinden. Diese visuelle Darstellung ist besonders nützlich, um zu zeigen, wie die Aufgaben in einem Prozess miteinander interagieren.

Eine Spaghetti Diagramm Vorlage kann dir helfen, zu visualisieren, wie die Produkte, Materialien und Menschen in einem Prozess miteinander verbunden sind. Auf diese Weise können die Teammitglieder verstehen, wie sie sich in das Gesamtbild einfügen.

Process Maps

Process Maps schaffen Klarheit, indem sie Prozesse in kleinere Abschnitte untergliedern. Durch die Unterteilung eines Projekts in verschiedene Phasen kannst du visualisieren, wie sich verschiedene Faktoren in jeder Phase auf Ihre Arbeit auswirken können.

Die Process Map Vorlage von Miro enthält drei Elemente für jede Phase: Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse. Jedes dieser Details gibt Aufschluss darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist und deine Aufgabe effektiv durchführst.

Swimlane Diagramme

Swimlane Diagramme eignen sich hervorragend, um langwierige schriftliche Prozesse durch visuelle Darstellungen zu ersetzen. Mithilfe des tabellen ähnlichen Formats der Swimlane Diagramm Vorlage kannst du die Rollen der verschiedenen Teams und deren Auswirkungen auf andere Teile des Prozesses dokumentieren.

Diese Prozessdokumentation eignet sich hervorragend für Organisationen mit vielen verschiedenen Funktionen und funktionsübergreifenden Teams. Sie zeigt, was zu tun ist, wie es geschehen soll und wer es tut.

Prozess Checklisten

Nicht jede Prozessdokumentation umfasst visuelle Diagramme. Du kannst ein Verfahren auch mit einer Prozess Checkliste festhalten. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung verhindert, dass Mitarbeiter*innen Fehler machen und Schritte auslassen. Erstelle online Checklisten mit deinem Team, um dies vorzubeugen.

Beispiel für eine Prozessdokumentation

Schauen wir uns ein Beispiel für eine Prozessdokumentation in Aktion an.

Das nachstehende Swimlane Diagramm skizziert den End-to-End-Prozess einer Kundenbestellung.

Das Diagramm zeigt deutlich, welche Abteilungen an diesem Prozess beteiligt sind:

• Verkauf

• Produktion

• Geschäft

• Beschaffung 

Das Diagramm verwendet Zeilen zur Unterteilung der Aktionen, die von jedem Team oder jeder Person erwartet werden. So ist beispielsweise der Vertrieb für den Eingang und die Stornierung eines Auftrags zuständig, während die Produktion für die Materialien verantwortlich ist, die zur Herstellung und Lieferung des Produkts benötigt werden. Die Pfeile zeigen, wie die einzelnen Aktionen aufeinander aufbauen.

Dies verdeutlicht die Interpretation des Diagramms. Außerdem werden die Kundenaktionen von den Geschäftsschritten getrennt.

Wie man Prozesse dokumentiert

Unabhängig davon, welchen Prozess dokumentierst, befolge diese Schritte, um einen klaren Leitfaden für dein Team zu erstellen.

1.  Identifiziere und benenne den Prozess

Zunächst musst du dir über den Prozess, den du dokumentieren willst, im Klaren sein. Gib ihm einen Namen, damit du leicht auf ihn verweisen kannst.

2.  Bestimme das Ziel des Prozesses

Warum gibt es diesen Prozess? Was ist das Endziel? Wie trägt er zu den allgemeinen Unternehmenszielen bei?

Die Festlegung dieser Ziele hilft dir bei der Erstellung eines Dokuments, in dem der Prozess von Anfang bis Ende beschrieben wird.

3.  Wähle die richtige Art der Prozessdokumentation

Je nach Art des Prozesses sind einige Dokumenttypen besser geeignet als andere. Ein einfacher Prozess braucht vielleicht nur eine Checkliste, während ein komplexerer Prozess am besten mit einem Flussdiagramm oder einem Swimlane Diagramm erfasst werden kann.

4.  Füge den Beginn und das Ende des Prozesses hinzu

Legen Sie Prozessgrenzen fest, die definieren, wann ein Prozess beginnt und endet. Dazu gehören die Auslöser, die den Prozess beginnen lassen, und wann der Prozess als abgeschlossen gilt.

5.  Lege Prozess Inputs und Outputs fest

Was ist das erwartete Ergebnis des Prozesses? Und was ist erforderlich, damit der Prozess beginnen kann? Die Festlegung der Inputs und Outputs hilft bei der Ermittlung der für den Prozess benötigten Ressourcen.

6.  Brainstorme alle Prozessschritte

Überlege dir alle Schritte, die die Inputs in die Outputs umwandeln werden. Mache dir zu diesem Zeitpunkt keine Gedanken über die Reihenfolge der Schritte. Lade dein Team zu einem gemeinsamen Brainstorming ein, damit es seine Erfahrungen und Beobachtungen rund um den Prozess austauschen kann. Die Verwendung eines online Brainstorming Tool hilft dir, diese gemeinsamen Ideen zu erfassen.

7.  Bringe die Schritte in eine Reihenfolge

Verwandle deine Ideenliste in eine Reihe von aufeinanderfolgenden Schritten. Zeichne die Schritte in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden müssen, in dein Diagramm ein.

8.  Lege die Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen fest

Entscheide, welche Teammitglieder für welche Prozess Aufgaben verantwortlich sind. Beschrifte die Rolle jeder Person klar, damit sie weiß, was während des gesamten Prozesses von ihr erwartet wird. Auf diese Weise können auch andere Teammitglieder bei Unklarheiten oder Verwirrungen die richtige Person oder Abteilung kontaktieren.

9.  Teile und kollaboriere

Tausche deine Dokumentation mit deinem Team aus, um Rückmeldungen darüber einzuholen, wie die Prozessdokumentation aussieht. Ergibt sie Sinn? Ist sie leicht zu verstehen? Fehlen irgendwelche Schritte? Sie können einzelne Teammitglieder erwähnen, so dass diese direkt ihren Beitrag zu dem Dokument leisten können.

Du kannst auch das Workflow Design Tool verwenden, um einen Workflow zu dokumentieren.

Best Practices für die Prozessdokumentation

Befolge diese Tipps, um das Beste aus deiner Prozessdokumentation herauszuholen:

Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung

Die Überprüfung und Überwachung deiner Process Maps ist ein wesentlicher Faktor für deren Erfolg. Prozessdokumente sind keine statischen Dokumente, sondern sollten mit dem Wachstum deines Unternehmens und deines Teams aktualisiert werden. Alle Änderungen an einem Prozess sollten sich in deiner Dokumentation widerspiegeln, damit die Informationen nützlich und relevant bleiben.

Halte dich einfach und leicht verständlich

Ein Prozessdokument, das niemand versteht, ist sinnlos. Ein Hauptzweck dieser Dokumente besteht darin, komplexe Abläufe so darzustellen, dass sie für dein Team leicht verständlich sind. Es sollte so einfach sein, dass dein Team es verstehen kann, aber dennoch alle notwendigen Schritte enthalten sind.

Halte deinen Leitfaden klar und einfach, indem du verschiedene Dokumente für verschiedene Prozesse erstellst. Wenn du mehrere Prozesse in ein einziges Diagramm packst, werden deine Dokumente zu komplex und schwer nachvollziehbar.

Bitte alle Beteiligten um Beiträge

Teamleiter sind oft für die Dokumentation eines Prozesses verantwortlich, aber es ist unwahrscheinlich, dass sie aktiv an jedem Schritt beteiligt sind. Möglicherweise kennen sie nicht die Feinheiten eines Prozesses oder wissen nicht, wie komplex einige Schritte sind. Um Ungenauigkeiten vorzubeugen, sollten alle Beteiligten an der Abbildung des Prozesses beteiligt sein.

Mache die Dokumentation leicht zugänglich

Wenn du deine Prozessdokumentation online speicherst, ist sie leicht zugänglich. Physische, gedruckte Dokumente gehen eher verloren und sind schwieriger zu aktualisieren.

Verwende die richtigen Tools zur Prozessdokumentation

Die Dokumentation komplexer Prozesse ist nicht immer einfach, aber die Wahl der richtigen Dokumentation Software hilft dabei. Mit der visuellen Kollaborationsplattform von Miro kannst du deinen Dokumenten Details hinzufügen, von farbigen Notizen bis hin zu Grafiken und Links. Außerdem hilft sie deinem Team, einheitliche Symbole und Formen zu verwenden, unabhängig davon, wer den Prozess dokumentiert. Diese Konsistenz macht es für alle Beteiligten einfacher, dem Dokument zu folgen.

Prozesse effektiv dokumentieren mit Miro

Prozessdokumentation ist ein Prozess an sich. Dies sollte eine fortlaufende Aktivität sein, um die Team Ausrichtung und das Unternehmenswachstum zu fördern.

Es kann jedoch schwierig sein, mit der Prozessdokumentation Schritt zu halten, vor allem, wenn dein Unternehmen auf viele komplexe Prozesse angewiesen ist. Miro bietet eine intuitive Plattform zur Erfassung und gemeinsamen Nutzung aller Prozesse an einem zentralen Ort. Mit Miro bleiben deine Teams auf dem Laufenden und können ihre Aufgaben präzise und effizient erledigen.

Nutze die Bibliothek mit Prozess und Workflow Vorlagen von Miro, die den perfekten Ausgangspunkt für die kollaborative Prozessabbildung darstellt.