Guide: So erstellst du ein Organigramm

Ein Organigramm ist eine Art von Diagramm, das die Beziehungen zwischen den Personen und ihren Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation zeigt. Diese Möglichkeit, dein Team und die betriebliche Arbeit zu visualisieren, ist eine der einfachsten Methoden, um administrative Möglichkeiten zu erkennen und Prozesse sowie Operationen zu verbessern.

In diesem Guide werden wir Schritt für Schritt erklären, wie du ein Organigramm erstellst, angefangen bei der Auswahl der Art von Organigramm, den zu inkludierenden Elementen und weiteren Tipps, um ein visuelles und effizientes Diagramm für deinen geschäftlichen Alltag zu erstellen.

Arten von Organigrammen und gängige Hierarchien

Bevor du dein Organigramm erstellst, ist es wichtig zu wissen, welcher Organigrammtyp am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Hier sind die gängigsten Arten von Organigrammen sowie einige zusätzliche Formate, die für verschiedene Zwecke verwendet werden können:

• Funktionsorganigramm: Gruppiert Mitarbeiter nach Funktionen (Marketing, Vertrieb, usw.) und ist für traditionelle hierarchische Strukturen geeignet.

• Matrixorganigramm: Gruppiert Mitarbeiter nach Funktion und nach Projekt oder Team und ist ideal für multifunktionale Projekte.

• Netzwerkorganigramm: Flexibel und folgt keinen starren Hierarchien, fördert Zusammenarbeit und Innovation.

• Lineares Organigramm: Zeigt eine einfache und lineare Organisationsstruktur und ist für kleine Unternehmen/ Startups geeignet.

• Hierarchisches Organigramm: Folgt einer traditionellen pyramidenförmigen Struktur, bei der Entscheidungen von oben nach unten fließen.

Andere Arten von Organigrammen, die nach Abteilungen oder anderen betrieblichen Anforderungen organisiert sind:

• Produktorganigramm: Organisiert Mitarbeiter nach den entwickelten oder vermarkteten Produkten oder Produktlinien.

• Kundenorganigramm: Gruppiert Mitarbeiter basierend auf den Kunden oder Kundensegmenten, die betreut werden, um Personalisierung und Segmentierung von Dienstleistungen zu erleichtern.

• Geografieorganigramm: Organisiert Mitarbeiter basierend auf geografischen Standorten, besonders nützlich für Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Regionen oder Ländern.

• Projektorgranigramm: Gruppiert Mitarbeiter nach den spezifischen Projekten, an denen sie beteiligt sind, erleichtert das Ressourcenmanagement und die Überwachung des Projektfortschritts.

Das sind einige Organigrammtypen, von denen jeder spezifische Eigenschaften hat und für verschiedene Anforderungen und organisatorische Kontexte geeignet ist. Wähle das aus, das am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Du kannst auch eine der vielen Organigramm Vorlagen von Miro verwenden und es nach Bedarf anpassen.

Was ein Organigramm enthalten sollte

In einem Standardorganigramm repräsentieren Kästchen die Mitarbeiter. Diese Kästchen enthalten häufig folgende Informationen:

• Namen (und manchmal Fotos)

• Kontaktdaten

• Funktionen und Jobtitel

• Verantwortlichkeiten

• Berufliche Beziehungen zwischen den Personen

Linien und Pfeile verbinden diese Kästchen und zeigen, wo die Personen in der Unternehmenshierarchie stehen und wie sie miteinander verbunden sind.

Es gibt auch andere wichtige Elemente, die innerhalb deiner Organisation kartiert und klargestellt werden sollten, die als ergänzende Notiz zu den praktischen Informationen zu Namen und Funktionen der Personen dienen können, wie zum Beispiel:

• Befehlskette: wie Aufgaben delegiert werden, wer für die Delegation dieser Aufgaben verantwortlich ist und ob es Probleme in Bezug auf die Kommunikation gibt.

• Kontrollbereich: zeigt, welche Abteilung für was verantwortlich ist und wer von wem verwaltet wird.

• Zentralisierung: wo Entscheidungen getroffen werden.

Mit diesen ergänzenden Informationen in der Hand kann dein Team bessere Arbeitsabläufe erstellen, RACI Modelle definieren und den Entscheidungsprozess verbessern.

So erstellst du ein Organigramm in 4 Schritten

Nachdem du weißt, welchen Hierarchietyp du verwenden wirst und welche Informationen unerlässlich sind, ist es jetzt an der Zeit, anzufangen. Verwende bei Bedarf dieses vertikale Organigrammmodell, um nicht bei Null anfangen zu müssen.

Schritt 1: Wähle die Struktur, die die Unternehmenshierarchie repräsentiert

Die Struktur des Organigramms hängt davon ab, wie das Unternehmen hierarchisch organisiert ist. Um dies zu identifizieren, beantworte diese Fragen:

• Wie werden Entscheidungen getroffen?

• Welche Abteilungen sind beteiligt?

• Haben Einzelpersonen mehrere Rollen?

• Sind die Teams interdisziplinär?

Die Auswahl des richtigen Modells ist entscheidend, um die Dynamik deiner Organisation genau zu repräsentieren.

Schritt 2: Kartiere die Positionen in der Struktur

Neben der Auswahl einer Struktur ist es wichtig, die Positionen und Titel jeder Person innerhalb der Organisation zu skizzieren. Indem du eine Datenbank erstellst, kannst du beginnen, die Informationen gemäß der zuvor gewählten Struktur zu deinem Organigramm hinzuzufügen.

Schritt 3: Verbinde Positionen und Abteilungen

Verwende Verbindungslinien auf einem Miro Board oder einem Tool deiner Wahl, um die Verantwortlichkeitsflüsse zwischen jeder Position und Abteilung zu skizzieren. Hebe hervor, wer an wen berichtet und wie Positionen und Abteilungen miteinander interagieren. Verwende Pfeilrichtung und Farbcodes, um die Hierarchie visuell besser zu kartieren.

Schritt 4: Verbessere, wenn nötig

Nachdem du dein Organigramm angepasst hast, kannst du es bei Bedarf weiter optimieren. Denke daran, dass das Organigramm ein Dokument ist, das regelmäßig aktualisiert werden sollte. Daher ist es möglicherweise am besten, ein online Organigramm Tool zu verwenden, sodass Änderungen an deinem Organigramm für alle sofort sichtbar sind. Mit den Integrationen von Miro kannst du Organigramme auch in andere Tools wie Jira, Confluence, Google Docs usw. einbetten, um deine Dokumentation stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Es gibt keine festen Regeln für Farben, Formen und Strukturen. Nutze deine Kreativität und erkunde Möglichkeiten beim Erstellen eines Organigramms für dein Unternehmen.

Indem du diese Schritte und Tipps befolgst, kannst du ein klares und effektives Organigramm für dein Unternehmen erstellen, das die Kommunikation und das Verständnis der internen Strukturen erleichtert.