Wie man ein Flussdiagramm erstellt: Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dein Leitfaden für die Erstellung eines Flussdiagramms

Flussdiagramme sind mit ihrer visuellen Einfachheit und ihrem strukturierten Layout ein unverzichtbares Tool, um komplizierte Prozesse zu vermitteln. Sie helfen dabei, komplexe Informationen in einfache, leicht zu befolgende Schritte zu unterteilen. Die Erstellung eines Flussdiagramms kann jedoch entmutigend wirken, vor allem wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst oder welche Tools du verwenden sollst.

In dieser einfachen Anleitung in fünf Schritten erfährst du alles, was du über die Erstellung eines Flussdiagramms wissen musst.

Egal, ob du ein Flussdiagramm erstellst, um deinem Team einen komplexen Prozess zu erklären, oder ob du es für dich selbst erstellst, um deine Gedanken zu ordnen, dieser Leitfaden hilft dir, klare und effektive Flussdiagramme zu erstellen, die jeder verstehen kann.

So erstellst du ein Flussdiagramm in 5 einfachen Schritten

Die Erstellung eines Flussdiagramms mag zunächst abschreckend wirken, aber wenn du diese fünf einfachen Schritte befolgst, kannst du jeden Prozess oder Workflow mühelos abbilden. Du kannst ein Flussdiagramm von Grund auf neu erstellen oder Flussdiagramm-Vorlagenverwenden, bei denen die Formen und Pfeile bereits auf dem Board geladen sind.

Schritt 1: Bestimme den Zweck und Geltungsbereich des Flussdiagramms

Die Festlegung des Zwecks und des Geltungsbereichs ist entscheidend, denn sie hilft dabei, sich darauf zu konzentrieren, was im Flussdiagramm enthalten sein muss und was nicht sein sollte. Es garantiert auch, dass das Flussdiagramm den Prozess, den es abbilden soll, genau darstellt. Als Beispiel für ein Flussdiagramm kannst du einen einfachen Projektzeitplan aufstellen, um die Bedeutung eines klaren Geltungsbereichs zu verdeutlichen.

Schritt 2: Identifiziere die Schritte und die Reihenfolge des Prozesses

Wenn du einen Prozess in kleinere, grundlegende Schritte zerlegst, solltest du jeden einbeziehen, der an dem Prozess beteiligt ist. Es ist wichtig, die richtige Reihenfolge zu bestimmen und zu vermeiden, dass wichtige Schritte ausgelassen oder andere dupliziert werden.

Beginne damit, alle Schritte, die behandelt werden müssen, als Formen auf ein leeres Board zu schreiben und ordne sie dann in der richtigen Reihenfolge an.

Schritt 3: Wähle die passenden Symbole und Formen

Wenn du alle Schritte festgelegt hast, musst du sicherstellen, dass sie in der richtigen Form dargestellt werden. Du kannst die Formen auf deinem Board ganz einfach ändern, damit sie dem richtigen Flussdiagramm-Symbol und dessen Bedeutung entsprechen.

Schritt 4: Zeichne das Flussdiagramm

Mit dem Zeichnen des Flussdiagramms beginnt der kreative Prozess. Wenn die Formen in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind, füge Verbindungslinien und Pfeile zwischen den Schritten hinzu. Du kannst den Verbindungslinien Labels hinzufügen und die Elemente einfach verschieben, um die Reihenfolge nach Bedarf anzupassen.

Schritt 5: Teste und verbessere das Flussdiagramm

Es ist wichtig, das Flussdiagramm zu testen, um sicherzustellen, dass es den Prozess richtig darstellt. Dazu gehört auch, dass du das Flussdiagramm mit anderen am Prozess Beteiligten besprichst, um ihr Feedback einzuholen. Sobald das Feedback eingeht, kann das Flussdiagramm verbessert und entsprechend angepasst werden.

Warum du ein Flussdiagramm brauchst

Jetzt, wo du weißt, wie man ein Flussdiagramm erstellt, lass uns darüber reden, warum es von Vorteil ist, damit zu beginnen. Ein Flussdiagramm ist nützlich, um komplexe Prozesse zu visualisieren und Engpässe oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Flussdiagramme sind in einer Vielzahl von Branchen zu finden, von der Softwareentwicklung über die Fertigung bis hin zur Logistik. Sie kartieren die Prozesse und ermitteln Optimierungsmöglichkeiten.

Sie werden auch im Projektmanagement eingesetzt, um Teams zu helfen, die Reihenfolge der Aufgaben und die Abhängigkeiten zwischen ihnen zu verstehen.

Außerdem dokumentieren Flussdiagramme Prozesse, die für die:

• Neue Mitarbeiter schulen

• Verbesserung der Qualitätskontrolle

• Folgende Vorschriften

• Einen Business-Prozess verstehen

• Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen in einem Business-Prozess

Wann wird ein Flussdiagramm verwendet?

Flussdiagramme sind in einer Vielzahl von Situationen nützlich, um die Planung und Entscheidungsfindung zu erleichtern. Hier sind einige gängige Arten von Flussdiagrammen und ihre Anwendungen:

Flussdiagramm des Prozesses:

• Nutze es, um ein neues Projekt, einen grundlegenden Prozess oder eine Organisation zu planen.

• Hilft dabei: Entscheidungen besser zu treffen, indem ein Prozess Schritt für Schritt dargestellt wird.

• Hauptsächlich verwendet von: Ingenieuren und Software-Designern.

Workflow-Diagramm:

• Verwende es, um: Workflows zu verwalten und Geschäftsfunktionen zu mappen.

• Standardisiere Abläufe, indem du automatisierte Prozesse mit manuellen Aufgaben kombinierst.

• Hauptsächlich genutzt von: Business- und Projektmanagern.

Swimlane Flussdiagramm:

• Verwalte damit: Workflows in verschiedenen Abteilungen.

• Verbessert die Zusammenarbeit durch: Abbildung von Prozessen in verschiedenen Teilen einer Organisation.

• Meistens genutzt von: funktionsübergreifenden Teams.

Flussdiagramm der Daten:

• Nutze es, um: die Kommunikation zwischen Systemen und Nutzern zu überbrücken.

• Hilft bei: datenorientierten Entscheidungen, indem sie zeigt, wie die Daten verarbeitet werden.

• Verwendet von: einer Reihe von Fachleuten, von Ingenieuren bis hin zu Marketingfachleuten.

Wie du ein Flussdiagramm erstellst, das funktioniert: Die besten Praktiken, die du beachten solltest

Wenn du ein Flussdiagramm erstellst, geht es nicht nur darum, Schritte und Entscheidungen abzubilden - es geht darum, deinem Team alles klarer zu machen. Ob du die Produktentwicklung leitest oder einen Entwicklungssprint durchführst, Flussdiagramme können selbst die komplexesten Systeme vereinfachen. Im Folgenden werden einige der besten Methoden für die Erstellung von Flussdiagrammen beschrieben und, was genauso wichtig ist, die Fehler, die du vermeiden solltest.

Beginne mit einem klaren Ziel

Jedes Flussdiagramm sollte einen Zweck haben, und es ist wichtig, diesen im Voraus zu definieren. Soll dieses Diagramm eine Nutzerreise darstellen? Du willst einen Backend-Prozess abbilden? Wenn du das Ziel kennst, kannst du besser entscheiden, was du einbauen und wo du optimieren willst. Die fortschrittlichen Diagramm-Funktionen von Miro nehmen dir das Rätselraten ab und helfen dir, schneller mit der richtigen Struktur zu beginnen.

Zu vermeidende Fehler: Tauche nicht ohne Preisplan ein. Wenn du diesen Schritt auslässt, ist das Flussdiagramm oft zu komplex oder es fehlen wichtige Elemente. Bevor du mit dem Diagramme erstellen anfängst, solltest du dir darüber im Klaren sein, auf welches Ergebnis du hinarbeitest.

Halte es einfach und skalierbar

Ein unübersichtliches Flussdiagramm bringt niemanden auf die gleiche Seite. Um die Dinge einfach zu halten, konzentriere dich auf die wichtigsten Schritte, verwende einheitliche Formen und vermeide es, zu viele Informationen in ein einziges Diagramm zu packen. Der unendliche Canvas von Miro sorgt dafür, dass dein Flussdiagramm mit deinen Ideen mitwachsen kann - du musst nicht alles in enge Bereiche zwängen.

Zu vermeidende Fehler: Dein Flussdiagramm ist zu kompliziert. Es ist verlockend, jeden möglichen Entscheidungspunkt hinzuzufügen, aber das kann dazu führen, dass dein Diagramm unübersichtlich wird. Stattdessen solltest du dich auf das Wesentliche beschränken und die Dinge bei Bedarf in kleinere Diagramme aufteilen.

Verwende Standardsymbole, um Verwechslungen zu vermeiden

Wenn jeder dein Flussdiagramm auf einen Blick versteht, wird die Zusammenarbeit viel reibungsloser. Mit der Formensammlung von Miro, die dem Industriestandard entspricht, ist es einfach, die richtigen Symbole auszuwählen, damit deine Flussdiagramme professionell aussehen und leicht zu interpretieren sind - ohne zusätzliche Erklärungen. Das hilft Entwicklern, Projektmanagern und anderen Beteiligten, ohne ein Handbuch zu benötigen.

Zu vermeidende Fehler: Erfinde nicht deine eigenen Symbole. Benutzerdefinierte Formen mögen für dich sinnvoll sein, aber sie können andere verwirren. Halte dich an Standardsymbole wie Rechtecke für Prozesse, Rauten für Entscheidungen und so weiter.

Anpassen, aber die Lesbarkeit im Auge behalten

Durch die Anpassung kannst du dein Flussdiagramm persönlicher gestalten und auf dein Projekt zuschneiden. Mit den Anpassungsoptionen von Miro kannst du Farben, Schriftarten und Formen so verändern, dass das Diagramm zu deiner Marke oder deinem Team passt. Achte aber auf die Lesbarkeit - setze Farben strategisch ein, um wichtige Teile hervorzuheben, ohne den Betrachter zu überfordern.

Zu vermeidende Fehler: Übertreibe es mit den Anpassungen. Zu viele Schriftarten oder Farben können vom Fluss ablenken. Halte dich an einen sauberen, professionellen Look und nutze die Anpassungen, um die wichtigsten Punkte zu betonen, anstatt das gesamte Diagramm zu dekorieren.

Früh und oft zusammenarbeiten

Flussdiagramme sind mächtige Tools für die Teamausrichtung, also warte nicht bis zur letzten Minute, um Personen einzubinden. Mit den Miro-Tools für die Zusammenarbeit kannst du dein Team einladen, in Echtzeit oder asynchron Feedback zu geben - je nachdem, was für sie am besten funktioniert. So kannst du dein Flussdiagramm leicht verfeinern und überarbeiten und sicherstellen, dass es so genau und nützlich wie möglich ist. Außerdem kannst du dein Flussdiagramm in Tools wie Confluence oder Asana einbetten, damit du überall dort Zugriff darauf hast, wo dein Team arbeitet.

Zu vermeidende Fehler: Arbeiten in der Isolation. Zu warten, bis dein Flussdiagramm "perfekt" ist, um es freizugeben, kann den Fortschritt verlangsamen und zu verpassten Erkenntnissen führen. Hole dir frühzeitig und oft Feedback ein, um Lücken oder potenzielle Unklarheiten zu erkennen, bevor du dein Diagramm fertigstellst.

Verbinde dein Flussdiagramm mit deinem Workflow

Dein Flussdiagramm sollte nicht in einem Vakuum leben. Die Integration von Miro in Tools wie Jira ermöglicht es dir, dein Diagramm direkt in den Workflow deines Teams einzubinden. Wenn zum Beispiel ein Schritt im Flussdiagramm eine Aktion erfordert, kannst du ihn direkt in eine Jira-Karte umwandeln und so Zeit sparen und die Reibung zwischen Planung und Ausführung verringern.

Zu vermeidende Fehler: Dein Flussdiagramm verstauben lassen. Achte darauf, dass sie mit dem Rest deiner Arbeit verbunden ist, damit dein Team die gezeichneten Ideen in die Tat umsetzen kann.

Mit Miro kannst du ganz einfach ein Flussdiagramm erstellen

Flussdiagramme sind leistungsstarke Tools, mit denen du komplexe Informationen in einem einfachen, leicht verständlichen Format visuell vermitteln kannst. Wenn du die hier beschriebenen einfachen Schritte und Strategien befolgst, kannst du die Kunst der Erstellung klarer, prägnanter und informativer Flussdiagramme meistern. Melde dich kostenlos bei Miro an, um noch heute loszulegen.