Swimlane Diagramme

Swimlane Diagramme verstehen

Angenommen, du erstellst eine neue Website für ein Unternehmen. Das Design-Team erstellt ein Wireframe, das von allen genehmigt wird. Das Entwicklungsteam beginnt mit der Programmierung des Backends. Das Content-Team beginnt mit dem Redaktionsplan. Alles scheint gut zu laufen. Doch nach zwei Monaten Projektlaufzeit stellst du fest, dass sowohl das Design Team als auch die Redaktion Texte für die Benutzeroberfläche schreiben. Du brauchst ein Swimlane Diagramm, um zu zeigen, wer was und wann in deinem Projekt woran arbeitet.

In diesem Artikel erfährst du, was ein Swimlane Diagramm ist, welche Tipps du für die Verwendung eines Swimlane Diagramms benötigst und wie du eine Swimlane Diagramm Vorlage erstellen kannst.

Was ist ein Swimlane Diagramm?

Ein Swimlane Diagramm ist eine grafische Darstellung dessen, wer was und wann in einem Prozess tut. Ein Swimlane Diagramm verwendet die Metapher der Bahnen in einem Schwimmbecken, die sich horizontal oder vertikal erstrecken, um die Zuständigkeit für Workflow Aufgaben anzuzeigen. Swimlane Diagramme können doppelten Aufwand, Redundanzen, Ineffizienzen und Engpässe aufdecken.

Die Bahnen in einem Swimlane Diagramm können Personen darstellen, aber auch Arbeitsgruppen, Abteilungen oder sogar Tools und andere Prozesse. Diese Parteien können intern oder extern sein. 

Dieses Diagramm veranschaulicht, wer für die einzelnen Schritte eines Prozesses verantwortlich ist. Außerdem wird beschrieben, wie diese Schritte mit verschiedenen Aktionen und Akteuren zusammenhängen. Wie in einem Flussdiagramm oder einem Workflow Diagramm stellen die Formen die Schritte und Übergaben zwischen Teammitgliedern oder anderen Akteuren in einem Prozess dar. Pfeile zwischen den Prozessschritten zeigen, wie Informationen fließen und von einer Stufe zur nächsten übertragen werden.

Obwohl der Begriff Swimlane Diagramm gebräuchlich ist, haben diese Diagramme verschiedene Bezeichnungen, darunter funktionsübergreifende Flussdiagramme, Rummler-Brache-Diagramme oder Swimlane Process Maps.

Was sind die Unterschiede zwischen Swimlane Diagrammen und Flussdiagrammen?

Ein Swimlane Diagramm ist eine Art Flussdiagramm. Sowohl Flussdiagramme als auch Swimlane Diagramme beschreiben die Aktivitäten in einem Prozess, die Eingaben und Ausgaben sowie die Entscheidungspfade (oder Kommunikationsschleifen). Während ein Flussdiagramm jedoch nur die Aktivitäten zeigt, wird in einem Swimlane Diagramm hinzugefügt, welche Person, Rolle, Entität oder welcher Prozess die Aktionen durchführt.

Was sind Swimmingpools?

Swimlane Diagramme können viel Platz beanspruchen und unübersichtlich werden, wenn es viele Teilnehmer gibt. Eine Möglichkeit, Ordnung in ein chaotisches Swimlane Diagramm zu bringen, sind Pools. Schwimmbecken enthalten mehr als eine Bahn. Bei der Darstellung eines gesamten Prozesses in einer Organisation kann ein Pool einen Prozess darstellen, während die Bahnen die Abteilungen oder Rollen repräsentieren, die Aktivitäten durchführen.

Swimlanes und Pools spielen eine wichtige Rolle in der Business Process Modeling Notation (BPMN) und ihrer Software Variante, der Uniform Modeling Language (UML). In der BPMN bilden funktionsübergreifende Flussdiagramme Prozesse ab, die mehrere Abteilungen umfassen. In der UML stellen diese Diagramme Aktivitäten dar, die in verschiedenen Bereichen verwaltet werden.

Was sind die Vorteile eines Swimlane Diagramms?

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Abbildung von Prozessen mit Swimlane Diagrammen:

Visualisierung von Verantwortlichkeiten

Durch die Unterteilung des Diagramms in Bahnen zeigen Swimlane Diagramme deutlich, welche Rollen oder Abteilungen für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten verantwortlich sind. Diese visuelle Darstellung trägt zur Klärung von Rollen und Zuständigkeiten bei, wodurch Verwirrung vermieden und die Verantwortlichkeit verbessert wird.

Verbessere Klarheit und Verständnis

Durch die klare und prägnante Darstellung des Prozessablaufs erleichtern Swimlane Diagramme den Beteiligten das Verständnis dafür, wie verschiedene Rollen, Abteilungen oder Personen zum Gesamtprozess beitragen. Sie helfen Abhängigkeiten, Übergaben und potenzielle Engpässe zu erkennen.

Prozesse straffen

Die Analyse von Swimlane Diagrammen kann Ineffizienzen, Redundanzen oder Lücken im Prozessablauf aufdecken. Die Identifizierung solcher verbesserungswürdiger Bereiche wird einfacher, da das Diagramm deutlich zeigt, wo Verzögerungen oder Probleme auftreten können. Es dient als Grundlage für die Optimierung und Rationalisierung von Prozessen.

Dokumentation und Schulung

Swimlane Diagramme dienen als wertvolle Dokumentation von Prozessen innerhalb einer Organisation. Sie können für das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, für Schulungszwecke oder als Referenzpunkt für prozessbezogene Diskussionen und Dokumentation Aktualisierungen verwendet werden.

Swimlane Diagramm Beispiel

Der Hauptzweck von Swimlane Diagrammen besteht darin, zu verstehen, wer für die Ausführung von Aktivitäten in Prozessen verantwortlich ist. Andere visuelle Prozessablaufdiagramme wie Zeitleisten, Gantt Diagramme, Roadmaps und Kanban Boards können Swimlanes enthalten, um die Aufgaben- und Prozessverantwortlichen darzustellen.

Betrachten wir unser Beispiel eines Teams, das den Prozess der Auftragserfüllung abbildet. Im Diagramm entspricht jede Schwimmbahn einer Abteilung, die in entscheidender Weise an der Auftragsabwicklung beteiligt ist.

Sales: Zunächst schließt das Vertriebsteam den Vertrag ab und reicht die Bestellung ein.

Produktion: Als Nächstes listet das Produktionsteam die Materialien auf, die zur Erfüllung des Auftrags benötigt werden.

Lager: Die Filiale oder das Lager prüft, ob die benötigten Materialien verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, wird das Beschaffungsteam informiert und muss die Bestellung möglicherweise stornieren. Wenn die Materialien verfügbar sind, beginnt das Produktionsteam mit der Herstellung des Produkts nach den Spezifikationen der Kund*innen.

Da die Rollen der einzelnen Abteilungen festgelegt sind, sind die Abfolge der Aktivitäten und die Zuständigkeiten innerhalb der einzelnen Rollen klar definiert. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Eigenschaften von Swimlane Diagrammen

Obwohl Swimlane Diagramme von Person zu Person unterschiedlich sind, gibt es einige Konventionen, die die Zeichnungen übersichtlicher machen und den Erstellungsprozess vereinfachen. Für formale Diagramme werden häufig Standardflussdiagramm Symbole verwendet.

Welche Swimlane Formen du verwendest, hängt auch davon ab, ob dein Diagramm bestimmten Regeln oder Standards entsprechen muss, z. B. wenn du BPMN für Diagramme verwenden musst. Im Folgenden findest du die Standardsymbole, die zur Darstellung von Prozessereignissen verwendet werden.

Beschriftungen

Beschrifte jedes Element klar und deutlich, damit keine Verwirrung darüber entsteht, was dargestellt wird.

Start- und Endpunkte

Gib den Beginn und das Ende des Prozesses an. In formalen Maps wird ein Rechteck mit runden Ecken verwendet.

Entscheidungspunkt

Dieser Punkt steht für eine Frage, die beantwortet werden muss, oder für eine Entscheidung, die zu treffen ist. Die Form einer Raute zeigt einen Entscheidungspunkt an.

Aktion oder Aufgabe

Ein Rechteck stellt Aktionen, Aktivitäten oder Aufgaben dar.

Eingabe oder Ausgabe

Umfasst alles, was in den Prozess eingeht oder aus ihm hervorgeht, und kann Informationen, Daten oder das Ergebnis eines anderen Prozesses sein. Ein Parallelogramm stellt Inputs und Outputs dar.

Verbindung

Konnektoren werden durch einen kleinen Kreis dargestellt und zeigen eine Verbindung zu einem anderen Diagramm und damit zu einem anderen Prozess an.

Dokument

Ein Rechteck mit einem gewellten unteren Rand zeigt ein Dokument an, das für den Prozess erforderlich ist.

Gerader Pfeil

Weist auf eine physische Übergabe von Dokumenten oder Elementen hin.

Gezackter Pfeil

Weist auf eine elektronische Übergabe eines Dokuments hin.

Objekt auf einem Boundary Link

Aktivitäten oder Aufgaben, die von Akteur*innen geteilt werden, befinden sich auf Swimlane Grenzlinien.

So erstellst du ein Swimlane Diagramm

Ein hilfreiches Swimlane Diagramm profitiert von Überlegungen, bevor du überhaupt die erste Linie zeichnest. Überlege, welches Ziel du mit dem Diagramm verfolgst und welches Problem du lösen willst. Recherchiere dann den Prozess und beginne mit der Erstellung deines Swimlane Diagramms.

Recherchiere

Bevor du dich hinsetzt, um ein Prozessdiagramm zu erstellen, solltest du dir überlegen, was du abbilden willst und warum. Welche Aktivitäten sind für die Durchführung deines Projekts oder für deine Aufgabe unerlässlich? Wie übertragen die Akteur*innen Aufgaben und kommunizieren zwischen den einzelnen Schritten? Wer sind die Prozess- und Aufgabenverantwortlichen?

Unterteile bei neuen Prozessen die Aktivitäten in einzelne Schritte und lege fest, welche Rollen, Teams und Abteilungen für diese verantwortlich sind. Bei bestehenden Prozessen solltest du dokumentieren, was die Mitarbeiter*innen im aktuellen Prozess tun, nicht was sie tun sollten oder was in der aktuellen Dokumentation steht. Skizziere dann mögliche Verbesserungen. Befrage schließlich die Beteiligten, wie sie die dem funktionsübergreifenden Flussdiagramm hinzugefügten Schritte sehen.

Zeichne

Obwohl Prozesse komplex sein können, sollte ein Swimlane Diagramm die Komplexität so weit wie möglich minimieren. Um dein Diagramm so intuitiv wie möglich zu gestalten, solltest du beim Zeichnen deines Prozesses die folgenden Richtlinien beachten:

• Konzentriere dich auf das "Wer", "Was" und "Wann", um visuelle Störungen zu reduzieren. 

• Verwende Formen und Farben einheitlich. Ziehe in Erwägung, die Swimlane-Formen in jeder Swimlane durch eine andere Farbe zu differenzieren. 

• Schaffe eine Hierarchie der wichtigen Elemente, indem du unterschiedliche Formgrößen verwendest. Mit anderen Worten: Vergrößere wichtige Elemente.  Füge Beschriftungen hinzu, um wichtige Details für dein Publikum anzuzeigen.

Du kannst auch verschiedene Optionen für das Layout eines Diagramms ausprobieren. Betrachte zum Beispiel die Flussrichtung deiner Swimlane Map. Wenn du die Akteure in einer Spalte auf der linken Seite auflistest, kannst du in der oberen Zeile die Phasen des Prozesses oder die Zeitachse markieren. Häufig wird ein zweispaltiger Fluss von oben nach unten mit vertikalen Linien verwendet, um wertschöpfende Aktivitäten in einer Wertstromkarte zu bewerten. 

Manche Leute sind auch der Meinung, dass Swimlane Diagramme am besten bei linearen Prozessen funktionieren und weniger gut bei der Beschreibung von Prozessen, die sich von einer zentralen Aktivität aus in viele Verzweigungen erstrecken.

Wenn du komplexe Aktivitäten oder Übersichten für eine große Organisation abbilden willst, solltest du in Erwägung ziehen, für jede Aktivität separate Diagramme zu zeichnen oder Pools zu erstellen, die Unterprozesse und Akteure enthalten.

Im Folgenden findest du einige Schritte, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen:

1. Wähle eine vorgefertigte Swimlane Vorlage. Verwende für einen Prototyp verschiedenfarbige Notizzettel, um deinen Prozess zu skizzieren.

2. Erstelle zwei Spalten mit Zeilen. In die linke Spalte schreibst du Akteure auf, d. h. die Personen, Stellen oder Hilfsmittel, die die Aktivitäten ausführen werden. Erstelle Swimlanes. Füge so viele hinzu, wie du benötigst, um deinen Prozess darzustellen.

3. Gib den Startpunkt in einem abgerundeten rechteckigen Kreis in der oberen linken Spur ein und beschrifte ihn.

4. Füge in jeder Spur weitere Schritte hinzu und beschrifte sie, wobei du jeden Schritt mit dem vorherigen Schritt oder den vorherigen Schritten durch eine Linie verbinden kannst, wie du es in einem Flussdiagramm tun würdest. Normalerweise arbeitest du von oben nach unten und nach rechts, um den Fortschritt darzustellen. Füge Pfeile hinzu, um den Prozessfluss anzuzeigen. Linien können Swimlanes kreuzen, wenn der Output eines Schritts in den nächsten übergeht.

5. Beschrifte die Elemente mit kurzen Beschreibungen. Halte das Diagramm sauber.

6. Gib den Prototyp zur Überprüfung an Teammitglieder und andere Beteiligte weiter, und aktualisiere das Diagramm, wenn sich etwas ändert.

Best Practices, um Swimlane Process Maps zu verbessern 

Swimlane Process Maps eignen sich hervorragend für die Fehlersuche in bestehenden Prozessen. Gibt es zum Beispiel viele Schritte in einer Lane und weniger in anderen? Ziehe in Erwägung, einige Aktionen oder Aktivitäten auf einen anderen Akteur zu verlagern. 

Bleibt der Prozess häufig bei einer Aktion stecken? Diese Spur benötigt möglicherweise mehr Ressourcen oder Klarheit über die Anforderungen an Aufgaben. Was ist, wenn ein Prozess wiederholt aus dem Ruder läuft und Fristen überschreitet? Ziehe ein Swimlane Diagramm zu Rate, um Übergabe- und Kommunikationspunkte zu finden, und beobachte, wie du diese Übergaben besser unterstützen können.

Wenn du versuchst, deine Prozesse zu verbessern, kann dein Swimlane Diagramm zu deiner Roadmap werden, mit der du auf einen Blick siehst, wo Verschwendung, Redundanz und schlechte Kommunikation auftreten.