SIPOC Diagramm

Was ist ein SIPOC Diagramm?

In jeder Organisation können Prozesse kompliziert werden. Die Mitarbeiter*innen führen vielleicht jeden Tag dieselben Schritte aus, aber warum werden diese Schritte verwendet? Gibt es Beteiligte, die von den Ergebnissen des Prozesses abhängen? Gibt es einen besseren Weg, die Aufgaben zu erledigen?

Hier erfährst du, wie SIPOC Diagramme dir helfen können, welche Ähnlichkeiten es mit anderen Prozessabbildung Techniken gibt und wie SIPOC in der Six Sigma-Praxis eingesetzt wird. Darüber hinaus findest du Beispiele und eine praktische SIPOC Diagramm Vorlage.

Das SIPOC Diagramm hilft den Teams, alle Faktoren des aktuellen Zustands eines Prozesses zu verstehen. Es wird verwendet, bevor mit der Verbesserung eines bestehenden Prozesses begonnen oder bevor ein neuer Prozess entwickelt wird. Ein SIPOC Diagramm bietet einen Überblick über die Prozessaktivität, die Beteiligten und die Ergebnisse. Die Definition dieser Prozesselemente regt die Teams dazu an, sich ein umfassendes Bild davon zu machen, was mit den Geschäftsabläufen verbunden ist.

In Projekten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen wird SIPOC verwendet, um die Faktoren Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden zu definieren. Six Sigma Teams, die die DMAIC Methode (Definieren, Messen, Analysieren, Implementieren, Kontrollieren) verwenden, nutzen den SIPOC ebenfalls in der Definitions- und Messphase, um zu verstehen, wo die Verbesserungsbemühungen ansetzen sollten. Manchmal verwendet Six Sigma auch SIPOC +CR, was "SIPOC plus Kundenanforderungen" bedeutet, und fügt eine Spalte Anforderungen hinzu.

Durch die Darstellung dieser fünf Bereiche erhält man einen Überblick über die Bemühungen, das Endziel und die wahren Kunden. Manche betrachten eine SIPOC Analyse als eine Art Wertstromanalyse, die die vielen Faktoren erfasst, die zum Endwert beitragen. Ein Wertstromdiagramm, das häufig in der Produktion verwendet wird, stellt die Aktivitäten dar, die den Output produzieren.

Was bedeutet SIPOC?

Das Akronym SIPOC steht für Zulieferer (Suppliers), Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden (Customers).

Zulieferer (Suppliers)

Zu den Lieferanten gehören Inputquellen wie Personen, Unternehmen, Teams, Informationen oder vorgelagerte Prozesse. Beachte, dass manche Menschen Kund*innen unter bestimmten Umständen als Lieferanten betrachten, weil sie Bedarfsinformationen liefern. Diese Beziehung wird als Informationskreislauf betrachtet.

Inputs

Materialien, Human Ressources, Gegenstände oder Ergebnisse anderer Prozesse bilden SIPOC Inputs.

Prozesse

Prozesse sind geordnete Aktivitäten, die Input in Output umwandeln. Prozesse können Dinge umwandeln, wie z. B. die Umwandlung von Rohstoffen in der Fertigung, im Bauwesen, in der Inneneinrichtung oder in der Küche in ein neues, wertvolles Produkt. Prozesse können auch Transaktionen sein, z. B. wenn Versicherungspolicen gekauft und bearbeitet werden.

Outputs

Outputs sind die Ergebnisse eines Prozesses, z. B. Waren, Dienstleistungen, Informationen, Daten oder sogar neue Inputs für den nächsten Schritt in einem Prozess.

Kunden (Customers)

Der Begriff Kunden beschreibt im weitesten Sinne jede Person oder Einrichtung, die Outputs erhält, mit anderen Worten: relevante Interessengruppen. In SIPOC können Kunden sowohl für tatsächliche Kunden, Teams oder Prozesse stehen.

Was sind die Vorteile eines SIPOC Diagramms?

SIPOC Diagramme schaffen Transparenz, wenn der Umfang eines Projekts nicht klar definiert ist. Mit diesem visuellen Tool können die Beteiligten den gesamten Prozess leicht nachvollziehen.

Ein SIPOC Diagramm bietet eine Übersicht, auf die sich alle Teammitglieder bei Bedarf beziehen können. Durch die Erstellung eines SIPOC Diagramms können sich die Teams darauf einstellen, wer von einem Prozess profitiert und wie ein Prozess funktioniert. Das visuelle Format bietet auch einen ordentlichen Überblick, wenn jemandem, der mit der Aktivität nicht vertraut ist, ein Prozess erklärt wird. 

Für Führungskräfte bieten SIPOC Diagramme eine Process Map auf hoher Ebene zum Verständnis der Aktivitäten, der Beteiligten, die sie unterstützen, und des Endergebnisses, das aus diesen Aktivitäten resultiert.

Zu Beginn eines neuen Prozesses oder Unternehmens kann es von Vorteil sein, ein klares Verständnis dafür zu erlangen, wie die Teile eines Vorgangs zusammenarbeiten. Verwende SIPOC Diagramme für die Geschäftsanalyse, um die Rolle von Entwickler*innen, Beteiligten und anderen Stakeholder*innen zu verstehen. 

Diese Diagramme zeigen den Fluss von Informationen, Materialien, Outputs aus anderen Prozessen und andere relevante Inputs auf und helfen dir, Verschwendung und Redundanz zu finden und zu beseitigen und die Wertschöpfungskette zu verdeutlichen.

Mithilfe von SIPOC Diagrammen lässt sich auch feststellen, wer Inputs und Input Spezifikationen liefert. Noch wichtiger ist, dass du die Kund*innen und ihre Anforderungen ermitteln kannst - mit anderen Worten: Du kannst verstehen, wie dein Prozess den Kund*innen dient.

Das Durcharbeiten einer SIPOC Analyse zeigt, was für einen Prozess relevant ist und deckt Prozesslücken auf. Ein SIPOC Diagramm zeigt auch die aktuellen Prozesse, bevor Teams Änderungen vornehmen. Erstelle es, bevor du deinem Prozessablauf detaillierte Schritte hinzufügst.

Beispiel SIPOC Diagramm

Als Beispiel für ein SIPOC Diagramm in Aktion siehst du hier die Komponenten eines Diagramms, um einen Blogbeitrag für die Unternehmenswebseite zu erstellen. In dieser Organisation erstellt die Grafikabteilung Bilder, bevor alles an den Redakteur geschickt wird.

Was aber, wenn viele Bilder zurückgeschickt werden, um den Text oder den Inhalt zu bearbeiten? Sollte die Grafik zuerst an den Redakteur gehen? Eine SIPOC Analyse kann uns helfen, die möglichen Schritte in einem neuen Prozess zu verstehen.

Zulieferer (Suppliers): Texter, Redakteur, Grafiker, Verantwortliche für Vorlagen.

Inputs: Ideen, Bücher, Zeitschriften, das Internet, Bleistifte, Papier, Tablets, Laptops, Tische, Stühle.

Prozesse: Autor erhält Auftrag > Autor schreibt Entwurf > Autor bittet Künstler um individuelle Gestaltung > Künstler erstellt Bilder > Redakteur überprüft Bilder und Inhalt des Artikels.

Outputs (Ergebnisse): Bilder, Artikel.

Kunden (Customers): Webproduktionsabteilung, Redaktion, das Unternehmen, dem die Website gehört, die potenziellen Kunden, die den Artikel lesen.

So erstellst du ein SIPOC Diagramm

Das Erstellen des Diagramms kann in Zusammenarbeit mit einem Team erfolgen. Hier sind die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines SIPOC Diagramms:

1. Definiere die Prozesse

Bevor du beginnst, solltest du die Prozesse, die du in einem Diagramm darstellst, klar kennzeichnen, um Verwirrung und Unklarheiten zu vermeiden.

Bevor du weitermachst, solltest du den Anfangs- und Endpunkt deines Prozesses genau kennen. Bei bestehenden Prozessen sollte es einfach sein, den Anfangs- und Endpunkt zu finden, aber unterschätze nicht die Möglichkeit von Unstimmigkeiten darüber, wo Prozesse beginnen und enden. Da es sich um kontinuierliche Prozesse handelt, können die Menschen unterschiedliche Meinungen über die Endpunkte haben.

Bei der Gestaltung künftiger Prozesse sollten die Mitarbeiter*innen ihre beste Vermutung darüber anstellen, welche Schritte erforderlich sein werden. Um den Prozess überschaubar zu halten, solltest du diesen auf 4-5 übergeordnete Schritte beschränken.

2. Bestimme die wichtigsten Ergebnisse des Prozesses

Stelle dir dazu die folgenden Fragen: Welche Produkte, Dienstleistungen oder Informationen werden durch den Prozess erzeugt? Hat dieser Prozess diese Outputs erzeugt? Könnte ein anderer Prozess sie erzeugt haben?

Beschränke deine Auswahl auf die drei wichtigsten Prozess-Outputs. Verwende Substantive, um die Outputs zu beschreiben, ohne Modifikatoren oder Werturteile hinzuzufügen.

3. Definiere die Kunden

Denke daran, dass "Customers" in SIPOC die Personen oder Einheiten sind, die von den Ergebnissen profitieren, einschließlich der tatsächlichen Kund*innen, anderer Abteilungen oder Prozesse, die Ergebnisse erhalten. Kund*innen können sowohl extern als auch intern sein. Mit anderen Worten: Kund*innen sind Stakeholder*innen. Erwäge, alle von ihnen spezifizierten Output Anforderungen hinzuzufügen.

4. Liste die Prozess Inputs auf

Zu den Inputs gehören alle Elemente, die den Prozess unterstützen. Versuche, die Liste auf 4-6 Hauptinputs zu beschränken. Im Folgenden findest du Beispiele für Prozess-Inputs:

• Werkzeuge

• Materialien

• Gebäude

• Mitarbeiterrollen

• Ausrüstung

• Dienstprogramme

• Dienstleistungen

• Informationen

5. Identifiziere die Input Lieferanten

Lieferanten können auch intern oder extern sein. So könnte beispielsweise ein externer Designer ein Stylesheet für eine neue Website erstellen, während ein interner Entwickler die Benutzeroberfläche mit der Backend-Zahlungsabwicklung verbinden könnte.

Best Practices für das SIPOC Diagramm

Im Folgenden findest du einige bewährte Verfahren, mit denen du den größten Nutzen aus einem SIPOC Diagramms ziehen kannst:

Halte ein Team Meeting

Das Erstellen des Diagramms ist eine gemeinschaftliche Aufgabe. Außerdem solltest du die Personen einbeziehen, die die Prozesse ausführen. Sie sind die wahren Expert*innen. Bei neuen Prozessen solltest du die Sponsoren mit einbeziehen, damit sie die Auswirkungen der Geschäftsentscheidungen verstehen.

Begrenze die Anzahl der Elemente

Komplexere Ideen können für spätere Überlegungen auf einem Ideen-Parkplatz auf deinem Whiteboard abgelegt werden.

Behalte die Übersicht

In der Regel definieren die Teams den Prozess und gehen zuerst durch die Kategorien Output, Kunde, Input und Lieferanten. Es empfiehlt sich jedoch, mit der Kundenanalyse zu beginnen, um die Wertschöpfung in einem Analyseansatz namens COPIS (oder SIPOC rückwärts geschrieben) zu untersuchen. Ein anderer Ansatz identifiziert zuerst den Prozess und dann den Kunden. Eine weitere Methode umfasst die 3-5 wichtigsten Kundenanforderungen.

Hole dir Feedback

Gib das Diagramm an Projektsponsor*innen und andere Beteiligte weiter, um deren Einschätzung einzuholen, bevor du Prozessänderungen vornimmst.

Kläre alle Unklarheiten

Widerstehe dem Drang, Prozesse zu ändern, bis du sie verstanden hast. SIPOC Diagramme helfen dir, Klarheit über die Prozesse zu gewinnen.

Neben SIPOC Diagramm kann es helfen weitere Analystetools wie die 5 Why’s Methode als Ergänzung zu nutzen. Verschaffe dir mit dem Diagramm einen Überblick und dokumentiere Bereiche, die eine zusätzliche Analyse benötigen.