BPMN Diagramme

Verschaffe dir einen umfassenden Überblick über deine Geschäftsprozesse mit einem BPMN Diagramm (Business Process Modeling Notation). 

Schaffe eine einheitliche Ausrichtung in deinem Unternehmen, verwalte alle deine Prozesse an einem Ort und identifiziere wichtige Bereiche für Verbesserungen.

Was ist ein BPMN Diagramm?

Die Business Process Modeling Notation (BPMN) ist eine Methode zur Skizzierung eines Geschäftsprozesses. Projektmanager und Business Analysten verwenden sie, um zu visualisieren, wie ein Prozess funktioniert, was in diesem Prozess enthalten ist und wie das Ergebnis aussehen sollte. Ein BPMN Diagramm ist eine visuelle Darstellung dieses Prozesses.

Die Erstellung eines BPMN Diagramms kann dir dabei helfen, ein klares Verständnis deiner Geschäftsprozesse zu erlangen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb deines Teams zu verbessern.

Ein BPMN Diagramm ist eine Art Flussdiagramm, das standardisierte Symbole verwendet, um die verschiedenen Elemente und den Fluss eines Geschäftsprozesses darzustellen.

BPMN wurde ursprünglich im Jahr 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt. Ein Jahr später schloss sich die BPMI mit der Object Management Group (OMG) zusammen, einem Konsortium für Standards in der Computerindustrie.

Gemeinsam veröffentlichten sie ein Spezifikationsdokument, in dem die BPMN Notation und -Semantik sowie die besten Verfahren zur Erstellung eines BPMN Diagramms beschrieben wurden.

Im Jahr 2011 veröffentlichte die OMG dann die Spezifikation BPMN 2.0, die einen detaillierteren Standard für die Gestaltung von Geschäftsprozessen bot. Dazu gehörte ein umfangreicheres Set von Symbolen und Notationen für die Erstellung von Geschäftsprozessdiagrammen.

Was sind die vier Kategorien von BPMN?

BPMN Symbole fallen in vier Hauptbereiche: Flussobjekte, Verbindungsobjekte, Gegenstände und Swimlanes. Schauen wir uns jeden dieser Bereiche einmal genauer an.

Flussobjekte

BPMN Ablauf Symbole sind die Elemente, die den Prozessablauf verbinden und bilden. Diese umfassen die folgenden:

Ereignisse

Ein Ereignis stellt etwas dar, das im Prozess passiert. Zum Beispiel könnte "Auftragsbestätigung" oder "Zahlungseingang" einen Teil des Versand- und Lieferprozesses darstellen. Im Diagramm sind die Ereignisse als Kreise dargestellt. Manchmal befinden sich innerhalb des Kreises Symbole, die die Bedeutung des Ereignisses näher erläutern. Das Ereignis "Zahlungseingang" kann beispielsweise durch einen Stapel Münzen oder einen Dollarschein dargestellt werden.

Aktivitäten

Aktivitäten erscheinen in einem BPMN Diagramm als abgerundetes Rechteck. Sie stellen die Teile des Prozesses dar, die eine Aktion erfordern - zum Beispiel "das Produkt verpacken" oder "die Sendung verfolgen". Aktivitäten können auch Aufgaben und eine Vielzahl von Unterprozessen umfassen.

Verbindungsobjekte

Dies sind die Verbindungslinien und Pfeile, die symbolisieren, wie sich Objekte zueinander verhalten und wie der Prozess von einer Aktivität zur nächsten fließt. Hier sind einige der verschiedenen Verbindungsobjekte:

Sequenzfluss

Durchgehende Linien und Pfeilspitzen stellen die Reihenfolge (oder den Ablauf) der Aktivitäten dar. Diese Linien zeigen auch die Abhängigkeiten in deinem Arbeitsablauf auf und heben hervor, welche Aufgaben ausgeführt werden müssen, damit der Prozess vorankommt.

Nachrichtenfluss

Nachrichten Flusslinien sind gestrichelt mit einem offenen Kreis am Anfang und einer offenen Pfeilspitze am Ende. Sie zeigen auf, welche Ereignisse oder Aktivitäten organisatorische Grenzen überschreiten. Zum Beispiel könnte "Kunde gibt eine Bestellung auf" ein Ereignis im Bestellprozess sein, aber auch der Beginn des Versand- und Lieferprozesses. Es überschreitet die Grenze zwischen den beiden Prozessen, und die Nachrichtenflusslinie macht dies deutlich.

Assoziation

Assoziative Verbindungen zeigen die Beziehung zwischen Text, Daten, Gegenständen und Flussobjekten. Gestrichelte Linien stellen diese Assoziationen häufig dar.

Gegenstände

Gegenstände liefern unterstützende Informationen über deine Geschäftsprozesse. Diese ermöglichen es dir, Elemente des Prozesses zu beschreiben und helfen bei der Kategorisierung und Organisation von Aufgaben. Hier sind einige der verschiedenen Elemente, die du in einem BPMN Gegenstand finden kannst:

Datenobjekt

Ein Datenobjekt beschreibt, wie Daten in den Prozess gelangen, ihn verlassen und sich durch ihn bewegen (Dateneingabe, -ausgabe und -erfassung genannt). Es bezieht sich auch darauf, wie die Daten im Prozess gespeichert werden (bekannt als Datenspeicherung). Die Symbole für diese Elemente variieren je nach Art der Daten.

Gruppe

Wie der Name schon sagt, kategorisiert ein Gruppensymbol die Elemente nach ihrer Bedeutung im Prozess. Im Diagramm handelt es sich um abgerundete Rechtecke mit gestrichelten Linien. Diese helfen Teams, ihre Diagramme besser zu organisieren und anzuordnen.

Textanmerkung

Eine Textanmerkung ist ein Text, der zusätzliche Informationen zu den Objekten im Diagramm liefert. Er kann bestimmte Teile des Prozesses beschreiben, zusätzlichen Kontext liefern oder den Fluss der Objekte näher erläutern. Dadurch wird das Diagramm übersichtlicher und verständlicher.

Swimlanes

Swimlanes sind ein wichtiger Bestandteil der Struktur eines BPMN Diagramms. Es handelt sich dabei in der Regel um horizontale, rechteckige Kästen, die verschiedene Phasen des Prozesses voneinander trennen. Die Swimlane Diagramm Vorlage kann als Beispiel für die Struktur eines solchen Diagramms dienen.

Das Swimlane Diagramm ist in vier Bahnen unterteilt: Kunde, Verkauf, Lagerbestand und Zahlung. Jedes Element in dieser Zeile fällt in den Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Geschäftsbereichs.

Swimlanes helfen, das Diagramm weiter zu kategorisieren und zeigen, welche Teams oder Abteilungen für bestimmte Aufgaben und Objekte zuständig sind. So befinden sich beispielsweise alle zahlungsbezogenen Objekte innerhalb der Swimlane Payment. So kann das Zahlungsteam leicht erkennen, wo seine Aufgaben innerhalb des Geschäftsprozesses liegen.

Erstelle ein BPMN-Diagramm →

Warum ist BPMN sinnvoll?

Wirf einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Verwendung einer Notation für die Geschäftsprozessmodellierung ergeben:

Dein Team ausrichten

Verwende ein BPMN Diagramm, um ein gemeinsames Verständnis für die Prozesse deines Unternehmens zu schaffen. Bringe alle Beteiligten auf den gleichen Stand, um sicherzustellen, dass dein Workflow so reibungslos und effizient wie möglich abläuft.

Prozesse standardisieren

Erstelle mit den standardisierten BPMN Symbolen klare Prozesse, die keinen Raum für Interpretationen lassen. Jeder im Unternehmen kann das BPMN Diagramm einsehen und genau verstehen, wie Geschäftsabläufe funktionieren - und so die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern.

Identifiziere mögliche Verbesserungen

Identifiziere Hürden und Engpässe im Geschäftsprozess mit einem BPMN Diagramm. Verschaffe dir und deinem Team einen abteilungsübergreifenden Überblick aus der Vogelperspektive, um Chancen zu entdecken, bestehende Prozesse zu analysieren und deine bestehenden Prozesse zu optimieren.

Verbessere die Zusammenarbeit

Mit einem BPMN Diagramm kannst du abteilungsübergreifende Prozesse und Beziehungen besser verwalten. Lege klare Prozesse fest und schaffe abteilungsübergreifende Konsistenz, um das Rätselraten zu beseitigen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Was ist der Unterschied zwischen BPMN und UML?

Der Hauptunterschied zwischen BPMN und UML (Unified Modeling Language) ist ihr Zweck.

Ein UML Diagramm wird zur Modellierung von Software verwendet, während ein BPMN Diagramm Geschäftsprozesse skizziert. Das bedeutet, dass BPMN Diagramme sowohl in der IT als auch in der Wirtschaft eingesetzt werden können, während UML Diagramme eher für die Entwicklung von IT Systemen geeignet sind.

Es gibt jedoch einige Ähnlichkeiten zwischen BPMN und UML Diagrammen. Beispielsweise verfügen beide über standardisierte Symbole und Notationen, und beide verwenden einen Flussdiagramm Stil, um Systeme und Prozesse zu skizzieren. Letztendlich handelt es sich jedoch um zwei völlig unterschiedliche Diagramme.

Wie erstelle ich ein BPMN Diagramm?

Wir haben uns damit beschäftigt, was ein BPMN Diagramm ist. Sehen wir uns nun an, wie du dein eigenes BPMN Diagramm mit Miro erstellen kannst.

1. Beginne mit einer Vorlage

Die Verwendung einer BPMN Vorlage ist ein einfacher Weg, um anzufangen. Die Vorlage ist vollständig anpassbar, so dass du Dinge verschieben, neue Elemente hinzufügen und die vorhandene Struktur so ändern kannst, dass diese deinen Prozess optimal widerspiegelt. Wenn du dein Diagramm lieber von Grund auf neu erstellen möchtest, nutze das BPMN Diagramm Tool.

Mit dem digitalen Arbeitsbereich von Miro kannst du auch während des gesamten Erstellungsprozesses mit deinem Team zusammenarbeiten - was besonders hilfreich ist, wenn du in einem Remote oder hybriden Team arbeitest. Jeder in deinem Team kann von jedem beliebigen Ort aus auf das Board zugreifen, so dass alle gemeinsam das BPMN Diagramm erstellen können.

2. Definiere den Umfang

Bevor du beginnst solltest du den Umfang deines Prozesses festlegen. Der Anwendungsbereich legt fest, wofür der Prozess gedacht ist und was er aus einer übergeordneten Perspektive tun soll.

Handelt es sich um einen Einstellungsprozess? Ein Versand- und Lieferprozess? Ein Prozess zur Kundenansprache? Was auch immer es ist, der Geltungsbereich sollte es klar definieren.

• Der Umfang deines BPMN Diagramms sollte folgende Punkte abdecken:

• Der Beginn des Prozesses

• Das Ende des Prozesses

• Was der Prozess beinhaltet

• Was der Prozess nicht einschließt (auch als Prozessgrenzen bekannt)

• Der Output oder das Endergebnis des Prozesses

Mit einem klar definierten Anwendungsbereich bist du in der Lage, ein klares und präzises BPMN Diagramm zu erstellen.

3. Füge deine Aktivitäten hinzu

Nachdem du den Umfang festgelegt hast, kannst du nun mit der Planung der Abfolge der Geschäftsaktivitäten beginnen.

Der erste Schritt besteht darin, dein Startereignis zu bestimmen. Dein Anwendungsbereich wird dies auf oberster Ebene abgedeckt haben, aber du kannst nun die Details ausarbeiten und die genaue Aktivität bestimmen, mit der dein Diagramm beginnt. Du kannst auch das Endereignis hinzufügen, um zu bestätigen, wann der Prozess enden wird.

Dann kannst du deine Aktivitäten klar definieren.

Ausgehend von deinem Startereignis gehst du durch den Prozess und fügst die wichtigsten Aktionen, Aufgaben und Aktivitäten hinzu. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Symbole und Icons verwendest, wirf einen Blick auf die vier Kategorien eines BPMN Diagramms, die wir weiter oben in diesem Artikel behandelt haben.

Im Folgenden findest du einige Best Practices für das Hinzufügen und Strukturieren von Aktivitäten zu deinem BPMN Diagramm:

Idealerweise sollte dein Diagramm auf eine Seite passen

Dies erleichtert allen Beteiligten die Überprüfung des Diagramms und die Visualisierung des Prozesses auf einen Blick.

Das Hinzufügen von Aktivitäten kann Ineffizienzen aufzeigen.

Wenn das der Fall ist, füge einen Kommentar oder einen Notizzettel hinzu, in der du die Probleme beschreibst, damit du diese überprüfen und beheben kannst.

Der Sequenzfluss sollte horizontal verlaufen, während Assoziationen und Datenflüsse vertikal verlaufen

An dieser Stelle kommen Swimlanes ins Spiel - mehr dazu im nächsten Abschnitt.

4. Skizziere deine Swimlanes

Jedes BPMN Diagramm muss mindestens einen Pool mit einer Swimlane enthalten. Wie genau du diese Swimlane strukturierst, bleibt dir überlassen. Letztlich hängt es von dem Prozess ab, den du abbildest, und davon, wer daran beteiligt ist.

Hier sind einige der Hauptkategorien, die du zur Strukturierung deiner Swimlanes verwenden kannst:

Nach Abteilung

Wenn du einen unternehmensweiten Prozess erstellst, kannst du Swimlanes verwenden, um zu zeigen, welche Abteilungen für bestimmte Aufgaben und Aktivitäten zuständig sind. Zum Beispiel können alle zahlungsbezogenen Aufgaben in der Swimlane für das Buchhaltungsteam untergebracht werden.

Nach Mitarbeitern

Wenn sich der Prozess auf ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Abteilung bezieht, kannst du deine Swimlanes nach Mitarbeitern aufschlüsseln. Jeder Mitarbeiter, der an dem Prozess beteiligt ist, hat dann einen klaren Überblick darüber, wofür er verantwortlich ist und wie seine Rolle in den Prozess passt.

Nach Aktivitätsart

Wenn du die Aufgaben nicht nach Mitarbeitern oder Abteilungen kategorisieren möchtest, kannst du einfach Swimlanes verwenden, um ähnliche Aktivitäten zusammenzufassen. Zum Beispiel fallen alle Vertriebsaufgaben unter die Swimlane "Vertrieb".

5. Verwende Verbindungen

Schließlich kannst du Verbindungslinien und Pfeile verwenden, um zu zeigen, wie sich die Aktivitäten zueinander verhalten.

Die Flussrichtung sollte immer von links nach rechts verlaufen. Selbst wenn du zwischen den Swimlanes hin- und herspringst (was bedeutet, dass du Pfeile und Verbindungen vertikal verwendest), sollte der Fluss des Diagramms konsistent sein. Dadurch wird es einfacher zu verstehen, wie der Prozess funktioniert und welche Aktivitäten miteinander in Beziehung stehen.

Außerdem sollten sich die Verbindungslinien nicht überschneiden. Falls doch, musst du die Struktur deiner Aktivitäten neu anordnen. Wenn du dich jedoch an das einfache Format von links nach rechts hältst, solltest du nicht auf dieses Problem stoßen.

6. Teile das Diagramm

Wenn alles gezeichnet ist, teile das Diagramm mit deinen Teamkolleg*innen und Stakeholder*innen, um deren Gedanken und Feedback einzuholen.

Lasse dein Team das Diagramm überprüfen und Kommentare oder Vorschläge hinzufügen. Auf diese Weise ist es für dich einfacher, das Feedback zu überprüfen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen.

Mit der Zeit werden sich deine Prozesse ändern. Neue Aufgaben werden hinzukommen, andere Technologien werden eingesetzt, und neue Mitarbeiter*innen werden dem Team beitreten - das ist unvermeidlich. Wenn dies geschieht, solltest du auf jeden Fall zum Diagramm zurückkehren und es entsprechend aktualisieren.

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