Guide: Remote Retrospektive durchführen

Eine erfolgreiche remote Retrospektive durchführen

Remote Arbeit ist nicht mehr die Zukunft der Arbeit - sie ist die Gegenwart. Immer mehr Teams lösen sich von der traditionellen Büroumgebung und arbeiten stattdessen online zusammen.

Das bietet viele Vorteile, aber es gibt auch einige Hürden zu überwinden. Der 2020 State of Remote Work Report von Buffer hat ergeben, dass Kommunikation und Zusammenarbeit zu den größten Herausforderungen bei der Remote Arbeit gehören.

Dies kann das Durchführen von agilen Retrospektiven zu einer besonderen Herausforderung machen. Zum Glück bin ich hier, um zu helfen. Lass uns darüber sprechen, wie dein hybrides Team eine erfolgreiche Remote Retrospektive durchführen kann.

Was ist eine Remote Retrospektive?

Eine Remote Retrospektive ist eine Variante der agilen Retrospektive, mit der du wahrscheinlich vertraut bist. Retrospektiven finden in der Regel am Ende eines Sprints statt (daher werden sie auch oft als Sprint Retrospektiven bezeichnet) und bieten deinem Team die Möglichkeit, deine Prozesse zu bewerten, den Ursachen auf den Grund zu gehen und notwendige Änderungen vorzunehmen.

Bei einer Remote Retrospektive befinden du und deine Teammitglieder sich jedoch nicht im selben Raum, wenn du dieses Gespräch führst. Du vewendest Videokonferenzen (wie Zoom) und ein Online Whiteboard, um mit deinem Team zusammenzuarbeiten.

Mehr als 300 Mitarbeiter nahmen an der Remote Retrospektive von Miro während eines virtuellen Offsite im Jahr 2020 teil.

Warum die Retrospektive ein wichtiger Teil des agilen Prozesses ist

Du kannst deine Retrospektive nicht auslassen, denn sie ist ein Kernstück der meisten agilen Ansätze. Aber es ist gut, dass du die Retrospektive nicht verpasst, denn sie bietet eine Menge Vorteile.

Identifizieren von Schwachstellen und Ineffizienzen in deinen Prozessen

Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Sie sollen verfeinert und verbessert werden, und eine Retrospektive bietet deinen Teammitgliedern die Gelegenheit, festzustellen, was gut gelaufen ist und was geändert werden muss. Diese Zeit zum Nachdenken und Diskutieren kann in der Hektik der täglichen Aufgabenliste untergehen. Regelmäßige Retrospektiven im Kalender bedeuten jedoch, dass dein Team der kontinuierlichen Verbesserung Priorität einräumt.

Teammitglieder zur Verantwortung ziehen

Wenn du die Erfolge und Schwachstellen der vorangegangenen Sprints genau unter die Lupe nimmst, müssen deine Teammitglieder für ihre Verantwortung in diesem Prozess geradestehen. Dieses Maß an Eigenverantwortung ist wichtig, vor allem wenn man bedenkt, dass in einer Studie neun von zehn Mitarbeitern Verantwortlichkeit als einen der wichtigsten Entwicklungsbedürfnisse in ihrem Unternehmen bezeichneten.

Effektivere Sprints in der Zukunft wiederholen

Eine Retrospektive hat ein Hauptziel: Sie soll deinem Team helfen, immer effektiver zu werden. Du und dein Team werden die während einer Retrospektive gewonnenen Informationen nutzen, um Aktionspunkte zu identifizieren, Verbesserungen umzusetzen und den nächsten Sprint noch besser zu gestalten.

5 Schritte zum Durchführen einer Remote Retrospektive

Ihr Rückblick ist also wichtig. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass eine Retrospektive aus der Ferne einige neue Herausforderungen und Komplexitäten mit sich bringt. Anders als bei einer Retrospektive von Angesicht zu Angesicht ist die Kommunikation auf das beschränkt, was du siehst und hören kannst, und du kommst nicht in den Genuss gemeinsamer Snacks.

Sei versichert, dass diese Hürden nicht unüberwindbar sind - sie erfordern nur ein wenig Einfallsreichtum. Hier sind fünf Schritte, die dir helfen, deine nächste Retrospektive mit deinem Remote Team zu meistern.

1. Steigere das Engagement gleich zu Beginn

Retrospektiven (egal, ob sie remote stattfinden oder nicht) erfordern, dass das gesamte Team in den Prozess eingebunden ist. Die Teammitglieder müssen sich wohl dabei fühlen, offen zu sein und ehrliches Feedback darüber zu geben, wie die Dinge während des letzten Sprints gelaufen sind. Das bedeutet, dass du von Anfang an den Ton angibst und dein Team einbinden musst.

Hier ein paar Tipps dazu:

Ändere das Format deine Retrospektive: Wenn du immer wieder dasselbe Retrospektivformat verwendest, wird dein Team davon gelangweilt sein. Bringe Abwechslung ins Spiel und halte alle auf Trab. Das wird das Interesse und das Engagement der Teilnehmer steigern.

Bringe alle zum Reden: Mache es dir zum Ziel, alle Teilnehmer der Besprechung innerhalb der ersten fünf Minuten zum Sprechen zu bringen. Je früher du die Teilnehmer dazu bringst, sich zu äußern, desto wohler fühlen sich alle. Beginne mit ein paar Aufwärmübungen, damit alle mit dem Thema warm werden. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass die technischen Geräte aller Teilnehmer richtig funktionieren.

Hier sind ein paar tolle Eisbrecher Vorlagen.

2. Beginne mit einer kurzen Zusammenfassung

Jetzt, wo dein Team aufgewärmt ist, solltest du einen kurzen Überblick über den Kontext geben, bevor du mit der Diskussion beginnst. Um ein produktives Gespräch zu führen, musst du dich vergewissern, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen. Beginne daher mit einer kurzen Zusammenfassung der Aktionspunkte aus der letzten Retrospektive. Achte darauf, dass du dies tust:

• Was waren die Aktionspunkte?

• Wer war für die einzelnen Maßnahmen verantwortlich?

Es ist hilfreich, dies alles auf dem Miro Board festzuhalten, damit die Teammitglieder bei der Diskussion immer wieder auf diese Informationen zurückgreifen können. Du kannst einen speziellen Rahmen erstellen und eine Zusammenfassung dieser Informationen auflisten, um sie mit deinem Team durchzugehen.

Stelle außerdem den notwendigen Kontext für deine aktuelle Nachbereitung her, indem du eine Zusammenfassung der Themen erstellst, über die du nachdenken wirst.

3. Diskutiere mit dem Team

Jetzt kommst du zum eigentlichen Kernstück deiner agilen Retrospektive: der Diskussion. Um diese Diskussion zu leiten, ist es hilfreich, über einige vordefinierte Tools und Methoden zu verfügen (Vorschläge folgen).

Verwende Notizzettel zum Brainstorming und zur Generierung von Erkenntnissen und Ideen und halte diese auf dem Miro Board fest, damit du den Überblick nicht verlierst.

4. Identifiziere umsetzbare Verpflichtungen

Das Hauptziel deiner Retrospektive besteht darin, herauszufinden, welche Maßnahmen in der nächsten Iteration ergriffen werden müssen. Was wirst du tatsächlich tun, um den nächsten Sprint besser zu machen? Je messbarer du diese Maßnahmen machen kannst, desto besser.

Stelle zum Beispiel nicht einfach fest, dass Code-Reviews schneller durchgeführt werden müssen. Weise dieser Aussage einen Wert zu, indem du festlegst, dass der gesamte Code innerhalb von vier Stunden nach Einreichung überprüft werden muss. Auf diese Weise kann dein Team viel leichter feststellen, ob ein Punkt erreicht wurde, und du kannst dich bei der nächsten Retrospektive besser selbst bewerten.

Dein Remote Team sollte alle Aktionspunkte, die du identifizierst, auf dem Miro Board notieren. Die meisten agilen Coaches empfehlen, dass du mindestens fünf, aber nicht mehr als 10 Punkte anstreben solltest. Sobald du bereit bist, die Ideen in die Tat umzusetzen, kannst du die Notizzettel in Karten umwandeln, die einem Kanban hinzugefügt werden können, damit du den Fortschritt jedes Aktionspunkts verwalten kannst.

5. Bespreche die Retrospektive

Am Ende deiner Sprint Retrospektive ist es wichtig, zu besprechen, wie es gelaufen ist. Ja, es ist eine Retrospektive.

Wie kannst du deine Retrospektive verbessern? Wenn dieses Mal neue (online) Tools für die Zusammenarbeit eingesetzt wurden, wie effektiv waren sie?

5 nützliche Techniken für Remote Retrospektiven

Ein weiterer Schlüssel für eine erfolgreiche Remote Retrospektive ist das Verwenden der richtigen Retrospektivtechnik für dein Team. Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Entdecke hier fünf beliebte Retrospektiven Vorlagen.

Start, Stop, Continue

Diese Vorlage ist in drei Bereiche unterteilt, die mit Start, Stop und Continue bezeichnet sind. Dein Team reflektiert über drei Schlüsselfragen:

• Womit sollte das Team beginnen?

• Womit sollte das Team aufhören?

• Was sollte das Team weiterhin tun?

Die Teilnehmer notieren ihre Ideen auf digitalen Notizzetteln, klebe in die entsprechende Spalte deines Miro Boards und diskutieren dann, was auf diesen virtuellen Post-its steht.

Erfahre mehr über die Start, Stop, Continue Retrospektive Vorlage.

Mad, Sad, Glad

Bei dieser retrospektiven Technik wird ebenfalls eine Vorlage verwendet, die in drei Abschnitte unterteilt ist: wütend, traurig und glücklich. Die Teilnehmer haben 15 Minuten Zeit, um ihre Beobachtungen auf digitalen Notizzetteln zu notieren.

Am Ende dieser Zeit ordnen sie die Notizen in der Spalte an, die ihren Gefühlen während der Beobachtung am besten entspricht. Hat die Beobachtung sie wütend, traurig oder glücklich gemacht?

Ähnliche Beobachtungen werden in Gruppen zusammengefasst, und das Team stimmt darüber ab, welche Beobachtungen am wertvollsten sind - so weißt du, an welchen Beobachtungen du im nächsten Sprint arbeiten musst.

Erfahre mehr über die Mad, Sad, Glad Retrospektive Vorlage.

4 Ls

Bei dieser Technik nimmt sich dein Team Zeit, um darüber nachzudenken, was ihnen während des Sprints gefallen hat, was sie gelernt haben, was ihnen gefehlt hat und wonach sie sich gesehnt haben, und schreibt diese Punkte auf Notizzettel.

Als Nächstes kleben sie ihre Zettel an die entsprechenden Tafeln und teilen sich in vier Gruppen auf (eine für jedes L). Jede Gruppe sollte die Klebezettel auf der ihr zugewiesenen Tafel durchsehen und sie nach ähnlichen Themen gruppieren.

Dann stellt jede Gruppe ihre Ergebnisse vor und das gesamte Team diskutiert, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um diese Probleme im nächsten Sprint anzugehen.

Erfahre mehr über die 4Ls Vorlage.

Schnelle Retrospektive

Für Teams, die noch nicht viel Erfahrung mit Retrospektiven haben, ist diese Technik eine gute Möglichkeit für den Einstieg. Sie werden dein Team fragen:

• Was war gut?

• Was war schlecht?

• Welche Ideen wollen sie im nächsten Sprint ausprobieren?

Alle notieren diese Ideen auf ihren digitalen Notizzetteln und platzieren sie in dem entsprechenden Feld auf dem Miro Board. Sobald alles platziert ist, diskutiert das Team und schlägt Maßnahmen vor, die es ergreifen wird. Diese werden ebenfalls auf dem Board festgehalten, so dass jeder diese Informationen sehen und darauf zurückgreifen kann.

Erfahre mehr über das Quick Retrospective Template.

Sailboat Retrospektive

Wer liebt nicht eine gute Metapher, und diese Technik vergleicht den Sprint mit einem Segelboot. Dein Sprint hat Dinge, die ihn vorantreiben (wie der Wind auf einem Segelboot) und Dinge, die ihn zurückhalten (die Anker).

Mit Hilfe der Segelboot Retrospektive identifiziert das Team Dinge, die den Sprint vorangetrieben haben, und Dinge, die ihn gebremst haben. Diese werden dann auf dem Board (mit einem Bild eines Segelboots) festgehalten - entweder auf dem Segel oder unter dem Boot. Sobald alles auf dem Board steht, werden ähnliche Probleme gruppiert und das Team stimmt darüber ab, worauf es sich am meisten konzentrieren sollte.

Erfahre mehr über die Sailboat Retrospektiv Vorlage.

Organisiert bleiben

Der größte Teil deiner Retrospektive sollte der eigentlichen Diskussion gewidmet sein. Es ist jedoch ratsam, fünf Minuten für Eisbrecher und Einführungen einzuplanen, fünf Minuten für einen kurzen Überblick über den letzten Sprint und fünf bis zehn Minuten am Ende, um zu besprechen, wie die Retrospektive gelaufen ist - und wie die nächste Retrospektive besser werden könnte.

Weitere Informationen findest du in unseren Retrospektiven Vorlagen für deine Projekte, die perfekt auf die individuellen Bedürfnisse und Ziele deines Teams zugeschnitten sind.

Miro kann deinem Remote Team dabei helfen, hervorragende Retrospektiven durchzuführen.

Michael de le Maza, Agiler Trainer Michael de le Maza ist ein branchenweit anerkannter Agile & Scrum Coach und Berater, der Organisationen zum Erfolg verhilft, indem er unternehmensweite agile Transformationen unterstützt.