Was ist ein Scrum Workflow?

Was ist ein Scrum Workflow?

Ein Scrum Workflow umfasst eine Reihe von Ritualen, Rollen und Artefakten, die Teams dabei helfen, ihre Arbeit zu organisieren und Ergebnisse in kurzen Zyklen, den Sprints, zu liefern.

Im Mittelpunkt des Workflows steht Scrum, ein Rahmenwerk innerhalb der agilen Methodik. Es ermöglicht Teams, ihre Arbeit in kleinen Chargen statt in einem Zug zu erledigen. Es verbessert die Verantwortlichkeit, bietet Flexibilität und hilft den Teams, ihre Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.

Ein Scrum Workflow (auch bekannt als Sprint Workflow oder agiler Workflow) beinhaltet die Integration der Scrum Prinzipien in deine Geschäftsprozesse. Dieser hilft den Teams, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, die für das Unternehmen und Endbenutzer*innen einen möglichst hohen Wert darstellt.

Nehmen wir die Produktentwicklung als Beispiel, um zu zeigen, wie das Scrum Framework auf einen Geschäfts-Workflow angewendet werden kann.

Um Scrum in deinen Produktentwicklungsprozess einzubinden, beginne damit, den Prozess in Iterationen (auch Sprints genannt) zu unterteilen. Diese Iterationen umfassen alle Phasen deines Produktentwicklung Workflows, die Folgendes beinhalten können:

• Ideenfindung

• Forschung

• Planung

• Prototyping

• Testen

• Kalkulation

• Erstellung

Jede Iteration kann zwischen einer und vier Wochen dauern. Am Ende jeder Iteration überprüft das Produktentwicklungsteam die Erfolge und Misserfolge und erstellt einen neuen Aktionsplan für die nächste Iteration.

Was sind die Vorteile eines Scrum Workflows?

Lass uns einen Blick auf einige der Vorteile werfen, die der Einsatz eines Scrum Workflows in deinem Unternehmen mit sich bringt.

Lernen und Weiterentwickeln

Im Gegensatz zu einem traditionellen Arbeitsablauf kannst du mit einem Scrum Workflow in kleinen Sprints arbeiten. Das bedeutet, dass du deine Prozesse häufig reflektieren und verbessern kannst.

Der Kunde wird zum Mittelpunkt der Arbeit

Das Scrum Framework konzentriert sich auf die Frage, wie du deinen Endnutzer*innen den größtmöglichen Nutzen bieten kannst. Indem du diesen Gedanken in deine Geschäftsabläufe einbeziehst, kannst du einbeziehen, wie sich deine Prozesse auf Kund*innen auswirken und wie du ihm eine bessere Erfahrung bieten kannst.

Verbessere die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist das Herzstück von Scrum. Dieser Rahmen ermutigt die Teams, ihren Teil beizutragen und zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Mehr Verantwortlichkeit

Mit dem Scrum Framework gibt es keine Verwirrung darüber, wer was zu tun hat. Es ist von Anfang an klar, wer für bestimmte Aufgaben und Aktivitäten verantwortlich ist, und das ermutigt die Teammitglieder, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen.

Wie viele Schritte gibt es in einem Scrum Workflow?

In jedem Sprint Zyklus gibt es vier Hauptereignisse. Diese ergeben zusammen das Sprint Planning, das tägliche Scrum, den Sprint Review und die Sprint Retrospektive. Schauen wir uns jedes Ereignis genauer an:

Sprint Planning

Das Sprint Planning Event ist die Auftaktveranstaltung für den Sprint. Es handelt sich um eine Planungssitzung, an der das gesamte Scrum Team teilnimmt. In der Session legst du dar, was du im aktuellen Sprint abliefern wirst und welche Arbeiten erforderlich sind, um dein Ziel zu erreichen.

Daily Scrum

Ein tägliches Scrum (oder tägliches Standup) ist eine kurze Besprechung, die jeden Tag während des Sprints stattfindet, um den Fortschritt zu überprüfen. Hier kann das Scrum Team sicherstellen, dass es auf dem richtigen Weg ist, um die Arbeit im Sprint-Backlog zu erledigen, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Sprint Review

Der Sprint Review findet am Ende des Sprints statt. Er ermöglicht es dem Scrum-Team, die abgeschlossene Arbeit zu überprüfen und umsetzbares Feedback von den Stakeholdern zu sammeln. Er ist nützlich, um festzustellen, ob der Sprint seine Ziele erfolgreich erreicht hat.

Sprint Retrospektive

Die Sprint Retrospektive findet statt, bevor der nächste Sprint gestartet wird. Diese bietet dem Team die Möglichkeit zu überprüfen, was im vorangegangenen Sprint gut gelaufen ist, was nicht nach Plan verlaufen ist und wie man sich in Zukunft verbessern kann.

Wenn du dich fragst, wie jedes dieser Elemente in deinen Scrum Workflow passt, musst du dir keine Sorgen machen. Unser nächster Abschnitt deckt alles ab, was du hierzu wissen musst.

Wie man einen Scrum Workflow einführt

Wir haben uns damit beschäftigt, was ein Scrum Workflow ist und welche Vorteile die Verwendung dieses Rahmens in Ihrem Unternehmen mit sich bringt. Lass uns nun durchgehen, wie du einen Scrum Workflow in deinem Unternehmen einführen kannst.

Identifiziere Rollen

Der erste Schritt besteht darin, die standardisierten Rollen eines Scrum Teams zu verstehen und diese Rollen den richtigen Personen zuzuweisen.

Hier sind die drei Rollen, die du berücksichtigen solltest:

Product Owner

Der Product Owner ist für die Maximierung des Werts verantwortlich, den das Produkt (oder der Prozess) für das Unternehmen und den Endbenutzer bringt. Diese Person ist für das "Wer", "Was" und "Warum" eines Scrum Workflows verantwortlich (warum der Prozess wichtig ist, für wen er bestimmt ist und was er beinhalten sollte). Zu den Aufgaben gehören die Festlegung von Zielen, die Pflege des Product Backlogs und das Einholen von Feedback. Du hast das letzte Wort bei allen strategischen Entscheidungen.

Entwicklungsteam

Das Entwicklungsteam (auch als Entwickler*innen bezeichnet) ist für die Durchführung der Aktivitäten innerhalb des Sprints zuständig. Mit anderen Worten, sie sind für die Durchführung aller Aktivitäten innerhalb des Arbeitsablaufs verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören die Verwaltung der Sprint-Backlog-Elemente, die Anpassung der Arbeit auf der Grundlage des Feedbacks während der täglichen Scrum-Meetings und der Beitrag zum Sprint-Ziel. 

Die ideale Größe für ein Entwicklungsteam liegt zwischen drei und neun Personen (ohne den Product Owner und den Scrum Master). Bei mehr als neun Personen werden die Sprints komplex und schwer zu managen sein.

Scrum Master

Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dass alle Sprints reibungslos ablaufen. Er sollte ein gründliches Verständnis des Scrum-Frameworks haben und in der Lage sein, andere Scrum Teammitglieder zu coachen, damit sie es effektiv befolgen. Zu den weiteren Aufgaben gehört es, das Team zu motivieren, die Arbeit abzuschließen, die Scrum Werte aufrechtzuerhalten und Ablenkungen zu vermeiden, die das Scrum-Team daran hindern könnten, seine Ziele zu erreichen.

Da du nun mehr über die verschiedenen Scrum Rollen weißt, kannst du diese Rollen den Mitgliedern deines Teams zuweisen.

Um Scrum Rollen effektiv zuzuweisen, musst du Teammitglieder finden, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen.

Nehmen wir das Development Team als Beispiel. Es verwaltet die Aktivitäten und sorgt dafür, dass die Arbeit erledigt wird und muss daher organisiert sein. Damit deine Sprints die besten Erfolgsaussichten haben, solltest du ein Entwicklungsteam mit gut organisierten Mitarbeiter*innen rekrutieren. Wenn du das nicht tust, ist das gesamte Scrum in Gefahr.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass diese Rollen nicht mit Jobtiteln korrelieren. Personen mit beliebigen Berufsbezeichnungen können diese Aufgaben übernehmen, solange sie die Fähigkeiten, das Wissen und die Erfahrung haben, um sie gut auszuführen.

Führe ein Sprint Planning durch

Wenn alle Scrum Rollen vorhanden sind, kannst du dich nun der Sprint Planning Session zuwenden.

Während dieser Session geschieht Folgendes:

Aktuelle Situation und Ziele besprechen

Zunächst informiert der oder die Product Owner*in das Scrum-Team über die aktuelle Situation. Die Person bespricht die Sprint Ziele, teilt Aktualisierungen mit und informiert das Team über alle wichtigen Änderungen für den kommenden Sprint.

Aufgaben im Backlog priorisieren

Der oder die Product Owner*in stellt dann das Product Backlog vor und erklärt, welche Aufgaben im Backlog im aktuellen Sprint priorisiert werden. Diese Aufgaben bilden das Sprint Backlog. Verwende unser kostenloses Product Backlog Template, um ein einfaches und effizientes Backlog für dein Scrum Team zu erstellen.

Das Scrum Team prüft jedes Backlog-Element einzeln. In dieser Phase prüft das Team auch die Ressourcen (einschließlich Budget und Kapazität), um sicherzustellen, dass es die Backlog-Elemente erfolgreich umsetzen kann.

Abhängigkeiten definieren

Als Nächstes definiert das Team alle Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten, die erforderlich sind, um ein Backlog Item in ein funktionierendes Produktinkrement umzuwandeln (das Produktinkrement ist die Gesamtsumme aller Backlog Items, die während eines Sprints fertiggestellt werden).

Mit all diesen Informationen kann das Scrum-Team die Länge eines jeden Sprints bestimmen. Sprints sind zeitlich begrenzte Abschnitte von einer Woche bis zu einem Monat. Die Dauer kann variieren, je nachdem, was in ihnen enthalten ist.

Erfolgskriterien definieren

Um den Erfolg deines Sprints zu messen, musst du Ziele und Messungen festlegen. Diese helfen dir, die Leistung während des Sprints zu verfolgen und den Erfolg zu messen, wenn der Sprint vorbei ist. Du kannst das SMART Ziele Framework verwenden, um klare, messbare Ziele für deine Sprints zu erstellen.

Schließlich bestätigst du den Plan mit dem Scrum Team, um sicherzustellen, dass alle mit der neuen Richtung zufrieden sind.

Ein Scrum Workflow besteht natürlich aus vielen beweglichen Teilen. Um den Prozess einfacher zu gestalten, solltest du ein online Kollaborations Tool verwenden, mit dem Scrum-Teams all diese Informationen verfolgen und an einem zentralen Ort speichern können. Teams können auf wichtige Informationen über Sprints zugreifen, um zu sehen, wie sie abschneiden, selbst wenn die Mitglieder an verschiedenen Orten arbeiten.

Mit Miro kannst du den Scrum-Prozess auch durch die Integration von Jira-Karten rationalisieren, um Abhängigkeiten zu erkennen und den Fortschritt zu verfolgen.

Starte den Sprint

Nachdem du die Planning Session abgeschlossen hast, kannst du den Sprint starten und dich an die Arbeit machen.

Während des Sprints wird dein Team die Aufgaben auf der Grundlage der Elemente im Sprint Backlog erledigen. Jede*r weiß, welche Rolle die Person spielt und was das Ergebnis des Sprints sein soll.

Wenn du Miro zur Verwaltung des Prozesses verwendet, können die Teams die Iterationen verfolgen und in Echtzeit zusammenarbeiten. Wirf einen Blick auf unseren offiziellen 5-Tage-Design-Sprint als Beispiel.

Teams können die Vorlage verwenden, um ihren anstehenden Sprint zu verwalten. Jede Person, die an dem Sprint arbeitet, kann einfach auf das Online-Board zugreifen und sofort sehen, wie die Dinge vorankommen - was besonders für den Scrum Master nützlich ist.

Wenn die Dinge nicht nach Plan laufen oder in Rückstand geraten, kann der Scrum Master Maßnahmen ergreifen, um die Dinge wieder auf Kurs zu bringen. Ohne dieses Maß an Transparenz ist es für den Scrum Master schwieriger, diese Herausforderungen zu erkennen.

Führe Daily Standups durch

Während die Iterationen live sind, musst du deine täglichen Scrum-Meetings mit dem gesamten Entwicklungsteam durchführen. Du kannst einen online Daily Standup mit den Kollaborationstools von Miro durchführen.

Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen für die Durchführung des täglichen Scrum:

Halte den Zeitrahmen ein

Eine kurze und knappe Besprechung hilft dir, dich an die wichtigsten Aktualisierungen zu halten und mehr Zeit für die Arbeit am Sprint zu gewinnen. Im Idealfall dauert die Besprechung zwischen 10 und 15 Minuten. Wenn es zu lange dauert, kannst du die Informationen abhandeln, die für den Fortschritt des Sprints nicht wichtig sind.

Halte die Besprechung jeden Tag zur gleichen Zeit ab

Damit sich dein Team an die täglichen Besprechungen gewöhnen kann, solltest du versuchen, die Besprechung jeden Tag zur gleichen Zeit abzuhalten. Ganz gleich, ob es sich um die erste Besprechung am Morgen oder am Ende des Tages handelt - halte dich an die gleiche Zeit, um Konsistenz zu gewährleisten.

Behalte das Thema im Auge

Moderiere die Besprechung, um sicherzustellen, dass das Scrum Team auf dem richtigen Weg bleibt. Du solltest das Gespräch wieder auf den Sprint lenken, wenn es abzuschweifen beginnt.

Führe eine Sprint Retrospektive durch

Wenn die Arbeit beendet ist, führe eine Retrospektive durch, um den Erfolg des Sprints zu reflektieren und Verbesserungen zu identifizieren. Was immer du aus dieser Retrospektive lernen willst, wird in deine zukünftigen Sprints einfließen.

Hier sind ein paar Tipps für eine erfolgreiche Retrospektive:

Verwende eine Vorlage

Verwende zunächst eine vorgefertigte Vorlage, um den Prozess zu straffen. So kannst du direkt nach dem Sprint einsteigen und deine Retrospektive ohne Verzögerung durchführen. Wirf einen Blick auf einige unserer Retrospektiven Vorlagen, um zu sehen, welches Format für dich und dein Scrum-Team geeignet ist.

Überprüfe, was gut gelaufen ist

Beginne damit, zu reflektieren, was gut gelaufen ist. Hast du dein Sprint-Ziel erreicht? Hat dein Entwicklungsteam gut zusammengearbeitet? Wurde das Endprodukt von den Endbenutzern gut angenommen? Was auch immer es ist, mache die erfolgreichen Bereiche ausfindig. Diese Informationen werden für deine zukünftigen Sprints wichtig sein.

Analysiere, was zu verbessern ist

Nachdem du dir die Erfolge angesehen hast, nimm dir etwas Zeit, um zu prüfen, was besser hätte laufen können. Gab es irgendwelche Engpässe im Arbeitsablauf? Hatte das Scrum-Team Schwierigkeiten, den Sprint pünktlich abzuschließen? Hatten Endbenutzer*innen irgendwelche Probleme mit dem Endprodukt? All diese Informationen sind hilfreich, um deine Sprints in Zukunft zu verbessern.

Identifiziere Maßnahmen für die Zukunft

Betrachte deine Erfolge und Verbesserungen und lege fest, wie du die Sprints in Zukunft angehen wirst. Konzentriere dich darauf, das zu wiederholen, was gut gelaufen ist, und die Bereiche zu verbessern, die nicht nach Plan verlaufen sind.