Agile Workflows

Stelle Kund*innen in den Mittelpunkt deiner Projekte und Prozesse, indem du einen agile Workflow einführst. Nutze das agile Framework, um Sprints und Iterationen zu erstellen, die Flexibilität bieten und den Endnutzer*innen eine schnelle Umsetzung ermöglichen.

Was ist ein agile Workflow?

Die agile Methodik verwendet Iterationen, um die Projektarbeit abzuschließen. Anstatt das gesamte Projekt in einem Durchgang durchzuführen, können die Projektteams die Arbeit in kleineren Abschnitten abschließen.

Diese Iterationen, auch Sprints genannt, geben den Teams die Flexibilität, an Teilen eines Projekts zu arbeiten, die Erfolge und Misserfolge zu überprüfen und ihren Projektplan entsprechend zu aktualisieren. Außerdem können Projektleiter*innen, Produktmanager*innen und Softwareentwickler*innen auf diese Weise Verbesserungen vornehmen und Probleme so schnell wie möglich beheben.

Wie lässt sich diese Methode in einen Workflow integrieren?

Das agile Workflow Modell integriert agile Praktiken in deine Geschäftsprozesse. Anstatt deinen Workflow als einen kontinuierlichen Prozess auszuführen, unterteile diesen mit Sprints in kleinere Abschnitte.

Am Ende jeder Iteration können Teammitglieder und andere Beteiligte (einschließlich Endbenutzer) Feedback geben. Dieses Feedback fließt in die nächste Iteration ein, so dass du deinen Workflow kontinuierlich verbessern kannst.

Der Schwerpunkt des agilen Modells liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung, so dass du deine Prozesse ständig aktualisieren und verbessern kannst, um die bestmöglichen Ergebnisse für dein Unternehmen zu erzielen.

Was ist der Unterschied zwischen einem agile und traditionellen Workflow?

Ein traditioneller Workflow ist in der Regel sequentiell und linear. Alle Schritte stehen fest, bevor die Arbeit beginnt, und die Teams gehen die Aktivitäten nacheinander durch, bis die Arbeit abgeschlossen ist.

Oft gibt es bestimmte Schritte, die ausgeführt werden müssen, damit der Workflow vorankommt (diese werden als Abhängigkeiten bezeichnet). Diese Art von Workflow, bei dem die Arbeit in die nächste Phase übergeht, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist, wird als Wasserfallmethode bezeichnet. Hierfür kannst du dir das Workflow Diagramm Template ansehen.

Diese Methode birgt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Wenn beispielsweise eine Änderungsanforderung auftaucht, ist es für Teams schwieriger, Änderungen an ihren Workflows vorzunehmen. Es gibt keinen Spielraum für Flexibilität, so dass die Teams langwierige Prozesse durchlaufen müssen, um Änderungen am bestehenden Workflow vorzunehmen.

Darin unterscheidet sich ein agiler Workflow von einem traditionellen Workflow.

Bei einem agilen Workflow liegt der Schwerpunkt auf der kontinuierlichen Bereitstellung kleiner Arbeitsstücke und der schnellstmöglichen Einholung von Feedback. Wenn Änderungen erforderlich sind, können diese am Ende eines jeden Sprints vorgenommen werden. Ein agiler Workflow ist nicht so starr wie ein traditioneller Workflow und bietet den Teams daher einen flexibleren Ansatz für die Verwaltung deiner Arbeit.

Die Vorteile eines agilen Workflow

Die Flexibilität von Agile ermöglicht es Unternehmen, schneller zu wachsen und schneller auf Veränderungen zu reagieren. Nachfolgend sind nur einige der Vorteile aufgeführt, die sich aus der Anpassung eines agilen Workflows ergeben:

Mehr Flexibilität

Mit einem agilen Workflow bist du flexibler. Im Gegensatz zu vielen traditionellen Workflows gibt es keine starre Struktur. Am Ende eines jeden Sprints kannst du deinen Prozess überprüfen und Änderungen vornehmen, um ihn zu verbessern.

Verbessere die Zusammenarbeit

Agile Teams sind von Natur aus kollaborativ. So trifft sich das Team beispielsweise immer am Ende eines Sprints, um Erfolge und Misserfolge zu besprechen und zu entscheiden, welche Elemente aus dem Product Backlog priorisiert werden sollen (dazu später mehr). Dann arbeiten sie gemeinsam daran, das Sprint Ziel zu erreichen.

Mehr Kundennutzen bieten

Wenn du dich auf die kontinuierliche Verbesserung konzentrierst, kannst du deinen Kund*innen ein besseres Produkt oder eine bessere Dienstleistung anbieten. Wenn deine Prozesse reibungslos ablaufen, kannst du Vertriebs- und Kundendienst Teams darauf konzentrieren, den Kund*innen das bestmögliche Erlebnis zu bieten, ohne sich um interne Engpässe kümmern zu müssen.

Aufgaben priorisieren

Der Product Backlog ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Workflows. Bei der Überprüfung deines Backlogs wird dein gesamtes Team Aufgaben für künftige Sprints priorisieren und sicherstellen, dass dein Workflow so reibungslos und nahtlos wie möglich ist.

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Welche verschiedenen Arten von agile Workflows gibt es?

Agile Workflows bestehen aus verschiedenen Komponenten, die alle in unterschiedlichen Situationen hilfreich sind. Zusammen bilden sie die agile Methodik und helfen dabei, komplexe Aktivitäten in kleinere Aufgaben aufzuteilen, die in einem kürzeren und effizienteren Zeitrahmen erledigt werden können.

Feature-Driven Development

Ein funktionsgesteuerter Entwicklungsablauf (Feature-Driven Development, FDD) konzentriert sich auf die Entwicklung von Kernfunktionen in kurzen und häufigen Zyklen.

Dieser hilft den Teams, die wertvollsten Funktionen in kürzester Zeit zu identifizieren. Darüber hinaus werden komplexere Funktionen identifiziert, deren Umsetzung mehr Zeit und Aufwand erfordert.

FDD ist ein idealer agiler Workflow Prozess für die Produkt- oder Softwareentwicklung, bei dem der Kundennutzen im Mittelpunkt steht. Um die Einführung von FDD in deinem Unternehmen zu unterstützen, kannst du diese Feature Planungs Vorlage verwenden.

Scrum

Scrum ist wahrscheinlich eines der bekanntesten Agile Frameworks. Software Teams nutzen es häufig, um Features zu identifizieren, die den Kundennutzen in möglichst kurzer Zeit erhöhen. Zu diesem Zweck nutzen die Teams das Framework, um funktionierende Software wiederholt in Echtzeit zu überprüfen.

Eine weitere zentrale Praxis in Scrum ist das tägliche Standup Meeting (oder Daily Scrum). In diesen Meetings können sich die Teams gegenseitig informieren, Aktualisierungen vornehmen und sicherstellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind, um den Sprint pünktlich abzuschließen. Verwende unsere Daily Standup Vorlage um deine Scrum Meetings zu planen, zu verwalten und durchzuführen.

Crystal

Crystal ist ein fließender Rahmen, der sich auf Einzelpersonen und ihre Interaktionen statt auf Prozesse und Werkzeuge konzentriert. Prozesse und Werkzeuge sind zwar nach wie vor wichtig, aber die Interaktionen zwischen Teammitgliedern und Stakeholder*innen sind wichtiger.

In einem Crystal Workflow wird zum Beispiel überprüft, wie die Teammitglieder kommunizieren und zusammenarbeiten, um interne Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Auf diese Weise können Sprint Teams ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Zusammenarbeit optimieren.

Product Backlog: ein Schlüsselelement eines agile Workflows

Wir haben bereits kurz über Product Backlogs gesprochen. Jetzt werden wir erklären, was ein Product Backlog ist und wie es in einen agilen Workflow passt.

Ein Product Backlog ist eine Liste aller Aufgaben und Aktivitäten, die du in deinem Workflow integrieren möchtest. Sie ordnen die Liste nach der Priorität der einzelnen Aufgaben, so dass du leichter feststellen kannst, welche Aktivitäten du zuerst einbinden musst (es ist unwahrscheinlich, dass du alle auf einmal umsetzen kannst).

Wirf einen Blick auf unser Product Backlog Template, um dich mit der Struktur vertraut zu machen.

Am Ende eines jeden Sprints überprüfst du die Elemente des Product Backlogs. Du und dein Team entscheiden, welche Elemente in den nächsten Sprint aufgenommen werden und welche auf der Liste verbleiben können. Du kannst auch neue Elemente hinzufügen, auf die du im letzten Sprint gestoßen bist.

Dein Product Backlog ist für den Erfolg deines agilen Workflows von entscheidender Bedeutung. Es hilft dir, effektiv zu planen, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu identifizieren und deinen Workflow besser zu organisieren.

Wie erstellt man einen agilen Workflow?

Nachdem wir nun wissen, was ein agiler Workflow ist und warum er hilfreich ist, wollen wir uns ansehen, wie du diesen in deinem eigenen Unternehmen anwenden kannst. Am Beispiel der Produktentwicklung zeigen wir dir, wie du einen agilen Workflow erstellen kannst.

Beachte beim Lesen dieser Schritte, dass die genauen Schritte je nach dem Workflow, den du erstellen möchtest, variieren werden. Ein agiler Workflow für die Kundenzufriedenheit kann zum Beispiel anders aussehen als ein agiler Worfklow für die Softwareentwicklung.

1. Wähle die richtige Art von agilem Workflow

Der erste Schritt besteht darin, die Art des agilen Workflows zu wählen, die für dein Produkt Entwicklungsteam am besten geeignet ist.

Um den richtigen agilen Workflow zu finden, solltest du dich fragen, was du erreichen willst. Indem du dein Ziel genau bestimmst, findest du eine Struktur, die mit deiner Vision übereinstimmt. Infolgedessen wird die Struktur wahrscheinlich einfacher zu verwalten und effizienter für das Team sein.

Wenn du zum Beispiel den Workflow bei der Softwareentwicklung verbessern willst, wäre das Scrum System eine gute Wahl. Wenn du dich hingegen auf die Verbesserung der internen Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Teams konzentrieren willst, ist das Crystal Framework vielleicht die bessere Wahl.

2. Definiere den Product Backlog

Wenn die Struktur vorhanden ist, kannst du den Product Backlog definieren. Für die Produktentwicklung enthält das Product Backlog die folgenden Informationen

• Alle neuen Funktionen, die du einführen willst

• Änderungen an bestehenden Funktionen

• Technische Korrekturen

• Änderungen an der Infrastruktur

• Alle anderen Aktivitäten, die das Produktteam durchführen muss, um das Ziel zu erreichen

Beginne mit der Erstellung deines Product Backlogs:

Analysiere die bisherige Leistung

Wirf einen Blick auf frühere Verkaufszahlen und andere Erkenntnisse, die zeigen, wie dein Produkt auf dem Markt abschneidet. So erhältst du eine Vorstellung davon, was du tun kannst, um das Produkt zu verbessern.

Wirf einen Blick auf deine Konkurrenz

Überprüfe, was deine Konkurrenz macht, um zu sehen, ob es Bereiche gibt, die du nachahmen kannst, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Das bedeutet nicht, dass du die Aktivitäten deiner Konkurrenz eins zu eins übernehmen musst, aber du kannst deren Aktivitäten nutzen, um deine eigenen Backlog Positionen zu definieren.

Überprüfe die Anforderungen der Stakeholder*innen

Um einen schlanken und effizienten Produktentwicklungs Workflow zu schaffen, musst du wissen, ob es innerhalb deines internen Prozesses Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Sprich mit deinem Produktteam, um herauszufinden, ob es Änderungen gibt, die du zur Verbesserung des Prozesses vornehmen kannst. Nachdem du all diese Informationen geprüft hast, kannst du die Punkte in deinen Backlog aufnehmen, je nachdem, wie wichtig sie für den Erfolg des Unternehmens sind.

3. Starte mit Sprint Planning

Die Sprint Planning Phase ist die Auftaktveranstaltung zu deinem Sprint. Dabei handelt es sich um ein gemeinsames Meeting, bei dem der Product Backlog überprüft, die Sprint Ziele festgelegt und den Mitgliedern des agilen Teams Aufgaben und Ressourcen zugewiesen werden.

Du legst auch Grenzen für den Arbeitsfortschritt (WIP) fest, die die maximale Menge an Arbeit in jeder Phase des Arbeitsablaufs festlegen. So kannst du beispielsweise ein WIP-Limit festlegen, das besagt, dass in der Prototyping-Phase der Produktentwicklung nur fünf Aufgaben aktiv sein dürfen.

Durch die Begrenzung des Umfangs der in Arbeit befindlichen Aufgaben kannst du Engpässe leichter vermeiden und Ineffizienzen im Arbeitsablauf erkennen. So hast du eine bessere Kontrolle über den Arbeitsablauf und kannst die Dinge in Ordnung bringen, wenn sie nicht nach Plan laufen.

4. Hoste deine Produktfreigabe

Während eines agilen Workflows für die Produktentwicklung wird eine Reihe von Produktfreigaben durchgeführt. Dazu gehört, dass du deinen Kund*innen ein Testprodukt zur Verfügung stellst und Feedback einholst. Nach jeder Freigabe kehrst du zu dem Produkt zurück und nimmst du alle notwendigen Änderungen vor, um es zu verbessern.

Wenn das Feedback z. B. zeigt, dass du eine neue Funktion hinzufügen musst, um mit der Konkurrenz mithalten zu können, fügst diese zu deinem Product Backlog hinzu und ermittelst den besten Weg, um diese Funktion einzubauen. Wenn in den folgenden Sprints weitere Funktionen hinzugefügt werden, wirst du weitere Produktversionen durchführen.

Auf diese Weise kannst du dein Produkt so oft testen und aktualisieren, wie du es brauchst, um das perfekte Endprodukt zu entwickeln. Wenn das Endprodukt schließlich in Betrieb genommen wird, ist der agile Arbeitsablauf beendet. Dann geht das agile Team zum nächsten Projekt oder Produktentwicklungszyklus über.

5. Führe eine Sprint Retrospektive durch

Wenn der Sprint vorbei ist, kommt dein gesamtes agiles Team zusammen, um eine Sprint Retrospektive durchzuführen. Ziel dieser Retrospektive ist es, zu überprüfen, was während des Sprints gut gelaufen ist, was nicht nach Plan gelaufen ist und wie du in Zukunft Verbesserungen vornehmen kannst.

Um die Retrospektive einfach zu verwalten, verwende die Quick Retrospective Vorlage von Miro oder stöbere in unserer Bibliothek mit Retrospektiven Vorlagen.

Wenn du eine dieser Vorlagen verwendest, brauchst du dir keine Gedanken mehr darüber zu machen, was du während der Meetings tun oder was du behandeln solltest. Wähle einfach die Vorlage aus, die für dich am besten geeignet ist, und orientiere dich an der vorhandenen Struktur.

Verwende Miro für einen agile Workflow

Die agile Methode hilft Teams bei der effektiven Zusammenarbeit, verbessert Produkte und rationalisiert Workflows. Nutze Miro, um deine täglichen Scrums durchzuführen, mit deinem agilen Team in Kontakt zu bleiben, und verfolge den Fortschritt - alles mit einem Board.