Organisationsdiagrammer

Hvad er et organisationsdiagram?

Et organisationsdiagram beskriver, hvordan din virksomhed opererer. Det kan bruges til at vise en virksomheds struktur, relationerne mellem afdelingerne eller kommandovejen. Opret dit eget med vores organisationsdiagramværktøj, eller læs videre for at få mere at vide om de forskellige typer og hvordan de kan bruges.

Hvad skal et organisationsdiagram indeholde?

Organisationsdiagrammer kaldes også nogle gange organogramdiagrammer (eller organigrammer). Disse virksomhedsstrukturdiagrammer viser medarbejdernes relationer internt i en organisation. De ligner stamtræer eller slægtskabsdiagrammer men de viser arbejdsrelationer frem for familiære. I et organisationsdiagram repræsenterer felterne medarbejdere. Disse felter indeholder ofte følgende oplysninger:

• Navne (og nogle gange foto) • Kontaktoplysninger • Roller og stillingsbetegnelser • Ansvarsområder • Faglige relationer mellem enkeltpersoner

Linjer og pile forbinder disse felter og viser, hvor enkeltpersoner er placeret i virksomhedens hierarki, og hvordan de forholder sig til hinanden.

Typer af organisationsdiagrammer

Organisationsdiagrammer findes i forskellige strukturer og formater. Her er nogle af de mest almindelige.

Funktionelt top-down-organisationsdiagram

Et funktionelt top-down-diagram giver din virksomhed en hierarkisk struktur. Det starter med et teammedlem øverst i diagrammet (normalt bestyrelsesformanden eller direktøren (CEO)) og gør videre ned til andre medarbejdere baseret på deres roller i virksomheden. Under direktøren kan man f.eks. finde salgschefen, marketingchefen og produktchefen. Under hver af disse afdelingsledere er der et team, der rapporterer til dem. Dette format giver medarbejderne overblik. De ved, hvad deres rolle er, hvem de arbejder sammen med, og hvem de rapporterer til. Diagrammet viser også en klar vej for karrieren fremover. En af de vigtigste udfordringer ved denne type organisationsdiagram er silotænkende kommunikation. Når hver afdeling ansvarlig for sit eget arbejde, kan tværfaglig kommunikation ofte gå skævt. For at sikre at denne struktur fungerer optimalt, skal teams kommunikere effektivt overalt i virksomheden (hvilket er der, hvor en samarbejdsplatform som Miro kan være en hjælp).

Fladt organisationsdiagram

Et fladt organisationsdiagram (eller horisontalt) viser få eller ingen ledelsesniveauer. Med denne type organisationsstruktur fremmer virksomheden udbredt selvstyring og beslutningstagning blandt teammedlemmerne. Dette organisationsdiagram tilskynder til mindre tilsyn fra ledelsens side og mere involvering fra medarbejdernes. Det kan være motiverende for medarbejderne, men det er en vanskelig struktur at tilpasse i størrelse, efterhånden som virksomheden vokser. Flade organisationsdiagrammer er mere almindelige for mindre virksomheder, der ikke kræver en meget tydelig kommandovej. Det er ikke usædvanligt, at virksomheder i vækst går fra et fladt organisationsdiagram til et funktionelt top-down-diagram, efterhånden som forskellige afdelinger udvikles.

Divisionelt organisationsdiagram

Et divisionelt organisationsdiagram er en topplansversion af en hierarkisk struktur, der tillader forskellige områder af virksomheden at kontrollere deres egne ressourcer. Divisioner kan opdeles på mange forskellige måder. Det omfatter markeder, produkter og endda geografiske placeringer. Divisioner kan fungere som deres egen minivirksomhed inde i hovedvirksomheden. De kan f.eks. have deres egne marketing-, IT- og HR-salgsteams. Denne tilgang giver fleksibilitet til at reagere på brancheændringer, tilskynder til selvstændighed og lader divisionerner tilbyde en speciel tilgang til deres forbrugere. Disse strukturer bruges bedst af større organisationer med områder, der arbejder uafhængigt af hinanden. Men som med det funktionelle top-down organisationsdiagram, kan divisionsstrukturer ofte blive underlagt silotænkning. Tværfaglig kommunikation kan være vanskelig, hvilket kan føre til dobbeltarbejde og overforbrug af ressourcer.

Matrix-organisationsdiagram

Et matrix-diagram er et gitter, der viser tværfaglige teams. På grund af denne tværfaglighed arbejder teammedlemmerne med kolleger fra forskellige afdelinger og rapporterer til flere ledere. Et matrix-organisationsdiagram er en mere kompleks struktur end et simpelt hierarkisk diagram, men det gør, at lederne nemt kan vælge folk fra forskellige teams til at arbejde på specifikke projekter. Det kan dog også forårsage nogle konflikter med hensyn til kapacitet, samt hvem er til rådighed for bestemte projekter.

Hvilken organisationsstruktur er den bedste?

Lad os først forklare forskellen mellem et organisationsdiagram og en organisationsstruktur. Et organisationsdiagram er baseret på personer, mens en organisationsstruktur er baseret på funktioner. Organisationsstrukturer skitserer ansvarsområde, ansvar og autoritet i forhold til hver rolle i virksomheden. I modsætning til organisationsdiagrammer ændres de sjældent. De er baseret på virksomhedens overordnede funktion og vision, så regelmæssige ændringer er sjældne. Når det drejer sig om at finde den bedste organisationsstruktur til din virksomhed, er der to hovedtyper at overveje: mekanistiske og organiske. Mekanistiske strukturer er hierarkiske og top-down (som det funktionelle top-down-diagram). Afdelinger i en mekanistisk struktur følger normalt et klart sæt regler, som indbefatter klare ansvarsområder og virkefelter for medarbejderne. Organiske strukturer repræsenterer et mere samarbejdende, fleksibelt system (ligesom det flade diagram). De har mere tværfaglige funktioner, et bredere kontrolområde og mere decentralisering. Den bedste organisationsstruktur afhænger af, hvordan virksomheden skal arbejde. Hvis du ønsker fleksibilitet og mere selvstændighed for medarbejderne, vil en organisk struktur være bedst. Hvis du foretrækker klart definerede roller og ansvarsområder inden for et hierarki, er mekanistiske strukturer det bedre valg.

Anvendelser af organisationsdiagrammer

Her er nogle situationer, hvor oprettelse af et organisationsdiagram kan være nyttigt for din virksomhed.

For at identificere kommandovejen

Tydelig markering af, hvor hvert teammedlem befinder sig i virksomhedshierarkiet. Alle kan se deres placering i strukturen, og hvem de rapporterer til.

For at beskrive tværfaglige relationer

For at forklare, hvordan forskellige afdelinger arbejder sammen for at effektivisere tværfagligt samarbejde.

For at allokere ressourcer

Ved at have alt beskrevet på en visuel måde, kan ressourcer effektivt allokeres baseret på teamstrukturer og -kapaciteter.

For at omstrukturere

Uanset om et projektteam eller en hel virksomhed omstruktureres, kan du med organisationsdiagrammer planlægge og kortlægge en helt ny virksomhedsstruktur.

For vækstplanlægning

Brug et organisationsdiagram til at planlægge nye ansættelser i takt med, at virksomheden vokser. Præcisér tydeligt, hvor du har brug for nye medarbejdere, og hvad deres roller skal være.

For at støtte nye medarbejdere

Organisationsdiagrammer er nyttige under onboarding-processen. Du kan gøre nye medarbejdere bekendte med virksomhedsstrukturen, hvem deres kollegaer er i all de forskellige afdelinger, og hvem de skal rapportere til.

Hvorfor er et organisationsdiagram vigtigt?

Der er mange grunde til, at virksomheder bruger organisationsdiagrammer. Til at forstå virksomhedens hierarki, identificere forbedringsområder, skabe overblik til medarbejderne samt forbedre kommunikationen mellem afdelingerne er blot nogle få eksempler. Lad os se nærmere på disse fordele.

Forståelse af virksomhedens hierarki

Det er en fordel for alle i virksomheden at have en solid forståelse af virksomhedens hierarki. For ledelsen hjælper det at visualisere, hvordan teams arbejder sammen, og hvor alle befinder sig i virksomhedsstrukturen. For medarbejderne viser det, hvem de skal rapportere til, og hvordan de passer ind i det større billede. Kort sagt hjælper et organisationsdiagram virksomheder med bedre at forstå, hvordan man kommunikerer effektivt, og hvordan man arbejder sammen om at nå virksomhedens mål.

Identificere forbedringsområder

Med et organisationsdiagram kan der fokuseres på ineffektivitet i virksomhedsstrukturen, og den kan identificeres, hvor noget kan forbedres. Du identificerer, hvordan teamet samarbejder, og hvor strukturen kan forbedres, og ud fra disse oplysninger kan de fornødne ændringer foretages.

Skabe overblik

Et organisationsdiagram forklarer alles rolle i virksomheden eller projektet. Uanset om det er hierarkisk eller horisontalt, så ved alle, hvordan de passer ind i det større billede, hvem der er i deres team, og hvem de kan henvende sig til for råd og vejledning.

Forbedre kommunikationen

Tilbyd en bedre kommunikationslinje mellem teammedlemmer ved klart at kortlægge de formelle relationer. Det er især nyttigt for tværfaglige teams, hvor enkeltpersoner måske ikke ved præcis, hvem de skal henvende sig til. Med et organisationsdiagram på plads er det tydeligt, hvem teammedlemmerne kan kontakte fra andre afdelinger.

Er der nogle ulemper, man skal være opmærksom på?

Selv om organisationsdiagrammer giver en virksomhed overblik og struktur, er der nogle udfordringer, man kan støde på under hele processen.

De kan hurtigt blive forældede

Med nyansættelser, virksomhedsinterne jobskift og skiftende medarbejdere er det uundgåeligt, at organisationsdiagrammet ændrer sig med tiden. Det betyder, at de hele tiden skal ajourføres, hvilket kan være tidskrævende. Heldigvis gør brugen af Miro denne proces hurtig og nem. Med vores online diagrammer kan du opdatere virksomhedend oplysninger med få klik, og ændringerne er straks synlige for resten af virksomheden.

De fokuserer udelukkende på faglige relationer.

Organisationsdiagrammer viser ikke, hvordan individuelle teammedlemmer samarbejder, eller om de har en god indbyrdes forhold til hinanden. De viser heller ikke ledelsesstil, og de kortlægger ikke alle kommunikationsmetoderne. Alle disse oplysninger er vigtige for din virksomheds succes, så tag det i betragtning, når du opretter dit organisationsdiagram.

De viser ikke altid det fulde billede

Organisationsdiagrammer er en strømlinet repræsentation af din virksomhed, hvilket betyder, at de ikke giver mange detaljer. Derfor kan de tegne et misvisende billede af personers betydning eller indflydelse i din virksomhed. Hvis du har brug for mere indsigt, kan du bruge en organigraf, som viser mere detaljerede oplysninger.

Sådan laver du et organisationsdiagram

Se på denne trinvise vejledning til at oprette et velstruktureret organisationsdiagram til din virksomhed.

1. Definer omfanget

Start først med at bekræfte, hvorfor du opretter diagrammet. Skal det blive et internt document, som medarbejderne kan bruge til at visualisere virksomhedens struktur? Skal det bruges, så ledelsen kan identificere forbedringsområder? Vil du vise det til investorer og vigtige interessenter for at illustrere, hvordan du planlægger at vækste virksomheden? Du skal kende formålet med dit organisationsdiagram for at sikre, at det indeholder de rigtige oplysninger, og at det er struktureret på den rigtige måde.

2. Indsaml relevante oplysninger

Efter formålet med dit organisationsdiagram er fórklaret, er det tid til at indsamle alle de nødvendige oplysninger. Dette omfatter identifikation af medarbejdere, deres rolle i virksomheden og deres ansvarsområder.

3. Vælg organisationsdiagrammets format

Vælg det diagramformat, der bedst passer til din virksomheds struktur. Hvis du ønsker en hierarkisk struktur, kan det funktionelle top-down-diagram eller et divisionelt diagram være et godt valg. Overvej det flade diagram, hvis fokus er på større fleksibilitet og færre hierarkiske niveauer.

4. Vælg den rigtige platform

Det kan være en langsommelig proces at oprette et organisationsdiagram, især hvis du har en kompleks virksomhedsstruktur. For at gøre processen nemmere at administrere, så sørg for at bruge platforme, der tilbyder de rigtige funktioner og struktur til din virksomhed. Tag eksempelvis Miro. Vores digitale arbejdsområde indeholder funktioner, der gør, at teams kan oprette tilpassede organisationsdiagrammer. Tilføj din egen branding, del tavlen med medlemmer af dit team, og upload dine egne filer og billeder.

5. Indtast oplysningerne

Når din platform er på plads, og alle oplysningerne er klar til brug, så tilføj alle medarbejderne på din tavle. Medtag så mange eller så få oplysninger, som du finder nødvendigt. Nogle teams foretrækker f.eks. at tilføje kontaktoplysninger og foto af medarbejderne, mens andre blot bruger deres navne og jobtitler. Vælg det, der fungerer bedst for dig og dit team - der er ikke noget rigtigt eller forkert, forudsat du har deres navn og jobtitel.

6. Gruppering af teams

Begynd at tilføje struktur til dit diagram ved at gruppere teams. Hvordan et gøres helt præcist afhænger af den struktur, du bruger. Se vores "typer af organisationsdiagrammer" for at se, hvordan du organiserer dine teams baseret på det valgte organisationsdiagram.

7. Identificer relationerne og kommandovejen

Når teams er grupperet, og du har en vis struktur i dit organisationsdiagram, er det nyttigt at identificere de indbyrdes relationer i teams. Det vil hjælpe alle med at blive fortrolige med, hvem der er på deres team, og hvordan hver person forholder sig til hinanden i det overordnede hierarki. Det er også en chance til at præcisere tværfaglige relationer over flere afdelinger og laterale relationer mellem ledelsen.

8. Del det med dit team

Når diagrammet er færdigt, kan du dele det med dit team eller eventuelle relevante interessenter. Hvis du ønsker at indsamle feedback på diagrammet, giver Miros arbejdsområde brugerne mulighed for at tilføje kommentarer og forslag direkte til dit arbejdsområde. På den måde kan du øjeblikkeligt se deres feedback og foretage eventuelle nødvendige ændringer i diagrammet.

9. Hold det ajour

Som nævnt er virksomhedsstrukturer ikke hugget i sten. Nye medarbejdere kommer til, nuværende medarbejdere skifter til andre stillinger og nogle forlader uundgåeligt virksomheden. For at holde dit organisationsdiagram nyttigt og relevant, skal du sørge for at opdatere det, når der sker ændringer. Hvis du bruger et online organisationsdiagram, kan du blot foretage ændringerne virtuelt, og alle vil kunne se dine ændringer i realtid.

Eksempler på organisationsdiagrammer

Tag et kig på nogle eksempler på organisationsdiagrammer, som kan give dig inspiration til dine egne organisationsdiagrammer.

Virksomhedsorganisationsdiagram

Et virksomheds organisationsdiagram beksirver din virksomheds struktur. Det viser din rapporteringsstruktur, hvordan forskellige afdelinger forholder sig til hinanden, samt hvordan virksomhedsfunktionerne arbejder inde i din virksomhed. Et virksomhedsorganisationsdiagram bruges ofte til virksomheder, der enten ønsker at omstrukturere deres forretning eller få en forståelse af den eksisterende struktur. Det er også særligt nyttigt for nye medarbejdere, da det giver dem mulighed for at sætte sig ind i din virksomhed og se det større billede.

Opret et virksomhedsorganisationsdiagram →

Projektorganisationsdiagram

Et projektorganisationsdiagram strukturerer personalet til et kommende projekt. Det giver projektlederne mulighed for at se, hvad hver enkelt persons rolle er, hierarkiet for alle i projektteamet samt kommandovejen. Dette diagram er også et fantastisk værktøj til at identificere projektforhindringer — eks. potentielle ressourcemangler — da dette giver projektlederne mulighed for at visualisere eventuelle problemer og foretage de nødvendige forbedringer.

Opret et projektorganisationsdiagram →

Organisationsændringskort

Et organisationsændringskort er lidt anderledes end et traditionelt organisationsdiagram, men det er ikke desto mindre et nyttigt eksempel. Det giver overblik over de forskellige aktiviteter, du kan udføre for at omorganisere din virksomhed. Hvis du planlægger at omstrukturere din virksomhed eller dit projekt, er dette diagram en fantastisk måde til at tage alle forholdsregler på. Du kan visualisere scenarier, kortlægge forskellige interessenter og planlægge præcis, hvordan du forventer, at det nye system vil fungere. Når kortet er færdigt, har du fundet din ideelle rute til organisationsændringer.

Opret et organisationsændringskort →