Workflowdiagrammer

Hvad er et workflowdiagram?

Workflowdiagrammer er nyttige visuelle værktøjer, som virksomheder bruger til at forenkle og kortlægge processer og arbejdsgange. De ligner rutediagrammer: på den måde, at de er afhængige af visuelle stimuli for at forbedre forståelsen af en proces, som virksomheden finder væsentlig. Fordi mennesker primært lærer visuelt, skaber det en bedre forståelse at kunne se på kortet over en proces eller sekvensen af en arbejdsgang. Et workflowdiagram viser trinene i en proces og deler komplekse operationer op i flere håndterbare sektioner. De er nyttige for virksomheder og ledere, der ønsker at forstå de forskellige aktører i en forretningsproces og de skridt, folk skal tage for at fuldføre en proces.

Almindelige symbolger i workflowdiagrammer

Der er standardiserede symboler, som almindeligvis bruges i workflowdiagrammer, ligesom der er i rutediagrammer. Det er nyttigt at forstå de konventionelle symboler, der bruges i workflowdiagrammer, så du kan anvende dem konsekvent. På den måde kan du nemt læse andre workflowdiagrammer, der er oprettet af dine andre teammedlemmer. Her er et par hyppigt anvendte symboler i workflowdiagrammer:

Ovaler

Ovaler repræsenterer start- og slutpunkterne for en bestemt arbejdsgang eller proces.

Rektangler

Rektangelsymbolet i arbejdsflowdiagrammet giver normalt instruktionerne i sekvensen.

Diamanter

Diamanter repræsenterer de beslutninger, der skal tages inden for en proces. Disse beslutninger opdeles normalt i to grene/alternative veje.

Cirkler

Cirkler er mindre almindelige, da ikke alle workflowdiagrammer indeholder disse. De anvendes dog konsekvent til at repræsentere et spring i handlinger eller angive trin, du skal omgå.

Pile og forbindelseslinjer

Pile og forbindelseslinjer angiver den retning, som sekvensen bevæger sig indenfor. De ovennævnte symboler og figurer er alle afhængige af pile og forbindelser som en afhængighed i diagrammet.

Hvorfor er workflowdiagrammer vigtige?

Workflowdiagrammer er blevet mere og mere populære i den professionelle verden og er blevet implementeret i forskellige brancher for at hjælpe med at documentere og præcisere processer. Så hvordan kan et workflowdiagram hjælpe dig og dit team? Her er nogle fordele ved at oprette og implementere workflowdiagrammer:

Få et visuelt overblik over en proces

De fleste mennesker lærer visuelt, især når de beskæftiger sig med abstrakte og komplekse emner, der ikke let kan defineres med ord. Det gode ved et workflowdiagram ligger i dets enkelthed. Kortlægning af en hel proces på en enkelt side ved hjælp af figurer, farver og symboler gør det meget lettere at forstå komplicerede operationer og processer.

Forbedret effektivitet

Workflowdiagrammer sikrer, at alle teammedlemmer forstår de trin, de skal tage i sekvensen. Dette hjælper alle med at forstå de roller, de skal spille, og vigtigheden af deres roller i gennemførelsen af en operation. Denne form for "overordnet billede"-forståelse forbedrer effektiviteten og hjælper teammedlemmer med at fuldføre processer hurtigere.

Bedre kommunikation

Et af de mest nyttige steder at anvende et workflowdiagram er i projekter, hvor vigtige processer skal forstås og kommunikeres. Workflowdiagrammer bliver en del af documentationen, der sikrer gennemsigtighed og kommunikation hos et team. Forenkling af en kompleks operation med symboler, figurer og definitioner er også en effektiv måde at kommunikere noget, som ellers ville være udfordrende at drøfte verbalt.

Se, hvem der er ansvarlig for hvad

Et diagram hjælper med at visualisere workflowprocessen fra en top-down-visning. Alle vil vide, hvem der spiller hvilken rolle, når de har analyseret et workflowdiagram. Dette fremmer ansvarlighed og en forståelse af, hvordan hvert teammedlem passer ind i det overordnede billede.

Identificer flaskehalse og måder at forbedre en forretningsproces på

Ligesom et workflowdiagram kan bruges til at spore fremskridt, kan det også bruges til at forstå, hvor fremskridt går i stå. Visualisering af sekvensen af trin og de aktører, der skubber processen fremad, hjælper også med at identificere, på hvilket trin i sekvensen processen bremses unødigt eller helt stopper. Dette giver mulighed for procesforbedringer, som kan øge produktiviteten og effektiviteten i din virksomhed.

Hvornår skal du bruge et workflowdiagram?

Workflowdiagrammer er alsidige værktøjer, der kan skabe klarhed i enhver virksomheds arbejdsgang eller proces. For at give dig en idé om deres anvendelighed er her nogle eksempler på brancher, hvor workflowdiagrammer er særligt nyttige.

Softwareudvikling

I mange softwareudviklingsprocesser er der flere udviklere og teammedlemmer fra forskellige dele af verden, der arbejder sammen. Implementering af et simpelt workflowdiagram, som det, der er vist på denne teknologiske roadmap-skabelon,, kan sikre at alle kender deres roller, deres ansvar og hvem de rapporterer til. Det kan også gøre det nemmere at spore softwareudviklingens fremskridt.

E-handel

Inden for e-handel kan et workflowdiagram repræsentere en kunde, der besøger en onlinebutik. Dette kan give UX-designere en bedre forståelse af, hvordan man leder kunder gennem de trin, de skal tage for at købe et produkt eller booke en tjeneste.

Produktion

Workflowdiagrammer blev oprindeligt brugt i produktionsindustrien. De viser sekvensen af trin, som produktionshold skal tage for at skabe ensartede produkter af høj kvalitet. Kortlægning af processer og sekvenser ved hjælp af et workflowdiagram bidrager til kvalitetssikringen.

Medicin

Medicinske procedurer kan ofte nemt kortlægges i henhold til en lineær sekvens af trin. Workflowdiagrammer kan være nyttige til at opstille en standardproces, som læger kan følge, når de udfører en operation.

Typer af workflowdiagrammer

Workflowdiagrammer kommer i mange former. Forskellige typer af disse diagrammer tjener forskellige funktioner og er bedst egnede i forskellige sammenhænge. Hvert woekflowdiagram kommer med sin egen forklaring med specifikke anvendelser og symboler. Her er et par af de mest populære workflowdiagramtyper:

Flowdiagram

Et flowdiagram er opbygget af forskellige figurer og symboler, der hver viser et forskelligt trin i en sekvens eller proces. Disse figurer repræsenterer forskellige elementer i en arbejdsgang, såsom handlinger, materialer, tjenester, input og output Brug af et flowdiagram til at illustrere en arbejdsgang kan hjælpe med at visualisere, hvordan opgaver vil flyde mellem ressourcer. Denne grafiske oversigt over en forretningsproces eller et system kan hjælpe med at træffe informerede beslutninger og identificere flaskehalse.

Swimlane-diagram

Swimlane- diagrammets navnet er passende, da det visuelt imiterer de forskellige baner i en svømmehal. Hver bane har sine egne processer og teammedlemmer, og diagrammet viser tydeligt, hvordan forskellige teammedlemmers handlinger påvirker andre i forskellige baner. Swimlane-diagrammer er især nyttige for store organisationer med forskellige afdelinger og teams, der er afhængige af hinanden. At se, hvordan alle arbejder sammen, men også uafhængigt af hinanden, kan give overblik over en kompleks proces. På denne måde fungerer workflowdiagrammer som en sandhedskilde, som alle i en organisation kan henvise til.

Blokdiagram

Et blokdiagram er en type workflowdiagram, der hovedsageligt gælder for systemer i modsætning til komplekse processer eller forretningsdrift. Når der oprettes et blokdiagram,repræsenterer hver blok en del af et system. Dette system kan være mekanisk eller teknisk, og hver del er forbundet med den næste i rækken. Hver blok er afgørende for driften af et system, og ligesom andre workflowdiagrammer hjælper et blokdiagram med at visualisere, hvordan et sådant system fungerer.

Business Process Modeling Notation (BPMN):

Business Process Modeling Notation-diagrammet er et eksempel på et workflowdiagram, der primært bruges af ledere og forretningsanalytikere. De bruger dette diagram til at visualisere forretningsprocesser, såsom lønstyring eller rekruttering. Diagrammet analyseres og optimeres for at forbedre effektiviteten inden for de væsentlige processer i en virksomhed.

SIPOC-diagram

SIPOC- diagrammet præsenterer den første reelle afvigelse fra, hvordan et eksempel på et almindeligt workflowdiagram ser ud. I stedet for visuelt at repræsentere en sekvens af trin og hændelser i et program, bruger SIPOC-diagrammet et tabellignende format til at opsummere input og output af en proces. Dette kan være med til at tilføre en større grad af gennemsigtighed og forståelse til en proces.

UML-aktivitetsdiagram

Et UML-aktivitetsdiagram giver dig et fugleperspektiv eller et "overordnet billede" af alt, hvad der sker i din virksomhed eller organisation. Denne type workflowdiagram ser på de bestanddele af en hel forretningsproces frem for mindre funktionelle arbejdsgange. Ved at bruge et UML-aktivitetsdiagramværktøjvil du være i stand til at planlægge og optimere dine virksomhedsprocesser oppefra og ned. Når du laver et, kan du nemt forstå de forskellige dele og roller, der får hjulene til at dreje.

Sådan oprettes et workflowdiagram

Er du klar til at oprette dit eget workflowdiagram? Her er en trinvis vejledning til at skabe et omfattende workflowdiagram:

1. Vælg en proces

Inden du opretter dit workflowdiagram, skal du angive en proces, som diagrammet skal documentere. Det anbefales at visualisere én proces pr. diagram, så dit diagram ikke bliver alt for kompliceret og svært at læse.

2. Definer start- og slutpunkter

Som med mange komplekse processer hjælper det at fastlægge omridset af projektet, før du tilføjer de finere detaljer. Ved at definere det første og sidste trin i din arbejdsgang får du en fornemmelse af retning og vil holde dig på sporet.

3. Indsaml oplysninger

De fleste workflowdiagrammer indeholder mange bevægelige dele, hvor forskellige personer spiller forskellige roller. Sørg for, at du har samlet alle de nødvendige oplysninger omkring arbejdsgangen, inklusive input, output og involverede personer. Det er vigtigt, at du taler med alle de personer, der er inkluderet i workflowdiagrammet for at forstå deres ansvar inden for det "overordnede billede". Dette vil hjælpe med at skabe ansvarlighed og holde alle på samme side.

4. Design arbejdsgangen

Nu er du klar til at samle de fremragende trin og forbindelser mellem start- og slutpunkterne. Sørg for, at du har gjort dig bekendt med relevante symboler og figurer for at skabe et kortfattet og klart workflowdiagram, som alle på dit team kan forstå. For hvert trin i arbejdsgangen skal du oprette det relevante symbol og forbinde det med den forrige figur.