Hvad er PI-planlægning?

Definition af PI-planlægning

Program Increment-planlægning (PI) er en event, der skaber en fælles vision blandt Agile-teams. Under hele eventen gennemgår forretningsinteressenter, projektejere og projektteams deres programefterslæb. De identificerer prioriteter, analyserer mål, udpeger afhængigheder og bestemmer den nye retning for virksomheden. Organisationer afholder typisk disse møder hver 8.-12. uge. De er normalt spredt over 1-2 dage (selvom virtuelle sessioner har tendens til at være kortere). Dette giver teams masser af tid til at være vært for breakout-sessioner, samarbejde og diskutere den nye handlingsplan. Men hvor kommer Agile ind i dette, og hvad er en PI-planlægningsshændelse i Agile? I Agile-rammen giver PI-planlægning teams mulighed for at oprette et Agile Release Train (ART). Et ART samler teams for at hjælpe dem med at træffe informerede beslutninger om fremtiden for produktudvikling.

Hvad er SAFe PI-planlægning?

Scaled Agile Framework (SAFe - skaleret Agile-ramme) er en struktur til implementering af Agile-praksisser. Den hjælper teams med at mødes for at gennemgå de samme produkter, resultater og nøglemål i virksomhedsskala. SAFe-programtavlen er en vigtig del af Agile PI-planlægning. Faktisk er den nøglen til en PI-session (mere om dette senere). Et SAFe-programkort kortlægger leveringsdatoer, afhængigheder, milepæle og tidslinjer.

Hvad er målet med en PI-planlægningsevent?

Der er mange fordele ved at holde en PI-planlægningssession med dit team. Hovedmålene for en PI-planlægningsvent er at:

1. Få Agile-teams på samme side

Tværfunktionelt samarbejde er vanskeligt, især for distribuerede og eksterne teams. Alle er på samme side  med en PI-planlægningsevent - uanset hvilken afdeling de kommer fra.

2. Sætte klare mål

PI-planlægning skitserer din virksomheds mål og målsætninger. Hver deltager ved, hvad slutmålet er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan man opnår det.

3. Opbygge tillid

PI-planlægning er en samarbejdsproces. Det er en fantastisk måde for Agile-teams at opbygge relationer og udvikle tillid til andre teammedlemmer.

4. Tilbyde en bedre kundeoplevelse

PI-planlægning giver dig mulighed for at strømline dine processer og sikre, at dine teams på tværs af virksomheden er på samme side. Som et resultat får dine kunder en mere jævn, mere effektiv og generelt bedre oplevelse.

5. Tage hurtige beslutninger

Beslutningstagning er ikke let for store, tværfunktionelle teams. Brug en PI-planlægningsevent til at bringe teams sammen for at træffe hurtige og informerede beslutninger.

6. Prioritere opgaver

Brug en PI-planlægningssession til at udpege de vigtigste områder af dit arbejde og fokusere på handlingspunkter, der vil hjælpe dig med at nå dine mål.

Hvem skal involveres i PI-planlægning?

Følgende teammedlemmer danner en PI-planlægningsevent:

Release Train-tekniker

Release Train-teknikeren (release train engineer, RTE) er leder og coach for Agile Release Train (ART). Denne udgør lederen af PI-planlægningsudvalget. Deres rolle er at planlægge, administrere og facilitere PI-planlægningseventen.

Scrummaster

Scrummasteren i PI-planlægning styrer og leder processer under eventen og letter forberedelsen med RTE. De gennemgår også teamkapaciteten og sikrer, at teamet kan fuldføre det arbejde, der kræves for at nå målene og målsætningerne. Scrummasteren er ansvarlig for tidsboksen, identifikation af afhængigheder og adressering af eventuelle uklarheder under breakout-sessionerne.

Produktchef

Produktchefen er ansvarlig for at præsentere programvisionen og eventuelle kommende milepæle. De gennemgår udkastet til planen for at sikre, at de effektivt kan styre arbejdsstrømmen. Deres perspektiv er også værdifuldt for PI-planlægningsprocessen, mest fordi de fuldt ud forstår kundernes behov. Deres input sikrer, at målet og retningen tilføjer værdi for slutbrugeren.

Udviklere

Udviklere researcher, designer, tester og vedligeholder softwaresystemer. Under PI-planlægning deltager de i breakout-sessioner for at hjælpe med at forfine brugerhistorier, identificere risici og hjælpe produktejeren med at færdiggøre PI-målene.

Big Room-planlægning vs. PI-planlægning

Big Room-planlægning er et andet ord for PI-planlægning, men det indikerer, at teammødet foregår fysisk. I dag foretrækker mange teams et hybridformat til disse møder. Dette giver spredte teams mulighed for nemt at deltage i sessionerne, uanset hvor de er. Og når møderne er online, kan teams optage sessionerne og gennemgå dem senere. ​

Men at administrere en online PI-planlægningssession kommer ikke uden udfordringer. At afholde et virtuelt møde kan være svært for værter, hvor der er flere overvejelser der skal tages end en fysisk begivenhed. Teknologi er for eksempel en stor faktor at have in mente. Hvis teknologien ikke virker eller ikke er effektiv, kan hele mødet falde fra hinanden. Onlinemøder kan også være vanskelige for deltagerne. Det kan være udfordrende at fokusere på en skærm i lange perioder og føre til manglende koncentration. Heldigvis findes der værktøjer til at hjælpe dig med at overvinde disse problemer. Se f.eks. Miro. Hvis du vælger at afholde en virtuel PI-planlægningssession, kan et værktøj som Miro hjælpe dig med at planlægge, administrere og udføre dit møde – samt holde dine deltagere engagerede. Brug af et tilpasningsdygtigt og intuitivt digitalt arbejdsområde giver teams mulighed for at samarbejde online. Start med at vælge den færdige PI-planlægningsskabelon, og begynde at optage alle oplysninger på det virtuelle whiteboard. For at holde deltagerne fokuserede kan du bruge timeren til at begrænse den tid, der bruges i hver session. Afsæt tid til pauser, og overvej at bruge icrebreaker-lege for at holde tingene lette og engagerende.

Hvad skal medtages på PI-planlægningsdagsorden?

En vellykket dagsorden til et PI-planlægningsmøde bør indeholde følgende oplysninger:

Forretningsmæssig sammenhæng

Virksomhedsejeren starter med at beskrive virksomhedens aktuelle tilstand. De vil dele virksomhedens vision for fremtiden og skitsere, hvordan eksisterende forretningsløsninger imødekommer nuværende kundebehov.

Vision for produkt/løsning

Produktledelsen præsenterer derefter den aktuelle vision. Denne er ofte repræsenteret som de næste 10 produktfunktioner eller de mest presserende elementer i produktbackloggen. Produktchefen fremhæver derefter eventuelle ændringer fra den sidste PI-planlægningssession.

Planlægningskontekst

RTE'en præsenterer planlægningsprocessen og skitserer de forventede resultater.

Team-breakoutmøder

Deltagerne deles op i deres teams for at vurdere kapaciteten for hver iteration. De forskellige teams opretter derefter et udkast til en plan, der skitserer hver iteration. Denne session er er tidsbegrænset (brug Miros timer til at styre dette).

Gennemgå udkast til planer

Teams præsenterer deres vigtigste planlægningsoutput, herunder deres kapacitet, PI-mål, risici og afhængigheder. Andre teams gennemgår alle udkast til planerne og giver feedback.

Ledelsesgennemgang og problemløsning

Udkast til planer giver ofte udfordringer, der skal overvindes, såsom begrænset omfang, kapacitet, ressourcer og modstridende afhængigheder. Ledelsen bruger lidt tid på at finde ud af, hvordan de skal løse disse udfordringer. RTE'en holder dette møde på sporet.

Programrisici

Før der lanceres nye iterationer, er det vigtigt at identificere potentielle risici. Teams kategoriserer disse risici i en af fem kategorier. Den første kategori er Løst, hvilket betyder, at hele teamet er enige om, at der ikke længere er en risiko. Den anden kategori er Ejet, hvilket betyder, at nogen tager ejerskab til at styre en uafklaret risiko. Den tredje kategori er Accepteret, hvilket omfatter risici, der er uundgåelige og blot skal forstås og accepteres. Den fjerde kategori er Afbødet, hvor teams finder ud af, hvordan de kan reducere virkningen af en risiko. Afslutningsvis er den femte kategori Tillidsafstemning. Tillidsafstemningen i PI-planlægning giver teams mulighed for at stemme om, hvor sikre de er på, at teamet vil opfylde målene efter at have behandlet alle risici.

Omarbejd plan

Teams omarbejder derefter deres planer og adresserer potentielle risici for at opnå et så højt tillidsniveau som muligt.

Planlægge tilbageblik og komme videre

I den sidste fase af mødet leder RTE'en et kort tilbageblik. De vil dække, hvad der gik godt, hvad der ikke gjorde, og hvad der kan forbedres til næste session. Det er op til dig, hvor lang tid, du tildeler hvert af disse områder. Der er intet rigtigt eller forkert, men husk på, at det er sværere for teammedlemmer at bevare fokus, hvis de deltager virtuelt i mødet. Sørg for, at der er nok pauser i løbet af sessionen, for at holde dem motiverede og engagerede.

Sådan forberedes en PI-planlægningssession

Følg disse tre enkle trin for at forberede din næste PI-planlægningssession.

Udfør forudgående planlægningsaktiviteter

Forudgående PI-planlægningsevents hjælper alt til at køre glat på dagen for sessionen. Du skal sikre dig, at alle teams er klar til sessionen, at de nødvendige personer er inviteret, og at teknologien (eller stedet, hvis mødet foregår fysisk) er klar. Her er de tre nøgleområder inden for forudgående PI-planlægning:

1. Organisatorisk parathed

Dette indebærer at forberede planlægningsomfanget for at sikre, at alle er forberedte til mødet. Det indebærer også at tilpasse forretningsprioriteterne forud for mødet for at gøre dem så strømlinede som muligt og sikre, at alle kritiske roller er fordelt.

2. Indholdsmæssig parathed

For at sikre en klar vision for mødet skal teams have alt det rigtige indhold foran sig. Dette inkluderer briefing fra ledelsen for at definere virksomhedens aktuelle tilstand, en opdateret produkt-backlog samt briefing om arkitekturvision.

3. Logistisk parathed

Organisering af logistik er en vital del af PI-planlægningen. Dette involverer planlægning af lokationen (på et anlæg eller online), indkøb af den rigtige teknologi og valg af de rigtige kommunikationskanaler.

Vælg den rigtige platform

Planlægger du at afholde en virtuel PI-planlægningssession? Du har brug for software, der fungerer for dig og dit Agile-team. Hvis platformen er forkert, kan det være svært at afholde et vellykket møde. For at finde den rigtige platform skal du tænke over de funktioner, du skal bruge for at få dit møde til at forløbe så gnidningsløst og effektivt som muligt. Her er nogle forslag:

• Et samarbejdende arbedsområde. Et virtuelt, samarbejdende arbejdsområde giver teams mulighed for at arbejde sammen under hele sessionen. Brug af et online-arbejdsområde, især et med specifikke funktioner til at aktivere PI-planlægning, kan hjælpe med at øge produktiviteten, kammeratskabet og innovationen.

• Videochat i topkvalitet. Hvis deltagerne ringer ind virtuelt, har du brug for en videoopkaldsplatform af høj kvalitet. På den måde kan alle opleve mødet uden at opleve fejl.

• En timer. Hold dine møder på sporet ved at bruge en timer. Dette hjælper teams med at være så koncise og produktive som muligt under sessionen.

• Afstemning. Sørg for, at alle meninger tages i betragtning ved at bruge et afstemningsværktøj.

• Skabeloner. Fremskynd processerne ved at udnytte afprøvede og testede skabeloner til at drage fordel af bedste praksis.

Forstå alle input og output

De punkter, du skal forberede inden mødet, er dine input. De er afgørende for succesen af din PI-planlægningssession, så det er vigtigt at vide præcis, hvad de er, og hvordan man forbereder dem. Her er nogle eksempler på input til PI-planlægning:

• Briefinger fra ledere Briefinger skal forberedes på forhånd for at få teams på samme side og give kontekst til din session.

• Vejviser og vision. Du har brug for en klar definition af virksomhedens retning og ledelsens vision for fremtiden.

• Program-backlog Forbered din prioriterede liste over produktegenskaber og -funktioner før mødet, så I kan diskutere, hvilke emner I skal fokusere på i jeres kommende iterationer.

Lad os tage et kig på output.

• Output er ethvert håndgribeligt resultat fra din planlægningssession. To resultater af PI-planlægning indikerer, at sessionen var en succes:

• Engagerede PI-målsætninger. Teamets engagement under PI-planlægningen vil resultere i et sæt SMART-mål, der skitserer, hvad du har til hensigt at opnå i dine kommende iterationer. Hvert team kan have sit eget mål at fokusere på, afhængigt af hvad I drøftede under sessionen.

• En programtavle. En programtavle beskriver jeres leveringsdatoer, afhængigheder mellem teams, milepæle og en tidslinje for events.

Disse output markerer afslutningen på din PI-planlægningssession. De vil guide dine fremtidige iterationer og hjælpe dine teams med at nå deres mål, før de vender tilbage til tegnebrættet til et nyt PI-planlægningsmøde.

Brug Miro til at holde din PI-planlægningsevent.

Miros integrerede sæt af Agile-værktøjer hjælper teams i alle størrelser med at holde PI-planlægningsevents effektivt. Strømlin forberedelserne, afstem afhængigheder og afhold sessioner, der er engagerende og samarbejdende.