قالب سير العمل
يسهل قالب سير العمل التعاون. يتيح لك تتبع حالة مشروعك ومعرفة تقدّم فريقك على الفور. وهو أداة رائعة لفرق التّصميم عن بعد أو الهجينة.
نبذة عن قالب سير العمل
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. عندما يتعلق الأمر بإنشاء قالب عملية سير العمل، فمن الضروري إنشاء طريقة بسيطة لإدارة العملية وتكرارها بشكل أسرع دون أي قيود، وهذا هو سبب استخدام العديد من مدراء المشروعات والمصمّمين والمسوّقين لهذا القالب لمواءمة العمليات وتحسين الكفاءة عند تنفيذ المشروعات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قوالب سير العمل.
ما المقصود بقالب سير العمل؟
قالب سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم الخطوات والموارد والجداول الزمنية والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما.
يمكن استخدامه في أي مشروع متعدد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو مشروع تصميم. ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات لتحقيق هدف ما، ولتنظيم جدول زمني لإكمال تلك الإجراءات.
استخدم قالب سير العمل لتلبية احتياجات الفِرَق الرقمية، لتحقّق التوافق بين كامل أعضاء فريقك،وتبقِهم على اطّلاع بما يحتاج إلى الموافقة وما هو جاهز للإنتاج.
كيفية استخدام قالب سير العمل
ينقسم قالب سير العمل إلى 4 أقسام: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، يحتاج إلى مراجعة، معتمد. يتم إنشاء خطوات سير العمل الفرديّة ووضعها في القسم المناسب، حيث سيتم تكليف عضو مناسب من الفريق بتلك الخطوات. بعد ذلك، إنها مجرد مسألة نقل المهام بعد اكتمالها عبر عملية سير العمل.
إذا كنت مصممًا أو مديراً للعمليات الإبداعية، فيمكنك تنظيم سير عمل التّصميم الخاص بك وإدارة شاشاتك وحالاتك في لوحة واحدة. ما عليك سوى سحب وإسقاط المرئيات بين الأعمدة لتقوم بتتبّّع التقدم وتُحقِّق التوافق بين أعضاء الفريق.
خمسة مكونات رئيسية لقالب عملية سير العمل
توجد العديد من الطّرق لإنشاء قالب سير العمل ولكنها تتضمّن عمومًا المكونات الأساسية الآتية. أدرجنا الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك إذا كنت تحاول ملء قالب مخطط سير عمل جديد.
1. أصحاب المصلحة
من هم أصحاب المصلحة؟ من المهم أن يفهم الفريق بأكمله أدوارهم قبل أن يبدأ الإنتاج. حدّد أصحاب المصلحة وحدد نطاق دورهم. من هي الجهات الراعية؟ من يمتلك دورة الاستعراض؟ من يتدخل عند وجود العقباتّ؟
2. تبادل الأفكار
كيف يمكنك تبادل االأفكار؟ من أين يأتي المحتوى؟ إذا كنت تعمل في فريق تسويق أو تصميم، أو إذا كنت تنتج عرضًا تلفزيونيًا أو مدونة صوتية أو أي محاولة إبداعيّة أخرى، فمن المهم البتّ في شكل جلسات تبادل الأفكار في البداية. ومن المفيد كذلك معرفة أين تخزّن أفكارك ومن يجمعها ومن يتّخذ القرارات التحريرية.
3. الجدول الزمني
ما جدولك الزمني؟ ارسم المعالم الرئيسية وجدولاً زمنيًا تقريبيًا لمشروع معين. سجل ملاحظات لأي مراجعات يجب أن تحدث والمواعيد النهائية لكل مراجعة. وأنشئ قوائم تدقيق لكل مرحلة لتعلَم متى تكون جاهزًا للانتقال إلى المرحلة الآتية.
4. التواصل
كيف ستتواصل مع الفريق؟ هل تعقد اجتماعات تواصل أسبوعية؟ من يجب أن يشارك في تلك الاجتماعات؟ هل سيكون من الأفضل إرسال تحديث أسبوعي عبر البريد الإلكتروني؟ حدد خطة أساسية، لكن يمكنك دائمًا تكرارها لاحقًا.
5. الموارد
ما الموارد التي تحتاجها لتنجح؟ يمكن أن تشمل الموارد الأدوات والشركاء متعددي الوظائف والميزانية والاحتياجات الأخرى.
هل يُعَدّ سير العمل سهلاً للفهم وقابلاً للتطوير؟ راجع سير العمل بشكل دوري. تأكد أنه تم تحديث كل شيء، وأن سير العمل يمكن أن يتناسب مع عملك. قم بتضمين أي ردود فعل من الموظفين الجدد الذين ربما تم تدريبهم على سير العمل.
أربع مزايا لقالب عملية سير العمل
1. التعاون بفعالية
تعد إدارة المشاريع عملية فوضوية ومعقدة. يمكن أن يكون من الصعب على أصحاب المصلحة معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم — وأين تتداخل وتتعارض. يقلّل قالب عملية سير عمل الإنتاج الجيّد من الشكوك. عندما يكون هناك شك، يمكن لفريقك والشركاء متعددي الوظائف الرجوع إلى سير العمل لفهم خطوتك الآتية.
2. تدريب الموظفين الجدد
وجود قالب سير العمل يسهل تدريب الموظفين الجدد. بدلاً من الحاجة إلى تذكر كل خطوة في عملية إنتاج معقدة، يمكنك توجيه الموظف الجديد عبر قالب عملية سير العمل. مما يضمن الانسجام في تدريبك ويسمح للموظفين الجدد ببدء عملهم بحماس وجدّ.
3.تحرّي العيوب في عملياتك
يعد توثيق قالب سير العمل فرصة لفهم العيوب في عملياتك. هل هناك فجوات؟ هل تحتاج إلى المزيد من الموارد؟ هل هناك معوقات؟ يعد تحديد سير الإنتاج أفضل طريقة للتعرف على احتياجات فريقك.
4. توسيع نطاق عملياتك
يساعدك سير عمل الإنتاج على التوسع. عندما ينشغل الفريق بالعمليات، قد يكون من الصعب تأمين الموارد أو الحصول على الدعم أو تعيين موظفين جدد. تخطيط سير العمل يجعل من السهل تنمية شركتك أثناء عملية البناء.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خارطة طريق أجايل (Agile)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
خارطة الطّريق مهمّة تماماً مثل التّخطيط السّريع والاجتماعات القصيرة للحصول على العمل بطريقة أجايل (Agile) بشكله الصّحيح. استخدم هذا القالب لإنشاء خارطة طريق أجايل (Agile) ومراجعتها ومشاركتها بالتّعاون مع فريق المشروع.
قالب القارب الشّراعي
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Meetings, Retrospectives
استعراض سير عمل القارب الشّراعي هو طريقة سلسة للفِرَّق للتّفكير في كيفيّة تعاملهم مع المشروع. من خلال تحديد المخاطر (الصّخور)، وتأخير المشكلات (المراسي)، ومساعدة الفِرَق (الرّياح)، والهدف (الأرض)، ستتمكّن من معرفة ما الذي تفعله بشكل جيّد وما الذي تحتاج إلى تحسينه من أجل السّباق التالي. يساعدُ الاقترابُ من ديناميكيّات الفريق باستخدام استعارة القارب الشّراعي الجميعَ في وصف المكان الذي يريدون الذهاب إليه معًا من خلال اكتشاف ما يبطئهم وما يساعدهم في تحقيق أهدافهم المستقبليّة.
قالب خريطة قصة المستخدم
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Mapping
تعد تقنية رسم خرائط قصة المستخدم إحدى أنواع العمل بطريقة أجايل (Agile) لإدارة تراكمات المنتج، والتي اشتهرت لأول مرة بفضل جيف باتون في عام 2005. سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق عمل خاص بمنتج، يمكنك الاستفادة من رسم خرائط قصة المستخدم للتخطيط لإصدارات المنتج. تساعد خرائط قصة المستخدم الفرقَ على الاستمرار في التركيز على قيمة الأعمال وإصدار المزايا التي تهم العملاء. يساعد إطار العمل في الحصول على فهم مشترك للفريق متعدد الوظائف لما يجب القيام به لتلبية احتياجات العملاء.
قالب مخطّط حارات السّباحة البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Diagrams, Workflows
يوضّح لك مخطّط حارات السّباحة البياني من هم أصحاب المصلحة المسؤولون عن كل مجال من عمليّاتك الهامة. استخدمه لفهم العمليّات الحاليّة أو للتّخطيط لعمليّات جديدة.
قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Team Meetings, Workshops
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك في مراجعة التقدُّم المحرَز مقابل الأهداف والنَّتائج الرئيسيّة، ومشاركة التّحديثات، ومناقشة العقبات، وتبادل الأفكار.
قالب مخطّط زهرة اللوتس
: يعمل بشكل أفضل مع
UX Design, Ideation, Diagrams
يمكن حتى للمفكّرين المبدعين أن يستخدموا المساعدة في التّفكير الإبداعي من حينٍ لآخر لرؤية الأشياء بطرق جديدة ولتوليد أفكار رائعة. سيمنحهم مخطّط زهرة اللوتس إلهاماً جديداً— وسيمكّنك من إجراء جلسات العصف الذّهني بطريقة أكثر سلاسة وفعّاليّة. تقوم تقنيّة التّفكير الإبداعي هذه باستكشاف الأفكار من خلال وضع الفكرة الرّئيسية في مركز المخطّط والمفاهيم الثّانويّة في المربّعات المحيطة. يمنحك هذا القالب طريقةً سهلة لإنشاء مخطّطات زهرة اللّوتس للعصف الذّهني، بالإضافة إلى مخطّط لا متناهٍ للأفكار التي تم إنشاؤها والتي لا نهاية لها.