قالب سير العمل
يسهل قالب سير العمل التعاون. يتيح لك تتبع حالة مشروعك ومعرفة تقدّم فريقك على الفور. وهو أداة رائعة لفرق التّصميم عن بعد أو الهجينة.
نبذة عن قالب سير العمل
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. عندما يتعلق الأمر بإنشاء قالب عملية سير العمل، فمن الضروري إنشاء طريقة بسيطة لإدارة العملية وتكرارها بشكل أسرع دون أي قيود، وهذا هو سبب استخدام العديد من مدراء المشروعات والمصمّمين والمسوّقين لهذا القالب لمواءمة العمليات وتحسين الكفاءة عند تنفيذ المشروعات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قوالب سير العمل.
ما المقصود بقالب سير العمل؟
قالب سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم الخطوات والموارد والجداول الزمنية والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما.
يمكن استخدامه في أي مشروع متعدد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو مشروع تصميم. ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات لتحقيق هدف ما، ولتنظيم جدول زمني لإكمال تلك الإجراءات.
استخدم قالب سير العمل لتلبية احتياجات الفِرَق الرقمية، لتحقّق التوافق بين كامل أعضاء فريقك،وتبقِهم على اطّلاع بما يحتاج إلى الموافقة وما هو جاهز للإنتاج.
كيفية استخدام قالب سير العمل
ينقسم قالب سير العمل إلى 4 أقسام: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، يحتاج إلى مراجعة، معتمد. يتم إنشاء خطوات سير العمل الفرديّة ووضعها في القسم المناسب، حيث سيتم تكليف عضو مناسب من الفريق بتلك الخطوات. بعد ذلك، إنها مجرد مسألة نقل المهام بعد اكتمالها عبر عملية سير العمل.
إذا كنت مصممًا أو مديراً للعمليات الإبداعية، فيمكنك تنظيم سير عمل التّصميم الخاص بك وإدارة شاشاتك وحالاتك في لوحة واحدة. ما عليك سوى سحب وإسقاط المرئيات بين الأعمدة لتقوم بتتبّّع التقدم وتُحقِّق التوافق بين أعضاء الفريق.
خمسة مكونات رئيسية لقالب عملية سير العمل
توجد العديد من الطّرق لإنشاء قالب سير العمل ولكنها تتضمّن عمومًا المكونات الأساسية الآتية. أدرجنا الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك إذا كنت تحاول ملء قالب مخطط سير عمل جديد.
1. أصحاب المصلحة
من هم أصحاب المصلحة؟ من المهم أن يفهم الفريق بأكمله أدوارهم قبل أن يبدأ الإنتاج. حدّد أصحاب المصلحة وحدد نطاق دورهم. من هي الجهات الراعية؟ من يمتلك دورة الاستعراض؟ من يتدخل عند وجود العقباتّ؟
2. تبادل الأفكار
كيف يمكنك تبادل االأفكار؟ من أين يأتي المحتوى؟ إذا كنت تعمل في فريق تسويق أو تصميم، أو إذا كنت تنتج عرضًا تلفزيونيًا أو مدونة صوتية أو أي محاولة إبداعيّة أخرى، فمن المهم البتّ في شكل جلسات تبادل الأفكار في البداية. ومن المفيد كذلك معرفة أين تخزّن أفكارك ومن يجمعها ومن يتّخذ القرارات التحريرية.
3. الجدول الزمني
ما جدولك الزمني؟ ارسم المعالم الرئيسية وجدولاً زمنيًا تقريبيًا لمشروع معين. سجل ملاحظات لأي مراجعات يجب أن تحدث والمواعيد النهائية لكل مراجعة. وأنشئ قوائم تدقيق لكل مرحلة لتعلَم متى تكون جاهزًا للانتقال إلى المرحلة الآتية.
4. التواصل
كيف ستتواصل مع الفريق؟ هل تعقد اجتماعات تواصل أسبوعية؟ من يجب أن يشارك في تلك الاجتماعات؟ هل سيكون من الأفضل إرسال تحديث أسبوعي عبر البريد الإلكتروني؟ حدد خطة أساسية، لكن يمكنك دائمًا تكرارها لاحقًا.
5. الموارد
ما الموارد التي تحتاجها لتنجح؟ يمكن أن تشمل الموارد الأدوات والشركاء متعددي الوظائف والميزانية والاحتياجات الأخرى.
هل يُعَدّ سير العمل سهلاً للفهم وقابلاً للتطوير؟ راجع سير العمل بشكل دوري. تأكد أنه تم تحديث كل شيء، وأن سير العمل يمكن أن يتناسب مع عملك. قم بتضمين أي ردود فعل من الموظفين الجدد الذين ربما تم تدريبهم على سير العمل.
أربع مزايا لقالب عملية سير العمل
1. التعاون بفعالية
تعد إدارة المشاريع عملية فوضوية ومعقدة. يمكن أن يكون من الصعب على أصحاب المصلحة معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم — وأين تتداخل وتتعارض. يقلّل قالب عملية سير عمل الإنتاج الجيّد من الشكوك. عندما يكون هناك شك، يمكن لفريقك والشركاء متعددي الوظائف الرجوع إلى سير العمل لفهم خطوتك الآتية.
2. تدريب الموظفين الجدد
وجود قالب سير العمل يسهل تدريب الموظفين الجدد. بدلاً من الحاجة إلى تذكر كل خطوة في عملية إنتاج معقدة، يمكنك توجيه الموظف الجديد عبر قالب عملية سير العمل. مما يضمن الانسجام في تدريبك ويسمح للموظفين الجدد ببدء عملهم بحماس وجدّ.
3.تحرّي العيوب في عملياتك
يعد توثيق قالب سير العمل فرصة لفهم العيوب في عملياتك. هل هناك فجوات؟ هل تحتاج إلى المزيد من الموارد؟ هل هناك معوقات؟ يعد تحديد سير الإنتاج أفضل طريقة للتعرف على احتياجات فريقك.
4. توسيع نطاق عملياتك
يساعدك سير عمل الإنتاج على التوسع. عندما ينشغل الفريق بالعمليات، قد يكون من الصعب تأمين الموارد أو الحصول على الدعم أو تعيين موظفين جدد. تخطيط سير العمل يجعل من السهل تنمية شركتك أثناء عملية البناء.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب ميثاق الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Team Meetings
ميثاق الفريق هو ملفّ يحدّد غاية فريقك وأهدافه، بالإضافة إلى الخطوات التي ستتّخذها للوصول إلى أهدافك. يوضّح ميثاق الفريق الهدف والتّوجُّه لجميع أعضاء الفريق. عند إنشاء ميثاق الفريق بشكل تعاونيّ، سيكون طريقة رائعة ليشعر الأفراد بأنّهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض داخل المجموعة. يُعَدُّ قالب ميثاق الفريق مفيدًا عند إنشاء فريق جديد لأول مرّة، أو إضافة أعضاء جُدُد إلى فريق حاليّ، أو عندما تحتاج إلى تنسيق أفضل بغضّ النّظر عن فترة عمل فريقك.
سباق التّصميم عن بُعد
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Desk Research, Sprint Planning
سباق التّصميم هو عمليّة مكثَّفة لتصميم نموذج أوّلي وتكراره واختباره خلال فترة تتراوح بين أربعة إلى خمسة أيام. يتم إجراء سباقات التّصميم للخروج من الرُّكود، وعمليّات العمل، وإيجاد منظور جديد، وتحديد المشاكل بطريقة فريدة، ووضع الحلول بسرعة. تم إعداد سباقات التّصميم من قِبَل Google لتمكين الفِرَق من التّوافق حول مشكلة معيّنة، والوصول إلى حلول مختلفة، وإنشاء نماذج أوّلية واختبارها، والحصول على ملاحظات من المستخدمين في فترة زمنيّة قصيرة. تمّ إنشاء هذا القالب في الأصل من قِبَل JustMad، وهي شركة استشاريّة للتّصميم قائمة على الأعمال، وقد استفادت منه الفرق الموزَّعة في جميع أنحاء العالم.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Strategic Planning, Business Management
لا توجد شركة تعمل بمعزل عن المحيط، لذا إن كنت ترغب بالنّجاح، فعليك أن تتعامل بفعّاليّة مع القوانين المحلّيّة، والهيئات التّنظيميّة الحكوميّة، وصحّة الاقتصاد المحلّي، والعوامل الاجتماعية مثل معدّل البطالة ومتوسّط دخل الأسرة وغير ذلك. استخدم قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة (PEST) ليساعدك في استكشاف كيفيّة تأثير المحيط الخارجي على عملك وكيف يمكنك التّعايش مع هذه التّأثيرات.
قالب التّفكير في الدّرس
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Meetings
قالب التّفكير في الدّرس هو أداة لخلق مساحة للتّأمُّل الذّاتي والتّحسين. يمكن للطلّاب تقييم الأفكار الرّئيسيّة للدّرس وما هي الموضوعات التي يجدونها أكثر إثارة للاهتمام. عندما يتلقّى المعلّمون التّفكيرَ بالدّرس من الطّلاب، يمكنهم البحث عن فرص لتحسين منهجيّات التعلُّم والتّدريس. يمكن أن يساعدك قالب التّفكير في الدّرس في تيسير العمليّة التّعليميّة، وهو سهل الاستخدام ومباشر.
قالب المخطّط التّدفّقي للموقع الإلكتروني
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Mapping, User Experience
يرسم المخطّط التّدفّقي للموقع الإلكتروني، المعروف أيضًا باسم خريطة الموقع، الهيكل والتشعُّب لأي موقع إلكتروني حالي أو مستقبلي. يمكن أيضًا أن يساعد المخطّط التّدفّقي فريقَك في تحديد الثّغرات المعرفيّة للمحتوى المستقبلي. عندما تقوم بإنشاء موقع إلكتروني، عليك التّأكد من أن كل جزء من المحتوى يمنح المستخدمين نتائج بحث دقيقة بناءً على الكلمات الرئيسيّة المرتبطة بمحتوى الويب الخاص بك. يمكن لفِرق الإنتاج وتجربة المستخدم والمحتوى استخدام المخطّطات التّدفّقية أو خرائط الموقع لفهم كل ما وَرَدَ في الموقع الإلكتروني، والتّخطيط لإضافة محتوى أو إعادة هيكلته لتحسين تجربة مستخدم الموقع الإلكتروني.