قالب خطّة العمل
حدّد المراحل الرّئيسيّة للمشروع وقم بوضع خطّة تفصيليّة لتحقيق أهدافك.
معلومات حول قالب خطّة العمل
ما هي خطّة العمل؟
خطّة العمل هي في الأساس خارطة طريق للمشروع. توضّح الخطوات التي يجب اتّخاذها لتحقيق الهدف المطلوب، وتحدّد أهدافًا واضحة، وتضع نتائجاً قابلة للقياس. تُرشدك خطّة العمل الفعّالة طوال دورة حياة المشروع، ما يتيح لك تحقيق النّتائج من خلال التّعاون مع فريقك.
نهج Lean Six Sigma هو نهج لتبسيط عمليّات الأعمال التي نشأت في مجال التّصنيع. تهدف إلى تقليل الهدر، وتحسين الجودة، وزيادة الكفاءة وقيمة المنتج. خطّة العمل هي أداة يمكن أن تساعدك في تخطيط المشاريع وفقًا لمنهجيّة Lean Six Sigma.
العناصر الأربعة لخطّة العمل
لإنشاء خطّة عمل مناسبة، ستحتاج إلى كلٍّ من العناصر التّالية:
1. الأهداف
الأهداف هي الغاية النّهائيّة لمشروعك: ما تريد من فريقك أن ينجزه. يمكن أن يكون هذا شيئًا محدّدًا تماماً، أو غايةً أشمل.
2. الاستراتيجيّة
استراتيجيّتُك هي مقاربة للصّورة الشّاملة لخطّة مشروعك الذي ستنفّذه لتحقيق أهدافك. يتضمّن ذلك تحديد مواردك والمعوّقات التي تواجهك وكيفيّة الاستفادة من نقاط القوّة الخاصّة بك.
3. الأساليب
الأساليب هي القرارات والتّقنيّات وخطوات العمل الأصغر التي ستستخدمها لتحقيق استراتيجيّتك الأوسع. يشمل ذلك: تحديد المهام، وتعريف الأشخاص الذين تريدهم أن ينجزوا مهاماً محدّدة، وإعطاء تعليمات حول كيفيّة إنجازها، والمزيد.
4. المُخرجات
المُخرجات هي النتائج المحدّدة والمقيّدة زمنيّاً والتي تريد تحقيقها من مهام معيّنة، كما هو محدَّد في استراتيجيّتك العامّة. تلك هي الطّريقة التي تعرف من خلالها أنّك على المسار الصّحيح لتحقيق أهدافك.
كيفيّة استخدام قالب خطّة العمل
الآن بعد أن تعرّفت على جميع المكوّنات المنفصلة لخطّة العمل، إليك كيفيّة تجميعها معًا. استخدم قالب خطّة العمل هذا لبدء العمل واتّخاذ الخطوات التّالية:
1. الاجتماع مع أصحاب المصلحة
ربّما يكون الجزء الأهم في خطّة العمل هو التّأكُّد من وجود مُدخلات من جميع الأشخاص المناسبين ومن أنّه لا تنقصك أي معلومات. اجمع كلّ أعضاء الفريق، وأصحاب المصلحة ورعاة المشروع، واستخدم الاجتماع لطرح الأفكار ووضع جدول زمنيّ وتحديد المعوّقات.
2. تحديد الأهداف والاستراتيجيّة والأساليب والمُخرجات
بعد أن تقوم بتجزئة العمليّة مع أصحاب المصلحة في مشروعك، يحين الوقت لتحديد الأهداف والاستراتيجيّات والأساليب والمُخرجات لخطّتك. هذا هو جوهر خطّة العمل، لذا يجب تخصيص الجزء الأكبر من وقتك له.
3. إنشاء خريطة عمل
خريطة العمل هي مخطّط قابل للتّنفيذ ومُستَمَد من خطّتك، تُكمله مواعيد التّسليم والجدول الزّمني العام لتحقيق أهداف مشروعك.
بالتّأكيد، من الطّبيعي أن تتغيّر الأمور خلال مسار المشروع (خاصةً بالنّسبة للمشاريع الكبيرة). لا يمكن أن تكون خطّة عملك شاملة – ولا ينبغي أن تكون كذلك. قم بإدراج أكبر عدد ممكن من أهدافك واستراتيجيّاتك وغاياتك وأساليبك وإضافة تواريخ لمهام محدّدة، ولكن لا تقلق إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات لاحقًا. يمكن أن يكون برنامج إدارة المشاريع مفيدًا في مساعدتك على تتبُّع المواعيد والمهام والواجبات.
متى تستخدم خطةّ العمل؟
يمكنك استخدام خطّة العمل في بداية المشروع لأغراض التّخطيط الاستراتيجيّ، ولتحديد نطاق المشروع والاستمرار في تحديث الخطّة بالبيانات الفعليّة مع تقدُّم المشروع. قم بتحديد وتيرةً للاجتماعات المُنتظمة حتى تتمكّن من مراجعة الخطّة، وتأكّد من بقائك على المسار الصّحيح، وقم بالتّعديلات حسب الحاجة. تفيد خطط العمل بشكل خاص إذا كنت تعمل على العديد من المشاريع المعقّدة، أو تدير العديد من أصحاب المصلحة، أو تعمل بالتّوازي مع الشّركاء في الأقسام المختلفة.
ما هي مكوِّنات خطّة العمل؟
مكوّنات خطّة العمل هي: الأهداف والاستراتيجيّة والأساليب والمُخرجات.
كيف تكتب خطّة عمل؟
اكتب خطّة العمل عن طريق تحديد كلّ عنصر من المكوّنات المذكورة أعلاه لمشروعك، ثم إنشاء مهام معيّنة لتتولّى القيام بها، وتخصيصها للأفراد بمواعيد تقديم محدّدة، ثم تحديد المُخرجات الواضحة لكلّ عامل.
When to use a work plan?
You can use a work plan at the beginning of a project for strategic planning purposes, to scope the project, and continue to update the plan as the project progresses with actual data. Set a cadence of regular meetings so you can go over the plan, ensure you’re staying on track, and adjust as necessary. Work plans are especially helpful if you’re juggling many complex projects, managing multiple stakeholders, or working in tandem with cross-functional partners.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطط التدفق
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Mapping, Diagrams
هل تحاول شرح عمليةٍ ما أو سير العمل لفريقك — أو فقط تحاول فهمه بنفسك؟ في بعض الأحيان أفضل طريقة هي مشاهدة سير العمل، عبر إنشاء مخطط تدفقي. باستخدام الأشكال الشائعة (عادة الأشكال البيضوية والمستطيلات والمعينات والسهام)، يعرض لك المخطط التدفقي اتجاه العملية أو سير العمل وترتيب الخطوات. بالإضافة إلى إعطائك فهمًا واضحًا، يمكنك كذلك رؤية العيوب والصعوبات المحتملة، مما يساعدك على تجسين العملية وتطويرها وإنشاء منتج أفضل وبكفاءة أكثر.
قالب الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs)
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
الوضوح والتركيز والتنظيم — تلك هي المكونات الرئيسية للشعور بالثقة فيما يخص اتجاهات وقرارات شركتك وقد تم تصميم إطار عمل OKR لتوفير ها لك. العمل على مستويين رئيسيين — إستراتيجي وعملي — تساعد قوالب OKR(اختصار للأهداف والنتائج الرئيسية) قادة المنظمة على تحديد الأهداف الإستراتيجية والنتائج الرئيسية ربع السنوية، التي ترتبط بعد ذلك بالمبادرات. هذه هي الطريقة التي تعمل بها قوالب OKR على تمكين الفرق من التركيز على حل المشكلات التنظيمية الأكثر إلحاحًا التي يواجهونها.
قالب إستراتيجية الدخول إلى السوق
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Strategic Planning
لا يهم إن كان المنتج الجديد مُبتَكَراً أو فعّالاً — إذا لم يلاحظه الجمهور المناسب ويتبنى استخدامه، فلن ينجح. وهنا يأتي دور إستراتيجية الدخول إلى السوق. فهي المورد الوحيد الذي يضم جميع أبحاثك ورؤاك وبياناتك، كما تتضمن خطة عملك، والجمهور المستهدف، ونهج التسويق، وإستراتيجية المبيعات. تُعد استرتيجية الدخول إلى السوق (GTM) أمرًا مهمًا تحديداً لأي شركات ناشئة تنمو بسرعة، ويتعين عليها اتخاذ قرارات سريعة، ويجب أن تكون متزامنة تمامًا.
قالب خارطة طريق الانتقال إلى منهجيّة أجايل (Agile)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Agile Workflows
يمكن أن تساعدكم خارطة طريق الانتقال إلى منهجيّة أجايل (Agile) أنت وفريقك ومؤسّستك في الانتقال من الالتزام الشّديد بالأساليب الصّارمة إلى طريقة أجايل (Agile) الأكثر مرونةً لإنجاز الأمور بشكل تدريجي. بدءاً من المتطلَّبات إلى عمليّات الدّمج إلى الأمان، يمكنك تحديد المتغيّرات الخاصّة بمؤسّستك على أنها «حارات السّباحة» التي يمكنك بعد ذلك تحديثها بانتظام. استخدم خارطة الطّريق الخاصّة بك كطريقة لتروي قصّة كيف ترى منتجك ينمو خلال فترة زمنيّة. احصل على الدّعم دون المبالغة بالتّرويج، وحافظ على بساطة خارطة الطّريق الخاصّة بك وقابليّتها للتّطبيق والقياس. باستخدام خارطة طريق الانتقال إلى منهجيّة أجايل (Agile)، يمكنك تجنب التّورُّط في التّفاصيل، والاستثمار بدلًا من ذلك في التّفكير الاستراتيجيّ في الصّورة الشّاملة.
متطلّبات إنجاز مسار الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Brainstorming, Agile Workflows
تتيح لك متطلّبات إنجاز مسار الأفكار وضع تصوُّر للمتطلّبات الخاصّة بك، وتحديد عدد البنود المتأخّرة في الجزء العلوي. عند القيام بذلك، يمكنك ترتيب أولويّات العناصر الموجودة في قائمتك دون الحاجة إلى المشاركة في اجتماعات غير ضروريّة أو التسبُّب بالكثير من النّفقات التّشغيلية. لاستخدام متطلّبات إنجاز مسار الأفكار، قم بتقسيم المسار إلى مراحل مختلفة أو اعتبره خارطة طريق. استخدم متطلّبات إنجاز مسار الأفكار كنموذج هجين يجمع بين خارطة الطريق ومتطلّبات الإنجاز في تنسيق واحد سهل الفهم.
قالب مُقترَح المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
يمكن أن يكون قالب مُقترَح المشروع خطوةً حاسمة بالنّسبة لأي نوع من المشاريع نحو توضيح سياق وأهداف ونطاق المشروع للحصول على موافقة أصحاب المصلحة. يحدِّد مُقترَح المشروع ما تريد إنجازه، وأهدافَك، وكيف تخطِّط لتحقيقها. بشكل عام، يمنح مُقترَح المشروع القارئَ فكرةً عن مضمون المشروع، ويشرح سبب أهمّيته، ويسرد الإجراءات التي ستتّخذها لإكماله. مُقترحات المشاريع لها استخدامات لا تُعدّ ولا تُحصى. غالبًا ما تستخدم الشّركات مُقترحات المشاريع للحصول على موافقة من الجهة المانحة أو أحد أصحاب المصلحة الخارجيّين. لكن تقوم العديد من الشّركات بإعداد مُقترحات المشاريع للحصول على دعم داخليٍّ أيضًا.