قالب خطّة العمل
حدّد المراحل الرّئيسيّة للمشروع وقم بوضع خطّة تفصيليّة لتحقيق أهدافك.
معلومات حول قالب خطّة العمل
ما هي خطّة العمل؟
خطّة العمل هي في الأساس خارطة طريق للمشروع. توضّح الخطوات التي يجب اتّخاذها لتحقيق الهدف المطلوب، وتحدّد أهدافًا واضحة، وتضع نتائجاً قابلة للقياس. تُرشدك خطّة العمل الفعّالة طوال دورة حياة المشروع، ما يتيح لك تحقيق النّتائج من خلال التّعاون مع فريقك.
نهج Lean Six Sigma هو نهج لتبسيط عمليّات الأعمال التي نشأت في مجال التّصنيع. تهدف إلى تقليل الهدر، وتحسين الجودة، وزيادة الكفاءة وقيمة المنتج. خطّة العمل هي أداة يمكن أن تساعدك في تخطيط المشاريع وفقًا لمنهجيّة Lean Six Sigma.
العناصر الأربعة لخطّة العمل
لإنشاء خطّة عمل مناسبة، ستحتاج إلى كلٍّ من العناصر التّالية:
1. الأهداف
الأهداف هي الغاية النّهائيّة لمشروعك: ما تريد من فريقك أن ينجزه. يمكن أن يكون هذا شيئًا محدّدًا تماماً، أو غايةً أشمل.
2. الاستراتيجيّة
استراتيجيّتُك هي مقاربة للصّورة الشّاملة لخطّة مشروعك الذي ستنفّذه لتحقيق أهدافك. يتضمّن ذلك تحديد مواردك والمعوّقات التي تواجهك وكيفيّة الاستفادة من نقاط القوّة الخاصّة بك.
3. الأساليب
الأساليب هي القرارات والتّقنيّات وخطوات العمل الأصغر التي ستستخدمها لتحقيق استراتيجيّتك الأوسع. يشمل ذلك: تحديد المهام، وتعريف الأشخاص الذين تريدهم أن ينجزوا مهاماً محدّدة، وإعطاء تعليمات حول كيفيّة إنجازها، والمزيد.
4. المُخرجات
المُخرجات هي النتائج المحدّدة والمقيّدة زمنيّاً والتي تريد تحقيقها من مهام معيّنة، كما هو محدَّد في استراتيجيّتك العامّة. تلك هي الطّريقة التي تعرف من خلالها أنّك على المسار الصّحيح لتحقيق أهدافك.
كيفيّة استخدام قالب خطّة العمل
الآن بعد أن تعرّفت على جميع المكوّنات المنفصلة لخطّة العمل، إليك كيفيّة تجميعها معًا. استخدم قالب خطّة العمل هذا لبدء العمل واتّخاذ الخطوات التّالية:
1. الاجتماع مع أصحاب المصلحة
ربّما يكون الجزء الأهم في خطّة العمل هو التّأكُّد من وجود مُدخلات من جميع الأشخاص المناسبين ومن أنّه لا تنقصك أي معلومات. اجمع كلّ أعضاء الفريق، وأصحاب المصلحة ورعاة المشروع، واستخدم الاجتماع لطرح الأفكار ووضع جدول زمنيّ وتحديد المعوّقات.
2. تحديد الأهداف والاستراتيجيّة والأساليب والمُخرجات
بعد أن تقوم بتجزئة العمليّة مع أصحاب المصلحة في مشروعك، يحين الوقت لتحديد الأهداف والاستراتيجيّات والأساليب والمُخرجات لخطّتك. هذا هو جوهر خطّة العمل، لذا يجب تخصيص الجزء الأكبر من وقتك له.
3. إنشاء خريطة عمل
خريطة العمل هي مخطّط قابل للتّنفيذ ومُستَمَد من خطّتك، تُكمله مواعيد التّسليم والجدول الزّمني العام لتحقيق أهداف مشروعك.
بالتّأكيد، من الطّبيعي أن تتغيّر الأمور خلال مسار المشروع (خاصةً بالنّسبة للمشاريع الكبيرة). لا يمكن أن تكون خطّة عملك شاملة – ولا ينبغي أن تكون كذلك. قم بإدراج أكبر عدد ممكن من أهدافك واستراتيجيّاتك وغاياتك وأساليبك وإضافة تواريخ لمهام محدّدة، ولكن لا تقلق إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات لاحقًا. يمكن أن يكون برنامج إدارة المشاريع مفيدًا في مساعدتك على تتبُّع المواعيد والمهام والواجبات.
متى تستخدم خطةّ العمل؟
يمكنك استخدام خطّة العمل في بداية المشروع لأغراض التّخطيط الاستراتيجيّ، ولتحديد نطاق المشروع والاستمرار في تحديث الخطّة بالبيانات الفعليّة مع تقدُّم المشروع. قم بتحديد وتيرةً للاجتماعات المُنتظمة حتى تتمكّن من مراجعة الخطّة، وتأكّد من بقائك على المسار الصّحيح، وقم بالتّعديلات حسب الحاجة. تفيد خطط العمل بشكل خاص إذا كنت تعمل على العديد من المشاريع المعقّدة، أو تدير العديد من أصحاب المصلحة، أو تعمل بالتّوازي مع الشّركاء في الأقسام المختلفة.
ما هي مكوِّنات خطّة العمل؟
مكوّنات خطّة العمل هي: الأهداف والاستراتيجيّة والأساليب والمُخرجات.
كيف تكتب خطّة عمل؟
اكتب خطّة العمل عن طريق تحديد كلّ عنصر من المكوّنات المذكورة أعلاه لمشروعك، ثم إنشاء مهام معيّنة لتتولّى القيام بها، وتخصيصها للأفراد بمواعيد تقديم محدّدة، ثم تحديد المُخرجات الواضحة لكلّ عامل.
When to use a work plan?
You can use a work plan at the beginning of a project for strategic planning purposes, to scope the project, and continue to update the plan as the project progresses with actual data. Set a cadence of regular meetings so you can go over the plan, ensure you’re staying on track, and adjust as necessary. Work plans are especially helpful if you’re juggling many complex projects, managing multiple stakeholders, or working in tandem with cross-functional partners.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
عندما تؤسّس شركة أو تُدير فريقاً، ستواجه العديد من المخاطر. لا يمكنك إزالة تلك المخاطر ولكن يمكنك تحديدها والتّخفيف من شدّتها لتزيد فرص نجاحك. تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA) أداة قويّة مصمّمة لمساعدتك في إدارة المخاطر والمشاكل المُحتملة من خلال اكتشافها ضمن عمليّة أو منتَج أو نظام. ستكتشفها في وقت أبكر ضمن عمليّاتك — لتُجنّبك التّغييرات المكلفة التي تظهر في مراحل متأخّرة من سير العمل، أو أسوأ من ذلك، بعد أن تكون قد أثّرت بالفعل على عملائك وتجربتهم.
قالب تخطيط النّتائج
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Mapping, Project Management
استخدم قالب تخطيط النّتائج من منصّة Miro لتحسين الكفاءة التّشغيليّة. سيساعدك تخطيط النّتائج في تصوُّر جميع النّتائج الاستراتيجيّة المحتمَلة لمشروعك القادم مما يتيح لك رؤية الصّندوق الأسود لتحديد التحدّيات المحتمَلة خلال فترة العمل.
قالب مخطّط رسم خرائط واردلي
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Mapping
تمثِّل خريطة واردلي المشهد الذي تعمل فيه الشّركة. تتكوّن من سلسلة القيمة (الأنشطة المطلوبة لتلبية احتياجات المستخدم)، وتمّ وضعها وفق تمثيل بياني يقابل تطوُّر الأنشطة الفرديّة بمرور الوقت. قم بوضع المكوّنات ذات القيمة على المحور y والسِّلع على المحور x. استخدم خريطة واردلي لفهم الافتراضات المشتركة حول بيئتك ولاكتشاف الخيارات الإستراتيجيّة المتاحة. قم بإيصال فهمك للمشهد العام بسهولة إلى فريقك والموظّفين الجدُد وأصحاب المصلحة.
قالب سجلّ ريد (RAID)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Project Management, Agile Workflows
استخدم قالب سجلّ ريد لفهم المخاطر المُحتملة والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المتعلّقة بمشروع قادم بشكل أفضل. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك وضع خطط طوارئ فعّالة وإعداد مواردك وفقًا لذلك. ستعرف الأخطاء التي من الممكن أن تحدث خلال المشروع وكيفيّة حل المشكلة.
سير عمل الجدول الزّمني
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Flowcharts, Operations
الجدول الزّمني هو أداة مرئيّة ترسم المشاريع حسب التّرتيب الزّمني خطوةً بخطوة. أداةٌ مثاليّة لفريقك لرواية القصص (مثل نظرة عامّة على الأحداث في مؤسّستك) ووضع تصوُّر لمشاريعك أو عمليّاتك. قالب سير عمل الجدول الزّمني مثاليٌّ لأيّ مشروع يعتمد على المحتوى المرئي. قد تجد أنّه من المفيد استخدامه مع فريقك ومشاركته أيضًا مع أصحاب المصلحة الآخرين أو العملاء لإبقائهم على دراية بتفاصيل تقدُّمك.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.