قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
استخدم قالب جدول أعمال اجتماع الفريق الخاصّ بنا لتُبقي اجتماعات فريقك على مسارها الصّحيح وعلى صلةٍ بالموضوع.
معلومات حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك فيمايلي:
مراجعة التقدُّم مقابلالأهداف والنّتائج الرئيسيّة للفريق.
مشاركة تحديثات المشروع ذات الصّلة
مناقشة عوائق الإنتاجيّة أو التقدّم والحلول المحتَمَلة
العصف الذّهني للأفكار أو المشاريع
الاعتراف بالجهود الفردّية والاحتفال بمكاسب الفريق
يمكن تخصيص هذا القالب ليتناسب مع أي وظيفة أو قسم – بدءًا من تتبُّع المقاييس وصولاً إلى الحملات التّسويقيّة وتخطيط السّباق. يُظهر قالب جدول أعمال اجتماع الفريق قيمةً للتّخطيط والعمليّة، مما يتيح للفِرَق متعدّدة الوظائف التّعاون بشكل أفضل.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق.
ما هو جدول أعمال اجتماع الفريق؟
تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. سيشمل جدول الأعمال النّموذجي لاجتماع الفريق ما يلي:
تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور
الشّخص الذي يجب أن يقود الاجتماع
المواضيع التي يجب مناقشتها
عناصر العمل
تأكّد من التحقُّق من فريقك أو المرؤوسين المباشرين قبل الاجتماع للحصول على الملاحظات حول نقاط الحديث الأكثر أهمّية.
حتى إذا كنت تسأل فقط عما يودّ فريقك الحديث عنه، أو عن حالات المشروع الحاليّة، أو أي شيء يرغبون بمشاركته، فهذا سيساعد الجميع على الشّعور بأنهم محلّ اهتمام وتقدير لمساهمتهم في جدول أعمال الاجتماع.
أنشئ جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل إنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال اجتماع الفريق، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
حدّد اسم الاجتماع. هل يهدف اجتماعك إلى مزامنة الفريق؟ أم هو استعراض لسير العمل؟ أم ورشة عمل؟ قم بإعداد المجموعة للاجتماع عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع المُتوقَّع.
قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في أجزاء مختلفة من الاجتماع.
حقِّق التّوافق الاستراتيجيّ. حدّد الشّخص الذي سيقود الاجتماع، أضف اسمه أو أسماءهم إلى القالب. ضع أهدافًا واتّفاقيّات واضحة، وأضِف أي وثائق ذات صلة إلى الاجتماع.
استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية الخاصّة بهم.
ابدأ الاجتماع وباشر في إضافة الملاحظات إلى مساحة العمل. جرّب وضع تحديد صارم للوقت عندما يجب على الأشخاص تدوين الملاحظات أو إضافة أسئلة أو كتابة المخاطر. استخدم مؤقِّت العدّ التنازلي من منصّة Miro.
اكتب النّتائج. قم بتسجيل الخطوات التّالية وتعيينها لكلّ عضو من أعضاء الفريق. امنح الأولويّة للمهام التي ستؤدي إلى أعلى تأثير وتحقِّق أعلى عائد على الاستثمار. امنح كل عضو في الفريق مسؤولية تولِّي مهام محدّدة خارج الاجتماع.
نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية واعمل على تنفيذها. حاول أن يكون الاختتام بملاحظة إيجابية مع عناصر العمل، والنّقاط التي استفدت منها. سيمنح هذا النّهج كلَّ فرد في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتّى يحين الاجتماع التّالي.
ما الذي يجب أن يتضمّنه جدول أعمال اجتماع الفريق؟
يمكن أن يكون قالب جدول أعمال اجتماع الفريق مرنًا للغاية، ولكن هناك بعض الأمور الأساسيّة لإجراء اجتماع ناجح وهي: الأهداف والموضوعات والفترات الزّمنية والنّتائج. إذا قمت بإدراج هذه الأمور، فيمكنكم أنت وفريقك تحقيق التّوافق في المشروعات باستخدام قالب جدول أعمال الاجتماع، ووضع توقُّعات واضحة، وإدارة الاجتماع بشكل أكثر كفاءة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب سير عمل الإنتاج
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Workflows, Agile Methodology, Project Management
سواء كنت تنتج بودكاست، أو حملة تسويقيّة، أو عرضًا تلفزيونيًا، أو محتوى ما، فإن وضع سير عمل للإنتاج هو أمر في غاية الأهمّية. ينشئ سير عمل الإنتاج دليلاً مرئيّاً للخطوات المختلفة في العمليّة. يمكن استخدامه لتدريب أعضاء الفريق الجُدُد أو تقديم نظرة عامّة عالية المستوى لأصحاب المصلحة. على الرّغم من اختلاف عمليّات سير عمل الإنتاج باختلاف الفريق والعمل، إلا أنها تحتوي عمومًا على معلومات حول من هم أصحاب المصلحة، وكيف تقوم بإجراء العصف الذّهني للأفكار، وكيف يبدو الجدول الزّمني الخاص بك، وما هي الموارد التي تحتاج إليها لتحقيق النّجاح.
قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة
: يعمل بشكل أفضل مع
سير عمل منهجيّة أجايل (Agile), استعراضات سير العمل
قم بإجراء استعراض سير عمل بسيط وفعّال باستخدام قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة. حدّد النّتائج الإيجابيّة والتّحدّيات والفرص لتحقّق التّقدُّم.
قالب مخطّط الطّابق
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Workshops
ربّما تخطّط لمناسبة أو فعّالية كبيرة. أو ربّما تقوم بترتيب المقاعد وتنظيم الازدحام المستمر. في كلتا الحالتين، فإن إنشاء مخطّط الطّابق—مخطّط علوي متدرّج للمساحة—هو أمر عمليٌّ وممتع على حدٍّ سواء. سيتيح لك هذا القالب تصوُّر كيف سيتحرّك الأشخاص في المكان ومعرفة ما إذا كانت المساحة ستفي بالغرض أم لا، قبل تخصيص الوقت أو المال أو الموارد. ستتمكّن من الحصول على ما تريد من تفاصيل—العثور على القياسات والأبعاد الصّحيحة، وإضافة أو إزالة الأجهزة والأثاث.
قالب بطاقة الأداء المتوازن
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Strategic Planning, Project Planning
بطاقات الأداء المتوازن أدوات مفيدة لفهم أداء الأعمال في لمحة سريعة فيما يتعلّق بالعملاء والموظّفين والعمليّات التجاريّة والتقدّم المالي. اعرف المزيد حول بطاقات الأداء المتوازن (BSC) وابتكر البطاقة الخاصّة بك باستخدام قالب بطاقة الأداء المتوازن من منصّة Miro.
نموذج الماسة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Operations, Strategic Planning
تقوم جميع الشّركات بإعداد مجموعة من الاستراتيجيّات لتحقيق الأهداف الرّئيسيّة. لكن ما العناصر التي يجب أن تأخذها في الاعتبار عند وضع استراتيجيّة؟ نموذج الماسة للاستراتيجيّة هو مجموعة من العناصر التي تشكّل استراتيجيّة أعمال متماسكة. تتضمّن هذه العناصر ما يلي: الأماكن والسِّمات المميِّزة والوسائل والتّحضير والمنطق الاقتصادي. تركّز معظم الخطط الاستراتيجيّة على واحد أو اثنين فقط من تلك العناصر، مما يخلق الفجوات التي قد تسبّب مشكلات لعملك لاحقًا. يمكن أن يساعدك نموذج الماسة للاستراتيجيّة في الحفاظ على التّركيز والتّأكُّد من تلبية جميع احتياجات عملك وليس واحداً أو اثنين منها فقط.
قالب مصفوفة أنسوف
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Operations, Strategic Planning
واصل النمو. واصل التطوير. واصل البحث عن تلك الفرص الجديدة في الأسواق الجديدة—والطرق الجديدة المبتكرة للوصول إلى العملاء هناك. يبدو وكأنه نهجك؟ إذاً قد يكون هذا القالب مناسبًا للغاية. يتم تقسيم مصفوفة أنسوف (تعرف كذلك باسم شبكة توسيع منتج أو سوق) إلى أربع إستراتيجيات نمو محتملة: اختراق السوق، وتطوير السوق، وتطوير المنتج، والتنويع. عندما تمر بكل قسم مع فريقك، ستحصل على نظرة واضحة لخياراتك في المستقبل والمخاطر والمكاسب المحتملة لكل منها.