قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
استخدم قالب جدول أعمال اجتماع الفريق الخاصّ بنا لتُبقي اجتماعات فريقك على مسارها الصّحيح وعلى صلةٍ بالموضوع.
معلومات حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك فيمايلي:
مراجعة التقدُّم مقابلالأهداف والنّتائج الرئيسيّة للفريق.
مشاركة تحديثات المشروع ذات الصّلة
مناقشة عوائق الإنتاجيّة أو التقدّم والحلول المحتَمَلة
العصف الذّهني للأفكار أو المشاريع
الاعتراف بالجهود الفردّية والاحتفال بمكاسب الفريق
يمكن تخصيص هذا القالب ليتناسب مع أي وظيفة أو قسم – بدءًا من تتبُّع المقاييس وصولاً إلى الحملات التّسويقيّة وتخطيط السّباق. يُظهر قالب جدول أعمال اجتماع الفريق قيمةً للتّخطيط والعمليّة، مما يتيح للفِرَق متعدّدة الوظائف التّعاون بشكل أفضل.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق.
ما هو جدول أعمال اجتماع الفريق؟
تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. سيشمل جدول الأعمال النّموذجي لاجتماع الفريق ما يلي:
تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور
الشّخص الذي يجب أن يقود الاجتماع
المواضيع التي يجب مناقشتها
عناصر العمل
تأكّد من التحقُّق من فريقك أو المرؤوسين المباشرين قبل الاجتماع للحصول على الملاحظات حول نقاط الحديث الأكثر أهمّية.
حتى إذا كنت تسأل فقط عما يودّ فريقك الحديث عنه، أو عن حالات المشروع الحاليّة، أو أي شيء يرغبون بمشاركته، فهذا سيساعد الجميع على الشّعور بأنهم محلّ اهتمام وتقدير لمساهمتهم في جدول أعمال الاجتماع.
أنشئ جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل إنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال اجتماع الفريق، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
حدّد اسم الاجتماع. هل يهدف اجتماعك إلى مزامنة الفريق؟ أم هو استعراض لسير العمل؟ أم ورشة عمل؟ قم بإعداد المجموعة للاجتماع عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع المُتوقَّع.
قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في أجزاء مختلفة من الاجتماع.
حقِّق التّوافق الاستراتيجيّ. حدّد الشّخص الذي سيقود الاجتماع، أضف اسمه أو أسماءهم إلى القالب. ضع أهدافًا واتّفاقيّات واضحة، وأضِف أي وثائق ذات صلة إلى الاجتماع.
استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية الخاصّة بهم.
ابدأ الاجتماع وباشر في إضافة الملاحظات إلى مساحة العمل. جرّب وضع تحديد صارم للوقت عندما يجب على الأشخاص تدوين الملاحظات أو إضافة أسئلة أو كتابة المخاطر. استخدم مؤقِّت العدّ التنازلي من منصّة Miro.
اكتب النّتائج. قم بتسجيل الخطوات التّالية وتعيينها لكلّ عضو من أعضاء الفريق. امنح الأولويّة للمهام التي ستؤدي إلى أعلى تأثير وتحقِّق أعلى عائد على الاستثمار. امنح كل عضو في الفريق مسؤولية تولِّي مهام محدّدة خارج الاجتماع.
نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية واعمل على تنفيذها. حاول أن يكون الاختتام بملاحظة إيجابية مع عناصر العمل، والنّقاط التي استفدت منها. سيمنح هذا النّهج كلَّ فرد في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتّى يحين الاجتماع التّالي.
ما الذي يجب أن يتضمّنه جدول أعمال اجتماع الفريق؟
يمكن أن يكون قالب جدول أعمال اجتماع الفريق مرنًا للغاية، ولكن هناك بعض الأمور الأساسيّة لإجراء اجتماع ناجح وهي: الأهداف والموضوعات والفترات الزّمنية والنّتائج. إذا قمت بإدراج هذه الأمور، فيمكنكم أنت وفريقك تحقيق التّوافق في المشروعات باستخدام قالب جدول أعمال الاجتماع، ووضع توقُّعات واضحة، وإدارة الاجتماع بشكل أكثر كفاءة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خارطة طريق التّكنولوجيا
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
تُساعد خارطة طريق التّكنولوجيا الفِرَق في توثيق سبب استخدام الحلول المتعلّقة بالتّكنولوجيا والتي يمكن أن تساعد الشّركة في المضيّ قدماً، ومتى وأين وكيف يجب استخدامها. خرائط طريق التّكنولوجيا، المعروفة أيضًا باسم خرائط طريق تكنولوجيا المعلومات، توضّح للفِرق التّقنية المتاحة لهم، مع التركيز على التّحسينات التي سيتمّ تحديد موعدها. تسمح لك بتحديد الثّغرات أو التّداخل بين الأدوات التّقنية التي أُلغِيتْ تدريجيًا، بالإضافة إلى البرامج أو التّطبيقات التي سيتم تثبيتها قريبًا. من وجهة نظر عمليّة، يجب أن تحدّد خارطة الطّريق أيضًا أنواع الأدوات الأجدر بإنفاق المال عليها، والطريقة الأكثر فاعليّة لإدخال أنظمة وعمليّات جديدة.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Ideation, Brainstorming
العصف الذّهني هو جزء كبير من عمليّة التّفكير. لكن لا يستطيع الجميع تقديم أفضل ما لديهم بصوت عالٍ وعلى الفور، متحدّثين عن أفكارهم ومستفيدين من أفكار الآخرين. تدوين الأفكار حلٌّ رائعٌ للمفكّرين المبدعين الأكثر انطوائيّة. يدعو هذا النّهج والقالب المشاركين إلى التّفكير بهدوء وتدوين أفكارهم، ثم تمريرها إلى شخص آخر يقرؤها ويضيف إليها. وهكذا ستحصل على أفكار من الجميع—وليس فقط من الأشخاص الذين يتحدّثون عن أفكارهم بصوت عالٍ.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.
قالب مصفوفة أيزنهاور
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
هل لديك قائمة هائلة من المهام؟ رتّبها بحسب الأولويّة استنادًا إلى عاملين رئيسَين: مدى الحاجة إليها وأهمّيتها. نجحت مع الرّئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور، ويمكن أن تنجح معك—سيساعدك إطار اتّخاذ القرار هذا في معرفة من أين تبدأ وكيف تخطّط ليومك. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك بسهولة إنشاء مصفوفة أيزنهاور ذات أربعة مجالات رئيسيّة (افعل وجَدْوِل وفوِّض ولا تفعل) وأَعِد النّظر فيه خلال اليوم تماشياً مع تغيُّر أولويّاتك.
قالب خريطة العمليّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Mapping
يتيح لك رسم خرائط العمليّة تقييم وتوثيق ووضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج وضعه فريقك. أداةٌ مفيدة لإزالة العقبات أو تلافيها. تمكّن خريطة العمليّة، التي تمّ تنظيمها إلى مراحل، فريقَك من تقسيم عمليّة أو نظام وتسجيل المُخرجات وعناصر العمل في كل مرحلة من مراحل العمليّة. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.