قالب تقرير الحالة
قم بتتبُّع حالة فريقك وحلِّ المشكلات معًا.
معلومات حول قالب تقرير الحالة
من المُفترَض أن يثبت تقرير الحالة بشكل مثاليّ حدوث تغيير بمرور الوقت. هل تريد تحديد الحالة الحاليّة لمشروعك؟ يبدو هذا وكأنّه تقرير حالة المشروع.
يوضّح تقرير الحالة سلسلة أحداث المشروع ويحدّدها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟"
هذا القالب هو مجرّد نقطة بداية. يمكنك أيضًا تخصيص اسم هذا القالب وفقًا لقيم الفريق أو سلوكيّاته التي تريد منحها الأولويّة، مثل "تقرير التقدُّم" أو "تقرير الحالة" أو "تقرير التّنفيذ".
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب تقرير الحالة.
ما هو تقرير الحالة؟
يلخّص تقرير الحالة كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النّتيجة المُتَوقَّعة. يمكن أن يتضمّن ملخّصاً لمشروعك أو مبادرتك، ومواعيد التّسليم، وأيّ عقبات أو عناصر عمل معلَّقة.
ويمكن أن يكون طريقة سريعة ومنظَّمة لتحقيق ما يلي:
تشجيع أصحاب المصلحة على التّأييد أو المشاركة
إضفاء الشّفافية على تقدُّم المشروع
تحديد العقبات وتصحيحها قبل حدوثها
متى تستخدم تقرير الحالة
يمكن إعداد تقرير الحالة أسبوعيّاً أو شهريّاً على مستوى المدير التّنفيذي أو فريق العمل. يعتمد عدد المرّات التي سترسل فيها تقرير الحالة على الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على دراية بأبرز خطوات فريقك وإنجازاته.
عادةً ما يتمّ إنشاء تقرير الحالة الأسبوعي خلال فترة قصيرة للفريق والمدير وأصحاب المصلحة الرئيسيّين.
يمكن أن يؤكّد تقرير الحالة الشهري للمدراء رفيعي المستوى أنّ المشاريع لا تزال تحت السّيطرة. يمكن أن تتضمّن المعلومات عالية المستوى مستويات الثّقة والجدول الزّمني، والمخاطر أو العقبات. يجب ألّا تحدث أمورٌ مفاجئة، سواءً كانت مشاكل أو مكاسب كبيرة.
يؤدي تقرير الحالة على مستوى المدير التّنفيذي إلى زيادة المشاركة والرّؤية من أعلى مستوى في الشّركة. يمكنك تضمين قسم للأسئلة الشّائعة لتوضّح كيف يستجيب فريقك بشكل استباقيّ للأسئلة.
بالنسبة لفِرق العمل المشغولة التي تتعامل مع العديد من المشاريع، يمكن إعداد تقرير شهري منفصل عن حالة الفريق يركّز على تخصيص الموارد. يمكن أن يساعد هذا النّهج المدراء في تخصيص الوقت والموارد للأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة.
أنشئ تقرير الحالة الخاص بك
من السّهل إنشاء تقرير الحالة الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب تقرير الحالة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
وضّح أهداف مشروعك. يتضمّن ذلك مواضيع مشروعك والمراحل الرّئيسية والمُخرجات وأعضاء الفريق الذين سيشاركون في المشروع. اطرح الأسئلة أيضًا: كيف يمكننا قياس النّجاح؟ ما التّحدّيات التي قد نواجهها؟ ما الذي يجب أن نحاول تعلُّمه من ذلك؟
حدّد الأهداف والنّتائج الرئيسيّة الخاصّة بك. التزم بالوقت المخصّص لكل شيء وتحرّى الشّفافيّة عند ملء التّفاصيل: ما هي الأهداف الرّئيسية للإطار الزّمني المحدّد الخاص بك؟ إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتحديد الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة للفريق، فجرّب القالب الخاص بنا [رابط إلى قالب الأهداف والنّتائج الرئيسيّة هنا].
شجّع فريقك على المشاركة. وجّه الدّعوة لفريقك للتّعاون في القالب من خلال إدخال الحالة والتّحديثات بحسب المهام المسؤولين عنها. ما الذي يسير على الطّريق الصّحيح؟ ما الذي يتعرّض للخطر؟ ما هي المهام المكتمِلة؟ ما الذي سيحدث؟
قم بإجراء التّغييرات حسب الحاجة بالتّعاون مع فريقك. شجّع أفراد الفريق على مشاركة تقرير الحالة مع الجميع. يمكنك الرّبط بوثائق أو موارد أخرى للحصول على الإلهام، أو تسليط الضّوء على مساهمة شخصٍ ما باستخدام ملاحظة لاصقة. بمجرّد انتهائك من المشروع، أرسل تقريرًا موجزًا نهائيّاً إلى فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطط نموذج الأعمال
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Agile Methodology, Strategic Planning
لا شيء يضاهي نموذج الأعمال الخاص بك بالأهمية، من حيث تحديد من تكون، وما تصنع أو ماتبيع، أو - في نهاية المطاف - ما إذا كنت ستنجح أم لا. باستخدام وحدات البناء الأساسية التسع (والتي تمثل عناصر الأعمال الأساسية التسعة)، سيمنحك مخطط نموذج الأعمال (BMC) أداة إستراتيجية مفيدة لتطوير نموذج أعمالك وعرضه. لماذا يعد هذا القالب رائعًا لفريقك؟ هو سريع وسهل الاستخدام، ويحافظ على مركزية القيمة المقترحة التي قد حددتها، ويخلق حيزاً ملهِماً لصياغة الأفكار.
قالب المخطط الأسبوعي
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Project Planning
في عالمنا الحافل بالمشاغل، قد يصعب التخطيط لجدول زمني والالتزام به. وسواء كنت دقيقًا في المواعيد أو كنت تواجه صعوبة في إبقاء أجندتك محدّثة، ستستفيد من المخطط الأسبوعي. المخطط الأسبوعي هو عبارة عن جدول زمني لتنفيذ خططك وأنشطتك على مدار أسبوع. وسيمكّنك المخطط من إدارة وقتك وتتبع المهام وتنظيم فريقك وفقًا للمتطلبات اليومية. على عكس معظم أدوات التخطيط الورقية التي لا يمكن تخصيصها، يمكنك تغيير شكل هذا المخطط الأسبوعي ليصبح جدول أعمال يناسب احتياجاتك.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب مخطط لغة النمذجة الموحدة (UML)
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Software Development
أصبح مخطّط UML،نهجًا شائعًا لهيكليّات التطبيق وبرامج التوثيق، بعد أن كان يُستخدَم في الأصل كلغة نمذجة في هندسة البرمجيات. يُشير الاختصار UML إلى لغة النّمذجة الموحّدة، ويمكنك استخدامها لنمذجة عمليات العمل وسير العمل. يمكن أن تقدم مخططات UML لمؤسستك طريقةً موحدة لرسم العلميات خطوة بخطوة، كما تفعل المخطّطات التدفّقية. فهي تتيح لفريقك عرض العلاقات بين الأنظمة والمهام بسهولة. تساعد مخطّطات UML في إطْلاع الموظفين الجدد على آخر التطورات، وفي إعداد الوثائق، وتنظيم مكان عملك وفريقك وتبسيط مشروعاتك.
قالب مخطَّط تجربة المستخدم المرنة
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Product Management, User Experience
ماالذي تنشئه، ولماذا تقوم بإنشائه، ولمن تنشئه؟ تلك هي الأسئلة المتعلِّقة بالصّورة الشّاملة التي توجّه الشّركات والفِرَق العظيمة نحو النّجاح — وتساعدك تجربة المستخدم المرنة في العثور على الإجابات. تفيد هذه الأداة بشكل خاص أثناء البحث عن المشروع وتصميمه والتّخطيط له، فهي تتيح لك إجراء تحسينات على المنتج بسرعة وحلّ مشاكل العمل، مما يؤدّي إلى منتج يُركِّز بشكل أكبر على العميل. سيتيح لك هذا القالب إنشاء مخطّط تجربة المستخدم المرنة بناءً على ثمانية عناصر رئيسيّة: مشكلة العمل، ونتائج العمل، والمستخدمون والعملاء، والفوائد التي سيحقِّقها للمستخدم، وأفكار الحلول، والفرضيّات، والافتراضات، والتّجريب.
قالب التّحليل التّنافسي
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Decision Making
يبدأ تطوير منتج رائع بمعرفة الوضع العام (بمعنى من ستواجه) والإجابة عن بعض الأسئلة: من هم منافسوك؟ كيف يمكن مقارنة منتجك أو خدمتك؟ ما الذي يجعلك متميزاً؟ سيساعد التّحليل التّنافسي في العثور على الإجابات، التي يمكن أن تشكّل في النهاية منتجك، وعروض القيمة، والتّسويق وإستراتيجيات المبيعات. إنه تمرين رائع عندما يكون هناك حدث تجاري كبير على وشك الحدوث - مثل إطلاق منتج جديد أو جلسة تخطيط إستراتيجي.