قالب تقرير الحالة
قم بتتبُّع حالة فريقك وحلِّ المشكلات معًا.
معلومات حول قالب تقرير الحالة
من المُفترَض أن يثبت تقرير الحالة بشكل مثاليّ حدوث تغيير بمرور الوقت. هل تريد تحديد الحالة الحاليّة لمشروعك؟ يبدو هذا وكأنّه تقرير حالة المشروع.
يوضّح تقرير الحالة سلسلة أحداث المشروع ويحدّدها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟"
هذا القالب هو مجرّد نقطة بداية. يمكنك أيضًا تخصيص اسم هذا القالب وفقًا لقيم الفريق أو سلوكيّاته التي تريد منحها الأولويّة، مثل "تقرير التقدُّم" أو "تقرير الحالة" أو "تقرير التّنفيذ".
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب تقرير الحالة.
ما هو تقرير الحالة؟
يلخّص تقرير الحالة كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النّتيجة المُتَوقَّعة. يمكن أن يتضمّن ملخّصاً لمشروعك أو مبادرتك، ومواعيد التّسليم، وأيّ عقبات أو عناصر عمل معلَّقة.
ويمكن أن يكون طريقة سريعة ومنظَّمة لتحقيق ما يلي:
تشجيع أصحاب المصلحة على التّأييد أو المشاركة
إضفاء الشّفافية على تقدُّم المشروع
تحديد العقبات وتصحيحها قبل حدوثها
متى تستخدم تقرير الحالة
يمكن إعداد تقرير الحالة أسبوعيّاً أو شهريّاً على مستوى المدير التّنفيذي أو فريق العمل. يعتمد عدد المرّات التي سترسل فيها تقرير الحالة على الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على دراية بأبرز خطوات فريقك وإنجازاته.
عادةً ما يتمّ إنشاء تقرير الحالة الأسبوعي خلال فترة قصيرة للفريق والمدير وأصحاب المصلحة الرئيسيّين.
يمكن أن يؤكّد تقرير الحالة الشهري للمدراء رفيعي المستوى أنّ المشاريع لا تزال تحت السّيطرة. يمكن أن تتضمّن المعلومات عالية المستوى مستويات الثّقة والجدول الزّمني، والمخاطر أو العقبات. يجب ألّا تحدث أمورٌ مفاجئة، سواءً كانت مشاكل أو مكاسب كبيرة.
يؤدي تقرير الحالة على مستوى المدير التّنفيذي إلى زيادة المشاركة والرّؤية من أعلى مستوى في الشّركة. يمكنك تضمين قسم للأسئلة الشّائعة لتوضّح كيف يستجيب فريقك بشكل استباقيّ للأسئلة.
بالنسبة لفِرق العمل المشغولة التي تتعامل مع العديد من المشاريع، يمكن إعداد تقرير شهري منفصل عن حالة الفريق يركّز على تخصيص الموارد. يمكن أن يساعد هذا النّهج المدراء في تخصيص الوقت والموارد للأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة.
أنشئ تقرير الحالة الخاص بك
من السّهل إنشاء تقرير الحالة الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب تقرير الحالة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
وضّح أهداف مشروعك. يتضمّن ذلك مواضيع مشروعك والمراحل الرّئيسية والمُخرجات وأعضاء الفريق الذين سيشاركون في المشروع. اطرح الأسئلة أيضًا: كيف يمكننا قياس النّجاح؟ ما التّحدّيات التي قد نواجهها؟ ما الذي يجب أن نحاول تعلُّمه من ذلك؟
حدّد الأهداف والنّتائج الرئيسيّة الخاصّة بك. التزم بالوقت المخصّص لكل شيء وتحرّى الشّفافيّة عند ملء التّفاصيل: ما هي الأهداف الرّئيسية للإطار الزّمني المحدّد الخاص بك؟ إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتحديد الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة للفريق، فجرّب القالب الخاص بنا [رابط إلى قالب الأهداف والنّتائج الرئيسيّة هنا].
شجّع فريقك على المشاركة. وجّه الدّعوة لفريقك للتّعاون في القالب من خلال إدخال الحالة والتّحديثات بحسب المهام المسؤولين عنها. ما الذي يسير على الطّريق الصّحيح؟ ما الذي يتعرّض للخطر؟ ما هي المهام المكتمِلة؟ ما الذي سيحدث؟
قم بإجراء التّغييرات حسب الحاجة بالتّعاون مع فريقك. شجّع أفراد الفريق على مشاركة تقرير الحالة مع الجميع. يمكنك الرّبط بوثائق أو موارد أخرى للحصول على الإلهام، أو تسليط الضّوء على مساهمة شخصٍ ما باستخدام ملاحظة لاصقة. بمجرّد انتهائك من المشروع، أرسل تقريرًا موجزًا نهائيّاً إلى فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تحليل DMAIC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Design Thinking, Operations
قد يكون من غير الممتع التّعمق في العمليّات وفحصها، لكنها تؤتي ثمارها على نحو رائع—يمكن أن تؤدي العمليّة الأكثر كفاءة إلى توفير كبير في التّكلفة وإلى منتج أفضل. هذا ما يقوم به تحليل DMAIC. تمّ تطوير تحليل DMAIC كجزء من مبادرة ستة سيغما، ويُعَدُّ إستراتيجيّةٌ للجودة قائمة على البيانات لتبسيط العمليّات وحلّ المشكلات. تُقسَّم هذه التّقنية إلى خمس خطوات أساسيّة يتم اتّباعها بالترتيب وهي: التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم.
نموذج سكامبر (SCAMPER)
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Brainstorming
هل فريقك في مأزق؟ هل كانت لديك مشكلة مزمنة بدت وكأنها لا حلّ لها؟ يُعتَبَر سكامبر (SCAMPER)، الذي قُدِّم لأول مرة في 1972، أسلوباً للعصف الذّهني طوّره بوب إيبرلي، وهو مؤلّف كتبٍ إبداعيّة لجيل الشباب. تساعد هذه الطّريقة الذّكية وسهلة الاستخدام الفِرَق في التّغلب على معيقات الإبداع. يرشدك نموذج سكامبر (SCAMPER) عبر سبعة أسئلة تهدف إلى تشجيع فريقك على التعامل مع مشكلة ما من خلال سبعة عوامل تصفية فريدة من نوعها. عندما تطالب فريقك بالتّفكير في مشكلة ما باستخدام إطار العمل هذا، ستكتشف طرقًا جديدة ومبتكرة لفهم المشكلة التي تحاول حلّها.
قالب مصفوفة MoSCoW
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Prioritization
يعد تتبع أولوياتك تحديًا كبيرًا في المشاريع الكبيرة، خاصة عندما يكون هناك الكثير من المخرجات. تم تصميم طريقة MoSCoW لمساعدتك على القيام بذلك. هذه التقنية الفعالة مبنية على نموذج مصفوفة مقسم إلى أربعة أقسام: هي الأشياء التي يجب أن تكون متوفّرة، والأشياء والتي من المتوقّع أن تكون متوفرة، والأشياء التي يمكن أن تكون متوفّرة، والأشياء التي لن تكون متوفرة (والتي تعطي معًا اسم MoSCoW). فضلاً عن مساعدتك في تقييم وتتبع أولوياتك، يفيد هذا النهج أيضًا في عرض احتياجات العمل على الجمهور وفي التعاون على تحقيق المُخرَجات مع مجموعة من أصحاب المصلحة.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب تخطيط النّتائج
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Mapping, Project Management
استخدم قالب تخطيط النّتائج من منصّة Miro لتحسين الكفاءة التّشغيليّة. سيساعدك تخطيط النّتائج في تصوُّر جميع النّتائج الاستراتيجيّة المحتمَلة لمشروعك القادم مما يتيح لك رؤية الصّندوق الأسود لتحديد التحدّيات المحتمَلة خلال فترة العمل.
قالب مخطّط بيرت (PERT)
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping, Project Planning
يُستخدم مخطّط بيرت (PERT)وهو اختصار لـ: تقنية تقييم البرنامج ومراجعته، لتخطيط المشاريع بشكل فعّال. يساعدك في تحديد جدول زمني واضح، والتّخطيط للمهام والتّبعيّات، وتحديد المسار الحرج.