قالب تقرير الحالة
قم بتتبُّع حالة فريقك وحلِّ المشكلات معًا.
معلومات حول قالب تقرير الحالة
من المُفترَض أن يثبت تقرير الحالة بشكل مثاليّ حدوث تغيير بمرور الوقت. هل تريد تحديد الحالة الحاليّة لمشروعك؟ يبدو هذا وكأنّه تقرير حالة المشروع.
يوضّح تقرير الحالة سلسلة أحداث المشروع ويحدّدها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟"
هذا القالب هو مجرّد نقطة بداية. يمكنك أيضًا تخصيص اسم هذا القالب وفقًا لقيم الفريق أو سلوكيّاته التي تريد منحها الأولويّة، مثل "تقرير التقدُّم" أو "تقرير الحالة" أو "تقرير التّنفيذ".
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب تقرير الحالة.
ما هو تقرير الحالة؟
يلخّص تقرير الحالة كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النّتيجة المُتَوقَّعة. يمكن أن يتضمّن ملخّصاً لمشروعك أو مبادرتك، ومواعيد التّسليم، وأيّ عقبات أو عناصر عمل معلَّقة.
ويمكن أن يكون طريقة سريعة ومنظَّمة لتحقيق ما يلي:
تشجيع أصحاب المصلحة على التّأييد أو المشاركة
إضفاء الشّفافية على تقدُّم المشروع
تحديد العقبات وتصحيحها قبل حدوثها
متى تستخدم تقرير الحالة
يمكن إعداد تقرير الحالة أسبوعيّاً أو شهريّاً على مستوى المدير التّنفيذي أو فريق العمل. يعتمد عدد المرّات التي سترسل فيها تقرير الحالة على الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على دراية بأبرز خطوات فريقك وإنجازاته.
عادةً ما يتمّ إنشاء تقرير الحالة الأسبوعي خلال فترة قصيرة للفريق والمدير وأصحاب المصلحة الرئيسيّين.
يمكن أن يؤكّد تقرير الحالة الشهري للمدراء رفيعي المستوى أنّ المشاريع لا تزال تحت السّيطرة. يمكن أن تتضمّن المعلومات عالية المستوى مستويات الثّقة والجدول الزّمني، والمخاطر أو العقبات. يجب ألّا تحدث أمورٌ مفاجئة، سواءً كانت مشاكل أو مكاسب كبيرة.
يؤدي تقرير الحالة على مستوى المدير التّنفيذي إلى زيادة المشاركة والرّؤية من أعلى مستوى في الشّركة. يمكنك تضمين قسم للأسئلة الشّائعة لتوضّح كيف يستجيب فريقك بشكل استباقيّ للأسئلة.
بالنسبة لفِرق العمل المشغولة التي تتعامل مع العديد من المشاريع، يمكن إعداد تقرير شهري منفصل عن حالة الفريق يركّز على تخصيص الموارد. يمكن أن يساعد هذا النّهج المدراء في تخصيص الوقت والموارد للأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة.
أنشئ تقرير الحالة الخاص بك
من السّهل إنشاء تقرير الحالة الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب تقرير الحالة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
وضّح أهداف مشروعك. يتضمّن ذلك مواضيع مشروعك والمراحل الرّئيسية والمُخرجات وأعضاء الفريق الذين سيشاركون في المشروع. اطرح الأسئلة أيضًا: كيف يمكننا قياس النّجاح؟ ما التّحدّيات التي قد نواجهها؟ ما الذي يجب أن نحاول تعلُّمه من ذلك؟
حدّد الأهداف والنّتائج الرئيسيّة الخاصّة بك. التزم بالوقت المخصّص لكل شيء وتحرّى الشّفافيّة عند ملء التّفاصيل: ما هي الأهداف الرّئيسية للإطار الزّمني المحدّد الخاص بك؟ إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتحديد الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة للفريق، فجرّب القالب الخاص بنا [رابط إلى قالب الأهداف والنّتائج الرئيسيّة هنا].
شجّع فريقك على المشاركة. وجّه الدّعوة لفريقك للتّعاون في القالب من خلال إدخال الحالة والتّحديثات بحسب المهام المسؤولين عنها. ما الذي يسير على الطّريق الصّحيح؟ ما الذي يتعرّض للخطر؟ ما هي المهام المكتمِلة؟ ما الذي سيحدث؟
قم بإجراء التّغييرات حسب الحاجة بالتّعاون مع فريقك. شجّع أفراد الفريق على مشاركة تقرير الحالة مع الجميع. يمكنك الرّبط بوثائق أو موارد أخرى للحصول على الإلهام، أو تسليط الضّوء على مساهمة شخصٍ ما باستخدام ملاحظة لاصقة. بمجرّد انتهائك من المشروع، أرسل تقريرًا موجزًا نهائيّاً إلى فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مقابلة المستخدم
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Product Management
مقابلة المستخدم هي أسلوب بحث في تجربة المستخدم يطرح فيها الباحثون أسئلة على المستخدم حول موضوعٍ ما. تسمح لفريقك بجمع بيانات المستخدم بسرعة وسهولة ومعرفة المزيد عن المستخدمين الخاصّين بك. تُجري المؤسّسات بشكل عام مقابلات مع المستخدمين لجمع البيانات الأساسيّة وفهم كيفيّة استخدام الأشخاص للتّكنولوجيا، والحصول على نظرة سريعة حول كيفيّة تفاعل المستخدمين مع المنتَج، وفهم أهداف المستخدم ودوافعه، وتحديد نقاط الشّكوى لدى المستخدم. استخدم هذا القالب لتسجيل الملاحظات خلال المقابلة للتّأكد من أنك تجمع البيانات التي تحتاج إليها لإنشاء شخصيّات المستخدمين.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.
قالب نطاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Decision Making, Project Planning
يساعدك نطاق المشروع في التّخطيط والتّأكيد على الأهداف والتّسليمات والميزات والوظائف والمهام والتّكاليف والمواعيد النّهائية الخاصّة بمشروعك. يجب أن يضع مدير المشروع والفريق نطاق المشروع في أبكر وقت ممكن، لأنه سيؤثّر بشكل مباشر في كلٍّ من الجدول الزّمني للمشروع وتكلفته أثناء تقدّمه. على الرّغم من أن نطاقات المشروع ستختلف وفقًا لفريقك وأهدافك، إلّا أنّها تتضمّن عمومًا الأهداف والمتطلّبات والمنجزات الرّئيسيّة والافتراضات والقيود. حاول تضمين الفريق بأكمله عند إنشاء نطاق المشروع، للتّأكُّد من توافق الجميع حول المسؤوليّات والمواعيد النّهائيّة.
نموذج الماسة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Operations, Strategic Planning
تقوم جميع الشّركات بإعداد مجموعة من الاستراتيجيّات لتحقيق الأهداف الرّئيسيّة. لكن ما العناصر التي يجب أن تأخذها في الاعتبار عند وضع استراتيجيّة؟ نموذج الماسة للاستراتيجيّة هو مجموعة من العناصر التي تشكّل استراتيجيّة أعمال متماسكة. تتضمّن هذه العناصر ما يلي: الأماكن والسِّمات المميِّزة والوسائل والتّحضير والمنطق الاقتصادي. تركّز معظم الخطط الاستراتيجيّة على واحد أو اثنين فقط من تلك العناصر، مما يخلق الفجوات التي قد تسبّب مشكلات لعملك لاحقًا. يمكن أن يساعدك نموذج الماسة للاستراتيجيّة في الحفاظ على التّركيز والتّأكُّد من تلبية جميع احتياجات عملك وليس واحداً أو اثنين منها فقط.
قالب مُقترَح المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
يمكن أن يكون قالب مُقترَح المشروع خطوةً حاسمة بالنّسبة لأي نوع من المشاريع نحو توضيح سياق وأهداف ونطاق المشروع للحصول على موافقة أصحاب المصلحة. يحدِّد مُقترَح المشروع ما تريد إنجازه، وأهدافَك، وكيف تخطِّط لتحقيقها. بشكل عام، يمنح مُقترَح المشروع القارئَ فكرةً عن مضمون المشروع، ويشرح سبب أهمّيته، ويسرد الإجراءات التي ستتّخذها لإكماله. مُقترحات المشاريع لها استخدامات لا تُعدّ ولا تُحصى. غالبًا ما تستخدم الشّركات مُقترحات المشاريع للحصول على موافقة من الجهة المانحة أو أحد أصحاب المصلحة الخارجيّين. لكن تقوم العديد من الشّركات بإعداد مُقترحات المشاريع للحصول على دعم داخليٍّ أيضًا.
قالب لعبة تقدير ميتش لاسي
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Agile Methodology, Prioritization
قد يبدو اسم لعبة تقدير ميتش لاسي طويلًا ولكنّه أداة بسيطة، وهي طريقة فعّالة لترتيب مهام عملك حسب الحجم والأولويّة — لكي تتمكّن من تحديد ما يجب معالجته أولاً. في اللّعبة، تمثّل البطاقات عناصر العمل الخاصّة بك وتُبرز عائد الاستثمار أو قيمة الأعمال أو مقاييس مهمّة أخرى. ستضع كلّاً منها في ربع (مع ترتيبها حسب الحجم والأولويّة) لمساعدتك في ترتيبها في جدولك المقبل. كما تمكِّن اللّعبة المطوّرين وفرق إدارة المنتجات من العمل معًا والتّعاون بشكل فعال.