قالب تقرير الحالة
قم بتتبُّع حالة فريقك وحلِّ المشكلات معًا.
Trusted by 65M+ users and leading companies
معلومات حول قالب تقرير الحالة
من المُفترَض أن يثبت تقرير الحالة بشكل مثاليّ حدوث تغيير بمرور الوقت. هل تريد تحديد الحالة الحاليّة لمشروعك؟ يبدو هذا وكأنّه تقرير حالة المشروع.
يوضّح تقرير الحالة سلسلة أحداث المشروع ويحدّدها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟"
هذا القالب هو مجرّد نقطة بداية. يمكنك أيضًا تخصيص اسم هذا القالب وفقًا لقيم الفريق أو سلوكيّاته التي تريد منحها الأولويّة، مثل "تقرير التقدُّم" أو "تقرير الحالة" أو "تقرير التّنفيذ".
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب تقرير الحالة.
ما هو تقرير الحالة؟
يلخّص تقرير الحالة كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النّتيجة المُتَوقَّعة. يمكن أن يتضمّن ملخّصاً لمشروعك أو مبادرتك، ومواعيد التّسليم، وأيّ عقبات أو عناصر عمل معلَّقة.
ويمكن أن يكون طريقة سريعة ومنظَّمة لتحقيق ما يلي:
تشجيع أصحاب المصلحة على التّأييد أو المشاركة
إضفاء الشّفافية على تقدُّم المشروع
تحديد العقبات وتصحيحها قبل حدوثها
متى تستخدم تقرير الحالة
يمكن إعداد تقرير الحالة أسبوعيّاً أو شهريّاً على مستوى المدير التّنفيذي أو فريق العمل. يعتمد عدد المرّات التي سترسل فيها تقرير الحالة على الأشخاص الذين يجب أن يكونوا على دراية بأبرز خطوات فريقك وإنجازاته.
عادةً ما يتمّ إنشاء تقرير الحالة الأسبوعي خلال فترة قصيرة للفريق والمدير وأصحاب المصلحة الرئيسيّين.
يمكن أن يؤكّد تقرير الحالة الشهري للمدراء رفيعي المستوى أنّ المشاريع لا تزال تحت السّيطرة. يمكن أن تتضمّن المعلومات عالية المستوى مستويات الثّقة والجدول الزّمني، والمخاطر أو العقبات. يجب ألّا تحدث أمورٌ مفاجئة، سواءً كانت مشاكل أو مكاسب كبيرة.
يؤدي تقرير الحالة على مستوى المدير التّنفيذي إلى زيادة المشاركة والرّؤية من أعلى مستوى في الشّركة. يمكنك تضمين قسم للأسئلة الشّائعة لتوضّح كيف يستجيب فريقك بشكل استباقيّ للأسئلة.
بالنسبة لفِرق العمل المشغولة التي تتعامل مع العديد من المشاريع، يمكن إعداد تقرير شهري منفصل عن حالة الفريق يركّز على تخصيص الموارد. يمكن أن يساعد هذا النّهج المدراء في تخصيص الوقت والموارد للأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة.
أنشئ تقرير الحالة الخاص بك
من السّهل إنشاء تقرير الحالة الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب تقرير الحالة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
وضّح أهداف مشروعك. يتضمّن ذلك مواضيع مشروعك والمراحل الرّئيسية والمُخرجات وأعضاء الفريق الذين سيشاركون في المشروع. اطرح الأسئلة أيضًا: كيف يمكننا قياس النّجاح؟ ما التّحدّيات التي قد نواجهها؟ ما الذي يجب أن نحاول تعلُّمه من ذلك؟
حدّد الأهداف والنّتائج الرئيسيّة الخاصّة بك. التزم بالوقت المخصّص لكل شيء وتحرّى الشّفافيّة عند ملء التّفاصيل: ما هي الأهداف الرّئيسية للإطار الزّمني المحدّد الخاص بك؟ إذا لم تكن قد قمت بالفعل بتحديد الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة للفريق، فجرّب القالب الخاص بنا [رابط إلى قالب الأهداف والنّتائج الرئيسيّة هنا].
شجّع فريقك على المشاركة. وجّه الدّعوة لفريقك للتّعاون في القالب من خلال إدخال الحالة والتّحديثات بحسب المهام المسؤولين عنها. ما الذي يسير على الطّريق الصّحيح؟ ما الذي يتعرّض للخطر؟ ما هي المهام المكتمِلة؟ ما الذي سيحدث؟
قم بإجراء التّغييرات حسب الحاجة بالتّعاون مع فريقك. شجّع أفراد الفريق على مشاركة تقرير الحالة مع الجميع. يمكنك الرّبط بوثائق أو موارد أخرى للحصول على الإلهام، أو تسليط الضّوء على مساهمة شخصٍ ما باستخدام ملاحظة لاصقة. بمجرّد انتهائك من المشروع، أرسل تقريرًا موجزًا نهائيّاً إلى فريقك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Team Meetings, Workshops
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك في مراجعة التقدُّم المحرَز مقابل الأهداف والنَّتائج الرئيسيّة، ومشاركة التّحديثات، ومناقشة العقبات، وتبادل الأفكار.
قالب سباق العلامة التّجارية لمدّة ثلاث ساعات
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Workshops, Sprint Planning
قبل أن يؤمن العملاء بعلامتك التّجارية، يجب أن يؤمن فريقك بها. هذا هو المكان الذي تحقِّق فيه سباقات العلامة التّجارية المعجزات. سيساعد سباق العلامة التّجارية، الذي تمّ التّرويج له من قِبَل الفريق في Google Ventures، فريقَك في فرز جميع الأفكار المختلفة حول علامتك التّجاريّة والتّوافق مع المكوّنات الأساسيّة لها—قيمك وجمهورك وشخصيّتك وبيان مهمّتك وخارطة الطّريق والمزيد. سواء كنت تعمل على بناء علامة تجاريّة جديدة أو تجديد علامة تجاريّة حاليّة، تُعد سباقات العلامة التّجارية الخيار الأمثل للأحداث المهمّة مثل اختيار اسم شركتك أو تصميم شعار أو التّعاقد مع وكالة أو صياغة بيان.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.
قالب المخطط الأسبوعي
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Project Planning
في عالمنا الحافل بالمشاغل، قد يصعب التخطيط لجدول زمني والالتزام به. وسواء كنت دقيقًا في المواعيد أو كنت تواجه صعوبة في إبقاء أجندتك محدّثة، ستستفيد من المخطط الأسبوعي. المخطط الأسبوعي هو عبارة عن جدول زمني لتنفيذ خططك وأنشطتك على مدار أسبوع. وسيمكّنك المخطط من إدارة وقتك وتتبع المهام وتنظيم فريقك وفقًا للمتطلبات اليومية. على عكس معظم أدوات التخطيط الورقية التي لا يمكن تخصيصها، يمكنك تغيير شكل هذا المخطط الأسبوعي ليصبح جدول أعمال يناسب احتياجاتك.
قالب الخريطة الوظيفيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Desk Research, Mapping
هل تريد أن تفهم حقًا طريقة تفكير المستهلكين؟ أَلقِ نظرةً على الأمور من منظورهم — عبر تحديد "الوظائف" التي يحتاجون إلى إنجازها واكتشاف ما قد يجعلهم يقومون بـ "استخدام" أو "ترك" منتج أو خدمة مثل منتجاتك وخدماتك. رسم الخرائط الوظيفيّة مثاليُّ للباحثين في تجربة المستخدم، فهو عمليّة منظّمة تمنحك وجهة نظر عبر تقسيم "الوظائف" خطوةً بخطوة، لتتمكن في النهاية من تقديم شيءٍ فريد ومفيد ومختلف عمّا يقدّمه منافسوك. يُسَهّل هذا القالب إنشاءَ خريطة وظيفيّة مُفصّلة وشاملة.
قالب الجمهور المستهدف
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Prioritization
فهمُ جمهورِك المستهدف أمرٌ مهمٌّ لنجاح عملك. كيف يمكنك التّسويق لنفسك بفعّالية إذا كنت لا تعرف من تستهدِف؟ باستخدام قالب الجمهور المستهدف، يمكنك مراجعة البيانات القيّمة حول هويّة عملائك وما الذي يريدونه من منتَجك أو خدمتك.