قالب SIPOC
حدّد جميع العناصر ذات الصّلة بخطّة تحسين العمليّة. استخدم هذه الأداة المرئيّة لتوثيق إجراءات العمل من البداية إلى النّهاية.
معلومات حول قالب مخطّط SIPOC
يوفّر نموذج SIPOC الشّفافية والتّوافق ضمن العمليّة. يقدّم هذا القالب طريقة سريعة ومريحة لإنشاء مخطّط SIPOC بأقلّ قدر من الفوضى. استخدم هذه الأداة المرئيّة لتوثيق المُدخلات والمُخرجات لعمليّة ما، ومشاركة المنتج النّهائي مع بقيّة فريقك.
ما المقصود بمخطّط SIPOC؟
مخطّط SIPOC هو أداة تمكِّنك من تلخيص مُدخلات ومخرَجات العمليّة في شكل جدول مُبسِّط. ما يُتيح للفِرَق تحديد الجوانب ذات الصّلة بمشروع تحسين العمليّة قبل البدء بالعمل. تفيد أداة SIPOC في تحديد مشروع معقد لم يكن مُحدّدًا بشكل جيّد.
SIPOC هو اختصار يشير إلى المورّدين والمُدخلات والعمليّة والمُخرجات والعملاء. يدفع اسم الأداة الفريقَ إلى التَّفكير في مورِّدي العمليّة ومدخلاتها والعمليّة نفسها، والمخرجات التي تنتجُها، والعملاء الذين يتلقُّون هذه المُخرجات.
يمكن أن يساعدك مخطّط SIPOC في الإجابة عن أسئلة مثل:
مَن يوفِّر المُدخلات لهذه العمليّة؟
مَن هم العملاء؟
ما هي احتياجاتهم؟
ما هي المواصفات المفروضة على المُدخلات؟
ما الذي يتضمّنه مخطّط SIPOC؟
مخطّطات SIPOC أدواتٌ مفيدة. هيكلها بسيط ولكنّه قابل للتكيُّف. لإنشاء مخطّط SIPOC، ارسم جدولاً بخمسة أعمدة. ضع تسمية لكلِّ عمود: المورِّدون، والمُدخلات، والعمليّة، والمُخرجات، والعملاء.
المورِّدون - مَن الذي يقوم بتزويد المُدخلات؟ من المهم تدوين أسماء المورّدين المحدّدين الذين تؤثِّر مُدخلاتهم بشكل مباشر على المُخرجات. على سبيل المثال، لنفترض أنك تنشئ مخطّط SIPOC لعمليّة "إعداد فطيرة التّفاح." إذا كان المُورّد يؤثّر في مُخرَج "المذاق"، فيجب إدراج هذا المورّد.
المُدخلات - ما هي المُدخلات المطلوبة للعمليّة؟ اذكر أربعة إلى ستّة مُدخلات يجب أن تتوفّر لديك لإكمال العمليّة.
العمليّة - ما هي العمليّة؟ اكتب اسم العمليّة ووصِّف خطواتها الرئيسيّة. اكتب الخطوات من البداية إلى النهاية. من المهم التّأكُّد من أنك تعرف نقطة البداية ونقطة النّهاية للعمليّة لتتمكّن من إكمال باقي المخطَّط. رغم أنّه أنه ليس من الضّروري الدّخول في التّفاصيل المُرهِقة، لكن عليك التأكُّد من وصولك إلى جميع النّقاط الرّئيسية.
المُخرجات - ما هي مُخرجات العمليّة؟ كما في قسم المُدخلات، ركِّز على 3 إلى 5 مُخرَجات رئيسيّة. إذا كتبتَ أكثر من ذلك، فإنك تخاطر بإغراق المخطّط بالمعلومات. وإذا كتبتَ أقلّ، فلن يكون لديك الكثير للعمل عليه عند تحليل المخطّط.
العملاء - مَن المُستفيد من العمليّة؟ تذكّر أنه ليس من الضّروري أن يكون هؤلاء عملاء فعليّين (على الرُّغم من أنّهم كذلك غالبًا). إذا كنت تنشئ مخطّط SIPOC للمساعدة في تطوير عمليّة داخليّة، على سبيل المثال، قد يكون "العملاء" في الواقع زملاءك في العمل. تشمل الطّرق المفيدة الأخرى لفهم عملائك بشكل أفضل قالب بيان مشكلة العميل و قالب صوت العميل.
مزايا استخدام مخطّط SIPOC
إليك كيف يمكن أن يستفيد فريقك من استخدام قالب SIPOC:
مخطّط SIPOC هو أداة مرئيّة رائعة تتيح التّركيز على العمليّة قبل اتّخاذ أي إجراءات. يوفّر مرحلة ممتازة لما قبل الإنتاج تسمح بمعالجة المشكلات مُسبقًا.
يمكن أن يكون مخطّط SIPOC أداة تحسين للعمليّات أو المشاريع التي اكتملت بالفعل. حتى في حال نجاح العمليّة أو سير العمل، فسيوفّر المخطّط طريقة سهلة للعثور على مجالات التّحسين.
يتمّ إطلاع فِرَق المشروع والأفراد المشاركين على جميع جوانب المشروع أو العمليّة باستخدام تنسيق أداة بصرية يمكن فهمها بسهولة واستيعابها بسرعة. يوفّر قالب SIPOC منظورًا كاملاً لفريقك في صفحة واحدة.
تساعد الأداة فريقك في تحديد جميع الأشخاص أو المؤسّسات التي ستوفّر مُدخلات للعمليّة. يساعد هذا الجميعَ في فهم المُدخلات التي يقدِّمونها وكيف ترتبط هذه المُدخلات بجميع الجوانب الأخرى للعمليّة.
لا يتمّ تحديد مُتطلّبات العميل فقط، بل يتمّ توضيح توقُّعات مُحدَّدة كذلك. لذلك، يمكن لجميع الأطراف المعنيّة تقدير الهدف النّهائي للعمليّة والسّعي نحو تحقيقه بكفاءة أكثر.
أنشئ مخطّط SIPOC الخاص بك
إليك شرحًا تفصيليّاً لكيفيّة استخدام قالب مخطّط SIPOC لإنشاء المخطّط الخاص بك:
تمّ ترتيب قالب مخطّط SIPOC في منصّة Miro تحت الحروف المناسبة. حرف S هو اختصار للمورِّدين، وحرف I للمُدخلات، وحرف P للعمليّة، وحرف O للمُخرجات، وحرف C للعُملاء. يوجد أسفل كلّ حرف مربّع قابل للتّعديل يمكنك أن تكتب فيه المعلومات ذات الصّلة. تذكّر مشاركة القالب مع الأشخاص المعنييّن ليتمكّنوا من إدخال المعلومات بالشّكل الذي يرونه مناسباً.
بمجرّد النّقر على مربّع النّص تحت الحرف S، يمكن توسيع هذا المربع أو نقله، أو يمكن إدخال نصّ كذلك. من السّهل أيضاً إضافة مربّعات نصوص جديدة حسب الحاجة. يمكن فعل الشّيء ذاته في منطقة المُدخلات، ومنطقة مخرجات العمليّة، ومنطقة العملاء.
تمّ ترتيب منطقة العمليّة بالفعل لسلسلة عمليّة مناسبة، بشكل يسمح بإدخال المعلومات بسرعة وسهولة. نظرًا لأن الفكرة هي تحديد كلّ خطوة في العمليّة من البداية إلى النّهاية، يمكن للآخرين إضافة خطوات في سلسلة متزايدة تلقائيًا.
بمجرّد تحديد الخطوة الأولى، يمكن النّقر على الدّائرة الزّرقاء لإضافة خطوة أخرى في العملية تلقائيًا. يمكن تكرار ذلك حتى يكتمل إدخال كل خطوات العمليّة. سيتمّ بعد ذلك عرض العمليّة بتنسيق مرئيّ يسهل فهمه.
مثال على مخطّط SIPOC تمّ استخدامه بشكل جيّد
استخدام مخطّط SIPOC لرسم خريطة العمليّة الكاملة للعمل سيضمن تحديد كلِّ خطوة في العمليّة، وتحديد أصحاب المصلحة في كلّ نقطة بوضوح.
لنلقِ نظرة على مثال لكيفيّة استخدام مركز اتّصال المبيعات للمخطّط:
S - المورِّدون - يوفّر العملاء المُدخلات بناءً على المنتَج أو الخدمة التي تمّ توفيرها لهم. تؤثّر الخدمة أو المنتَج بشكل مباشر على مُخرجات العميل.
I - المُدخلات - يطلب ممثّلو خدمة العملاء بيانات العميل، ومعلومات المنتج، وتفاصيل الطّلب، وقواعد بيانات المنتج، وقنوات التّواصل (مثل: البريد الإلكتروني والدّردشة المباشرة والهاتف)، وأدوات الاتّصال، ومعرفة المنتج، والتّدريب.
P - العمليّة - يتلقّى ممثّلو خدمة العملاء اتّصالات من العملاء > يتمّ تبادل المعلومات > وإدخال المعلومات في قاعدة البيانات > يتم توفير تفاصيل الدّعم، أو خدمة العملاء أو مساعدة المبيعات > التّوصل إلى حلّ أو إجراء تغيير.
O - المُخرَجات - يتم تسجيل بيانات العميل، ثم يتمّ تحديث قاعدة بيانات المنتَج أو العميل وتُسجَّل أي معلومات متعلّقة بالطّلب. إذا كانت هناك حاجة إلى تقديم طلب جديد، فسيتمّ ذلك، ويتمّ تسجيل المعلومات المهمّة وتحديثها.
C - العملاء - يستفيد العملاء الذين اشتروا منتجًا أو خدمة مثلما يستفيد مزوِّد الخدمة أو الشَّركة المُصنِّعة. تساعد ملاحظات العملاء في تحسين عروض المنتجات وتصحيح الأخطاء أو المشكلات وضمان رضا العملاء بشكل أفضل.
يؤدّي وضع العمليّة بهذه الطّريقة إلى إنشاء مخطّط واضح يسمح بتحديد أي فجوات تنشأ عند تلبية احتياجات العملاء. يمكن لمركز اتّصال المبيعات بعد ذلك تكييف عمليّاته. يمكن أن تضمن البيانات التي يجمعونها تلبية المتطلبّات المستقبليّة للعُملاء.
فيمَ يُستخدم مخطّط SIPOC؟
يُستخدم مخطّط SIPOC لتحديد الخطوات المختلفة لعمليّة ما. يتضمّن جميع المشاركين في العمليّة، بالإضافة إلى المتطلّبات المحدَّدة للعملاء. يمكن استخدام المخطّط إمّا لتصوُّر العمليّة بشكل فعّال قبل البدء بالعمل عليها أو لتحسين عمليّة قيد التّنفيذ بالفعل. ليس من الضّروري تضمين الخطوات التّفصيليّة عند إنشاء مخطّط بياني وإنّما تحديد جميع الأشخاص والأطراف المعنيّة.
ما الخطوة التّالية لمخطط سايبوك؟
تختلف الخطوات التالية بحسب الغرض من استخدام مخطّط سايبوك. عند استخدام المخطّط البياني لتخطيط عملية، فالخطوة التّالية هي التّنفيذ. يشمل ذلك التّواصل مع الأطراف المعنيّة، وإبلاغها بالاستراتيجية، والمضي قدماً في العمل. قم بتزويد جميع الأطراف بمخطّط سايبوك النّهائي كمرجعيّة. عند استخدام مخطّط سايبوك البياني لتحسين عملية قائمة، فالخطوات التالية هي إبلاغ جميع الأطراف المشاركة بأوجه عدم الكفاءة أو بمشكلات تمّ الكشف عنها، والاتفاق على خطواتٍ لمعالجتها. من الضّروري وضع مخطّط بياني.
ما الفرق بين مخطّط سايبوك (SIPOC) وخريطة العمليّة؟
توجد عدّة أوجه اختلاف بين مخطّط سايبوك البياني وخريطة العملية، التي يطلق عليها اسم المخطّط التدفّقي. بشكل أساسي، خريطة العملية نسخةٌ مُبسّطة من مخطّط سايبوك البياني وتحدّد فقط الخطوات المتضمّنة في العملية. يحدّد مخطط سايبوك البياني العمليّة والأطراف المشتركة في كل خطوة ضمنها.
Can I collaborate with others using a SIPOC diagram template?
Yes, collaboration is often encouraged when creating a SIPOC diagram. Input from various team members and stakeholders can provide a more comprehensive understanding of the process.
Can a SIPOC diagram be used in various industries?
Yes, SIPOC diagrams are versatile and can be applied across different industries, including manufacturing, services, healthcare, and more.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب حزم الملاحظات اللّاصقة
: يعمل بشكل أفضل مع
Brainstorming, Meetings, Workshops
استخدم قالب حزم الملاحظات اللّاصقة من منصّة Miro لتسهيل جلسات العصف الذّهني والجلسات الجماعيّة. استخدمها لتنظيم أفكارك والتّعاون كفريق واحد وتشجيع المشاركة من جميع المعنيّين.
قالب إطار عمل الإجراءات الأربعة لاستراتيجيّة المحيط الأزرق
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بالنسبة لرّواد الأعمال، يتعلّق الأمر بشكل كبير بالمستخدمين الجُدُد—كيفيّة جذبهم وإبهارهم وتحويلهم إلى عملاء أوفياء. سيساعدك هذا القالب الذي صمّمه مؤلّفو كتاب "استراتيجيّة المحيط الأزرق: كيف تنشئ مجال سوق لا ينازعك عليه أحد وتجعل المنافسة ليست ذات أهمّيّة" في تحقيق أعلى قيمة لك ولعملائك على حدٍّ سواء. باستخدام الخطوات الأربع للقالب (المُقسَّمة إلى أعمدة سهلة)، ستعمل بسهولة على تقييم منتجاتك بطرق أكثر ابتكارًا، وتضمن إنفاق المال في المجالات التي تهمّك حقًا.
قالب REAN
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Strategic Planning, Meetings
تمّ تقديم نموذج REAN لأوّل مرة في Cult of Analytics، ويُستخدم لقياس فعّالية جهود التّسويق وفهمها. كلمة REAN هي اختصار للوصول والمشاركة والتّفعيل والتّعزيز، وهي المراحل الرئيسيّة لتجربة جمهور المسوِّق خلال رحلةٍ نموذجيّة. يساعد نموذج REAN فِرَق التّسويق في تطوير مؤشّرات أداء رئيسيّة مفيدة يمكن أن تساعد في تصوُّر مدى نجاح حملاتهم التّسويقيّة أو الإعلانيّة. تعتمد العديد من الفِرَق على نموذج REAN لأنه قابل للتكيُّف مع مجموعة متنوّعة من جهود التّسويق، بما في ذلك تخطيط إطارات عمل القياس، وتحديد الأهداف، واتخاذ القرار بشأنها، وتحديد قنوات التّسويق الرّقمي.
قالب ميثاق الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Team Meetings
ميثاق الفريق هو ملفّ يحدّد غاية فريقك وأهدافه، بالإضافة إلى الخطوات التي ستتّخذها للوصول إلى أهدافك. يوضّح ميثاق الفريق الهدف والتّوجُّه لجميع أعضاء الفريق. عند إنشاء ميثاق الفريق بشكل تعاونيّ، سيكون طريقة رائعة ليشعر الأفراد بأنّهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض داخل المجموعة. يُعَدُّ قالب ميثاق الفريق مفيدًا عند إنشاء فريق جديد لأول مرّة، أو إضافة أعضاء جُدُد إلى فريق حاليّ، أو عندما تحتاج إلى تنسيق أفضل بغضّ النّظر عن فترة عمل فريقك.
قالب تقرير الحالة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يوفّر تقرير الحالة لمحة عن كيفيّة حدوث شيء ما في وقت معيّن. يمكنك تقديم تقرير حالة عن مشروع، أو فريق، أو موقف، طالما أنه يفصّل سلسلة الأحداث الخاصّة بالمشروع ويبرزها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟" استخدم هذا القالب كنقطة بداية لتلخيص كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النتيجة المُتَوقَّعة.
قالب خريطة تدفُّق القيمة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Mapping
يمكن أن تساعدك خريطة تدفُّق القيمة في إعادة تركيز عملك على الخطوات التي تقدِّم قيمة فعليّة لعملائك، والتخلُّص من العمليّات غير الفعّالة والتي تتسبّب بالهدر. باستخدام هذا القالب، يمكنكم أنت وفريق العمليّات الخاص بك التّعاون في خريطة تدفُّق القيمة اليوم.