قالب خطّة المشروع البسيط
قم بإدارة وقت فريقك وميزانيّته وموارده للبدء بتحقيق أهداف المشروع.
معلومات حول قالب خطّة المشروع البسيط
تسعى أقوى خطط المشروع إلى الحصول على المُدخلات وتهدف إلى التّفاهم مع أعضاء الفريق أو العملاء الذين يساهمون في المُخرجات أو يوافقون عليها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول خطط المشروع البسيط.
ما هي خطّة المشروع البسيط؟
يجب أن تساعد خطّة المشروع فريقَك في الإجابة على الأسئلة الكبيرة حول سبب ضرورة حدوث المشروع. يجب أن تجيب الوثيقة على ما يلي:
ما الذي نقوم به؟
لماذا نقوم به؟
كيف سنحقِّقُه؟
متى سنعمل على تنفيذ كلّ خطوة من خطوات العمليّة؟
كم ستستغرق كل خطوة من تلك الخطوات؟
متى نستخدم خطّة المشروع البسيط؟
يمكن أن يبدأ مدير المشروع أو قائده بإنشاء خطّة مشروع بسيط. يمكن تعديل الخطّة لتلائم مشاريع الفريق الدّاخلية أو مشاريع شريك العميل الخارجيّة.
يمكنك جمع البيانات والمعلومات المطلوبة لخطّة مشروعك من خلال:
الاجتماع مع عميلك أو راعي المشروع. تدوين الملاحظات التّفصيليّة، وتحديد التّوقُّعات في أقرب وقت ممكن. شجّعهم على مشاركة معرفتهم بالمنتجات والتّعلُّم منها. ناقش الجداول الزّمنية والعوامل الأخرى التي قد تسبّب بتأخير في التّسليم النّهائي. حدِّد أفضل طرق التّواصل للمشروع، ومعدَّل التحقُّق من سير العمل الذي ستقومون به معاً.
تجميع فريقك أو قسمك داخل مؤسّستك. اكتشف الشخص الذي يتمتّع بالمهارات المناسبة لكلّ مرحلة من مراحل المشروع، وقُم بدعوته للانضمام إلى لوحة العمل.
طلب مُدخلات فريقك. يستطيع كلّ عضو من أعضاء الفريق أن يُقدِّم ملاحظات قيِّمة يمكن أن تساعدك في ضبط المُخرجات وتقديرات الميزانيّة والجدول الزّمني. خطّة المشروع هي أيضاً وثيقة حيّة. مع تطوُّر المشروع، سيتطوَّر تنفيذُه.
أنشئ خطّة المشروع البسيط الخاصّة بك
من السّهل إنشاء خطط المشروع البسيط الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب خطّة المشروع البسيط، ثم اتّخذ الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.
حدّد معايير النّجاح. سواء كنت تعمل على مشروع داخليّ أم خارجيّ، فمن المهمّ تحديد ما يعنيه نجاح المشروع أو فشله. لا تقتصر على التّفكير في النتيجة (على سبيل المثال، موافقة العميل على المُخرجات) ، بل ضع في اعتبارك أيضاً العمليّة (بما في ذلك ساعات العمل للتوصُّل إلى النّتائج، بالإضافة إلى عدد الأشخاص المشاركين، ومساهماتهم أيضاً).
حدِّد أهداف الفريق. بعد تحديد أهداف واضحة ومُحدَّدة ومُقيَّدة زمنيّاً، يمكنك ترتيبها حسب الأولويّة ومواءمة فريقك حتى يتمكّن الجميع من التّركيز على ما هو مهم.
إسناد المسؤوليّات إلى جميع المشاركين. في كل مرحلة من مراحل المشروع، يجب أن يعرف فريقك ما الذي يتحمّل مسؤوليّته. فكّر في كيفيّة مساهمة كلّ عضو في الفريق بشكل مفيد في تحقيق الهدف النّهائي، وفكّر في مدى جاهزيّته وعبء العمل المسنَد إليه.
حدّد المُخرجات الخاصّة بك. حدِّد المُخرجات في أقرب وقتٍ ممكن، لتتمكّن من وضع التّوقُّعات. يجب أن تكون هذه المُخرجات مُفصَّلة ومُطابقة لأهداف المشروع.
أنشئ جدولك الزّمني. رغم أنّ المشاريع لا تسير دائمًا كما هو مخطَّط لها، إلا أنّ العروض المرئيّة مثل الجداول الزّمنيّة تتيح للفريق النّظر في نطاق المهام ومراحل المشروع المختلفة ومستوى الأولويّة ومدّة كل مهمّة وأعضاء الفريق المسؤولين عن نجاح كل مهمّة.
نظّم اجتماعَ بدء المشروع. هذه فرصة لكي يعمل المشروع على إلهام الفريق. إذا تحمّل كل فرد في فريقك المسؤوليّة المُسنَدة إليه والتزم بها، فمن الأسهل التّركيز على الصّورة الأكبر، وتحقيق أهدافك.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.
قالب مصفوفة الأثر/الجهد
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
المؤسّسات النّامية لديها مهام لا تُحصى، وعدّة ساعات فقط في اليوم (أو أسابيع قبل عمليّة إطلاق المنتجات) لإنجاز تلك المهام. وهنا تأتي أهميّة مصفوفة الأثر/الجهد. تقدّم لك دليلاً مرئيّاً سريعًا لتساعدك في ترتيب مهامك بحسب أولويّتها ومعرفة ما يستحق القيام به بالضّبط. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك إنشاء مصفوفة تنظّم أنشطتك ضمن أربع فئات رئيسيّة: المكاسب السّريعة التي تتطلّب جهدًا منخفضًا، والمشاريع التي تتطلّب جهدًا مكثّفاً وتوفّر عائدات على المدى الطّويل، والبدائل التي تحتاج إلى جهد منخفض ولكنّها منخفضة القيمة، والمهام التي تهدر الوقت.
قالب بدء المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Meetings
يساعدك قالب اجتماع بدء المشروع هذا في الحصول على جميع المعلومات حول مشروعك في مساحة مشتركة واحدة، مثل بيان المشروع. يتضمّن هذا القالب سبعة أنشطة لتحديد أهداف مشروعك وغاياته، وأدوار الفريق ومسؤوليّاته، والخطوات التّالية والمواد المتاحة لإجراء مزيد من المشاورات. استخدم قالب اجتماع بدء المشروع لإدارة المشاريع بفعّالية وتحقيق التّوافق بين الجميع.
قالب SIPOC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
يرسم مخطّط SIPOC العمليّات على مستوىً عالٍ من خلال تحديد الفجوات المُحتملة بين المورّدين ومواصفات المُدخلات، وبين العُملاء ومواصفات المُخرَجات. يحدّد مخطَّط SIPOC ردود الفعل وحلقات التّغذية الأماميّة بين العملاء والمورّدين والعمليّات، ويحثّ الفريق على التّفكير بخصوص السّبب والنّتيجة.
قالب مخطّط حارات السّباحة البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Diagrams, Workflows
يوضّح لك مخطّط حارات السّباحة البياني من هم أصحاب المصلحة المسؤولون عن كل مجال من عمليّاتك الهامة. استخدمه لفهم العمليّات الحاليّة أو للتّخطيط لعمليّات جديدة.