قالب سجلّ ريد (RAID)
حدّد المخاطر والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المرتبطة بالمشروع باستخدام قالب سجلّ ريد (RAID).
معلومات حول قالب سجلّ ريد
يساعدك قالب سجلّ ريد في تنظيم المعلومات الرّئيسيّة للمشروع. يمكّنك من تخطيط نطاق مشروعك وإدارته وهيكلته، ما يتيح لك القدرة على الإشراف المخاطر المُحتملة وكيفيّة التّخفيف منها. يسِّهل القالب أيضاً الرّجوع إلى تفاصيل محدّدة في المشروع أثناء الاجتماعات وعمليّات تدقيق المشروع.
ما الذي يشير إليه RAID؟
يشير اختصار RAID إلى المخاطر والافتراضات والمشكلات والتّبعيّات. ويستخدمه بعض مدراء المشاريع للإشارة إلى المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات.
أداةٌ تتيح لمدراء المشاريع تسجيل المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات، ورصدها، وإدارتها.
ما المقصود بقالب سجلّ ريد (RAID)؟
يعرف كلّ مدراء المشاريع أنّه حتّى أفضل الخطط يمكن أن تنحرف عن مسارها. عندما تقوم بتنفيذ مشاريع مختلفة في المواعيد النّهائية الضّيقة، فقد تصبح العقبات مُكلفة ومرهقة أكثر وبشكل سريع.
وهنا يأتي دور قالب ريد.
يساعد قالب سجلّ ريد مدراء المشاريع في تحديد المخاطر المُحتملة أثناء مرحلة التّخطيط للمشروع. من خلال تجميع هذه القائمة، يمكنك وضع خطط للطّوارئ، وإعداد سيناريوهات لأسوأ الحالات التي قد تحدث، والتّأكُّد من توافر الموارد اللّازمة للتّغلب على التّحديات.
كما يساعد فِرَق المشروع في حلّ المشكلات خطوةً بخطوة. القالب عبارة عن نظام يسمح لك بمراقبة المخاطر وتعقّبها عند حدوثها، ما يتيح لك حلّ أي مشكلات أثناء مواصلة التّقدُّم في المشروع.
كيف تقوم بإعداد سجلّ ريد؟
عادةً ما يكون سجلّ ريد عبارة عن مربّع يتضمن أربعة أرباع: المخاطر والافتراضات والمشكلات والتّبعيّات. من السّهل إعداده باستخدام أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro. ابدأ بتحديد قالب سجل ريد (RAID). ثم يمكنك ملء السّجلّ في بداية كلّ مشروع باستخدام المعلومات الآتية:
1. المخاطر — الخطوة الأولى هي تحديد كلِّ خطر واحتماليّة حدوثه. المخاطر هي أيّة تهديدات تعرِّض مشروعك للخطر، مثل الإنفاق الزّائد على ميزانيّتك. بعد تحديد كلّ المخاطر المُحتملة، يمكنك الآن سرد الخطوات التي ستّتخذها إذا حدثت هذه المواقف. اسأل نفسك كيف ستتدارك المشكلة، وكيف يمكنك الاستعداد في حالة حدوثها.
2. الافتراضات/الإجراءات — الافتراضات هي أي معلومة تعتقد أنها صحيحة بدون دليل. يتضمّن هذا أيّة عوامل تتوقّع تغيُّرها ولكنّها تبقى كما هي مع تقدُّم المشروع. على سبيل المثال، قد تفترض أنّه ستتمّ الموافقة على طلب الميزانيّة الخاص بك قبل تاريخ بدء المشروع. أنت لا تملك دليلاً قويّاً أنّ هذا سيحدث، لكنّك تفترض حدوثه.
الآن، اكتب كلّ افتراضات المشروع. ثم ستضع خطّة لتقييم صحّة الافتراضات، مع وضع تدابير للتّخفيف من أي مشكلات رئيسيّة. بالنسبة إلى الإجراءات، ستحدّد مهام المشروع المحدَّدة وستُسند هذه الإجراءات إلى أعضاء الفريق.
3. المشكلات — المشكلات هي أمور حدثت بالفعل. قد تعرّض تسليم المشروع للخطر. ستستخدم هذا القسم من تحليل ريد لتوضيح كل مشكلة عند حدوثها خلال المشروع. قم بتدوين خطّتك للتّعامل مع المشكلة، وعيّن أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المعنيّين في المشروع لحلها.
4. القرارات/التّبعيّات — التّبعيّات هي مهام المشروع التي تعتمد على مهام أخرى لإكمالها بنجاح. من خلال تفصيل التّبعيات مُقدَّمًا، يمكن لمدراء المشاريع تحديد المهام الحرجة والتأكُّد من تحديد الموارد كأولويّة لها. كما يمكنهم أن يفهموا بشكل أفضل التّرتيب الذي يجب إكمال المهام وفقه.
القرارات هي جميع الخيارات التي يتمّ اتّخاذها خلال المشروع. ضع قائمة بكلّ القرارات التي يجب اتّخاذها قبل إكمال المشروع. سيمنحك هذا صورة واضحة لما تحتاج إلى اتّخاذ قرار بشأنه خلال المشروع. مع تقدُّم المشروع، قم بتدوين جميع القرارات التي تمّ اتّخاذها، ومَن اتّخذها، ومتى حدث ذلك، ونتائج تلك القرارات.
من الذي يجب أن يستخدم سجلّ ريد؟
يمكن لكلّ أعضاء المشروع المشاركة عند إنشاء سجلّ ريد الأوّلي للمساهمة بوجهات نظرهم. كلما زاد عدد الأشخاص الذين أشركتهم في العمليّة، زادت الأفكار التي ستحصل عليها.
قالب تحليل ريد أداةٌ مفيدة كذلك لمشاركة تحديثات الحالة مع أصحاب المصلحة. يمكنك تقديم معلومات واضحة وموجزة لتوضّح لهم بالضّبط كيف تقوم بتخفيف المشكلات. إذا كنت تستخدم قالب سجلّ ريد من منصّة Miro، فسيكون من الأسهل مشاركة هذه المعلومات. ما عليك سوى مشاركة القالب مع أصحاب المصلحة، ويمكنهم عرض سجلّ ريد بالكامل. كما يمكنهم إضافة تعليقات وتقديم ردود الفعل مباشرة إلى القالب نفسه.
كما يمكنك استخدام تحليل ريد لتعزيز التّوافق ضمن الفريق مع تقدُّم المشروع. يمكن للجميع الرّجوع إلى سجلّ ريد للتّأكد من أنّك تعالج المشكلات بشكل فعّال وعلى النّحو المخطّط له.
ما مزايا استخدام سجلّ ريد؟
التّنظيم ووضع الاستراتيجيّات — يفرض عليك استخدام قالب سجلّ ريد أن تكون مُنظَّماً. يجب أن تحتفظ بسجلّات مفصّلة لمشروعك وتفكِّر بشكل استراتيجيّ. سيفيد هذا أيضاً في المشاريع المُعقَّدة، ما يتيح لك فهم المخاطر الرئيسيّة بشكل أفضل في كلّ مرحلة.
توفير الوقت — من المعروف أنّ مدراء المشاريع لديهم الكثير من المشاغل. باستخدام قالب سجلّ ريد، يمكن لمدراء المشاريع استخدام وقتهم بكفاءة. كما يتيح لمدراء المشاريع التّواصل مع أصحاب المصلحة دون الحاجة إلى عقد اجتماع مباشر. يمكنهم ببساطة مشاركة القالب عبر الإنترنت وطلب الملاحظات.
قياس النّجاح — يتيح لك سجل ريد قياس نجاحك خطوةً بخطوة. هل تحقِّق أهدافك؟ هل تنجز عملك قبل الموعد النّهائي؟ نظرًا إلى أن كلّ المخاطر يتم تدوينها في القالب، ويتمّ إسناد كلِّ خطر إلى صاحب مصلحة، فيمكن للمدراء السّيطرة بشكل أكثر إحكامًا على المشروع.
هل يعد سجل ريد مماثلا لسجل المخاطر والمشكلات؟
يعد سجل ريد مماثلاً لسجل المشكلات. فكل منهما يحلل المخاطر والمشكلات، لكن الفرق الرئيسي هو أن سجل ريد أكثر تعمقًا. على النقيض من سجل المشكلات، يمكن أيضًا أن يراجع تحليل ريد التبعيات والقرارات والإجراءات والافتراضات حسب المعلومات التي تتبعها.
When should you use a RAID log template?
A RAID log template should initially be filled in during the project planning phase to identify potential risks and make contingency plans. It can also be used throughout the project to monitor and track risks, solve problems in real-time, and maintain tighter control over the project.
What’s the difference between a RAID log and a risk register?
A RAID Log Template helps project managers identify potential risks during the project planning phase. It allows you to plan, manage, and structure your project scope, giving you an oversight of potential risks and how to mitigate them. A risk register, on the other hand, is a document that provides a detailed summary of all the risks associated with a project. It typically includes information such as the likelihood and impact of each risk and any measures being taken to mitigate them. While a RAID log focuses on Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies, a risk register focuses solely on risks.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تقرير كايزن (kaizen)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Documentation
ما الذي يجعل الشّركة عظيمة؟ تعلم الشركات أنه لا بد من تعزيز عظمتها والحفاظ عليها — ما يعني أنها لا تتوقف أبدًا عن العمل بهدف التّحسين. استخدم تقرير كايزن (kaizen) فهو أداةٌ مثاليّة إذا كنت تمثّل إحدى تلك الشركات (أو تطمح إلى ذلك). يقوم بإنشاء دليل مرئي بسيط لأنشطة التّحسين المستمر على مستوى الفريق والإدارات والمؤسّسات. باستخدام نهج تقرير كايزن (kaizen)، يقوم كل موظّف في المؤسّسة بتدقيق عمليّاته الخاصّة ويفهم ما قد يُغفله، ما يجعل هذه أداة قويّة لزيادة المساءلة على جميع المستويات.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب جدول T
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Strategic Planning
تساعدك جداول T على مقارنة فكرتين مختلفتين والمفاضلة بينهما، وتجميع المعلومات في فئات مختلفة، وإثبات التغيير من خلال تحليل "قبل" و"بعد". جداول T هي أدوات تنظيمية مرئية تمكّنك من مقارنة الأفكار، حتى تتمكّن من تقييم الإيجابيات والسلبيات، أو الحقائق والآراء، أو نقاط القوة والضّعف، أو عرض الصّورة العامة مقابل تفاصيل محددة. يمكن للمصممين ومنشئي المحتوى استخدام جداول T لتحويل الإمكانيات إلى أفكار قابلة للتنفيذ. تفيد جداول T في مناقشة الاختلافات والتشابهات مع فريقك أو عملائك، ويمكن أن تساعدكم في التوصّل إلى قرار معًا.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.
قالب مجموعة سباق التّصميم
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, UX Design, Sprint Planning
باستخدام النّهج الصّحيح والمركّز والاستراتيجي، فإن خمسة أيام هي كل ما يتطلّبه الأمر لمواجهة أكبر التّحدّيات الخاصّة بمنتجك. هنا تكمن الفكرة وراء منهجيّة سباق التّصميم. تم إنشاء مجموعة سباق التّصميم هذه من قِبَل تانيا جونيل من شركة Blue Label Labs، وتوفّر مجموعة من القوالب المبسَّطة التي تدعم الأنشطة التّعاونية وعمليّات التّصويت في سباقات التّصميم—وتحافظ على الطّاقة وروح الفريق والحماس الذي أُثير في الجلسة. تجعل مُستلزمات السّباق الافتراضي واللّوحات البيضاء الجاهزة هذه المجموعة مفيدة بشكل خاص لمُيسّري سباق التّصميم عن بُعد.
قالب خريطة الإستراتيجيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Mapping
كيف ترتبط الأهداف الفرديّة أو الجماعيّة للفريق بالإستراتيجية العامّة للمؤسّسة؟ خريطة الإستراتيجيّة هي صورة مبسَّطة لإستراتيجيّة مؤسّستك وأهدافها. وهي فعّالة لأنها توفّر دليلاً مرئيّاً واضحاً لكيفيّة عمل هذه العناصر المختلفة معًا. يمكن أن تساعد الخرائط الإستراتيجيّة في مواءمة أهداف الفريق المختلفة مع كلٍّ من الإستراتيجيّة والمهمّة. عندما تصبح خريطة الاستراتيجيّة بالشّكل المناسب، يمكن للفِرَق وضع مؤشّرات أداء رئيسيّة محدّدة وقابلة للتّنفيذ وملائمة. غالبًا ما يُعد تخطيط الإستراتيجيّة جزءًا من منهجيّة بطاقة الأداء المتوازن (BSC)، وهي أداة تخطيط إستراتيجي لتحديد أهداف الفريق الشّاملة.