قالب مصفوفة RACI
تتبّع المسؤوليات وتأكّد من إجراء المحادثات الصحيحة مع الأشخاص المناسبين باستخدام قالب RACI.
معلومات عن قالب RACI
مصفوفة RACI هي أداة إدارة أساسية تساعد الفِرَق في تتبّع الأدوار والمسؤوليات ويمكنها تجنب الفوضى أثناء المشاريع. بدءًا من مشاريع الفِرَق المعقّدة متعدّدة الوظائف إلى المهام الداخلية المستمرة، تتيح لك مصفوفة RACI توضيح الأدوار وتفويض المهام، لتقوم بتجميع فريقك معًا لتنفيذ مشروعك.
يمكن لمدراء المشاريع وقادة الفِرَق استخدام هذه الأداة للمواءمة مع أصحاب المصلحة وأعضاء المشروع، ما يضمن اتفاق الجميع وإدراكهم لدورهم ولمسؤوليتهم.
ما الذي ترمز إليه مصفوفة RACI؟
تشير RACI إلى المسؤولية والمساءلة والاستشارة والاطلاع. تصِف كل كلمة من هذه الكلمات دورَ الشخص، ويتم تمييز الكلمتين الأخيرتين تبعاً لنوع التواصل الذي يجب أن يشاركوا فيه أثناء المشروع.
المسؤول: من الشخص المسؤول عن العمل؟ هو شخص يجب عليه إنهاء مشروع أو عملية أو جزء من مشروع معين.
الخاضع للمساءلة: من المسؤول عن العملية وعن مُخرجاتها؟ هم الأشخاص المسؤولون عن إكمال المهمة. يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط مسؤول عن مشروع معين لتوفير أفضل ممارسة موصى بها. ويعمل هذا الشخص كنقطة اتّصال لجميع أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
المستشار: من ستستشير عند وجود مشكلة في المشروع؟ على الشخص المستشار تقديم المعلومات لأصحاب المصلحة. إذا واجه أصحاب المصلحة مشكلات أو كان لديهم مقترحات لإجراء بعض التغييرات، عليهم إبلاغ المستشار.
المطّلع: من الذي يجب أن تبلغه إذا قمت بإجراء تغيير على المشروع؟ الشخص المطّلع يجب أن يبقى على اطلاع بما يتم إحرازه من تقدّم. دوره ليس ضروريًا لتقديم ردود فعل أو اقتراح تغييرات. ومع ذلك، سيكون من الأفضل أن تبقيه على دراية بأي تغييرات أو عقبات أو مشاكل أو المعالم الرئيسية للمشروع.
لماذا تستخدم مصفوفة RACI؟
مصفوفة RACI أداةٌ شائعة جدًا عند إدارة المشاريع لأنها توفّر الوضوح وتحدّد التوقعات. إليك قائمة بفوائد استخدام مصفوفة RACI، ولكن تذكّر أن ليس كل مشروع بحاجة إلى استخدامها.
المزيد من المشاركة. تسمح مصفوفة RACI لموظّفيك بالمشاركة بشكل أعمق في المشروع. تُناسب كلَّ موظف في فريقك فئةٌ من مصفوفة RACI. يساعد ذلك في تقليل الارتباك حول الملكية والعمليات. وبدلاً من توضيح التوقعات والمسؤوليات، يمكن لزملائك في الفريق التركيز على أدوارهم.
المزيد من إمكانية التوسع. بمجرد تعيينك موظفين لكل جزء من مصفوفة RACI، سيصبح تدريب الموظفين الجدد وتوسيع نطاق عملياتك أكثر سهولة. يساعدك ذلك على توسيع نطاق فريقك. يمكن للموظفين الجدد أن يبقوا على اطّلاع بآخر التطورات بسرعة أكبر لأن أدوارهم ومسؤولياتهم موضَّحة في المصفوفة.
حل الصراعات. تقلّل مصفوفة RACI من فرص الخلاف بين الموظفين والإدارة. نظرًا إلى أن كل موظف لديه دور محدد بوضوح، فإنهم يعرفون نطاق مسؤولياتهم -- وإلى من يوجّهون أسئلتهم.
زيادة الكفاءة. استخدم مصفوفة RACI لزيادة كفاءتك. يُسهّل استخدام مصفوفة RACI من إقامة الاجتماعات ذات جداول الأعمال الواضحة وغير المسهبة. قم بدعوة أصحاب المصلحة إلى اجتماعاتك وأنت على ثقةٍ بأنها ليست مضيعةً لوقتهم.
كيفية استخدام قالب مصفوفة RACI
استخدم قالب مصفوفة RACI عند البدء بالمشاريع. يساعدك القالب في توضيح الأدوار والمسؤوليات. إليك كيفية استخدام القالب وتعديله وفقًا لاحتياجاتك:
اختر قالب مصفوفة RACI الجاهز.
أضف الفِرَق أو الأقسام المشاركة في مشروعك عن طريق تعديل صفوف القالب.
حدّد الأدوار والمسؤوليات وأسندها إلى كل عضو في المشروع. قم بإضافة صفوف إضافية إلى القالب الخاص بك عن طريق النقر على الأيقونة ذات النقاط الثلاث والنقر على رمز "إضافة صف". يمكنك تمييزهم باستخدام إشارة@أو إضافة تعليق .ليعرفوا أنه قد تم إسناد الأدوار ويمكنهم تقديم ردود الفعل.
قبل إرفاقه بأي لوحة أو ملف لمشروع آخر، شاركه مع فريقك وكرّر ذلك إذا لزم الأمر.
مثال على مصفوفة RACI
لنفترض أنك تطلق ميزة منتج جديدة. بصفتك مدير المشروع، استخدم مصفوفة RACI لتعيين أدوار ومسؤوليات كل فرد في المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التواصل ومساعدة الجميع على فهم دورهم ومن يجب أن يتواصلوا معه فيما يتعلق بصنع القرار أو التنفيذ أو تقديم المشورة المتعلقة بالمشروع.
فيما يلي مثال للفِرَق التي يجب تضمينها في مصفوفة RACI إذا كنت تطلق ميزةً لمُنتَج:
إدارة البرنامج
إدارة المنتج
التصميم
تسويق المنتج
تحليلات البيانات
القانون والامتثال
تسويق العلامة التجارية
نجاح العميل
سيكون لكل مدير فريق دور ومسؤولية مختلفان، اعتمادًا على كيفية بناءِ مؤسستك وإنشاءِ المشروع. بعد اختيار جميع الفِرَق لتأسيس وتشغيل هذا المشروع، قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات، وضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات. اطلب منهم تأكيد ما إذا تم تعيين الدور بدقة أو إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن RACI.
لإنهاء المهمة، أضف مصفوفة RACI إلى أي لوحة أخرى من وثائق المشروع ليتمكّن فريقك من الاطّلاع عليها والرجوع إليها كلما دعت الحاجة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب لوحة أجايل (Agile)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Meetings, Agile Workflows
تُعدُّ لوحة أجايل (Agile) جزءًا من إطار عمل أجايل (Agile) الشّهير، وهي عبارة عن عرض مرئي يتيح لك مزامنة المهام خلال دورة الإنتاج. تُستخدم لوحة أجايل (Agile) عادة في سياق أساليب أجايل للتّطوير مثل كانبان وسكروم، ولكنّها أداة يمكن لأي شخص أن يستخدمها. تساعد لوحة أجايل (Agile)، التي يستخدمها مطوّرو البرامج ومدراء المشاريع، في إدارة عبء العمل بطريقة مرنة وشفّافة وقابلة للتّكرار. يوفّر قالب لوحة أجايل (Agile) طريقة سهلة للبدء باستخدام مخطّط جاهز يتكوّن من ملاحظات لاصقة وقابل للتّخصيص ليناسب مهامك وفريقك.
قالب اجتماع التّفكير
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
عندما تصبح الجداول الزّمنيّة مزدحمة، يصبح "التعلُّم بالممارسة" الطريقة الافتراضيّة للتعلُّم. لذا خصِّص وقتًا لفريقك للتعلُّم بطُرقٍ قيّمة أخرى — عن طريق التّفكير والإصغاء. يسمح اجتماع التّفكير، الذي يقوده "المتعلّمون" (أعضاء الفريق الذين يشاركون باقي أفراد الفريق) لأعضاء الفريق بمشاركة معلومات جديدة حول أعمال العميل أو مبادرة عمل داخليّة، أو تقديم أساليب لحلِّ المشكلات أو حتّى التّوصية بكتب أو حلقات بودكاست التي تستحقّ الاطلّاع عليها. يشجّع اجتماع التّفكير كذلك الزّملاء في جميع المستويات على المشاركة في التّطوير المهني لزملائهم في الفريق.
قالب AARRR
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Strategic Planning, Project Planning
تُسمّى أحيانًا "معايير القراصنة" بسبب ما يوحي به الاسم (تفضّل، قلها، إنها ممتعة)، يُعد AARRR منهجًا قيّماً يجب أن تأخذه الشّركات النّاشئة بعين الاعتبار. وذلك لأن الأحرف AARRR تشير إلى الاستحواذ والتّنشيط والاحتفاظ والإحالة والإيرادات—وهي خمسة أنواع رئيسيّة لسلوك المستخدم قابلة للقياس إلى حدٍّ كبير ومحفّزة للنمو. قم بطرح الأسئلة المناسبة حول كلٍّ من هذه العوامل الخمسة والإجابة عنها، لتتمكّن من وضع أهداف واضحة وتحديد الخطوات المُثلى للوصول إلى هذه الأهداف.
قالب بلس دلتا
: يعمل بشكل أفضل مع
Software Development, Meetings, Retrospectives
قالب بلس دلتا أداةٌ بسيطة وقويّة لجمع النّقد البنّاء من المجموعة. يشّجعكم التّنسيق أنت وفريقك على التّركيز على ما سار بشكل جيد، وما يجب تكراره في المستقبل، وما يجب أن تهدف إلى تغييره. لإكمال قالب بلس دلتا، دوّن ملاحظات بالأشياء النّاجحة والأشياء التي ترغب في تحسينها. ويمكنك بعد ذلك إيداع هذه العناصر في عمودين منفصلين. استخدم بلس دلتا لعرض المكاسب والدّروس المُستفادة لفريقك وأصحاب المصلحة والموظّفين والرّؤساء.
قالب إطار عمل الإجراءات الأربعة لاستراتيجيّة المحيط الأزرق
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بالنسبة لرّواد الأعمال، يتعلّق الأمر بشكل كبير بالمستخدمين الجُدُد—كيفيّة جذبهم وإبهارهم وتحويلهم إلى عملاء أوفياء. سيساعدك هذا القالب الذي صمّمه مؤلّفو كتاب "استراتيجيّة المحيط الأزرق: كيف تنشئ مجال سوق لا ينازعك عليه أحد وتجعل المنافسة ليست ذات أهمّيّة" في تحقيق أعلى قيمة لك ولعملائك على حدٍّ سواء. باستخدام الخطوات الأربع للقالب (المُقسَّمة إلى أعمدة سهلة)، ستعمل بسهولة على تقييم منتجاتك بطرق أكثر ابتكارًا، وتضمن إنفاق المال في المجالات التي تهمّك حقًا.
قالب مصفوفة أيزنهاور
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
هل لديك قائمة هائلة من المهام؟ رتّبها بحسب الأولويّة استنادًا إلى عاملين رئيسَين: مدى الحاجة إليها وأهمّيتها. نجحت مع الرّئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور، ويمكن أن تنجح معك—سيساعدك إطار اتّخاذ القرار هذا في معرفة من أين تبدأ وكيف تخطّط ليومك. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك بسهولة إنشاء مصفوفة أيزنهاور ذات أربعة مجالات رئيسيّة (افعل وجَدْوِل وفوِّض ولا تفعل) وأَعِد النّظر فيه خلال اليوم تماشياً مع تغيُّر أولويّاتك.