قالب تقرير حالة المشروع
قارن بين الوضع الحالي لمشروعك وبين المخطّط المتوقَّع له. واصل التّركيز على أهداف المشروع وأبقِ الجميع على اطّلاع دائم.
معلومات حول قالب تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو تحديثٌ في الوقت المناسب لتقدُّم مشروعك. يقارن الوضع الحالي لمشروعكبالمخطّط الأوّلي للمشروع.
من المحتمل كذلك أن يطّلع عليه الفريق التّنفيذي الذي يتحكّم في الميزانيّات والإدارة، ما يساعدك في الحفاظ على تركيز التّقرير على القضايا المهمّة.
هذا القالب هو مجرّد نقطة انطلاق. يمكنكم أنت وفريقك تغيير مقاييس الإنجاز التي تُعَدُّ ضروريّة أو أكثر أهمّية. يمكنك تخصيص اسم القالب وفقًا لإنجازات محدّدة في فترة معيّنة، مثل "تقرير النّشاط الأسبوعي" أو "تقرير النّشاط ربع السّنوي".
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو وثيقة موجَزة توضّح بالتّفصيل تقدُّم المشروع خلال فترة محدَّدة. عادةً ما يتم إرسال هذه التّقارير بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، اعتماداً على الجمهور.
يُبقي تقرير حالة المشروع أصحابَ المصلحة الرّئيسيّين على اطّلاع واتّفاق بشأن ما يحدث وسبب حدوثه. يمكنك البدء في كتابة هذا المستند بنفسك، ثم قم بتضمين زملائك في الفريق أيضًا لإعداد تقرير ملائم وفي الوقت المناسب.
تتضمّن تقارير المشروع عادةً ما يلي:
أساسيّات المشروع: الاسم، والمدير الرّئيسي للمشروع، والتّاريخ.
تقدُّم المشروع: ملخّص أساسي لتقدُّم المشروع.
الحالة العامّة للمشروع: اخر المستجدّات حول نطاق المشروع، وحالة الميزانيّة، والجدول الزّمني للمشروع.
المراحل الرّئيسيّة للمشروع: التقدُّم الفعليّ نحو الوصول إلى المراحل الرّئيسيّة.
الجداول الزّمنية للمشروع: الجدول الزّمني التّقديري مقابل الجدول الزّمني الفعلي.
عناصر العمل أو مُخرجات المشروع: التّحديثات على المهام الجارية والمستقبليّة.
مخاطر المشروع: المهام غير المُكتملة، والتّأخيرات، ومشاكل أخرى.
تذكَّر أنه يجب إنشاء تقارير حالة مشروعك اليوميّة أو الأسبوعيّة في سياق تقريرك السّابق.
متى تستخدم تقرير حالة المشروع؟
يمكن لفِرَق العمل ومدراء المشاريع استخدام التّقارير الأسبوعيّة للحالة لإطلاع أصحاب المصلحة في المشروع على التّحديثات المتعلِّقة بتفاصيل المشروع، مثل الجدول الزّمني للمشروع، والحالة العامّة، والميزانيّة, والمُخرجات.
يتيح التّقرير الأسبوعي للفِرق إثبات أنهم يعملون بشكل استباقيّ، ويحافظون على تركيزهم على أهداف المشروع. كما يعمل على إطلاع أصحاب المصلحة على الوضع الحالي للمشروع، مما يساعد في إعداد الميزانيّة والإدارة.
إلى جانب تلخيص تقدُّم المشروع، يوضّح تقرير الحالة أيضًا تفاصيل سلامة المشروع والمخاطر والحلول وعناصر العمل ويساعد على التّخلُّص من التّكرارات. يساعد كلّ ذلك في تجنُّب اجتماعات التّحديث المستمرّة.
أنشئ تقرير حالة المشروع الخاص بك
من السّهل إنشاء تقارير حالة المشروع الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء التّقارير ومشاركتها مع فريقك. ابدأ بتحديد قالب تقرير حالة المشروع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك:
تخصيص القالب: أضف العناوين إلى أقسام التّقرير، واستخدم التّرميز اللّوني، وقم بتغيير ترتيب الأعمدة لتناسب احتياجاتك. أضف التّفاصيل ذات الصّلة بالمشروع تحت كلّ عمود.
تحديد مؤشّرات الأداء الرئيسيّة: إذا سألك رئيسك أو زملاؤك في الفريق كيف يبدو النّجاح، كيف يمكنك قياس النّتيجة الإيجابيّة؟ أضف أهداف المشروع إلى التّقرير.
جمع البيانات: قم بجمع البيانات المتعلّقة بمؤشّرات الأداء الرئيسيّة الخاصّة بك. يجب أن تكون ذات صلة بأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع في جمع بيانات دقيقة. تسهّل إضافة البيانات التّحليليّة حساب التقدُّم.
توصيل أنشطة المشروع ومُخرجاته: استخدم أي بيانات متضمَّنة في تقريرك لتروي قصّة مقنعة تستند إلى حقائق ملموسة. أخبر القرّاء بكيفيّة تأثير قرارات الفريق وأدائه في تقدُّم المشروع.
تضمين المشكلات: لا يوجد مشروع مثالي، ومن المحتمل أن تواجه بعض العقبات خلال فترة إعداد التّقرير. كن فخوراً وسلِّط الضّوء على ما فعلتَه لإصلاح ما هو غير متوقَّع. وضِّح كيف تولّيت المسؤوليّة وتمّت توصيتك بما يجب فعله إذا كان من المُحتمل أن يحدث خطأ ما أيضًا.
التّعاون بفعّاليّة: قم بدعوة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لعرض التّقرير باستخدام رابط بسيط على منصّة Miro. اجمع ردود الفعل عبر التّعليقات وقم بتنفيذها بشكل فوري. قم بدعوة العملاء لعرض المسودّة النّهائية وإضافة الاقتراحات أيضًا.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تحليل التّكلفة والفائدة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بوجود العديد من القرارات اليومية التي يجب اتّخاذها—وكل منها يبدو عالي المخاطر—من السّهل أن تثقل الخيارات كاهل أي عمل أو مؤسّسة. أنت بحاجة إلى طريقة منهجيّة لتحليل المخاطر والمكاسب. يمنحك تحليل التّكلفة والفائدة الوضوح الذي تحتاجه لاتّخاذ قرارات ذكيّة. سيساعدك هذا القالب في إجراء تحليل التّكلفة والفائدة (CBA) لمساعدة فريقك في تقييم إيجابيّات وسلبيّات المشاريع الجديدة أو مقترحات الأعمال—وفي النّهاية سيساعد شركتك في الحفاظ على وقتك الثّمين وأموالك ورأس مالك الاجتماعي.
قالب قبّعات التَّفكير السّت
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Brainstorming
تمّ إنشاء قبّعات التَّفكير السّت من قِبل الدّكتور إدوارد دي بونو كبديل للجدال، وهي مصمَّمة لمساعدة الفرق في استكشاف الأفكار وتطويرها بشكل تعاونيّ. استخدم هذا القالب لتعزيز التّفكير الإبداعي والحصول على وجهات نظر مختلفة حتى تتمكَّن أنت وفريقك من اتّخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.
قالب خطّة العمل التّصحيحيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Operations, Strategic Planning
بالنسبة للمدير أو قائد الموارد البشريّة، الجزء الأقلّ متعة في الوظيفة: هو توثيق مشكلات أداء الموظّف والتحدُّث عنها مباشرة إليه. تجعل خطّة العمل التّصحيحيّة تلك المهمّة الصعبة أسهل قليلاً من خلال وضع المشكلات في إطار عمل مهنيٍّ مكتوب. بهذه الطّريقة يتم توثيق العمليّة والخطوات التّالية وتفاصيل المحادثات بشكل واضح. سيمكّنك هذا القالب من التّخلُّص من التّواصل الغامض، والتّوافق حول التوقُّعات، وتقديم تعليمات مفصّلة خطوةً بخطوة للموظّفين.
قالب تقرير كايزن (kaizen)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Documentation
ما الذي يجعل الشّركة عظيمة؟ تعلم الشركات أنه لا بد من تعزيز عظمتها والحفاظ عليها — ما يعني أنها لا تتوقف أبدًا عن العمل بهدف التّحسين. استخدم تقرير كايزن (kaizen) فهو أداةٌ مثاليّة إذا كنت تمثّل إحدى تلك الشركات (أو تطمح إلى ذلك). يقوم بإنشاء دليل مرئي بسيط لأنشطة التّحسين المستمر على مستوى الفريق والإدارات والمؤسّسات. باستخدام نهج تقرير كايزن (kaizen)، يقوم كل موظّف في المؤسّسة بتدقيق عمليّاته الخاصّة ويفهم ما قد يُغفله، ما يجعل هذه أداة قويّة لزيادة المساءلة على جميع المستويات.
قالب هيكل تقسيم العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Mapping, Workflows
تقسيم العمل هو أداةٌ لإدارة المشاريع تحدّد كل ما عليك إنجازه لإكمال المشروع. تنظّم المهام في مستويات متعدّدة وتعرض كلّ عنصر بشكل بيانيّ. إنشاء تقسيم العمل نهجٌ قائمٌ على المخرَجات، ممّا يعني أنّك ستنتهي بخطّة مشروع مفصّلة تضمّ المُخرجات التي يجب أن تصل إليها لإنهاء المهمّة. قم بإنشاء هيكل تقسيم العمل عندما تحتاج إلى تقسيم عمل فريقك إلى عناصر أصغر ومحدّدة بشكل جيّد لتسهيل إدارتها.
قالب تخطيط OKR (الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة)
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning, Meetings, Workshops
يساعدك قالب تخطيط OKR في تحويل جلسات تخطيط الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة المرهِقة إلى اجتماعات ديناميكيّة ومثمرة. استخدم هذا القالب لجعل تخطيط الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة أكثر تفاعليّة، وتوجيه فريقك خلال الجلسة باستخدام الأدوات الإبداعية في نشاطات كسر الجمود والعصف الذّهني، بحيث يمكنك المشاركة في إنشاء مخطّطات OKR الخاصّة بك وتحديد النّتائج الرئيسيّة وخطط العمل من أجل تحقيقها.