قالب تقرير حالة المشروع
قارن بين الوضع الحالي لمشروعك وبين المخطّط المتوقَّع له. واصل التّركيز على أهداف المشروع وأبقِ الجميع على اطّلاع دائم.
معلومات حول قالب تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو تحديثٌ في الوقت المناسب لتقدُّم مشروعك. يقارن الوضع الحالي لمشروعكبالمخطّط الأوّلي للمشروع.
من المحتمل كذلك أن يطّلع عليه الفريق التّنفيذي الذي يتحكّم في الميزانيّات والإدارة، ما يساعدك في الحفاظ على تركيز التّقرير على القضايا المهمّة.
هذا القالب هو مجرّد نقطة انطلاق. يمكنكم أنت وفريقك تغيير مقاييس الإنجاز التي تُعَدُّ ضروريّة أو أكثر أهمّية. يمكنك تخصيص اسم القالب وفقًا لإنجازات محدّدة في فترة معيّنة، مثل "تقرير النّشاط الأسبوعي" أو "تقرير النّشاط ربع السّنوي".
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو وثيقة موجَزة توضّح بالتّفصيل تقدُّم المشروع خلال فترة محدَّدة. عادةً ما يتم إرسال هذه التّقارير بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، اعتماداً على الجمهور.
يُبقي تقرير حالة المشروع أصحابَ المصلحة الرّئيسيّين على اطّلاع واتّفاق بشأن ما يحدث وسبب حدوثه. يمكنك البدء في كتابة هذا المستند بنفسك، ثم قم بتضمين زملائك في الفريق أيضًا لإعداد تقرير ملائم وفي الوقت المناسب.
تتضمّن تقارير المشروع عادةً ما يلي:
أساسيّات المشروع: الاسم، والمدير الرّئيسي للمشروع، والتّاريخ.
تقدُّم المشروع: ملخّص أساسي لتقدُّم المشروع.
الحالة العامّة للمشروع: اخر المستجدّات حول نطاق المشروع، وحالة الميزانيّة، والجدول الزّمني للمشروع.
المراحل الرّئيسيّة للمشروع: التقدُّم الفعليّ نحو الوصول إلى المراحل الرّئيسيّة.
الجداول الزّمنية للمشروع: الجدول الزّمني التّقديري مقابل الجدول الزّمني الفعلي.
عناصر العمل أو مُخرجات المشروع: التّحديثات على المهام الجارية والمستقبليّة.
مخاطر المشروع: المهام غير المُكتملة، والتّأخيرات، ومشاكل أخرى.
تذكَّر أنه يجب إنشاء تقارير حالة مشروعك اليوميّة أو الأسبوعيّة في سياق تقريرك السّابق.
متى تستخدم تقرير حالة المشروع؟
يمكن لفِرَق العمل ومدراء المشاريع استخدام التّقارير الأسبوعيّة للحالة لإطلاع أصحاب المصلحة في المشروع على التّحديثات المتعلِّقة بتفاصيل المشروع، مثل الجدول الزّمني للمشروع، والحالة العامّة، والميزانيّة, والمُخرجات.
يتيح التّقرير الأسبوعي للفِرق إثبات أنهم يعملون بشكل استباقيّ، ويحافظون على تركيزهم على أهداف المشروع. كما يعمل على إطلاع أصحاب المصلحة على الوضع الحالي للمشروع، مما يساعد في إعداد الميزانيّة والإدارة.
إلى جانب تلخيص تقدُّم المشروع، يوضّح تقرير الحالة أيضًا تفاصيل سلامة المشروع والمخاطر والحلول وعناصر العمل ويساعد على التّخلُّص من التّكرارات. يساعد كلّ ذلك في تجنُّب اجتماعات التّحديث المستمرّة.
أنشئ تقرير حالة المشروع الخاص بك
من السّهل إنشاء تقارير حالة المشروع الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء التّقارير ومشاركتها مع فريقك. ابدأ بتحديد قالب تقرير حالة المشروع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك:
تخصيص القالب: أضف العناوين إلى أقسام التّقرير، واستخدم التّرميز اللّوني، وقم بتغيير ترتيب الأعمدة لتناسب احتياجاتك. أضف التّفاصيل ذات الصّلة بالمشروع تحت كلّ عمود.
تحديد مؤشّرات الأداء الرئيسيّة: إذا سألك رئيسك أو زملاؤك في الفريق كيف يبدو النّجاح، كيف يمكنك قياس النّتيجة الإيجابيّة؟ أضف أهداف المشروع إلى التّقرير.
جمع البيانات: قم بجمع البيانات المتعلّقة بمؤشّرات الأداء الرئيسيّة الخاصّة بك. يجب أن تكون ذات صلة بأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع في جمع بيانات دقيقة. تسهّل إضافة البيانات التّحليليّة حساب التقدُّم.
توصيل أنشطة المشروع ومُخرجاته: استخدم أي بيانات متضمَّنة في تقريرك لتروي قصّة مقنعة تستند إلى حقائق ملموسة. أخبر القرّاء بكيفيّة تأثير قرارات الفريق وأدائه في تقدُّم المشروع.
تضمين المشكلات: لا يوجد مشروع مثالي، ومن المحتمل أن تواجه بعض العقبات خلال فترة إعداد التّقرير. كن فخوراً وسلِّط الضّوء على ما فعلتَه لإصلاح ما هو غير متوقَّع. وضِّح كيف تولّيت المسؤوليّة وتمّت توصيتك بما يجب فعله إذا كان من المُحتمل أن يحدث خطأ ما أيضًا.
التّعاون بفعّاليّة: قم بدعوة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لعرض التّقرير باستخدام رابط بسيط على منصّة Miro. اجمع ردود الفعل عبر التّعليقات وقم بتنفيذها بشكل فوري. قم بدعوة العملاء لعرض المسودّة النّهائية وإضافة الاقتراحات أيضًا.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة الأثر/الجهد
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
المؤسّسات النّامية لديها مهام لا تُحصى، وعدّة ساعات فقط في اليوم (أو أسابيع قبل عمليّة إطلاق المنتجات) لإنجاز تلك المهام. وهنا تأتي أهميّة مصفوفة الأثر/الجهد. تقدّم لك دليلاً مرئيّاً سريعًا لتساعدك في ترتيب مهامك بحسب أولويّتها ومعرفة ما يستحق القيام به بالضّبط. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك إنشاء مصفوفة تنظّم أنشطتك ضمن أربع فئات رئيسيّة: المكاسب السّريعة التي تتطلّب جهدًا منخفضًا، والمشاريع التي تتطلّب جهدًا مكثّفاً وتوفّر عائدات على المدى الطّويل، والبدائل التي تحتاج إلى جهد منخفض ولكنّها منخفضة القيمة، والمهام التي تهدر الوقت.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.
قالب تحليل الفجوات
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Strategic Planning, Business Management
فكّر في الحالة المثالية لفريقك أو مؤسستك. قارنها الآن بوضعك الحالي في العالم الواقعي. هل تريد تحديد الفجوات أو العقبات التي بين حاضرك ومستقبلك؟ إذن استعدّ لإجراء تحليل الفجوات. سيسمح هذا القالب سهل التّخصيص لفريقك بالتّوافق حول العقبات التي تمنعك من بلوغ أهدافك في وقت أقرب، والتّعاونَ على خطّةٍ لتحقيق تلك الأهداف، ودفعَ مؤسستك نحو النّمو والتطوّر. يمكنك التّركيز على تحليلاتِ فجواتٍ محدّدة — بما في ذلك المهارات والمرشحين والبرامج والعمليات والموردين والبيانات والمزيد.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب العوائد الأفضل مقابل التّكاليف
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
كما يوضّح الاسم إلى حدٍّ كبير، فإن إطار العمل بطريقة أجايل (Agile) هذا يتمحور حول مساعدتك في زيادة الكفاءة من خلال تعزيز التّعاون بين مدراء المنتجات وفِرَق التّطوير. يمكنكم أن تقوموا معاً بمراجعة جميع قوائم المهام ضمن جدول أعمال المشروع وتقييمها من حيث التّكاليف والفوائد. بهذه الطّريقة يمكنك ترتيب أولويّات المهام بناءً على مقدار العوائد التي تحقَّقها مقابل أموالك. هذا القالب وسيلة رائعة للفِرق والمؤسّسات التي تريد وضع خطّة استراتيجيّة للتّعامل مع السّباق المقبل.
قالب تقرير الحالة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يوفّر تقرير الحالة لمحة عن كيفيّة حدوث شيء ما في وقت معيّن. يمكنك تقديم تقرير حالة عن مشروع، أو فريق، أو موقف، طالما أنه يفصّل سلسلة الأحداث الخاصّة بالمشروع ويبرزها. إذا كنت مدير مشروع، فيمكنك استخدام هذا التّقرير للاحتفاظ بالسّجلات التّاريخيّة للجداول الزّمنيّة للمشروع. من النّاحية المثاليّة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على الاطّلاع على تقرير الحالة والإجابة عن السؤال "أين نحن الآن، وكيف وصلنا إلى هنا؟" استخدم هذا القالب كنقطة بداية لتلخيص كيفيّة تقدُّم شيء ما بالمقارنة مع الخطّة أو النتيجة المُتَوقَّعة.