قالب مُقترَح المشروع
احصل على دعم وموافقة أصحاب المصلحة ونظِّم أفكارك قبل المشروع.
معلومات حول قالب مُقترَح المشروع
ما هو مُقترَح المشروع؟
يحدِّد مُقترَح المشروع ما تريد إنجازه، وأهدافَك، وكيف تخطِّط لتحقيقها. بشكل عام، يمنح مُقترَح المشروع القارئَ فكرةً عن مضمون المشروع، ويشرح سبب أهمّيته، ويسرد الإجراءات التي ستتّخذها لإكماله.
مُقترحات المشاريع لها استخدامات لا تُعدّ ولا تُحصى. غالبًا ما تستخدم الشّركات مُقترحات المشاريع للحصول على موافقة من الجهة المانحة أو أحد أصحاب المصلحة الخارجيّين. لكن تقوم العديد من الشّركات بإعداد مُقترحات المشاريع للحصول على دعم داخليٍّ أيضًا.
ما الذي يجب إدراجه في مُقترَح المشروع؟
يجب أن يكون مُقترَح المشروع شاملاً لكي يكون فعَّالاً. ليس من المهمّ فقط تضمين ما ستفعله أو تصمّمه أو تنفّذه، ولكن من المهم أيضًا توضيح سبب أهمّية المشروع. وهذا يعني تضمين معلومات أساسيّة عن المشروع، والآثار المترتّبة عليه، وما تمّ إنجازه بالفعل. يجب أن يجيب المُقترَح على السّؤال المتعلّق بماهيّة المشروع، وسبب أهمّيته، وكيف سيتم إنجازه، ومَن سيشارك فيه.
ما الغاية من مُقترَح المشروع؟
مُقترحات المشاريع أمرٌ أساسي. فهي تدعم أيّ جهد مهنيّ. قبل استثمار الموارد في المشروع، يمكن أن يكون مُقترَح المشروع فعّالاً في تقييم قيمة المشروع المُحتمَلة. يفيد هذا النّوع من الوثائق بشكل خاص في توصيل الأفكار للعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيّين الذين يحتاجون إلى فهم أفضل لمفهوم المشروع ونطاقه.
كيفيّة إنشاء مُقترَح المشروع:
الخطوة 1: اكتب مُلخَّصاً تنفيذيَّاً.
يشبه الملخَّص التّنفيذي الملخَّصَ الذي يُكتب قبل الوثيقة. استخدم المُلخَّص التّنفيذي لشرح المشروع -- وكذلك للحصول على الدّعم والموافقة. فكِّر فيه كما لو كان عرضاً تقديميّاً موجزاً. أخبر القارئ عن سبب قيامك بهذا المشروع، وما الذي ستفعله لتنجح، وكيف سيبدو النّجاح.
الخطوة 2: تحديد سياق المشروع.
امنح القارئ لمحةً تاريخيّة موجَزة. أخبره عن مشاريع مماثلة قمتَ بتنفيذها. إذا لم تقُم بتنفيذ هذا النّوع من المشاريع من قبل، فأخبره لماذا حان الوقت الآن للقيام بذلك. وضِّح للقارئ كيف تعلّمت من المشاريع السّابقة لتكون قادراً على التّحسُّن لتحقِّق النّجاح في هذا المشروع.
الخطوة 3: حدِّد احتياجاتك.
تذكّر أن الهدف من مُقترَح المشروع هو الحصول على الدّعم والموافقة. أخبر القارئ بما تحتاجه لتحقيق النَّجاح. يمكن أن يشمل ذلك الموارد والمال والمواد والموظَّفين.
الخطوة 4: قم بعرض المشكلة التي تقوم بحلِّها.
ابدأ بإِطلاع القارئ بالضَّبط على المشكلة التي تهدف إلى حلِّها. اشرح لماذا تعتقد أنّه من المهم حلّ هذه المشكلة تحديدًا. قم بصياغة المشكلة على أنّها فرصة. إنّها ليست مجرّد عائق -- بل إنَّها سوق مُحتمل. ثم قدِّم تبريراً لقيامك بهذا العمل. لكسب إعجاب القارئ، أقنعه بأن مشروعك مناسب بشكل استثنائي لحلّ هذه المشكلة. سلِّط الضّوء على أيّ تقنيّات ومهارات وموارد في إدارة المشروع توفِّرها شركتك. لا تكن متواضعًا!
الخطوة 5: قم بوضع ميزانيّة وجدول زمنيّ.
ضع تقديراً للمدّة التي يجب أن يستغرقها هذا المشروع. قم بتضمين بعض المراحل الرئيسيّة التي ستُخبرك، بمجرَّد إنجازها، أنّ المشروع يسير على المسار الصّحيح. اسمح للقارئ بمعرفة تكلفة تنفيذ هذا المشروع. تأكّد من شرح كيف ولماذا تخطّط لإنفاق هذه الأموال.
الخطوة 6: حدِّد صانعي القرار.
قم بتوضيح مَن هم أصحاب المصلحة الدّاخليّين الذين سيقومون بإدارة المشروع. بهذه الطّريقة، سيعرف القارئ الشّخص الذي سيتواصل معه إذا رغب بالمشاركة في عملك أو بمعرفة المزيد. يمكنك أيضًا توضيح أصحاب المصلحة الخارجيّين الذين يجب أن يوافقوا على المشروع.
الخطوة 7: ضع خطّة للاتّصال.
عندما تُنهي المشروع، كيف تخطِّط للإعلان عن ذلك؟ أخبر القارئ كيف سيتأثّر جمهورك بمشروعك وكيف تخطِّط لتوصيل هذا التّأثير. إذا كان لديك فريق تسويق، تعاون معه في هذا القسم. يجب أن يقوموا بتضمين أيّة وثائق وبيانات صحفيّة ورسائل بريد إلكتروني وإعلانات وحملات وسائل التّواصل الاجتماعي التي يخطّطون لتشغيلها عند انتهاء المشروع.
الخطوة 8: قم بإضافة أي معلومات إضافيّة.
يقوم العديد من الأشخاص بتضمين ملحق يحتوي شرحاً أعمق للمعلومات المذكورة في المُقترَح. يمكنك استخدام الملحق للحصول على الوثائق الفنّية أو الإحصاءات التي قد تعطِّل المُقترَح نفسه، ولكنّها قد تثير اهتمام القارئ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب البحث
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Desk Research, Product Management
غالبًا ما تحتاج الفِرَق إلى توثيق نتائج جلسات اختبار قابليّة الاستخدام ومقابلات العملاء في قالب بحث منظّم ومرِن للمستخدم. يؤدّي تجميع ملاحظات الجميع في موقع مركزي إلى تسهيل مشاركة الأفكار على مستوى الشّركة واقتراح ميزات جديدة بناءً على احتياجات المستخدم. يمكن استخدام قوالب البحث لتسجيل البيانات الكميّة أو النّوعيّة. عندما تكون وظيفتك هي طرح الأسئلة، وتدوين الملاحظات، ومعرفة المزيد عن المستخدم، والاختبار بشكل متكرّر، يمكن أن يساعدك قالب البحث في التحقُّق من صحّة افتراضاتك، وإيجاد أوجه التّشابه بين المستخدمين المختلفين، وتوضيح نماذجهم العقليّة واحتياجاتهم وأهدافهم.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب مصفوفة أنسوف
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Operations, Strategic Planning
واصل النمو. واصل التطوير. واصل البحث عن تلك الفرص الجديدة في الأسواق الجديدة—والطرق الجديدة المبتكرة للوصول إلى العملاء هناك. يبدو وكأنه نهجك؟ إذاً قد يكون هذا القالب مناسبًا للغاية. يتم تقسيم مصفوفة أنسوف (تعرف كذلك باسم شبكة توسيع منتج أو سوق) إلى أربع إستراتيجيات نمو محتملة: اختراق السوق، وتطوير السوق، وتطوير المنتج، والتنويع. عندما تمر بكل قسم مع فريقك، ستحصل على نظرة واضحة لخياراتك في المستقبل والمخاطر والمكاسب المحتملة لكل منها.
قالب متطلّبات إنجاز المنتج
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Kanban Boards, Product Management
غالبًا ما تقوم فِرَق التّطوير بالعمل على العديد من المنتجات في وقت واحد. تُعد متطلّبات إنجاز المنتج أداة لإدارة المشروعات تساعد الفِرَق على تتبّع المشروعات قيد الإنجاز أثناءَ قيامهم ببنائها وتكرارها، وبذلك تتمكّن من تخزين أفكار الجميع وتخطيط القصص وترتيب المهام حسب اولوياتها. تتوضّع المهام ذات الأولوية القصوى في الجزء العلوي من متطلّبات إنجاز المنتج ليتمكّن فريقك من معرفة ما يجب العمل عليه أولاً. تسهّل متطلبات إنجاز المنتج على الفِرَق تخطيط الموارد وتخصيصها، لكنها توفر كذلك مصدرًا واحدًا للحقيقة للجميع لمعرفة ما الذي تعمل عليه فِرق التطوير.
قالب شجرة القرار
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Mind Mapping, Diagrams
يصبح اتخاذ القرارات الصعبة أسهل عندما يمكنك النظر بوضوح إلى اختياراتك وتصور النتائج. هذا بالضبط ما ستساعدك شجرة القرار على القيام به، حيث ستمكنك من استثمار وقتك وأموالك بثقة. شجرة القرار عبارة عن مخطط تدفقي يبدو تمامًا مثلما تتخيل - مع "الفروع" التي تمثل الخيارات المتاحة لك. وتوفر طريقة مبسطة لتنفيذ مجموعة من القرارات ومعرفة نتائجها قبل أن تقوم بتعبئة مواردك الفعلية، وهذا الأمر مفيد جدًا لا سيما للشركات الناشئة والشركات الصغيرة.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.