قالب تخطيط المشروع
أنشئ مصدرًا للحقيقة لتساعد الفِرَق في تصوّر المراحل الرّئيسيّة للمشروع وتنفيذها.
معلومات حول قالب تخطيط المشروع
يساعدك تخطيط المشروع على الاستعداد لأي مشروع. الخطوة الأولى هي الحصول على موافقة من صانع القرار الرّئيسي مثل الإدارة العليا. بمجرّد حصولك على إذن للمُضيّ قُدمًا في المشروع، ستحتاج إلى تخطيط للإجابة عن أسئلة مَن وماذا ومتى وأين وكيف فيما يتعلّق بالمشروع.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول تخطيط المشروع وقالب تخطيط المشروع.
ما هي خطّة المشروع
خطّة المشروع هي المصدر الوحيد للحقيقة والذي يساعد الفِرَق في تصوّر المراحل الرّئيسيّة للمشروع وتنفيذها.. تتضمّن الخطّة عادةً ما يأتي:
الأهداف المحدّدة والمهام المطلوب إنجازها لتحقيق هذه الأهداف
نطاق المشروع
تحديد الجداول الزّمنية للمهام
تفويض إدارة المهام إلى أعضاء فريق العمل
تقديرات تكاليف كلّ مرحلة من مراحل المشروع
تخطيط الأحداث غير المتوقَّعة
الجدول الزَّمني للمشروع
المُنجزات المتوقَّعة في نهاية المشروع
عندما تكون في مرحلة الإنتاج في أي مشروع، ستوفّر لك ملفّات التّخطيط الوقتَ والمال من خلال تحفيز فرق العمل على النّظر في التّكاليف المخفيّة والمهام المُتضمَّنة من البداية إلى النّهاية.
متى تستخدم خطّة المشروع
تكون خطط المشروع أكثر فائدة عندما تحدِّد "العناصر" و"الأسباب" الخاصة بالمشروع لأي شخص يجب أن يقدّم الدّعم له. استخدمها لتناقش بشكل استباقي احتياجات الفريق؛ والتّوقُّعات؛ والخطوط الأساسيّة للجدول الزّمني والميزانيّة والنّطاق. ستساعدك الخطّة أيضاً في توضيح الموارد المُتاحة قبل البدء في مشروع ما، بالإضافة إلى المُنجزات المُتوقَّعة في نهاية المشروع.
أنشئ خطّة المشروع الخاصّة بك
من السّهل إنشاء خطط المشروع الخاصّة. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب تخطيط المشروع، ثم قم باتّباع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.
قم بدعوة أصحاب المصلحة الآخرين للمساعدة في تحديد خطّتك. قبل البدء في ملء الأقسام المختلفة، ادعُ فريقك والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين للانضمام إليك في مكالمة صوتية أو دردشة فيديو (يُسمَح بانضمام ما يصل إلى 25 مشاركًا في أي وقت محدّد).
حدِّد أهداف المشروع. قم بالتّنسيق مع فريقك حول المشكلات التي تحاول حلَّها. قم بتوثيق مواضع الشّكوى في الأقسام ذات الصّلة.
كيف سيقيس فريقك النّجاح؟ كلما كانت المعايير الخاصّة بك أكثر تحديدًا، كلما كانت فرصة فريقك أكبر في تحقيقها. حاولوا الاتّفاق على تغييرات في أرقام أو نسب مئويّة معيّنة ترغب في تحقيقها ضمن مجالات محدّدة في عملك.
تأكّد مَن هم الأشخاص الآخرين الذين يجب إشراكهم. يجب أن يكون لكلّ شخص في المشروع دور محدَّد. عليك تضمينهم في ملفّ التّخطيط حتى وإن لم يكونوا مُتاحين للمشاركة في الاجتماع.
احصل على تقدير لتكلفة المشروع. يتضمّن ذلك الميزانيّة الماليّة الخاصّة بك ويمكن أن يشمل وقت فريقك وموارده.
حدِّد الموارد الموجودة بالفعل. هل تبدأ من نقطة الصّفر أم تقود مبادرة جديدة؟ اكتشف الأصول التي يمكنك الوصول إليها بالفعل ولاحظ كيف يمكنها دعم مشروعك.
اعرف ما هي العقبات التي تقف في طريق النّجاح. استعدّ للعقبات أو فترات التّأخير خلال الجدول الزّمني لمشروعك. كُن سبَّاقًا وتوقَّع كيف يمكنك البقاء على المسار الصّحيح.
قم بإدراج عناصر العمل الخاصّة بك. حدِّد خطواتك التي تلِي الاجتماع، وخصِّص المسؤوليّات لكلّ عضو في الفريق.
قم بتأكيد الجدول الزّمني الخاص بالمشروع. سيؤدّي تحديد التّواريخ والمواعيد النّهائية إلى إبقاء مشروعك على المسار الصّحيح. إذا كنت بالفعل تستخدم مخطّطًا شهريًا عبر الإنترنت []، فيمكنك نسخ المراحل الأساسيّة المهمّة إلى هذا القالب. راجع الخطّة بانتظام للتّأكُّد من أنَّكم تعملون معًا نحو تحقيق أهدافك، وقم بتعديلها حسب الحاجة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب مُقترَح المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
يمكن أن يكون قالب مُقترَح المشروع خطوةً حاسمة بالنّسبة لأي نوع من المشاريع نحو توضيح سياق وأهداف ونطاق المشروع للحصول على موافقة أصحاب المصلحة. يحدِّد مُقترَح المشروع ما تريد إنجازه، وأهدافَك، وكيف تخطِّط لتحقيقها. بشكل عام، يمنح مُقترَح المشروع القارئَ فكرةً عن مضمون المشروع، ويشرح سبب أهمّيته، ويسرد الإجراءات التي ستتّخذها لإكماله. مُقترحات المشاريع لها استخدامات لا تُعدّ ولا تُحصى. غالبًا ما تستخدم الشّركات مُقترحات المشاريع للحصول على موافقة من الجهة المانحة أو أحد أصحاب المصلحة الخارجيّين. لكن تقوم العديد من الشّركات بإعداد مُقترحات المشاريع للحصول على دعم داخليٍّ أيضًا.
قالب تخطيط زيادة البرامج
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
يشير تخطيط PI إلى "تخطيط زيادة البرنامج". كجزء من إطار عمل أجايل (Agile) المُوَسَّع (SAFe)، يساعد تخطيط زيادة البرامج الفِرَق في وضع استراتيجيّات نحو رؤية مشتركة. في جلسة تخطيط زيادة البرامج النّموذجية، تجتمع الفرق معًا لمراجعة متطلّبات إنجاز البرنامج، وتحقيق التّوافق بين الوظائف المتعدّدة، واتّخاذ قرار بشأن الخطوات التالية. تُجري العديد من الفرق فعّالية تخطيط زيادة البرامج كل 8 إلى 12 أسبوعًا، ولكن يمكنك تخصيص جدول التخطيط الخاص بك ليناسب احتياجاتك. استخدم تخطيط زيادة البرامج لتحليل الميزات، وتحديد المخاطر، والعثور على التبعيّات، وتحديد القصص التي ستطوّرها.
قالب سير العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Workflows
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم مختلَف الخطوات والموارد والجدول الزمني والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما. يمكن استخدامه في أي مشروع متعدّد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو غير ذلك، ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات الملموسة التي ستحتاج إلى اتخاذها لتحقيق هدف ما، ولتحديد التّرتيب الذي تحتاج إليه لإكمال تلك الإجراءات.
قالب مخطط التدفق
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Mapping, Diagrams
هل تحاول شرح عمليةٍ ما أو سير العمل لفريقك — أو فقط تحاول فهمه بنفسك؟ في بعض الأحيان أفضل طريقة هي مشاهدة سير العمل، عبر إنشاء مخطط تدفقي. باستخدام الأشكال الشائعة (عادة الأشكال البيضوية والمستطيلات والمعينات والسهام)، يعرض لك المخطط التدفقي اتجاه العملية أو سير العمل وترتيب الخطوات. بالإضافة إلى إعطائك فهمًا واضحًا، يمكنك كذلك رؤية العيوب والصعوبات المحتملة، مما يساعدك على تجسين العملية وتطويرها وإنشاء منتج أفضل وبكفاءة أكثر.
قالب إطار عمل كينيفين
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Prioritization
تواجه الشّركات مجموعة من المشكلات المعقّدة. في بعض الأحيان، تجعل هذه المشكلات صانعي القرار غير متأكّدين من أين يبدؤون أو ما هي الأسئلة التي يجب طرحها. يمكن أن يساعدك إطار عمل كينيفين الذي أعدّه ديف سنودن في شركة IBM عام 1999 على تجاوز المشكلات والعثور على الاستجابة المناسبة. تستخدم العديد من المؤسّسات إطار العمل الفعّال والمرن هذا لمساعدتها أثناء تطوير المنتج وخطط التّسويق والاستراتيجيّة التنظيميّة أو عند مواجهة الأزمات. هذا القالب مثاليٌّ أيضاً لتدريب الموظّفين الجُدد على كيفيّة التّفاعل مع حدَث كهذا.