قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع
استخدم قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع لتقوم بتنظيم الموظّفين في مشروعك القادم.
معلومات حول قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع
باستخدام قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع، يمكن لأصحاب الأعمال ومدراء المشاريع وضع تَصوُّر لجميع الموظّفين المشاركين في مشروع قادم. يمكنهم معرفة دور كلّ شخص والتّسلسل الهرمي للموظّفين وتسلسل القيادة.
ما المقصود بتنظيم المشروع؟
يوفّر تنظيم المشروع هيكلًا للطّريقة التي تخطِّط بها لتنفيذ المشروع. يوضِّح جميع الأدوار والمسؤوليّات والعمليّات والتّكنولوجيا. يعتمد الأسلوب الدّقيق على عدّة عوامل، بما في ذلك تعقيد المشروع والموارد والإمكانيّات.
ما هو المخطَّط التّنظيمي للمشروع؟
المخطَّط التّنظيمي للمشروع هو تمثيلٌ مرئيّ لمن هم ضمن فريق المشروع الخاص بك. يعمل على توثيق هيكل تنظيم المشروع، والعلاقات الهرميّة بين أعضاء الفريق، والدّور الذي يؤدّيه كل شخص. توضّح المخطّطات التّنظيمية للمشروع الدّور الذي يقوم به كلّ فرد، وتضمن الدّعم ، وتحدِّد التّوقُّعات للمجموعة.
ما الأنواع الأربعة للمخطّطات التّنظيمية؟
هناك أربعة أنواع رئيسيّةللمخطّطات التّنظيمية للمشروع:
المخطَّط التّنظيمي التّنازلي الوظيفي. يعكس هيكل هذا المخطَّط الهيكل التّقليدي للأعمال. سيكون لديك إدارة رفيعة المستوى في القسم العلوي (الرّؤساء التّنفيذيون، والمدراء الماليّون، وغير ذلك)، تليهم الإدارة العليا، ثمّ المتوسّطة، وغير ذلك. وغالبًا ما يتمّ تقسيم الهيكل إلى أقسام مثل تكنولوجيا المعلومات والموارد البشريّة والمبيعات والتّسويق.
المخطَّط التّنظيمي المُسَطَّح. على عكس المخطَّط الوظيفي التّنازلي، لا يعرض المخطَّط المُسطَّح العديد من المستويات. يُظهر عددًا قليلاً من المستويات بين المدراء التّنفيذيّين والموظّفين الآخرين، أو قد لا يُظهر أي مستويات. غالبًا ما يُستَخدم الهيكل المُسطَّح لتمكين الإدارة الذّاتية ويستخدم عادةً من قِبَل الشّركات الصّغيرة.
المخطّط التّنظيمي المقسَّم. يتمّ تقسيم هذا المخطّط بحسب خط الإنتاج. على سبيل المثال، في شركة بيع ملابس بالتّجزئة، سيتمّ تقسيم المخطَّط حسب نوع الملابس.
المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي. يشجّع المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي على التّعاون بين مختلف الوظائف. يقسِّم الموظَّفين إلى فِرَق حسب المشروع أو قائد المنتج بينما يتبعون إداريّاً أيضًا إلى مدير الشّؤون الوظيفيّة.
لماذا يجب أن تستخدم قالب المخطَّط التَّنظيمي للمشروع؟
عندما تبدأ بمشروع طويل ومعقَّد، ستواجه حتمًا عقبات وصعوبات. يمكن أن يساعدك المخطَّط التَّنظيمي للمشروع في التّغلُّب على هذه التّحدّيات. دعونا نلقي نظرة على هذا (وبعض الفوائد الأخرى) بمزيد من التّفصيل.
حدِّد العقبات. استخدم المخطَّط لتحديد عقبات المشروع قبل البدء به. بهذه الطّريقة، يمكنك حلّ المشكلات قبل فوات الأوان. على سبيل المثال، قد يوضِّح وضع المخطَّط أنك بحاجة إلى المزيد من مندوبي المبيعات المشاركين في المشروع. نظراً لأنّ المشروع لم يبدأ بعد، فلديك الوقت لإشراك المزيد من مندوبي المبيعات لضمان سير المشروع بسلاسة.
وضِّح دور الجميع في المشروع. يساعد المخطَّط التّنظيمي للمشروع الموظَّفين على فهم دورهم فيه. يعرض لهم هيكل المسؤوليّة ومع مَن سيتواصلون إذا احتاجوا إلى أدوات أو موارد معيّنة.
ارفع مهارات جميع أفراد الفريق إلى أقصى حدّ. يوضّح استخدام المخطَّط التّنظيمي للمشروع أعضاءَ الفريق الذين سيؤدّون مهاماً معيّنة. هذا يعني أنّه يمكنك التأكُّد من إكمال جميع المهام بواسطة أعضاء الفريق ذوي المهارات في تلك المجالات. على سبيل المثال، يمكنك التّأكُّد من أنّ مؤلّف الإعلانات التّسويقية يضع نسخة جديدة للموقع الإلكتروني.
من الذي يجب إدراجه في المخطَّط التّنظيمي لمشروعك؟
يجب إدراج كل شخص ينتمي إلى الهيكل الأساسي للفريق ويعمل في هذا المشروع، بما في ذلك:
1. مدير المشروع.
2. راعي المشروع.
3. أي شخص يعمل على مهام ضمن المشروع (قبل المشروع وأثناءه وبعده).
أيّاً من أصحاب المصلحة الذين يشكّلون جزءًا رئيسيّاً (غير عرضي) من المشروع.
كيف يمكنك إنشاء مخطَّط تنظيمي للمشروع؟
الآن وبعد أن عرفنا ما هو المخطَّط التَّنظيمي للمشروع ولماذا هو مفيد، لننظر إلى كيفيّة إنشاء مخطّط باستخدام قالب من منصّة Miro.
الخطوة 1 - قم بالتّسجيل في منصّة Miro وحدّد هذا القالب. التّسجيل مجّاني، ووجود قالب جاهز للاستخدام سيوفّر لك الوقت. مساحة العمل التّعاونية الخاصّة بنا هي المخطَّط المرئي المثالي لإنشاء ومشاركة المخطّط التّنظيمي لمشروعك. وإذا كنت ترغب في إجراء أي تغييرات — فهذا القالب قابل للتّخصيص. أضِف نصوصًا وصورًا جديدة وقم بتغيير الهيكل ليناسب مشروعك.
الخطوة 2- حدِّد الموظّفين الذين سيشاركون في العمل. الآن، يمكنك تحديد من سيشارك في مشروعك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير حملة إعلانيّة، فستحتاج إلى أشخاص من فريق التّسويق والمبيعات والشّؤون الماليّة.
الخطوة 3- قم بتجميع فريق الإدارة العليا. بعد ذلك، قم بالتّركيز على فريق الإدارة العليا الخاص بك. يجب أن يكون أصحاب المصلحة مهتمّين بالنّتائج، ويجب استثمارهم في نجاح المشروع، ويجب أن يلتزموا بتحقيق النّتائج المتوقَّعة.
يجب أن تهدف إلى تعيين ما يلي:
الرّاعي الذي يمتلك المشروع.
العميل الذي يضمن توافق المشروع مع احتياجات العمل.
الخبير الذي يقدِّم النّصيحة.
الخطوة الرابعة - قم بتعيين منسِّقي المشاريع. سيقوم المنسّقون بمزامنة أنشطة الفِرَق ودمجها. إنهم مسؤولون عن ضمان قيام كل فرد بالتّركيز على مهامه وعمله نحو تحقيق الهدف. اعتمادًا على حجم المشروع ودرجة تعقيده، يمكن أن يكون لديك أكثر من منسّق للمشروع الواحد.
الخطوة 5- قم بوضع المخطّط التّنظيمي. قم باستعراض جميع الأدوار والمسؤوليّات لكلّ من يشارك في المشروع. يمكنك بعد ذلك ترجمة هذه المعلومات إلى المخطَّط التّنظيمي الخاص بك. تأكّد من تحديد صنّاع القرار الأساسيّين وسلطتهم، والرّوابط بين الأدوار، ومجموعات أصحاب المصلحة الرّئيسيّين. غالبًا ما يكون الهيكل التّنظيمي عبارة عن مخطَّط تدفّقي تكون فيه الإدارة العليا في القسم الأعلى — ولكن هناك تنسيقات أخرى. ألقِ نظرةً على الأسئلة الشّائعة للحصول على مزيد من المعلومات. وإذا كنت تجد أن البدء بالقالب من نقطة الصّفر مربكاً بعض الشّيء، ألق نظرة على القالب الجاهز الذي تقدّمه منصّة Miro.
هل أحتاج إلى قالب لإنجاز المخطّط التّنظيمي؟
ليس بالضّرورة، ولكن من المحتمل أن يوفر لك استخدام القالب وقتَك، حيث لن تحتاج للبدء من نقطة الصّفر. وستكون متّسقاً في الأسلوب الذي تتّخذه لإنشاء المخطّطات التّنظيمية للمشاريع على نطاق الشّركة. يسهّل وضعُ جميع كوادر المشروع ضمن هيكل هرمي تصوّرَ كيفيّة عمل المشروع. سيؤدّي أيضًا إلى إبراز أيّ ثغرات حتى تتمكَّن من ملء جميع الأدوار قبل بدء تشغيل المشروع. بالنسبة للأشخاص المشاركين في المشروع، فإن رؤية المخطّط تمكّنهم من رؤية دورهم في الصورة الأشمل. كما يوضِّح لهم لِمَن ستكون تبعيّتهم، وإلى مَن يجب أن يتوجّهوا إذا كانت لديهم أسئلة أو مخاوف.
كيف تقوم بتشكيل فريق إدارة المشروع؟
أولاً، حدِّد أهداف مشروعك. يجب معرفة الهدف العام حتى تتمكّن من إنشاء فريق إدارة المشروع ذي الصّلة. الآن، حدِّد أعضاء الفريق الأنسب لمساعدتك في الوصول إلى هذه الأهداف. بعد ذلك، ستقوم بإنشاء الهيكل التّنظيمي بناءً على العلاقات الهرميّة في الشّركة والمشروع.
ما الذي يمكنك فعله باستخدام المخطّط التّنظيمي للمشروع؟
عند الانتهاء من وضع المخطَّط التّنظيمي لمشروعك، يمكنك استخدامه بطرق متنوّعة. يمكن أن يساعدك في إدارة الموارد، وتخطيط التّواصل مع أصحاب المصلحة، وتوزيع الأدوار والمسؤوليّات. كما يمكن أن يكون الخطوة الأولى في وضع تحليل تنظيمي مفصَّل.
Who to include in your project organization chart?
You should include anyone in the core team structure who’s working on the project, including the project manager, the project sponsor, major stakeholders, and individual contributors.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب الهيكل التّنظيمي للأعمال
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Org Charts, Operations
يمكن أن يؤدّي إنشاء التّسلسل الهرمي في العمل إلى تقوية الموظّفين—لمعرفة أدوارهم ومسؤوليّاتهم، وأعضاء الفريق، والمتعاونين المُحتملين من الأقسام الأخرى، والأشخاص الذين يمكنهم اللّجوء إليهم في حال وجود طلب معيّن. هذا هو بالضّبط ما يفعله الهيكل التّنظيمي للأعمال. يبسّط هذا القالب إنشاء هيكل تنظيميّ للأعمال لشركتك. الخطوة الأولى هي تحديد الهيكل التّنظيمي العام لشركتك. بعد ذلك، يكون من السّهل إنشاء تمثيل مرئي لكيفيّة ترابط الموظّفين المختلفين.
قالب اجتماع التّفكير
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
عندما تصبح الجداول الزّمنيّة مزدحمة، يصبح "التعلُّم بالممارسة" الطريقة الافتراضيّة للتعلُّم. لذا خصِّص وقتًا لفريقك للتعلُّم بطُرقٍ قيّمة أخرى — عن طريق التّفكير والإصغاء. يسمح اجتماع التّفكير، الذي يقوده "المتعلّمون" (أعضاء الفريق الذين يشاركون باقي أفراد الفريق) لأعضاء الفريق بمشاركة معلومات جديدة حول أعمال العميل أو مبادرة عمل داخليّة، أو تقديم أساليب لحلِّ المشكلات أو حتّى التّوصية بكتب أو حلقات بودكاست التي تستحقّ الاطلّاع عليها. يشجّع اجتماع التّفكير كذلك الزّملاء في جميع المستويات على المشاركة في التّطوير المهني لزملائهم في الفريق.
قالب صانع المخطّط البياني لتدفّق البيانات
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Software Development, Diagrams
يمكن لأي عملية أن تصبح معقّدة للغاية، خاصّةً عندما تحتوي على مكوّنات متعدّدة. كوِّن فهماً أفضل لعمليّاتك باستخدام المخطّط البياني لتدفّق البيانات (DFD). تنشئ المخطّطات البيانية لتدفّق البيانات تمثيلاً بصريّاً بسيطًا لجميع المكونات في تدفّق البيانات والمتطلّبات في نظام بكامله. غالبًا ما يتم استخدامها بواسطة فِرق النّمو ومحلّلي البيانات وفِرق المنتجات، ويتم إنشاؤها باستخدام أحد مستويات التّعقيد الثلاثة—0 أو 1 أو 2. سيساعدك هذا القالب في إنشاء أفضل مخطّط بياني لتدفّق البيانات لعمليّتك بسهولة.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.
قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة
: يعمل بشكل أفضل مع
سير عمل منهجيّة أجايل (Agile), استعراضات سير العمل
قم بإجراء استعراض سير عمل بسيط وفعّال باستخدام قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة. حدّد النّتائج الإيجابيّة والتّحدّيات والفرص لتحقّق التّقدُّم.
قالب خريطة أصحاب العلاقة
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Mapping, Workflows
تُعد خريطة أصحاب العلاقة نوعًا من التحليل الذي يمكّنك من جمع الأشخاص حسب قدرتهم واهتماماتهم. استخدم هذا القالب لتنظيم جميع الأشخاص المهتمين بمنتجك أو مشروعك أو فكرتك في مساحة مرئية واحدة. ما يمكّنك من معرفة مَن يمكنه التأثير على مشروعك بسهولة وعلاقة الأشخاص ببعضهم البعض. وعادةً ما يُستخدم رسم الخرائط لأصحاب العلاقة على نطاقٍ واسعٍ في إدارة المشاريع، ويُنفذ في بداية المشروع. حيث يساعد رسم الخرائط لأصحاب العلاقة في البداية على منع سوء الفهم، ويضمن توافق كل المجموعات حول الأهداف، ويحدد التوقعات بشأن المخرجات والنتائج.