قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع
استخدم قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع لتقوم بتنظيم الموظّفين في مشروعك القادم.
معلومات حول قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع
باستخدام قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع، يمكن لأصحاب الأعمال ومدراء المشاريع وضع تَصوُّر لجميع الموظّفين المشاركين في مشروع قادم. يمكنهم معرفة دور كلّ شخص والتّسلسل الهرمي للموظّفين وتسلسل القيادة.
ما المقصود بتنظيم المشروع؟
يوفّر تنظيم المشروع هيكلًا للطّريقة التي تخطِّط بها لتنفيذ المشروع. يوضِّح جميع الأدوار والمسؤوليّات والعمليّات والتّكنولوجيا. يعتمد الأسلوب الدّقيق على عدّة عوامل، بما في ذلك تعقيد المشروع والموارد والإمكانيّات.
ما هو المخطَّط التّنظيمي للمشروع؟
المخطَّط التّنظيمي للمشروع هو تمثيلٌ مرئيّ لمن هم ضمن فريق المشروع الخاص بك. يعمل على توثيق هيكل تنظيم المشروع، والعلاقات الهرميّة بين أعضاء الفريق، والدّور الذي يؤدّيه كل شخص. توضّح المخطّطات التّنظيمية للمشروع الدّور الذي يقوم به كلّ فرد، وتضمن الدّعم ، وتحدِّد التّوقُّعات للمجموعة.
ما الأنواع الأربعة للمخطّطات التّنظيمية؟
هناك أربعة أنواع رئيسيّةللمخطّطات التّنظيمية للمشروع:
المخطَّط التّنظيمي التّنازلي الوظيفي. يعكس هيكل هذا المخطَّط الهيكل التّقليدي للأعمال. سيكون لديك إدارة رفيعة المستوى في القسم العلوي (الرّؤساء التّنفيذيون، والمدراء الماليّون، وغير ذلك)، تليهم الإدارة العليا، ثمّ المتوسّطة، وغير ذلك. وغالبًا ما يتمّ تقسيم الهيكل إلى أقسام مثل تكنولوجيا المعلومات والموارد البشريّة والمبيعات والتّسويق.
المخطَّط التّنظيمي المُسَطَّح. على عكس المخطَّط الوظيفي التّنازلي، لا يعرض المخطَّط المُسطَّح العديد من المستويات. يُظهر عددًا قليلاً من المستويات بين المدراء التّنفيذيّين والموظّفين الآخرين، أو قد لا يُظهر أي مستويات. غالبًا ما يُستَخدم الهيكل المُسطَّح لتمكين الإدارة الذّاتية ويستخدم عادةً من قِبَل الشّركات الصّغيرة.
المخطّط التّنظيمي المقسَّم. يتمّ تقسيم هذا المخطّط بحسب خط الإنتاج. على سبيل المثال، في شركة بيع ملابس بالتّجزئة، سيتمّ تقسيم المخطَّط حسب نوع الملابس.
المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي. يشجّع المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي على التّعاون بين مختلف الوظائف. يقسِّم الموظَّفين إلى فِرَق حسب المشروع أو قائد المنتج بينما يتبعون إداريّاً أيضًا إلى مدير الشّؤون الوظيفيّة.
لماذا يجب أن تستخدم قالب المخطَّط التَّنظيمي للمشروع؟
عندما تبدأ بمشروع طويل ومعقَّد، ستواجه حتمًا عقبات وصعوبات. يمكن أن يساعدك المخطَّط التَّنظيمي للمشروع في التّغلُّب على هذه التّحدّيات. دعونا نلقي نظرة على هذا (وبعض الفوائد الأخرى) بمزيد من التّفصيل.
حدِّد العقبات. استخدم المخطَّط لتحديد عقبات المشروع قبل البدء به. بهذه الطّريقة، يمكنك حلّ المشكلات قبل فوات الأوان. على سبيل المثال، قد يوضِّح وضع المخطَّط أنك بحاجة إلى المزيد من مندوبي المبيعات المشاركين في المشروع. نظراً لأنّ المشروع لم يبدأ بعد، فلديك الوقت لإشراك المزيد من مندوبي المبيعات لضمان سير المشروع بسلاسة.
وضِّح دور الجميع في المشروع. يساعد المخطَّط التّنظيمي للمشروع الموظَّفين على فهم دورهم فيه. يعرض لهم هيكل المسؤوليّة ومع مَن سيتواصلون إذا احتاجوا إلى أدوات أو موارد معيّنة.
ارفع مهارات جميع أفراد الفريق إلى أقصى حدّ. يوضّح استخدام المخطَّط التّنظيمي للمشروع أعضاءَ الفريق الذين سيؤدّون مهاماً معيّنة. هذا يعني أنّه يمكنك التأكُّد من إكمال جميع المهام بواسطة أعضاء الفريق ذوي المهارات في تلك المجالات. على سبيل المثال، يمكنك التّأكُّد من أنّ مؤلّف الإعلانات التّسويقية يضع نسخة جديدة للموقع الإلكتروني.
من الذي يجب إدراجه في المخطَّط التّنظيمي لمشروعك؟
يجب إدراج كل شخص ينتمي إلى الهيكل الأساسي للفريق ويعمل في هذا المشروع، بما في ذلك:
1. مدير المشروع.
2. راعي المشروع.
3. أي شخص يعمل على مهام ضمن المشروع (قبل المشروع وأثناءه وبعده).
أيّاً من أصحاب المصلحة الذين يشكّلون جزءًا رئيسيّاً (غير عرضي) من المشروع.
كيف يمكنك إنشاء مخطَّط تنظيمي للمشروع؟
الآن وبعد أن عرفنا ما هو المخطَّط التَّنظيمي للمشروع ولماذا هو مفيد، لننظر إلى كيفيّة إنشاء مخطّط باستخدام قالب من منصّة Miro.
الخطوة 1 - قم بالتّسجيل في منصّة Miro وحدّد هذا القالب. التّسجيل مجّاني، ووجود قالب جاهز للاستخدام سيوفّر لك الوقت. مساحة العمل التّعاونية الخاصّة بنا هي المخطَّط المرئي المثالي لإنشاء ومشاركة المخطّط التّنظيمي لمشروعك. وإذا كنت ترغب في إجراء أي تغييرات — فهذا القالب قابل للتّخصيص. أضِف نصوصًا وصورًا جديدة وقم بتغيير الهيكل ليناسب مشروعك.
الخطوة 2- حدِّد الموظّفين الذين سيشاركون في العمل. الآن، يمكنك تحديد من سيشارك في مشروعك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير حملة إعلانيّة، فستحتاج إلى أشخاص من فريق التّسويق والمبيعات والشّؤون الماليّة.
الخطوة 3- قم بتجميع فريق الإدارة العليا. بعد ذلك، قم بالتّركيز على فريق الإدارة العليا الخاص بك. يجب أن يكون أصحاب المصلحة مهتمّين بالنّتائج، ويجب استثمارهم في نجاح المشروع، ويجب أن يلتزموا بتحقيق النّتائج المتوقَّعة.
يجب أن تهدف إلى تعيين ما يلي:
الرّاعي الذي يمتلك المشروع.
العميل الذي يضمن توافق المشروع مع احتياجات العمل.
الخبير الذي يقدِّم النّصيحة.
الخطوة الرابعة - قم بتعيين منسِّقي المشاريع. سيقوم المنسّقون بمزامنة أنشطة الفِرَق ودمجها. إنهم مسؤولون عن ضمان قيام كل فرد بالتّركيز على مهامه وعمله نحو تحقيق الهدف. اعتمادًا على حجم المشروع ودرجة تعقيده، يمكن أن يكون لديك أكثر من منسّق للمشروع الواحد.
الخطوة 5- قم بوضع المخطّط التّنظيمي. قم باستعراض جميع الأدوار والمسؤوليّات لكلّ من يشارك في المشروع. يمكنك بعد ذلك ترجمة هذه المعلومات إلى المخطَّط التّنظيمي الخاص بك. تأكّد من تحديد صنّاع القرار الأساسيّين وسلطتهم، والرّوابط بين الأدوار، ومجموعات أصحاب المصلحة الرّئيسيّين. غالبًا ما يكون الهيكل التّنظيمي عبارة عن مخطَّط تدفّقي تكون فيه الإدارة العليا في القسم الأعلى — ولكن هناك تنسيقات أخرى. ألقِ نظرةً على الأسئلة الشّائعة للحصول على مزيد من المعلومات. وإذا كنت تجد أن البدء بالقالب من نقطة الصّفر مربكاً بعض الشّيء، ألق نظرة على القالب الجاهز الذي تقدّمه منصّة Miro.
هل أحتاج إلى قالب لإنجاز المخطّط التّنظيمي؟
ليس بالضّرورة، ولكن من المحتمل أن يوفر لك استخدام القالب وقتَك، حيث لن تحتاج للبدء من نقطة الصّفر. وستكون متّسقاً في الأسلوب الذي تتّخذه لإنشاء المخطّطات التّنظيمية للمشاريع على نطاق الشّركة. يسهّل وضعُ جميع كوادر المشروع ضمن هيكل هرمي تصوّرَ كيفيّة عمل المشروع. سيؤدّي أيضًا إلى إبراز أيّ ثغرات حتى تتمكَّن من ملء جميع الأدوار قبل بدء تشغيل المشروع. بالنسبة للأشخاص المشاركين في المشروع، فإن رؤية المخطّط تمكّنهم من رؤية دورهم في الصورة الأشمل. كما يوضِّح لهم لِمَن ستكون تبعيّتهم، وإلى مَن يجب أن يتوجّهوا إذا كانت لديهم أسئلة أو مخاوف.
كيف تقوم بتشكيل فريق إدارة المشروع؟
أولاً، حدِّد أهداف مشروعك. يجب معرفة الهدف العام حتى تتمكّن من إنشاء فريق إدارة المشروع ذي الصّلة. الآن، حدِّد أعضاء الفريق الأنسب لمساعدتك في الوصول إلى هذه الأهداف. بعد ذلك، ستقوم بإنشاء الهيكل التّنظيمي بناءً على العلاقات الهرميّة في الشّركة والمشروع.
ما الذي يمكنك فعله باستخدام المخطّط التّنظيمي للمشروع؟
عند الانتهاء من وضع المخطَّط التّنظيمي لمشروعك، يمكنك استخدامه بطرق متنوّعة. يمكن أن يساعدك في إدارة الموارد، وتخطيط التّواصل مع أصحاب المصلحة، وتوزيع الأدوار والمسؤوليّات. كما يمكن أن يكون الخطوة الأولى في وضع تحليل تنظيمي مفصَّل.
Who to include in your project organization chart?
You should include anyone in the core team structure who’s working on the project, including the project manager, the project sponsor, major stakeholders, and individual contributors.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطط هيكل السمكة البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Diagrams, Workflows
ماهي أفضل طريقة لحل أية مشكلة تواجه فريق عملك؟ توجّه مباشرة إلى جذر المشكلة. هذا يعني تحديد الأسباب الجذرية للمشكلة، وقد صُمِّمَت مخططات هيكل السمكة البيانية لمساعدتك على فعل ذلك بشكل أفضل. كما يعرف كذلك باسم مخطط إيشيكاوا البياني (تيمُّناً بخبير مراقبة الجودة الياباني كاورو إيشيكاوا)، تتيح مخططات هيكل السمكة البيانية للفرق تصور جميع الأسباب المحتملة للمشكلة لاستكشاف وفهم كيفية ملاءمتها معًا بشكل كلي. كذلك يمكن للفرق استخدام مخططات هيكل السمكة البيانية كنقطة بداية للتفكير بالسبب الجذري المُتَوَقَّع لمشكلة مستقبلية.
قالب تحليل DMAIC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Design Thinking, Operations
قد يكون من غير الممتع التّعمق في العمليّات وفحصها، لكنها تؤتي ثمارها على نحو رائع—يمكن أن تؤدي العمليّة الأكثر كفاءة إلى توفير كبير في التّكلفة وإلى منتج أفضل. هذا ما يقوم به تحليل DMAIC. تمّ تطوير تحليل DMAIC كجزء من مبادرة ستة سيغما، ويُعَدُّ إستراتيجيّةٌ للجودة قائمة على البيانات لتبسيط العمليّات وحلّ المشكلات. تُقسَّم هذه التّقنية إلى خمس خطوات أساسيّة يتم اتّباعها بالترتيب وهي: التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم.
قالب برنامج SAFe
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Diagrams, Agile Workflows
تستخدم العديد من المؤسّسات نموذج طريقة العمل أجايل (Agile)، ولكن حتى الشّركات التي لا تلتزم التزامًا صارمًا بجميع معايير أجايل فقد تبنّت أدواتها وأساليبها مثل تخطيط زيادة البرنامج (PI). حتّى إن لم تكن مشاركًا في جلسةٍ رسميّة لزيادة البرنامج، يمكن أن تكون لوحة البرنامج طريقة رائعة لتأسيس التّواصل بين الفِرق وأصحاب المصلحة، ومواءمة أهداف التّنمية مع أهداف العمل، وتوضيح التَّبعيات، وتعزيز التّعاون متعدّد الوظائف. توفّر اللّوحة الهيكل الذي تشتدّ الحاجة إليه في جلسات التّخطيط، ومع ذلك فهو قابل للتّكيُّف بما يكفي لاستيعاب اجتماعات العصف الذّهني والمواءمة.
قالب الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs)
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
الوضوح والتركيز والتنظيم — تلك هي المكونات الرئيسية للشعور بالثقة فيما يخص اتجاهات وقرارات شركتك وقد تم تصميم إطار عمل OKR لتوفير ها لك. العمل على مستويين رئيسيين — إستراتيجي وعملي — تساعد قوالب OKR(اختصار للأهداف والنتائج الرئيسية) قادة المنظمة على تحديد الأهداف الإستراتيجية والنتائج الرئيسية ربع السنوية، التي ترتبط بعد ذلك بالمبادرات. هذه هي الطريقة التي تعمل بها قوالب OKR على تمكين الفرق من التركيز على حل المشكلات التنظيمية الأكثر إلحاحًا التي يواجهونها.
قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة
: يعمل بشكل أفضل مع
سير عمل منهجيّة أجايل (Agile), استعراضات سير العمل
قم بإجراء استعراض سير عمل بسيط وفعّال باستخدام قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة. حدّد النّتائج الإيجابيّة والتّحدّيات والفرص لتحقّق التّقدُّم.
قالب AWS Git to S3 Webhooks
: يعمل بشكل أفضل مع
Software Development, Diagrams
قالب AWS Git to S3 Webhooks هو تمثيلٌ مرئيّ لـ Git webhooks مع بنية البدء السّريع لخدمات AWS. يمكنك الآن الحصول على نظرة عامّة على بنية AWS الخاصّة بك باستخدام قالبAWS Git to S3 Webhooks من منصّة Miro، وتتبع الحلول السّحابيّة الخاصّة بك بسهولة، وتحسين العمليّات بشكل لم يسبق له مثيل.