قالب بدء المشروع
Set the foundation for efficient collaboration and successful project outcomes.
معلومات حول قالب اجتماع بدء المشروع
يسهّل قالب اجتماع بدء المشروع على مدراء المشاريع تحقيق التّوافق بين الفِرَق منذ بداية المشروع، وتحديد التوقُّعات والخطوات التّالية بوضوح بحيث يسير المشروع بسلاسة وكفاءة. هذا القالب مثاليٌّ لإنشاء بيان المشروع، حيث يمكن لجميع المشاركين الاطّلاع على أهداف المشروع وقيمه الأساسيّة وطرق العمل في أي وقت.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب اجتماع بدء المشروع.
ما هو قالب اجتماع بدء المشروع؟
يحتوي قالب اجتماع بدء المشروع على سبع خطوات أو أنشطة لإجراء اجتماع بدء المشروع بنجاح:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع
نشاط كسر الجمود
الأهداف والموضوعات المحدّدة للاجتماع
مصفوفة RACI للمشروع
الأسئلة والأجوبة
لوحة تخطيط المشروع
موجز عناصر العمل + الخطوات التالية
يُشبه قائمةَ مراجعة اجتماع بدء المشروع، حيث ستحدّد جميع الخطوات اللّازمة لتنفيذ مشروعك والمواءمة مع فريقك أو المشاركين في المشروع فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليّات، وأفضل طرق العمل الجماعي والتّواصل المشترك.
يُستخدم قالب اجتماع بدء المشروع أيضًا كمصدر للحقيقة يمكنك دائمًا الرجوع إليه والاسترشاد به عند البحث عن المعلومات أو التّوجيهات حول مشروعك.
لمن تمّ تصميم قالب اجتماع بدء المشروع؟
يناسب هذا القالب مدراء المشاريع لمساعدتهم في إطلاق مبادرات جديدة، ولكن يمكن لأيٍّ من أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع استخدامه أيضًا. كما أن هذا القالب مناسب جدًا للفِرق متعدّدة الوظائف التي تبدأ مشاريعاً جديدة إذ ينظِّم أهداف المشروع ومصفوفة RACI الخاصّة به والخطوات التّالية لكل مشارك في مساحة واحدة مشتركة.
كيفيّة استخدام قالب اجتماع بدء المشروع:
هذا القالب هو إطار عمل يحتوي على سبعة أنشطة (أو إطارات) لكي تتمكّن من قيادة اجتماعات المشروع بسلاسة وكفاءة. اتبع الخطوات الواردة أدناه لاستخدام القالب لإجراء اجتماع بدء المشروع:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع: وهو الجزء الذي تقدِّم فيه المشروعَ وتقدِّم نفسك أيضًا وأيّ شخص يدير المشروع معك. وهي فرصة رائعة لشرح دورك وكيف يمكن للأشخاص التّواصل معك.
نشاط كسر الجمود: يساهم نشاط كسر الجمود "كلمة واحدة عن التّعاون" في تحفيز الجميع على المشاركة ويُظهر كيف يمكن للأشخاص المشاركين في المشروع التّعاون معًا بشكل أفضل.
الأهداف والمواضيع: وهي المساحة المُتاحة لإضافة أهداف المشروع وما الذي تقوم به في مرحلة بدء العمل، وأيّ مادة مرجعيّة أو محتوىً تجده مفيدًا لمشروعك وفريق العمل للرّجوع إليه لاحقًا.
مصفوفة RACI للمشروع: واحدةٌ من أهمّ الخطوات، تحدّد RACI (الأدوار، والمسؤوليّة، والاستشارة، والاطّلاع) الأشخاصَ المسؤولين عن المهام وآليّة عملهم. تساعد الفرَق في الحفاظ على المواءمة والتّواصل بشكل أكثر فعّالية مع أصحاب المصلحة المناسبين.
الأسئلة والأجوبة: افسح المجال لطرح الأسئلة وكُن مستمعاً فعّالاً. قم بتدوين مواضع الشّكوى لدى فريقك وحاول معالجة المشكلات الحرِجة. من المهمّ الإجابة عن أيّة شكوك وعدم إهمالها، على الأقلّ في هذه المرحلة.
لوحة تخطيط المشروع: وهي المكان الذي يبدأ فيه العمل! باستخدام لوحة تخطيط المشروع هذه، يمكنك إدراج جميع العناصر اللّازمة لتنفيذ المشروع، بدءًا من الفرق والإجراءات وصولًا إلى التّبعيّات والمخاطر. اطلب من فريقك إضافة أفكاره إليها، وتشاركوا في إنشاء خطّة مشروعك معًا.
ملخّص عناصر العمل + الخطوات التّالية: لتلخيص اجتماعك والتّوصُّل إلى قائمةِ تحقُّقٍ لبدء المشروع، أضِف جدولًا زمنيّاً يتضمّن الخطوات التّالية وأي مورد آخر قد يكون مفيدًا لبدء المشروع.
تتيح لك اللّوحة البيضاء اللّانهائيّة من منصّة Miro إجراء اجتماع لبدء المشروع بحرِّية، دون أيّ قيود على البيانات، حيث يمكنك إضافة أكبر عدد ممكن من الموارد والملفّات التي تحتاجها. باعتبارها وثيقة حيّة، يمكن لزملائك في الفريق الوصول بسهولة إلى لوحة بدء المشروع وتحديثها في أي وقت.
ما الذي يجب أن يتضمّنه اجتماع بدء المشروع؟
يجب أن يتضمّن أي شيء يلزم لتوجيه الأشخاص خلال المشروع. تحديد أهداف المشروع الرّئيسيّة ومصفوفة RACI يسهِّل على الجميع فهم أدوراهم وما يجب عليهم القيام به. كما أن اجتماع بدء المشروع مخصّص لك لتحديد كيفيّة بدء تنفيذ المشروع، والممارسة الأفضل هي أن تضع قائمة بدء المشروع في نهاية هذا الاجتماع وتحدِّد جلسة متابعة لتتبُّع تقدُّم المشروع.
من يجب أن يحضر اجتماع بدء المشروع؟
في اجتماع بدء المشروع، من المهم أن تقوم بدعوة كلّ المعنّيين بالمشروع وأصحاب المصلحة الرّئيسيّين (الذين يجب إطلاعهم على نتائج المشروع وإنجازاته فيما بعد). سيساعدك على ذلك قيامُك بإدراج جميع الفِرق المعنيّة (التّطوير والتّصميم والمحتوى والتّسويق والمنتج وما إلى ذلك) والحضور. إذا كان لديك شكّ، تواصل معهم قبل الاجتماع الفعليّ وحدِّد ما إذا كانوا الأشخاص المناسبين للحضور. من المهم أن تُجري في الاجتماع تمرين RACI لتحديد الأدوار والمسؤوليّات لتحقيق التّوافُق والمواءمة بين الجميع.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تخطيط OKR (الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة)
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning, Meetings, Workshops
يساعدك قالب تخطيط OKR في تحويل جلسات تخطيط الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة المرهِقة إلى اجتماعات ديناميكيّة ومثمرة. استخدم هذا القالب لجعل تخطيط الأهداف والنّتائج الرّئيسيّة أكثر تفاعليّة، وتوجيه فريقك خلال الجلسة باستخدام الأدوات الإبداعية في نشاطات كسر الجمود والعصف الذّهني، بحيث يمكنك المشاركة في إنشاء مخطّطات OKR الخاصّة بك وتحديد النّتائج الرئيسيّة وخطط العمل من أجل تحقيقها.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.
قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Org Charts
عندما تبدأ بمشروع طويل ومعقَّد، ستواجه حتمًا عقبات وصعوبات. من المهمّ أن يكون المخطّط التّنظيمي لمشروعك في متناول اليد للتغلُّب على تلك التّحدّيات. المخطّط التّنظيمي للمشروع هو مخطَّط مرئي يوضّح من الذي سيكون في فريقك وما الدّور الذي يؤدّيه في مشروع معيّن. يعمل على توثيق هيكل تنظيم المشروع، والتّسلسل الهرمي لأعضاء الفريق، والعلاقات بين الموظّفين. المخطّطات التّنظيمية للمشروع هي أدوات مفيدة لتوضيح الدّور الذي يقوم به كلّ فرد، وضمان الدّعم وتحديد التوقُّعات للمجموعة.