قالب خريطة العمليّة
قم بتحليل وتوثيق عمليّات فريقك ونتائجه.
معلومات حول قالب خريطة العمليّة
قالب خريطة العمليّة أداةٌ مفيدة لتوثيق وتحليل وتحقيق فهمٍ أفضل لعمليّات أعمال فريقك والمُخرجاتِ المتعلِّقة بها. يتمّ تنظيم قالب خريطة العمليّة بحسب المراحل التي يمكنك استخدامها في تقسيم العمليّة أو النّظام الخاص بك، وتسجيل الهدف والأنشطة والمُخرجات في كل مرحلة. قم بتحسين تنظيم فريقك وإنتاجيّته وتواصله من خلال التّوصُّل إلى فهم مشترك لأي نوع من أنواع العمليّات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب خريطة العمليّة.
ما هو الغرض من رسم خرائط العمليّات ؟
لن تفكّر أبدًا في الانطلاق إلى المجهول بدون خريطة. لا تختلف خريطة العمليّة عن ذلك. رسم خرائط العمليّة هو تمرين فعّال لتقييم أو توثيق أو وضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج قد يكون لدى فريقك. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.
متى تستخدم أداة رسم خرائط العمليّة؟
معظم الفِرَق التي تستخدم قوالب خريطة العمليّة تتطلّع إلى زيادة الكفاءة. من خلال رؤية عمليّة موضَّحة في الصّفحة، يمكن للفِرَق تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين: كيفيّة تبسيط العمليّة وتحسين التّواصل والتّوثيق على نحوٍ أفضل. استخدم قالب خريطة العمليّة عندما تحتاج إلى تعيين أصحاب المصلحة وتحديد الملكيّة والحدود، وتوضيح المسؤوليّات، ووضع المقاييس.
كيف يمكنك إنشاء خريطة العمليّة؟
الهدف من أداة رسم خريطة العمليّة هو تقسيم مشروعك بحيث يستطيع زملاؤك فهم أهدافك وكيف تخطّط لإنجازها. من خلال تقسيم المشروع إلى مراحل، يمكنك تجنُّب سوء الفهم والتّأكُّد من توافق الجميع قبل المُضيّ قُدُمًا.
الخطوة الأولى: حدّد هدفك.
ما هي المشكلة التي ترغب بحلّها؟ ما هي العمليّة التي ترغب بتصوّرها؟
هذا هو الوقت المناسب للتّفكير بعمق. أثناء تقدّمك في خريطة العمليّة الخاصّة بك، ستقضى المزيد من الوقت في تقسيم مشروعك إلى أجزاء صغيرة الحجم. لكن في الوقت الحاليّ، لا تتردّد في تحديد الهدف العام.
الخطوة الثّانية: قم إجراء العصف الذّهني.
ما هي الخطوات التي يجب أن تتّخذها لحلّ هذه المشكلة؟ كيف ستتطوّر العمليّة؟
لا تنشغل كثيراً بالتّرتيب الذي يجب أن تجري به العمليّة. ركّز على تدوين جميع الخطوات على الورق. فكّر في أصحاب المصلحة الذين ستحتاج إلى إشراكهم في هذا المشروع. كما يمكنك تبادل الأفكار حول الموارد التي ستحتاجها لإنجاز المهمّة.
الخطوة الثّالثة: عرّف النّجاح.
كيف ستعرف أنّك قمت بحلّ المشكلة؟ متى تنتهي العمليّة؟
تتجاوز العديد من الفِرَق هذه الخطوة، لكن من المهمّ عدم إهمالها. من خلال تحديد مقاييس واضحة للنجاح -- أو حتى مجرّد نقطة توقُّف -- تمنح نفسك هدفاً تعمل من أجله.
الخطوة الرّابعة: رتّب الأشياء.
ما هي الخطوات التي ستتّخذها لحلّ المشكلة؟ ما هو التّرتيب الذي يجب أن تعمل وفقه للتّأكُّد من إنجاز العمليّة؟
حان الوقت الآن للتّفكير بشكل خطّي. خذ جميع المواد الأوّليّة من عمليّة العصف الذّهني وابدأ بترتيب الأشياء. إذا كان من الصّعب جدًا العمل بشكل خطّي، ابدأ بتحديد ما ستحتاج إلى القيام به أولاً وأخيرًا، ثم اعمل على إنجاز المهام التي تتوسّطهما.
الخطوة الخامسة: قم برسمها.
كيف تبدو المشكلة؟ كيف يمكنك تصوُّر العملية؟
حان الوقت لبدء العمل بقالب خريطة العمليّة. ابدأ بإنشاء مفتاح. يجب أن يحتوي المفتاح على رموز ستستخدمها في جميع أجزاء خريطة العمليّة. قد تحتاج إلى رموز لتمثيل الأنشطة والمُدخلات والمُخرجات والقرارات ونقاط النّهاية. استخدم نظاماً سهلاً وقابلاً للتّطوير. على سبيل المثال، يحبّ العديد من الأشخاص استخدام الأسهم للإشارة إلى تدفّق عمليّة اتّخاذ القرار.
الخطوة السّادسة: قم بمراجعة الخريطة.
هل أنت في موضع جيّد لحلّ المشكلة؟ هل تبدو خريطة العمليّة قابلة للتّنفيذ والفهم؟
قم بدعوة أصحاب المصلحة للاطّلاع على الخريطة. انتبه جيدًا إلى حالات التّكرار المُحتمَلة والعقبات والمشكلات في سير العمل. قم بمراجعة كلّ خطوة للتّأكُّد من أنها تسير بشكل منطقي إلى الخطوة التّالية. قد يساعدك الرّجوع إلى المستندات الناتجة عن جلسات العصف الذّهني والتّأكُّد من عدم فقدان أي شيء في التّرجمة.
ما الأنواع المختلفة لخرائط العملية؟
توجد أنواع قليلة من خرائط العملية التي يمكنك استخدامها: خريطة SIPOC (المُورِّدون والمُدخلات والعمليات والمُخرَجات والعملاء)، وخريطة الانتشار، وخريطة حارة السّباحة، وخريطة تدفّق القيمة. تؤدي كل من تلك الخرائط غرضًا مختلفًا لمؤسستك وسينتج عنها أفكار إضافية لرسم خرائط العمليات لأعمالك.
ما المزايا الثلاث لإنشاء خريطة العمليّة؟
استخدم قالب خريطة العمليّة، لتحدّد سريعاً مراحل العمليّة التي تحتاج إلى التّشغيل الآلي والتّحسين. قم بتوضيح حالة العملية الحالية والتّواصل بين الفَِرق والإدارات.
ما المقصود بخريطة العملية في إدارة المشروعات؟
تساعدك أداة خريطة العملية في تصوّر الأنشطة داخل أي عملية معيّنة. عادةً يستخدمها مدراء المشروعات لمعرفة الخطوات اللازمة لإكمال المشروع أو سير العمل.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب سجلّ ريد (RAID)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Project Management, Agile Workflows
استخدم قالب سجلّ ريد لفهم المخاطر المُحتملة والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المتعلّقة بمشروع قادم بشكل أفضل. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك وضع خطط طوارئ فعّالة وإعداد مواردك وفقًا لذلك. ستعرف الأخطاء التي من الممكن أن تحدث خلال المشروع وكيفيّة حل المشكلة.
نموذج نافذة جوهاري
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Meetings, Retrospectives
الفهم — هو أساس الثّقة بالآخرين بشكل أفضل وبنفسك أيضاً. نافذة جوهاري هي إطار عمل مصمّم لتعزيز فهم فريق العمل من خلال ملء المشاركين لأربعة أرباع، يكشف كل منها عن شيء قد لا يعرفونه عن أنفسهم أو عن الآخرين. استخدم هذا القالب لإجراء تمارين نافذة جوهاري عندما تواجه نموّاً في منظّمتك، لتعزيز الرّوابط بين التّخصّصات المُختلفة أو داخل الفريق، ومساعدة الموظّفين على التّواصل بشكل أفضل، وخلق التّعاطف فيما بينهم.
قالب هذا أم ذاك
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Meetings, Workshops
إذا كنت مديرًا لوسائل التّواصل الاجتماعي أو مصمّماً أو مجرّد شخص يحب التّصوير الفوتوغرافي، فمن المُحتمل أن تكون قد رأيت لعبة "هذا أم ذاك" على موقع Instagram. الفكرة بسيطة: قم بإعداد قائمتين متوازيتين تحتويان سلسلة من الخيارات المتضادّة، مثل "التفّاح أم البرتقال" أو "البيتزا أم النّقانق". يختار مستخدم Instagram من ضمن الخيارات المختلفة عن طريق رسم دائرة حول الخَيار الذي يفضّله. ثم يقوم بمشاركة اللّعبة المكتملة مع متابعيه. رغم أنّ شعبيّتها كانت على موقع Instagram، إلا إنّه يمكنك استخدام لعبة هذا أم ذاك على منصّات التّواصل الاجتماعي الأخرى أيضًا أو حتى موقعك الإلكتروني أو المدونّة الخاص بك.
قالب مصفوفة تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Ideation, Meetings
عندما تتدفق الطاقة الإبداعية، سينتج عن ورشة العمل أو الاجتماع العديد من الأفكار الجديدة — لكن ليست جميعها متعلّقة بالموضوع أو من الممكن تنفيذها في الوقت الراهن. قم بتوجيهها مباشرة إلى مصفوفة تدوين الأفكار، وهي أداة بسيطة وفعالة لفصل أفضل الأفكار عن تلك الأفكار الواعدة ولكن تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة. سيتيح لك هذا القالب إنشاءَ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصّة بك بسهولة، حيث ستكون مفيدة خصوصًا أثناء الاجتماعات الطويلة (وعند احتمال خروج زملاء في الفريق عن صلب الموضوع).
قالب خطّة المشروع البسيط
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
يُعدُّ المشروع البسيط النّقطةَ المرجعيّة لفريقك، مما يساعدهم في الإجابة على أي أسئلة كبيرة حول المشروع. يجب أن تصف خطّة المشروع طبيعة الخطّة، ولماذا تقوم بها، وكيف ستحقّقها، وكيف سيتمّ تنفيذ كل خطوة من خطوات العمليّة، والمدّة التي من المُتوقَّع أن تستغرقها كلّ خطوة. إذا كنت مدير مشروع أو قائد فريق، فاستخدم هذا القالب لبدء خطّة مشروع بسيطة، والتي يمكن تعديلها بعد ذلك لتلائم مشاريع الفريق الدّاخلية أو مشاريع شريك العميل الخارجيّة.
قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Team Meetings, Workshops
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك في مراجعة التقدُّم المحرَز مقابل الأهداف والنَّتائج الرئيسيّة، ومشاركة التّحديثات، ومناقشة العقبات، وتبادل الأفكار.