قالب مصفوفة الأولويات
وفّر المرونة لفريقك وحدد المشكلات العاجلة باستخدام قالب مصفوفة الأولويات. تتبع أي مسألة وتابعها بسهولة.
نبذة عن قالب مصفوفة الأولويات
يساعدك قالب مصفوفة الأولويات على تنظيم المهام، فهو مساحة يمكنك فيها تقييم الأولويات ومشاركتها مع فريقك. يحب مدراء المشاريع والأفراد التنفيذيون هذا القالب لأنه يوضح بشكل مرئي كيفية البدء في مشروع أو حتى من أين تبدأ. يساعدك كذلك قالب مصفوفة الأولويات على تحديد المشكلات والمسائل العاجلة.
ما مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات أداةٌ تستخدم لترتيب أولويات العمل بالشكل المطلق، وتوفّر المعلومات لاتخاذ القرارات وإدارة الوقت. هي أداة مفيدة لأنه يمكن تطبيق إطار العمل البسيط على جميع أنواع الأعمال، سواء كانت عمليات تجارية أو قائمة على المشاريع، أو تشغيلية. تبدأ مصفوفات الأولويات بتنسيق بسيط ولكن يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. تقوم معظم المنظمات بترتيب الأولويات حسب التأثير (منخفض، متوسط، مرتفع) ومستوى الجهد والعجلة.
متى يجب استخدام مصفوفة الأولويات
مصفوفة الأولويات أداةُ إدارةٍ يستخدمها الأشخاص الذين يحتاجون إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، ويمكن أن تكون ذات قيمة في إدارة المشاريع وتحديد أولويات المشروع. تم تصميم مصفوفة 2x2 لمساعدتك في تحديد المهام ذات الأهمية القصوى حتى تتمكن من التركيز أولاً على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً.
قد تؤثّر مجموعة متنوعة من العوامل على مدى إلحاح أو أهمّية مهمّة ما في قائمتك. على سبيل المثال، إذا كان يجب عليك إكمال مهمّة تؤثّر بشكل مباشر في رضا العميل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمّة ذات أولويّة عالية وإلحاح كبير. ومع ذلك، إذا كان عليك إكمال مهمة يمكن أن تجعل عملاءك أكثر سعادة في المستقبل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمة ذات إلحاح منخفض ولكنها بأولوية عالية.
كيفية إنشاء مصفوفة الأولويات
راجع قائمة مهامك وصنف كل واحدة منها في ربع. إليك كيفية التفكير في كل ربع:
الرّبع الأول مخصّص للمواعيد النهائية الأكثر إلحاحاً وأهمّية.
الربع الثاني مخصّص لوضع الإستراتيجيات والتطوير على المدى الطويل، وهي مهام ليست مُلِحّة ولكنها لا تزال مهمّة.
الربع الثالث مخصّص لمهامٍ مُلحّة ولكنها ليست مهمة، وللارتباك بسبب ضغط الوقت ولا يزال يتعيّن القيام به على الفور.
الربع الرابع مخصص لنوع المهام ذات القيمة المنخفضة، إن وجدت.
قم بتحليل أنشطتك اليومية أو الأسبوعية وخصّص المشكلات في الربع المناسب لها في مصفوفة المعايير قبل تقييم المكان الذي تحتاج إلى إجراء التغييرات فيه.
أنشئ مصفوفة الأولويات الخاصة بك
أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء مصفوفة الأولويات ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب مصفوفة الأولويات هذا.
1. استخدم قالب منصّة Miro
افتح قالب منصّة Miro هذا للبدء! في اللوحة، قم بإدراج المهام التي تريد من فريقك إنجازها.
2. فكّر في كل مهمة
اسأل نفسك السؤال التالي لكل مهمة: ما عواقب عدم إنجاز هذه المهمة؟
3. رتّب المهام بحسب أولوياتها
استنادًا إلى هذه المعلومات، صنّف كل عنصر في القائمة بأنه ذو "أولوية عالية" أو "أولوية منخفضة".
4. حدّد مدى إلحاح كل مهمّة
الآن واصل تقسيم المهام في كل فئة إلى فئتين فرعيتين هما: "إلحاح مرتفع" و"إلحاح منخفض". يجب أن يكون لديك الآن أربع قوائم.
5. حدّد القيم
حدّد القيم بين 1 و4 لكل خيار، حيث تعني الأرقام الأقل أن المهمة ذات أولوية أعلى.
6. ضع على المصفوفة
صنف الخيارات في مصفوفتك. بمجرد الانتهاء، شارك أولوياتك مع أصحاب المصلحة الضروريين.
كيف تُنشئ مصفوفة الأولوية؟
أنشئ أولاً قائمة المهام التي يجب إنجازها. ثمّ ابدأ بمنح الأولويات للمهام بناءً على أهمّية المهمّة وإلحاحها. ضع المهام على المصفوفة بعد تعيين قيمةٍ لكلّ شيء.
كيف تستخدم مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات هي أداة لصنع القرار تُستخدم لتقسيم المهام إلى فئات مختلفة حسب الإلحاح والأهمية. يفيد تصنيف المهام بهذه الطريقة في صقل أولوياتك والتأكُّد من تخصيص وقتك بأكفأ طريقة ممكنة.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
نموذج نافذة جوهاري
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Meetings, Retrospectives
الفهم — هو أساس الثّقة بالآخرين بشكل أفضل وبنفسك أيضاً. نافذة جوهاري هي إطار عمل مصمّم لتعزيز فهم فريق العمل من خلال ملء المشاركين لأربعة أرباع، يكشف كل منها عن شيء قد لا يعرفونه عن أنفسهم أو عن الآخرين. استخدم هذا القالب لإجراء تمارين نافذة جوهاري عندما تواجه نموّاً في منظّمتك، لتعزيز الرّوابط بين التّخصّصات المُختلفة أو داخل الفريق، ومساعدة الموظّفين على التّواصل بشكل أفضل، وخلق التّعاطف فيما بينهم.
قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق
: يعمل بشكل أفضل مع
Market Research, Strategic Planning, Product Management
يُستخدم قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق لمساعدة فِرَق المنتج في تلبية احتياجات العملاء والسّوق من خلال تصميم منتجاتهم. ينظر هذا القالب إلى المنتج من جانبين: أولاً، كيف يلائم المنتج احتياجات المستخدم، وثانيًا كيف يتناسب المنتج المصمَّم بالكامل مع مشهد السّوق. يفهم هذا المقياس المُركَّب المنتجَ بشكل كلي بدءاً من طريقة استخدام العملاء للمنتج ورغبتهم به، وصولاً إلى طلب السّوق. من خلال مقارنة خصائص العملاء والمنتَج معاً، يجب أن يتوصَّل المستخدمون إلى فهم أفضل لمجال المنتج والمقاييس الرئيسيّة.
قالب العصف الذّهني لموضوع البحث
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Brainstorming, Ideation
قد يكون التّوصُّل إلى موضوع لمشروع البحث مهمّة شاقّة. استخدم قالب العصف الذّهني لموضوع البحث لتحديد فكرة عامة وتحويلها إلى شيء واقعي. باستخدام قالب العصف الذّهني لموضوع البحث، يمكنك تجميع قائمة بالأفكار العامّة التي تهمّك ثم تقسيمها إلى الأجزاء المكوِّنة لها. يمكنك بعد ذلك تحويل تلك الأجزاء إلى أسئلة قد تكون محور مشروع بحثيّ.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب مصفوفة تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Ideation, Meetings
عندما تتدفق الطاقة الإبداعية، سينتج عن ورشة العمل أو الاجتماع العديد من الأفكار الجديدة — لكن ليست جميعها متعلّقة بالموضوع أو من الممكن تنفيذها في الوقت الراهن. قم بتوجيهها مباشرة إلى مصفوفة تدوين الأفكار، وهي أداة بسيطة وفعالة لفصل أفضل الأفكار عن تلك الأفكار الواعدة ولكن تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة. سيتيح لك هذا القالب إنشاءَ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصّة بك بسهولة، حيث ستكون مفيدة خصوصًا أثناء الاجتماعات الطويلة (وعند احتمال خروج زملاء في الفريق عن صلب الموضوع).
قالب ملاحظات الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Meetings
عندما يكون اجتماعك ناجحًا (وستساعد منصّة Miro في التأكُّد من نجاحه)، سيرتفع معدَّل المشاركة، وستكون هناك أفكار رائعة، وسيتمّ اتّخاذ القرارات. تأكَّد من عدم إغفال أي ملاحظة— استخدم قالب ملاحظات الاجتماع الخاص بنا لتتبُّع الملاحظات والتّعليقات في مكان مركزي يمكن للفريق بأكمله الوصول إليه. ما عليك سوى تعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع، وتحديد مواضيع المناقشة، والسّماح لمدوِّن الملاحظات بتسجيل المشاركين، والنّقاط المهمّة التي تمّ تناولها، وأي قرارات يتمّ اتّخاذها.