نبذة عن قالب الهيكل التنظيمي

قد يكون إنشاء الهيكل التنظيمي أسهل بكثير عند البدء بقالب مُعد مسبقًا. تتبع معظم الشركات هياكل مماثلة وإن اختلفت هياكلها الإدارية. حيث يساعدك قالب الهيكل التنظيمي على تصور هيكل فريقك والتسلسلات الهرمية داخل شركتك.

تتجلى سهولة هذه الأداة عند نمو الشركات بسرعة، ويزداد الأمر صعوبةً عند مواكبة التغيرات في التسلسلات الهرمية والقيادة. حيث يساعد الهيكل التنظيمي الجميع على تصور هيكل الشركة، والترابط بين أعضاء الفريق، وكيفية حدوث التعاون متعدد الوظائف.

ما هو قالب الهيكل التنظيمي؟

تُعرف الهياكل التنظيمية كذلك بهياكل المنظمات، ومخططات هياكل المنظمات، وقوالب الهياكل التنظيمية، والمخططات التنظيمية، وهياكل المخططات التنظيمية (كما تُدعى أحيانًا الخرائط التنظيمية أو هياكل الخرائط التنظيمية) وهياكل التسلسلات.

وتُعد مخططات بيانية مرئية توضح الأشخاص الموجودين في فريقك وأولئك الذين يُقدمون التقارير لهم والأدوار التي يقومون بها. وإلى جانب عرض الروابط بين موظفيك، يمكن لفريقك استخدام قالب الهيكل التنظيمي لعرض الروابط بين مختلف الأقسام أو المهام التنظيمية.

قد يكون إنشاء الهيكل التنظيمي أسهل بكثير عند البدء بقالب مُعد مسبقًا. تتبع معظم الشركات هياكل مماثلة، سواء كان هيكلاً تنازليًا أم هيكلاً مصفوفياً.

يمكنك استخدام قوالب الهيكل التنظيمي كنقاط انطلاق. يمكنك إنشاء هيكلك التنظيمي المخصص عن طريق البدء بتنزيل أحد القوالب التالية التي تمثِّل هيكل شركتك بأفضل صورة. ثم قم بتعبئة الملصقات لتناسب احتياجات فريقك الفريدة.

4 أنواع من الهياكل التنظيمية

هناك أربعة أنواع من الهياكل التنظيمية حسب كيفية وضع الشركات لها:

1. الهيكل التنازلي الوظيفي (الهيكل التنظيمي الرأسي)

يُعد الهيكل الوظيفي التنازلي أكثر الهياكل شيوعًا بين الشركات التي تعمل بتسلسل هرمي. وهناك عضو واحد من أعضاء الفريق في قمة هذا الهيكل التنظيمي، وعادةً ما يحمل لقب الرئيس أو الرئيس التنفيذي.

ويتفرع من هذا العضو القادة الذين يأتون بعده في التمتع بالسلطات كنواب رئيس الشركة. يمتد التسلسل الهرمي إلى المزيد من الأقسام ويتفرع في النهاية إلى الفِرق. وعادةً ما تجتمع هذه الفِرق التي تتحلى بنفس مجموعات المهارات معًا.

2. الهيكل التنظيمي المصفوفي

يُعد الهيكل التنظيمي المصفوفي أكثر تعقيدًا من تصميم الهيكل التقليدي التنازلي. فإذا استخدمت شركتك هيكل إعداد التقارير هذا، فسيبلِّغ الفريقُ المدراء المتعددين أو الذين يعملون على مستوى متعدد الوظائف.

على سبيل المثال، قد يعد الموظفون في بعض الأقسام التقارير ويسلمونها إلى المدراء المباشرين لهم إلى جانب مدير المشروع. في هذه الحالة، سيقترب شكل الهيكل التنظيمي المصفوفي من شكل المستطيل بدلاً من أن يشبه الشجرة. وتستخدم العديد من الشركات هذا الهيكل لتعزيز التعاون والشفافية.

3. هيكل الشُعب

يُمثل هيكل الشُعب التنظيمي إصدارًا عالي المستوى من الهيكل الهرمي التقليدي. وتناسب هياكل الشُعب الشركات التي لديها أقسام تعمل بشكلٍ مستقلٍ عن بعضها البعض.

على سبيل المثال، قد تعمل الشركات التي لديها خطوط إنتاج منفصلة بهياكل الشُعب نظرًا لأن كل خط إنتاج لديه قسم منفصل لتكنولوجيا المعلومات والتسويق والموارد البشرية والمبيعات.

4. الهيكل التنظيمي المنبسط (الهيكل التنظيمي الأفقي)

يتفرد الهيكل التنظيمي المنبسط نظرًا لعدم عرضه لمستويات الإدارة أو عرض القليل منها. قد يُقام هذا النوع من الهيكل التنظيمي في شركةٍ صغيرةٍ أو أخرى حديثة تعمل دون تسلسل قيادة.

بفضل هذا النوع من الهيكل التنظيمي، تروّج الشركة للإدارة الذاتية ولاتخاذ القرار لدى أعضاء الفريق على نطاق واسع.

5 خطوات لإنشاء الهيكل التنظيمي

لا بد من استخدام الهيكل التنظيمي لعرض هيكل شركتك. وللبدء في ذلك، عليك جمع معلومات أعضاء فريقك وتحديد الهيكل الذي ترغب في استخدامه. تتبع معظم الهياكل التنظيمية النهج التنازلي. حيث يتم تمثيل الموظفين ووظائفهم في مربعات أو صور أو أشكال أخرى، مع وجود صفوف مختلفة تمثل التسلسل الهرمي وخطوط تربطها ببعضها البعض. يتميز كل هيكل تنظيمي بسماته الفريدة، لذا سترغب حقًا في تخصيص هيكلك ليناسب الاحتياجات اللازمة لمؤسستك.

إليك دليل مبسّط لمساعدتك على البدء في هيكلك التنظيمي المخصص :

1. تحديد النطاق

كما هو الحال في أي مشروع تعمل عليه، لا بد من تحديد النطاق دائمًا قبل البدء في العمل. مما يساعدك على تمثيل هيكل فريقك بوضوح، وعرض الغرض من مؤسستك.

• فيما سيُستخدم هذا الهيكل التنظيمي؟

• هل سيستخدمه أعضاء الفريق الآخرون كمصدر لمعرفة الفريق ووظائفه داخل الشركة؟

• هل يمكن مشاركة هذا الهيكل التنظيمي خارجيًا؟

• هل تحتاج إلى المزيد من الهياكل لمستويات مختلفة في الشركة؟

يساعدك طرح هذه الأسئلة في البداية حقًا على جمع المعلومات الصحيحة وفهم الغرض من الهيكل التنظيمي فهمًا صائبًا.

2. جمع المعلومات

تتمثل الخطوة التالية في جمع المعلومات الصحيحة. فلن تتمكن من المتابعة دون توفير المعلومات الصحيحة. استعن بقسم الموارد البشرية أو أجرِ استبيانًا بين الفِرق لديك للحصول على المعلومات التي تحتاج إليها.

تأكد من حصولك على معلومات حديثة، واهتم باستخدام الصور الشخصية لفريقك لإضفاء الطابع الشخصي على الهيكل التنظيمي بعض الشيء.

3. تشكيل هيكلك التنظيمي

لننتقل الآن إلى أهم النقاط. حدد كيفية تشكيل الهيكل التنظيمي الخاص بك. تُعد هذه المرحلة بالغة الأهمية نظرًا لأن إكمالها كما ينبغي قد يساعدك على تعزيز السهولة والكفاءة في عمليتك. لذلك، يمكّنك استخدام قالب الهيكل التنظيمي الخاص بنا لرسم الأدوار والمسميات الوظيفية التي سيقوم بها كل فرد في المؤسسة. تأكد من تضمين كل الأشخاص والفِرق والأقسام الضرورية، وحدد أماكنهم وفقًا للهيكل الأولي الذي اخترته.

حدد الهيكل التنظيمي الذي تريد رسمه: أهو هيكل هرمي أم مصفوفي؟ هل يتمتع الأفراد بأدوار متعددة؟ ما الأقسام التي ستشارك به؟

4. ارسم الروابط بين الأدوار

الآن، استخدم الخطوط لرسم تدفقات المسؤوليات المختلفة بين كل فرد وفريق وقسم. عند تمثيل هذه الروابط بيانيًا، تأكد من تحديد الأشخاص الذين يقومون بإعداد التقارير والأشخاص الذين سيقدمون التقارير لهم، ودور كل شخص ومهامه، والأوقات التي يلزم فيها التفاعل مع الفِرق أو الأقسام الأخرى.

5. التكرار إذا لزم الأمر

خصص العناصر التي ترغب بها، وغيّر الأحجام والأشكال والألوان. قد ترغب في استخدام الألوان أو الأشكال للإشارة إلى مستويات السلطة أو القسم. ما عليك سوى إضافة الصور الشخصية أو الصور الأخرى لتمثيل كل شخص تمثيلاً بصريًا. وقم بدعوة زملائك في العمل للتعاون معك. سيظهر أي تغيير يقومون به على الهيكل في الوقت الحقيقي.

وبمجرد الانتهاء من إعداد الهيكل الخاص بك، خصص وقتًا للتخطيط للتحديثات المنتظمة. يغير الأشخاص الأدوار أو الشركات طوال الوقت، لذا يُفضل البقاء في المقدمة والتخطيط للمستقبل!

كيفية استخدام الهيكل التنظيمي

تتمثل أهمية استخدام الهيكل التنظيمي في أنه يقدم تمثيلاً بصريًا لمختلف المسميات الوظيفية والأقسام. وتساعد هذه الهياكل أعضاء الفريق على معرفة من ينبغي أن يعملوا معه، وفهم هيكل المؤسسة وأدوارها ومسؤولياتها بمزيد من الوضوح.

يمكنك استخدام الهيكل التنظيمي بمختلف الطرق المفيدة. إليك بعض الطرق التي يمكن لشركتك استخدام الهيكل التنظيمي من خلالها والاستفادة منه:

• توضيح مسؤوليات العمل وعلاقات إعداد التقارير.

• تُعد الهياكل التنظيمية أساسية بالنسبة للمدراء عند توضيح مسؤوليات العمل وإعداد التقارير. حيث تساعد هذه الهياكل التنظيمية الموظفين الجدد على معرفة أعضاء فريقهم ووظيفة كل عضو داخل الشركة.

• المساعدة في الحفاظ على تنظيم القيادة بشكل فعال، وإدارة النمو أو التغيير.

• تساعد الهياكل التنظيمية القادة على تحديد النقص أو الزيادة في عدد الأفراد لدى الفِرق. مما يساعد على نقل الموظفين أو تعيين موظفين جدد للحفاظ على التوازن.

• تمكين الموظفين من معرفة المكان المناسب لهم ضمن المؤسسة.

• يمكن للهيكل التنظيمي عرض دور الموظف بوضوح ووظيفته ضمن الفريق والقسم، حتى يتمكن من معرفة الموظفين الذين سيقدم لهم التقارير، ومعرفة أعضاء فريقه.

• تحسين التواصل.

• يمكن أن يحسّن وجود الهيكل التنظيمي المشكل جيدًا من التواصل بوضوح، حيث يساعد على تحديد مَن تحتاج إلى التواصل معه من الأشخاص لطرح الأسئلة.

• أنشئ دليلاً بصرياً.

• مع الهيكل التنظيمي المُحَدَّث، يمكنك معرفة أوقات مغادرة أعضاء الفريق أو ترقيتهم. بذلك سيبقى فريقك على اطلاع بالمهام والأشخاص الذين يعملون عليها ووظائفهم الحالية.