قالب الاجتماع الفردي
استخدم قالب الاجتماع الفردي هذا لتنظيم اجتماعاتك وزيادة إنتاجيّتك ودعم تعلُّم فريقك وتطويره بشكل أفضل.
معلومات حول قالب الاجتماع الفردي
الاجتماعات الفرديّة شائعة بين المدراء ومرؤوسيهم المباشرين. تدعم تطوّر الموظّفين وتمنحهم فرصة لمعالجة أي مشكلة، ولكن ليس من السّهل دائمًا التّأكُّد من فعّاليّتها. استخدم القالب الخاص بنا لإنشاء الهيكل، وإجراء فحص دقيق وسريع، وتحديد عناصر العمل للأسبوع المقبل.
كيف يمكنك تنظيم اجتماع فردي؟
يمكن أن تكون الاجتماعات الفرديّة أحد أكثر الأجزاء إنتاجيّةً في يومك أو قد تكون عقبة في طريقك. يتوقّف هذا كله على جودة تنظيمك لجدول أعمال الاجتماع. يساعدك قالب الاجتماع الفردي في عقد اجتماعات أفضل، وتحقيق أهدافك، وتحفيز زملائك لوضع كامل إمكاناتهم.
إليك بعض الخطوات لإجراء اجتماعك الفردي بفعّالية.
1. أنشئ جدول أعمال للاجتماع
لإجراء اجتماع فعّال، استخدم قالباً لإنشاء جدول أعمال للاجتماع الفردي. لست مضطرًا إلى الالتزام بالخطّة طوال الوقت، لكنّها تساعد في وضع سلسلة من الأهداف أو مواضيع المناقشة أو الأسئلة أو عناصر العمل. لا داعي لكتابة جمل كاملة؛ فالتّعداد النّقطي مناسب أيضًا! يسمح لك القالب بتتبُّع المحادثة ويضمن التزامك بالموضوع.
2. تحقَّق من الحالة المزاجيّة
قبل الخوض في مواضيع الاجتماع الفردي الخاص بك، قم بإجراء تحقُّق سريع من الحالة المزاجيّة. اسألهم عن شعورهم (سواء في العمل أو خارج العمل) لتفهم جيّداً في أيّ مكان ستكون حالتهم المزاجيّة أفضل. يتوافق هذا التّمرين مع التوقُّعات ويساعدك في فهم احتياجاتهم بشكل أفضل في تلك اللّحظة. لهذا السّبب، يمكنك تصميم أسلوبك وفقًا لذلك.
على سبيل المثال، إذا كان الشّخص يمرّ بوقت عصيب خارج العمل، فمن المفيد معرفة ذلك خلال الاجتماع. يمكنك أن تأخذ هذا في الاعتبار عند التّعامل مع الأداء والأفكار الجديدة، وطريقة تعاملك مع الاجتماع بشكل عام.
3. تحدَّث عن اللّحظة الحاليّة
ابدأ الحديث عن اللّحظة الحاليّة ليكون لديكم أنت والموظّف فكرة عن مكانتكم حاليّاً. يمكنك أيضًا اختيار فترة زمنيّة محدَّدة وتحليلها. ناقش ما الذي يسير بشكل جيد (أو سار بشكل جيّد) وما الذي تركّز عليه في الوقت الحالي. بعد الحديث عن الأمور الجيّدة، يمكنك الانتقال إلى مناقشة أي إحباطات أو انتكاسات.
4. حدّد الخطوات التّالية
بمجرّد انتهائك من إجراء استعراض سير العمل، يمكنك الانتقال إلى الخطوات التّالية ومناقشة استراتيجيّات تحسين عملك في المستقبل. فكّر في ذلك كفرصة لتجربة أفكار جديدة وبدء مشاريع جديدة.
5. ماذا أيضًا؟ أضف المزيد من الموضوعات إلى اجتماعك الفردي!
بعد مناقشة الأمور الأكثر إلحاحًا، حان الوقت لتناول أي شيء ترغب في مشاركته أو السّؤال عنه ولم تكن الفرصة مُتاحة من قبل. من الدّروس المُستفادة الجديدة إلى اتّجاهات الأعمال الجديدة—يسمح هذا الحيِّز للمناقشة أن تتدفّق بمزيد من الحرّية والإبداع.
بصفتك مضيف الاجتماع، سيكون هذا هو الوقت الذي تسأل فيه الموظّف إذا كان لديه أي أسئلة أو تعليقات أو اقتراحات.
6. سجّل ملاحظاتك في القالب
من الجيّد دائمًا تسجيل ملاحظات الاجتماع وتوثيق أي معلومات عنه. سيمنحك هذا شيئاً يمكنك الرّجوع إليه في اجتماعك القادم للنّظر في التقدُّم الذي أنجزتَه.
إذا كنت تستخدم قالبًا لتنظيم الاجتماع، يمكنك أيضًا استخدام هذا لتدوين الملاحظات مع تقدُّم الاجتماع. باستخدام منصّة Miro، يمكنك على سبيل المثال إضافة الملاحظات والتّعليقات مباشرةً إلى القالب الخاص بك. عند الانتهاء من الاجتماع، يمكنك مشاركة الملاحظات مع الموظّف لكي يتمكّن من معرفة ما تمّت مناقشته.
لماذا تُعقَد الاجتماعات الفرديّة ؟
يستخدم معظم المدراء المحادثات الفرديّة للحصول على تحديثات الحالة حول تقدُّم المشروع ومناقشة مراجعات الأداء. من المهم أن يتحقّق المدراء بانتظام مع موظّفيهم حتّى يتمكّنوا من تقديم ملاحظات حول الأداء ومراجعتها.
الاجتماعات الفرديّة هي أيضًا أدوات قوية لبناء علاقات أقوى بين المدراء والموظّفين. تُظهر هذه الاجتماعات للموظّفين أن مديريهم يهتمّون بتحقيق نموّهم المهني، ما يمكن أن يزيد من رضاهم الوظيفي وسعادتهم في العمل بشكل عام.
على المدى القصير، تساعد الاجتماعات الفرديّة المدراء وموظّفيهم على العمل بشكل أفضل كفريق. يمكن للمدراء تقديم الملاحظات البنّاءة، بينما يمكن للموظّفين مناقشة الأمور التي يرغبون في أدائها بشكل أفضل. الاجتماعات الفرديّة هي أيضًا أداة مهمّة لاكتشاف المشكلات الشخصيّة والمشكلات المتعلّقة بالعمليّات.
على المدى الطّويل، تتيح الاجتماعات الفرديّة للمدراء مساعدة موظفيهم في تحقيق النّجاح. تُعدُّ هذه الاجتماعات فرصًا لسؤال الموظّفين حول تطوّرهم الوظيفيّ. يمكن للمدراء تقديم النّصائح وتعيين المشاريع التي تناسب أهدافهم المهنيّة.
ما هي قيمة عقد الاجتماعات الفرديّة مع أعضاء فريقك؟
توجد الكثير من الفوائد التي تتحقّق من عقد الاجتماعات الفرديّة مع فريقك. لنلقِ نظرةً على ماهيّة هذه المواقف:
مساعدة ّالموظفين ليشعروا بالتّقدير. قضاءُ وقت مخصّص مع أفراد فريقك يُظهر لهم اهتمامك بتطوّرهم المهني. أنت تمنحهم من وقتك لكي تدعم أهدافهم الوظيفيّة وتستمع إلى مشكلاتهم وتجيب عن أسئلهم.
معالجة أي قضايا. قد يواجه الموظّفون صعوبة في التّعبير عن مخاوفهم في بيئة جماعيّة. يتيح لهم إجراء الاجتماع الفردي التّحدُّث إليك في بيئة آمنة.
دعم تطوير الموظّفين. الاجتماعات الفرديّة فرصةٌ رائعة لك لتقوم بدعم نمو موظّفيك وتطوّرهم. يمكنك معرفة ما يريدون تعلّمه، ومواطن القوة والضّعف لديهم، ودعمهم في تعليمهم. سواء كان ذلك عبر تقديم الإرشاد لهم أو إرسالهم لتلقّي دورة تدريبيّة، فإن اجتماعك الفردي معهم سيتيح لك مواكبة تطوّرهم.
ابقَ على اطّلاع. التّواصل المنتظم مع أعضاء فريقك يُبقيك على اطّلاع دائم بما يقومون به، وما يشعرون به تجاه العمل، وكيف يمكنك دعمهم بشكل أفضل.
زيادة الإنتاجيّة. يمكن أن يساعد إجراء الاجتماعات الفرديّة في الحفاظ على تفاعل موظّفيك في عملهم. عندما يكون تفاعل الموظّف عالياً، ستكون فرص زيادة إنتاجيّته أعلى أيضًا. من ناحية إدارة المشاريع، فإنّ هذا مفيد للغاية. يعني هذا أنه بإمكانك زيادة الوقت والموارد المُستخدَمة في كلّ مشروع، وتنفيذ المشاريع النّاجحة في الوقت المحدَّد وفي حدود الميزانيّة.
ما هي الأسئلة الجيّدة التي يجب طرحها خلال الاجتماعات الفرديّة؟
ستعتمد أسئلة الاجتماع الصّحيحة على العديد من العوامل المتغيّرة، بما في ذلك من الشّخص الذي ستلتقي به، وما الذي يعمل عليه، وكيف كان أداؤه. لكن لإعطائك نقطة انطلاق قويّة، إليك بعض موضوعات المناقشة المحتملة للقالب الخاص بك:
ما الذي أنجزته خلال الأسبوع الماضي؟
ما الأنشطة التي استمتعت بها؟
ما نوع المهام التي تفضّلها؟
هل توجد طريقة يمكنني المساعدة من خلالها لجعل مشروعك أكثر إمتاعًا؟
هل لديك أي اقتراحات يمكن أن تساعدنا على العمل بشكل أفضل كفريق؟
ما هي العقبات التي واجهتك في مشاريعك الحاليّة؟
هل تشعر أنك تتعلّم وتتطوّر في العمل؟
ما الذي يمكنني القيام به لدعم نموّك الوظيفي بشكل أفضل؟
ما هي الأسئلة الجيّدة التي يمكنك طرحها على مديرك في الاجتماع الفردي؟
في نهاية الاجتماع، غالبًا ما تتاح للموظّفين فرصة طرح بعض الأسئلة على مديرهم. ستختلف أسئلة الاجتماع الفردي التي تريد طرحها من شخصٍ لآخر. فهي تعتمد على الظّروف التي تعمل فيها، وعلاقتك بمديرك، وأسلوبه في الإدارة. إليك بعض الأسئلة المحتملة للبدء:
كيف يمكنني تحسين أدائي في عملي اليومي؟
ما الذي أؤدّيه بشكل جيّد؟
هل لدي أي نقاط قوّة يجب أن أركّز على تطويرها بشكل أكبر؟
كيف يمكنني تحمُّل المزيد من المسؤوليّة؟
ما هي المهارات التي يجب أن أركّز على تحسينها؟
هل هناك أي فرصة لتطوير مهاراتي من خلال التدريب؟
أين يمكنني التقدُّم في الشّركة؟
هل لديك أي نصيحة لمساعدتي على القيام بعملي بشكل أفضل؟
ما هي المهام ذات الأولويّة القصوى في قائمة المهام الخاصّة بي؟
كيف يمكنني دعمك و/أو دعم الفريق بشكل أفضل؟
ما هي الأسئلة الجيّدة التي يجب طرحها خلال الاجتماعات الفرديّة؟
فيما يلي بعض موضوعات المناقشة المُحتملة للقالب الخاص بك: ما الذي أنجزته خلال الأسبوع الماضي؟ ما هي المهام التي استمتعت بها؟ أيّ واحدة تفضّل؟ هل هناك ما يمكنني فعله لجعل مشروعك أكثر إمتاعًا؟ هل لديك أي اقتراحات يمكن أن تساعدنا على العمل بشكل أفضل كفريق؟ ما هي العقبات التي واجهتك في مشروعك الحالي؟ هل تشعر أنك تتعلّم وتتطوّر في العمل؟ ما الذي يمكنني القيام به لدعم تطوّرك بشكل أفضل؟
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.
قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Team Meetings, Workshops
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك في مراجعة التقدُّم المحرَز مقابل الأهداف والنَّتائج الرئيسيّة، ومشاركة التّحديثات، ومناقشة العقبات، وتبادل الأفكار.
قالب كسر الجمود
: يعمل بشكل أفضل مع
Icebreakers
أفضل طريقة لبدء اجتماع أو ورشة عمل هي بناء الرّاحة والألفة بين ضيوفك —لجعلهم يشعرون بالهدوء والاستعداد للمشاركة والتّعاون. هذا نوع من الاتّصال البشري الذي يصنعه نشاط كسر الجمود، مما يجعله رائعاً للتّجمعات عن بعد أو التّعريف على أعضاء فريق جدد. توجد العديد من نشاطات كسر الجمود للاختيار من بينها، بما في ذلك: صِف نفسَك بكلمة واحدة. شارك صورتك في مرحلة الطّفولة. إن كنت ستُخلَق حيوانًا، فأي حيوان تفضّل أن تكون؟
قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة
: يعمل بشكل أفضل مع
سير عمل منهجيّة أجايل (Agile), استعراضات سير العمل
قم بإجراء استعراض سير عمل بسيط وفعّال باستخدام قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة. حدّد النّتائج الإيجابيّة والتّحدّيات والفرص لتحقّق التّقدُّم.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب مصفوفة تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Ideation, Meetings
عندما تتدفق الطاقة الإبداعية، سينتج عن ورشة العمل أو الاجتماع العديد من الأفكار الجديدة — لكن ليست جميعها متعلّقة بالموضوع أو من الممكن تنفيذها في الوقت الراهن. قم بتوجيهها مباشرة إلى مصفوفة تدوين الأفكار، وهي أداة بسيطة وفعالة لفصل أفضل الأفكار عن تلك الأفكار الواعدة ولكن تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة. سيتيح لك هذا القالب إنشاءَ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصّة بك بسهولة، حيث ستكون مفيدة خصوصًا أثناء الاجتماعات الطويلة (وعند احتمال خروج زملاء في الفريق عن صلب الموضوع).